Wirtschafts-Identifikationsnummer einfach erklärt

Alles Wichtige auf einen Blick

Dauerhaftes Merkmal: Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist ein bundesweit einheitliches und dauerhaftes Identifikationsmerkmal für jeden, der in Deutschland wirtschaftlich tätig ist.
Kein Antrag nötig: Ein Antrag ist für die W-IdNr. nicht nötig, sie wird automatisch durch das Bundeszentralamt für Steuern vergeben.
Status quo: Nach dem schrittweisen Start der Vergabe ab Ende 2024 soll die flächendeckende Zuteilung bis Ende 2026 abgeschlossen sein. Während die Angabe in Steuerformularen anfangs optional war, wird sie nun flächendeckend zum verpflichtenden Standard.
Parallele Nutzung: Die W-IdNr. ersetzt bestehende Nummern vorerst nicht, sondern läuft parallel.

Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)?

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist ein dauerhaftes, bundesweit einheitliches Identifikationsmerkmal für wirtschaftlich Tätige wie Unternehmen, Selbständige, Freiberufler und weitere steuerlich erfasste Organisationen. Sie wird automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und soll Unternehmen in steuerlichen und verwaltungsbezogenen Verfahren eindeutig identifizieren.

Sie ergänzt bestehende Kennziffern wie die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zunächst, ersetzt diese aber nicht.

Warum wird die W-IdNr. eingeführt?

Die W-IdNr. soll langfristig die eindeutige Identifizierung wirtschaftlich Tätiger vereinheitlichen und Verwaltungsprozesse vereinfachen. Bestehende Kennziffern wie die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ersetzt sie jedoch zunächst nicht, sondern ergänzt sie.

Für Unternehmen existieren heute verschiedene Identifikationsnummern, die je nach Zweck und Verfahren verwendet werden. Ein Unternehmen besitzt zum Beispiel eine Steuernummer beim lokalen Finanzamt, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den grenzüberschreitenden EU-Handel und möglicherweise eine Handelsregisternummer. Ändert sich der Firmensitz, kann sich auch die Steuernummer ändern, wenn ein anderes Finanzamt zuständig wird.

Mit der W-IdNr., auf manchen Formularen auch Wirtschafts-ID genannt, kommt ein weiteres Identifikationsmerkmal hinzu, das wirtschaftlich Tätige bundesweit eindeutig identifizieren und dadurch Verwaltungsprozesse vereinfachen soll.

Sie soll eine Art Hauptschlüssel im Steuerrecht und für das Unternehmensbasisdatenregister sein.
Sie soll Unternehmen künftig eindeutig und dauerhaft identifizierbar machen. Dadurch können Verwaltungsdaten leichter zugeordnet und Prozesse zwischen Unternehmen und Behörden vereinfacht werden.

Wie sieht die W-IdNr. aus?

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer besteht aus den Buchstaben „DE“, neun Ziffern und einem fünfstelligen Unterscheidungsmerkmal (z. B. DE123456789-00001).

Damit sieht die W-IdNr. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zum Verwechseln ähnlich und lehnt sich in der Praxis auch daran an.

Der entscheidende Unterschied: Zusätzlich ist ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal angehängt, nach dem Schema -0000x. Ein Unternehmer, der ein Hauptgeschäft führt, aber gleichzeitig eine freiberufliche Beratung anbietet, besitzt eine grundlegende W-IdNr., behält aber für jede einzelne Tätigkeit ein eigenes Unterscheidungsmerkmal (-00001, -00002 usw.).

Dabei ist jedes vergebene Unterscheidungsmerkmal wiederum mit einer Steuernummer verknüpft, mit welcher der Betrieb oder die Betriebsstätte beim zuständigen Finanzamt vor Ort geführt wird.

Wichtig für den Datenschutz: In der W-IdNr. sind keine persönlichen oder betrieblichen Daten verschlüsselt.

Wer erhält eine Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Alle wirtschaftlich Tätigen erhalten automatisch eine Wirtschafts-Identifikationsnummer. Ein Antrag ist – anders als bei der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – nicht erforderlich. Unternehmen müssen also selbst nicht aktiv werden und es fallen auch keine Kosten dafür an. Die Nummer teilt das Bundeszentralamt für Steuern automatisch zu, die entsprechenden gesetzlichen Regelungen dazu finden sich in der Abgabenordnung.

Man kann die W-IdNr. mit der Steuer-Identifikationsnummer für Privatpersonen vergleichen. Die W-IdNr. ist das Pendant für „wirtschaftlich Tätige“. Dazu gehören:

Natürliche Personen, juristische Personen und Personenvereinigungen, die gesetzlich zum Abführen von Umsatzsteuer verpflichtet sind.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Unternehmen jeder Größenordnung, Freiberufler, Kleingewerbetreibende und sogar gemeinnützige Organisationen wie Vereine.

Die USt-IdNr. ist auch weiterhin für den grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union erforderlich. Die W-IdNr. dient dagegen der eindeutigen Identifizierung wirtschaftlich Tätiger für steuerliche und verwaltungsbezogene Zwecke in Deutschland.

Identifikationsnummer	Wer nutzt sie?	Zweck / Reichweite	Bleibt sie bestehen?
Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)	Alle wirtschaftlich Tätigen (z.B. Unternehmen, Selbstständige, Vereine)	Bundesweit einheitliche, lebenslange Identifikation für steuerliche und verwaltungsbezogene Zwecke.	Ja
Steuernummer (St.-Nr.)	Unternehmen und Privatpersonen, die steuerlich erfasst sind	Dient der steuerlichen Bearbeitung durch das jeweils zuständige Finanzamt. Kann sich ändern, wenn durch einen Umzug oder organisatorische Änderungen ein anderes Finanzamt zuständig wird.	Ja. Wird im operativen Alltag der Finanzämter parallel weitergenutzt.
Umsatzsteuer-IdNr. (USt-IdNr.)	Unternehmen, die am innergemeinschaftlichen EU-Handel teilnehmen	Abwicklung von Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union.	Ja. Wichtig: Wer eine USt-IdNr. hat, dessen W-IdNr. sieht exakt gleich aus (unterscheidet sich nur durch das Suffix -00001).
Steuer-ID (IdNr.)	Jede natürliche Person in Deutschland (ab Geburt)	Persönliche, lebenslang gültige Identifikationsnummer für steuerliche Zwecke (z. B. Einkommensteuer oder ELStAM).	Ja, lebenslang.

💡Die Steuernummer und die Steuer-ID werden häufig verwechselt: Die Steuer-ID begleitet natürliche Personen ein Leben lang und bleibt auch bei einem Umzug unverändert. Die Steuernummer wird dagegen vom zuständigen Finanzamt vergeben und kann sich ändern, wenn ein anderes Finanzamt zuständig wird.

Wie wird die W-IdNr. in der Praxis verwendet?

Die W-IdNr. wird schrittweise in steuerliche und verwaltungsbezogene Verfahren integriert und künftig in immer mehr Formularen und digitalen Prozessen verwendet:

Meldungen und Formulare: Die W-IdNr. findet sich zunehmend in Formularen und digitalen Verfahren der öffentlichen Verwaltung. Mit weiterer Verbreitung wird sie bei steuerlichen und verwaltungsbezogenen Prozessen eine immer wichtigere Rolle spielen.
Impressumspflicht: Gemäß § 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) müssen Unternehmen die W-IdNr. im Impressum ihrer Webseite angeben – allerdings nur alternativ zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls keine USt-IdNr. vorhanden ist.

Fazit

Eine wichtige Nummer mehr gibt es für Unternehmen durch die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer, die die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden vereinfachen soll. Sie entspricht im Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Unternehmen, die bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen, erhalten keine neue Zeichenfolge. Ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer entspricht der bestehenden Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und wird um ein Unterscheidungsmerkmal (z. B. -00001) ergänzt. Liegt keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vor, erfolgt die Mitteilung per ELSTER-Konto. Bis alle Unternehmen eine entsprechende Nummer erhalten haben, ist die Angabe bei der Kommunikation mit Behörden optional.

Fragen und Antworten zur Wirtschafts-Identifikationsnummer

Wo kann ich meine Wirtschafts-Identifikationsnummer beantragen?

Das müssen Sie nicht. Die Vergabe erfolgt vollständig automatisch und antragslos durch das Bundeszentralamt für Steuern. Sobald eine wirtschaftliche Tätigkeit steuerlich erfasst ist, oder ein Unternehmen neu gegründet wird, wird die W-IdNr. automatisch vergeben.

Ich habe keine Mitteilung über meine W-IdNr. erhalten. Warum?

Dafür gibt es zwei typische Gründe:

1. Falls Sie bereits vor dem Start der Reform eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) besaßen, wurde Ihnen keine gesonderte Post zugestellt. Per öffentlicher Bekanntmachung wurde festgelegt, dass Ihre USt-IdNr. automatisch auch Ihre W-IdNr. ist (ergänzt um das Unterscheidungsmerkmal -00001).

2. Wenn Sie keine USt-IdNr. besitzen, erfolgt die stufenweise Zuteilung elektronisch direkt in das ELSTER-Benutzerkonto. Es lohnt sich, dort das Postfach zu prüfen.

Sollten Sie noch keine W-IdNr. erhalten haben, können Sie diese über ein Formular erneut anfordern.

Muss die W-IdNr. zwingend auf Rechnungen gedruckt werden?

Nein. Nach aktuellem Recht besteht keine Pflicht, die Wirtschafts-Identifikationsnummer auf Rechnungen aufzuführen. Im nationalen und internationalen Rechnungsverkehr gelten unverändert die Pflichtangaben der Steuernummer bzw. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Ersetzt die W-IdNr. meine bisherige Steuernummer?

Nein. Die W-IdNr. ersetzt die vom lokalen Finanzamt vergebene Steuernummer vorerst nicht. Beide Nummern existieren parallel. Die Steuernummer bleibt für die tägliche Kommunikation mit Ihrem zuständigen Finanzamt wichtig.