Im Vertrieb, im Recruiting, in der Disposition setzen Sie sich vom Wettbewerb ab. Im Backoffice nicht: Hier gewinnt, wer effizienter ist – nicht, wer kreativer ist. zvoove Managed Backoffice übernimmt genau diesen Teil der Arbeit: Vertragsmanagement, Lohnabrechnung, Rechnungsstellung, Accounting und Kostentransparenz, geführt von Experten, die nichts anderes tun. Sie wachsen – Ihr Backoffice muss nicht mitwachsen.

Managed Backoffice ist einer der Bausteine, mit denen zvoove weit über reine Software hinausgeht: Neben unserer Plattform zvoove One und unserem KI-Agenten zAIn übernehmen unsere Managed Services ganze Prozessketten für Sie – vom Vertrag bis zur Kostentransparenz.

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So läuft es rund:
Ablauf von zvoove Managed Backoffice

Die Verwaltung eines Zeitarbeitsunternehmens ist kein einzelner Prozess, sondern eine Kette aus Vertragsrecht, Lohnabrechnung, Fakturierung, Buchhaltung und Kostenkontrolle mit eigenen Fristen, eigenem Fachwissen – und auch eigenen Fehlerquellen in jedem Schritt. zvoove Managed Backoffice übernimmt diese Kette vollständig oder zu den Teilen, die Sie auslagern möchten.

Schritt 1: Vertrag & Compliance

Wir erfassen Auftragsdaten und Konditionen, erstellen und verwalten Arbeitnehmerüberlassungs- und Arbeitsverträge und überwachen die AÜG-Pflichten: Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer, Tarif- und Branchenzuschläge, Melde- und Dokumentationspflichten. Prüfschritte wie die Plausibilitätskontrolle der Auftragsdaten laufen dabei zunehmend digital gestützt. Durchführung der Arbeitsschutz- und Gefährdungsbeurteilungen bleiben bei Ihnen – wir stellen dafür die nötigen Unterlagen bereit.

durchgängige AÜG-Compliance ohne eigenes Fachwissen aufzubauen

Abweichungs- und Frühwarnreports in festem Rhythmus

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Schritt 2: Lohnvorbereitung

Stammdaten, Fehlzeiten, Stunden- und Urlaubskonten, Mutterschutz oder Sonderfälle wie Pfändungen – wir pflegen und prüfen, was in die Abrechnung einfließen muss, bevor der Lohnlauf beginnt. Erfassungsschritte wie Stammdatenpflege, Fehlzeiten- und Reisekostenerfassung digitalisieren wir laufend weiter.

vollständige und geprüfte Abrechnungsdaten

keine Abhängigkeit von einzelnen internen Fachkräften

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Schritt 3: Lohnabrechnung

Qualitätssicherung per Prüflauf, Echtabrechnung, Sozialversicherungs- und Steuermeldewesen, Zahlungsverkehr und die Übermittlung an Ämter und Krankenkassen – fristgerecht und rechtssicher, inklusive elektronischem Versand der Abrechnungen an Ihre Mitarbeitenden.

immer aktuelle Beitragssätze und Tarife

kein Ausfallrisiko bei Krankheit oder Personalwechsel

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Schritt 4: Rechnungsstellung

Von der Faktura über E-Rechnung/ZUGFeRD bis zum Debitorenmanagement inklusive Mahnwesen – wir stellen sicher, dass erfasste Stunden auch abgerechnet werden.

weniger Abrechnungslücken durch systematischen Abgleich

schnellerer Zahlungseingang durch strukturiertes Debitorenmanagement

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Schritt 5: Accounting

Laufende Finanzbuchhaltung, Kreditorenmanagement und Monatsabschluss mit automatischer monatlicher BWA – wir bereiten Ihre Zahlen so auf, dass sie für Steuerberatung und Geschäftsführung sofort nutzbar sind.

ein Monatsabschluss ohne Nachfragen

Buchungsdaten direkt anschlussfähig unseren Steuerberater-Partner

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Schritt 6: Steuerberatung

Die steuerlichen Vorbehaltsaufgaben – Jahresabschluss, USt-, Lohnsteuer- und Gewerbesteuererklärung – bleiben beim Steuerberater. Wir verfügen durch eingespielte Prozesse über besondere Konditionen bei unseren Steuerberater-Partnern, die wir an Sie weitergeben. Für arbeitsrechtliche Einzelfragen rund ums AÜG vermitteln wir bei Bedarf spezialisierte Rechtsberatung.

klare Aufgabenteilung statt Grauzonen

Zugang zu spezialisierter AÜG-Rechtsberatung, wenn Sie sie brauchen

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Schritt 7: Consulting & Kostentransparenz

Deckungsbeitrag je Einsatz, Kunde und Niederlassung, Auslastungsgrad, Rückrechnungsquote, Compliance-Risikokosten, Benchmarking gegen Branchendaten – wir liefern die Zahlen, mit denen Sie Preise, Prozesse und Personalentscheidungen belastbar begründen.

Kostentreiber sichtbar machen statt vermuten

Preisdurchsetzung und Nachverhandlung auf Datenbasis

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Ihre Vorteile mit
zvoove Managed Backoffice

Bessere Auslastung durch Kundenmix

Ihr eigenes Backoffice-Team ist oft nur zu 60–70 % ausgelastet durch Urlaubszeiten, ruhigere Monate, Personalwechsel. Unsere Teams betreuen mehrere Kunden gleichzeitig und gleichen Lastspitzen darüber aus, sodass sie nahe an 100 % Auslastung arbeiten. Das können wir an Sie weitergeben – über den Preis.

Weniger internes Fachwissen nötig

AÜG, Equal Pay, Tarifrunden, Steuerrecht – Sie müssen dieses Wissen nicht selbst vor- und aktuell halten. Das übernehmen wir.

Kein Ausfallrisiko

Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel in Ihrer Verwaltung haben keine Auswirkung mehr auf Lohnabrechnung, Rechnungsstellung, Buchhaltung oder Meldungen.

Immer rechtssicher

Änderungen bei Tarifwerk, Equal-Pay-Fristen oder Meldepflichten werden von uns laufend berücksichtigt – ohne dass Sie sie selbst nachverfolgen müssen.

Kosten sichtbar statt vermutet

Deckungsbeiträge, Leerstandstage, Abrechnungslücken, Compliance-Risikokosten: Sie wissen genau, wo Geld liegen bleibt, anstatt im Dunklen zu tappen.

Wachstum ohne wachsendes Backoffice

Mehr Aufträge, mehr Mitarbeitende, mehr Kunden – ohne dass Ihr Verwaltungs-Team mitwachsen muss. Die Arbeit übernehmen wir.

Beratung anfordern

Lassen Sie sich beraten!

Sie möchten mehr über zvoove Managed Backoffice erfahren? Melden Sie sich bei uns. Wir beraten Sie gern.

Fragen und Antworten zu zvoove Managed Backoffice

zvoove Managed Backoffice ist ein Service für Personaldienstleister, der Vertragsmanagement, Lohnabrechnung, Rechnungsstellung, Accounting und Kostentransparenz ganz oder teilweise auslagert.

Alles, was Sie am Markt differenziert: Vertrieb, Recruiting, Disposition – hier setzen Sie sich vom Wettbewerb ab, und das bleibt bei Ihnen. Dazu alles, was nur vor Ort oder mit Ihrer arbeitsrechtlichen Verantwortung geht: die Durchführung von Arbeitsschutzunterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, die Verfahrensführung beim betrieblichen Eingliederungsmanagement oder die Ausstellung qualifizierter Arbeitszeugnisse. Wir bereiten dafür die nötigen Unterlagen vor.

Managed Payroll deckt die Lohn- und Gehaltsabrechnung ab. Managed Backoffice geht darüber hinaus und übernimmt zusätzlich Verwaltungsaufgaben wie Vertragsmanagement und AÜG-Compliance, Rechnungsstellung, Accounting und Kostentransparenz.

Der Service richtet sich an Personaldienstleister, die zvoove als ERP-/Abrechnungssystem nutzen. Arbeiten Sie in dieser Branche und mit zvoove? Dann ist Managed Backoffice für Sie nutzbar.

zvoove liefert nicht nur Software. Neben unserer Plattform zvoove One und unserem KI-Agenten zAIn übernehmen unsere Managed Services – wie Managed Payroll und Managed Backoffice – ganze Prozessketten für Sie. So wächst Ihr Umsatz, ohne dass Ihr internes Team mitwachsen muss. Sie konzentrieren sich auf Ihr Business – wir kümmern uns um den Rest.

Backoffice? Machen wir für Sie.

So läuft es rund: Ablauf von zvoove Managed Backoffice

Schritt 1: Vertrag & Compliance

Schritt 2: Lohnvorbereitung

Schritt 3: Lohnabrechnung

Schritt 4: Rechnungsstellung

Schritt 5: Accounting

Schritt 6: Steuerberatung

Schritt 7: Consulting & Kostentransparenz

Ihre Vorteile mit zvoove Managed Backoffice

Bessere Auslastung durch Kundenmix

Weniger internes Fachwissen nötig

Kein Ausfallrisiko

Immer rechtssicher

Kosten sichtbar statt vermutet

Wachstum ohne wachsendes Backoffice

Lassen Sie sich beraten!

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Backoffice?
Machen wir für Sie.

So läuft es rund:
Ablauf von zvoove Managed Backoffice

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