- Keine interne Fachkraft für die Lohnbuchhaltung nötig
- Immerwährende Rechtskonformität
- Lohnperiode auf zwei Tage pro Monat verkürzt
- Weniger interne Verantwortung bei der Lohnabrechnung
Als der langjährige Lohnbuchhalter der Matt Gebäudereinigung GmbH das Unternehmen verließ, stand der Dienstleister vor der Entscheidung, die Stelle neu zu besetzen oder das Thema Lohn auszulagern. Der Fachkräftemangel zwang die Verantwortlichen fast dazu, einen externen Partner zu suchen. „Im Nachhinein betrachtet bin ich froh“, erklärt der geschäftsführende Gesellschafter Sebastian Matt. Denn: Der zvoove Managed Payroll Service nimmt Verantwortung von den Schultern der internen Mitarbeitenden, fügt sich in die Digitalisierungsstrategie ein und hilft, den Fokus auf das Kerngeschäft zu legen.
Was tun, wenn ein langjähriger Mitarbeitender das Unternehmen verlässt? Insbesondere, wenn dieser Mitarbeitende der Lohnbuchhalter ist und somit eine Schlüsselfunktion erfüllt hat? Diese Fragen stellte sich die Matt Gebäudereinigung GmbH im Jahr 2023. Nachdem es unmöglich erschien, eine Fachkraft mit der passenden Qualifikation zu finden und einzustellen, entschied man sich für die Auslagerung des Prozesses. Der zvoove Managed Payroll Service sollte nicht nur das Lohnbuchhalter-Problem für das Unternehmen lösen, sondern zeitgleich für mehr Sicherheit in einem Bereich sorgen, der von rechtlichen Vorgaben und zahlreichen Fallstricken geprägt ist.
Von der Entscheidung für den zvoove Managed Payroll Service bis hin zur ersten Lohnzahlung vergingen gerade einmal zwölf Wochen. Der geschäftsführende Gesellschafter Sebastian Matt geht sogar so weit zu sagen, dass er rückblickend froh war, auf dem Arbeitsmarkt keinen passenden Lohnbuchhalter gefunden zu haben. Denn: Seit der Umstellung auf die externe Lösung fallen Verantwortlichkeiten weg, die zuvor viele Ressourcen gebunden haben. Von der Fehleranfälligkeit über Schulungen zu rechtlichen Änderungen bis hin zur Frage der Urlaubsvertretung – all das hat sich für Matt nun erledigt. Seit die Lohnabrechnung voll in die bereits bestehende Softwarewelt integriert ist, findet die Abstimmung mit den externen Ansprechpartnern fast ausschließlich digital statt, was weitere Potenziale bereithält, die in den kommenden Jahren zusätzlich gehoben werden sollen: Bei dem Austausch mit Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Sprachräumen hilft es, wenn Kernprozesse digital sind, da diese leichter übersetzt und besser vermittelbar sind.
„Die Fehlerquote geht gegen Null“ – für das Team von Matt hat sich die Lohnperiode auf maximal zwei Tage im Monat verkürzt und die Prozesssicherheit ist parallel gestiegen. Die garantierte Rechtskonformität durch den zvoove Managed Payroll Service sorgt dafür, dass die internen Mitarbeitenden sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. In der fast 100-jährigen Unternehmensgeschichte markiert dieser Schritt daher einen wichtigen Meilenstein: externe und digitale Unterstützung sorgen in Summe für mehr Fokus und zukunftsorientierte Prozesse.
„Ich kann mich darauf verlassen, dass die Rechtskonformität bei den Lohnzahlungen immer gegeben ist – eine Verantwortung, die ich gerne abgegeben habe.“
„zvoove ist froh, die Matt Gebäudereinigung GmbH in einem wichtigen Schritt der weiteren Digitalisierung begleiten zu dürfen. Mit zukunftsorientierten Prozessen übernehmen wir mit zvoove Managed Payroll Services die gesamte Lohnabrechnung für das Unternehmen. Auch bei komplexen Sachverhalten in der Abrechnung sorgen wir stets mit Fachwissen und modernster Technologie für eine gesteigerte Abrechnungsqualität.“
Sie möchten erfahren, wie auch Sie Ihr Unternehmen mit zvoove digitalisieren? Kein Problem: Wir beraten Sie gern.
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