Digitale Gehaltsabrechnung: Wann und wie sie rechtssicher möglich ist

Immer mehr Unternehmen möchten ihre Gehaltsabrechnungen digital statt auf Papier bereitstellen. Das spart Zeit, Kosten und Verwaltungsaufwand. Doch welche rechtlichen Vorgaben gelten dabei? Reicht ein Mitarbeiterportal aus? Und müssen Beschäftigte der digitalen Bereitstellung zustimmen? In diesem Beitrag erfahren Sie, wann digitale Gehaltsabrechnungen rechtssicher möglich sind und welche Voraussetzungen dabei erfüllt sein müssen.

Alles Wichtige auf einen Blick

• Papier nicht vorgeschrieben: Laut Gewerbeordnung reicht für Gehaltsabrechnungen die sogenannte Textform. Ein Ausdruck auf Papier ist also gesetzlich keine vorgeschriebene Pflicht.
• Abrechnung digital bereitstellen: Es reicht völlig aus, wenn Unternehmen die Gehaltsabrechnung elektronisch in einem sicheren Portal ablegen. Beschäftigte laden sich das Dokument dort selbst herunter.
• Keine extra Einwilligung nötig: Für die digitale Bereitstellung der Gehaltsabrechnung ist grundsätzlich keine Einwilligung jedes einzelnen Beschäftigten erforderlich. Besteht ein Betriebsrat, sind dessen Mitbestimmungsrechte bei der Einführung des Systems zu beachten.
• Ausnahmefälle beachten: Für Mitarbeitende, die privat keinen Online-Zugang haben, muss die Abrechnung bei Bedarf im Betrieb angesehen und ausgedruckt werden können. Das Unternehmen muss diese Möglichkeiten schaffen.

Ist die Gehaltsabrechnung elektronisch überhaupt erlaubt?

Ja, digitale Gehaltsabrechnungen sind rechtssicher möglich. Das Gesetz (§ 108 Gewerbeordnung) verlangt für die Entgeltabrechnung lediglich die sogenannte Textform.

Das bedeutet vereinfacht gesagt: Die Abrechnung muss lesbar sein, den Aussteller erkennen lassen und so bereitgestellt werden, dass Beschäftigte sie für einen angemessenen Zeitraum speichern, aufbewahren und unverändert wiedergeben können.

Eine echte Unterschrift mit Tinte oder ein gedrucktes Blatt Papier fordert der Gesetzgeber nicht. Eine digitale Gehaltsabrechnung, etwa als PDF-Datei in einem geschützten Mitarbeiterportal, erfüllt zum Beispiel die gesetzlichen Anforderungen an die Textform.

Doch auch die digitale Abrechnung ist nicht als Pflicht vorgeschrieben: Unternehmen haben heute die Wahl, sie können die Lohn- und Gehaltsabrechnung Mitarbeitenden als Papierausdruck bereitstellen oder auch digital.

Wichtiges Urteil: Wann ein digitales Mitarbeiterportal ausreicht

In der Praxis stellte sich aber lange folgende Frage: Reicht es, wenn die Abrechnung in einem Online-Portal liegt, oder muss sie per E-Mail ins private Postfach der Beschäftigten geschickt werden?

Das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 28. Januar 2025, Az. 9 AZR 48/24) hat entschieden, dass Arbeitgebende ihrer Pflicht zur Erteilung der Entgeltabrechnung grundsätzlich dadurch nachkommen können, dass sie die Dokumente in einem zugangsgeschützten digitalen Mitarbeiterportal bereitstellen. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Abrechnung für einen angemessenen Zeitraum zugänglich bleibt und unverändert wiedergegeben, gespeichert oder ausgedruckt werden kann. Beschäftigte müssen die Abrechnungen dort selbst abrufen (Holschuld).

Wann und unter welchen Voraussetzungen ist die digitale Abrechnung zulässig?

Damit Unternehmen in Ihrem Betrieb die Gehaltsabrechnung nur noch digital bereitstellen dürfen, sollten vier praktische Punkte beachtet werden:

1. Passwortschutz und Datensicherheit

Das Mitarbeiterportal muss gut geschützt sein. Der Zugriff muss auf die jeweils berechtigte Person beschränkt sein, beispielsweise durch individuelle Zugangsdaten und – je nach Schutzbedarf – eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Zudem muss das System sicherstellen, dass einmal abgelegte Abrechnungen nicht nachträglich verändert werden können.

2. Eine Lösung für Kolleginnen und Kollegen ohne Internet

Nicht jeder hat privat einen PC, ein Smartphone oder einen Internetanschluss. Für diese Fälle müssen Unternehmen im Betrieb eine alternative Abrufmöglichkeit schaffen. Die Betroffenen müssen ihre Abrechnung während der Arbeitszeit an einem Firmen-PC ansehen und bei Bedarf ausdrucken können.

3. Gehaltsabrechnung digital & Datenschutz (DSGVO)

Entgeltabrechnungen enthalten besonders vertrauliche personenbezogene Daten und erfordern deshalb ein angemessen hohes Schutzniveau. Für den Schutz dieser Daten gelten klare Regeln:

• E-Mail-Versand ausreichend absichern: Der Versand von Gehaltsabrechnungen per unverschlüsselter E-Mail ist aufgrund der Sensibilität von Entgeltdaten datenschutzrechtlich nicht zu empfehlen. Unternehmen sollten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, etwa verschlüsselte Übertragungswege oder ein geschütztes Mitarbeiterportal.
• Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen: Verarbeitet ein externer Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens, ist grundsätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Darin werden unter anderem Gegenstand, Zweck und Dauer der Verarbeitung sowie die Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen an den Anbieter geregelt.

4. Betriebsrat frühzeitig einbinden

Besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, sollten Sie diesen frühzeitig in die Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals einbeziehen. Ist das eingesetzte System geeignet, Verhaltens- oder Leistungsdaten der Beschäftigten zu erfassen, besteht ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Die Einführung sollte dann gemeinsam mit dem Betriebsrat, etwa über eine Betriebsvereinbarung, geregelt werden.

So führen Unternehmen die digitale Gehaltsabrechnung in fünf Schritten ein

1. Geeignete Software oder ein Mitarbeiterportal auswählen

Wählen Sie eine Lösung, über die Beschäftigte ihre Entgeltabrechnungen sicher abrufen können. Das Portal sollte passwortgeschützt sein, eine verschlüsselte Datenübertragung unterstützen und den Zugriff ausschließlich für berechtigte Personen ermöglichen.

2. Datenschutz und IT-Sicherheit prüfen

Da Gehaltsabrechnungen besonders sensible personenbezogene Daten enthalten, sollten Sie die Datenschutzanforderungen frühzeitig berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem ein AVV mit dem Softwareanbieter, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sowie klare Berechtigungskonzepte.

3. Betriebsrat frühzeitig einbinden

Besteht ein Betriebsrat, ist dieser bei der Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals oder neuer HR-Software zu beteiligen. Eine Betriebsvereinbarung kann dabei helfen, Rechte und Pflichten transparent zu regeln und die Einführung zu beschleunigen.

4. Beschäftigte informieren und den Zugang sicherstellen

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig über die Umstellung, den Anmeldeprozess und die Nutzung des Portals. Stellen Sie außerdem sicher, dass auch Beschäftigte ohne privaten Internetzugang ihre Gehaltsabrechnung im Betrieb einsehen und bei Bedarf ausdrucken können.

5. Umstellung begleiten und Prozesse festlegen

Definieren Sie klare Abläufe für die Bereitstellung der Abrechnungen, den Support bei Zugangsproblemen sowie den Umgang mit Ein- und Austritten. So schaffen Sie einen rechtssicheren und dauerhaft funktionierenden digitalen Prozess.

Gibt es eine Pflicht zur digitalen Gehaltsabrechnung?

Nein. Unternehmen sind derzeit nicht generell verpflichtet, Entgeltabrechnungen ausschließlich digital an ihre Beschäftigten auszugeben. Sie können die Abrechnung weiterhin auf Papier bereitstellen oder elektronisch über ein geeignetes System zur Verfügung stellen.

Davon zu unterscheiden ist die elektronische Führung von Entgeltunterlagen für die Sozialversicherungsprüfung. Bestimmte prüfrelevante Unterlagen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022 elektronisch geführt werden. Bis Ende 2026 können sich Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen noch davon befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Befreiungsmöglichkeit.

Diese Regelung betrifft jedoch die interne Dokumentation und die Bereitstellung von Unterlagen für die Sozialversicherungsträger. Sie verpflichtet Unternehmen nicht dazu, auch die Entgeltabrechnungen für ihre Beschäftigten ausschließlich digital bereitzustellen. In der Praxis schafft sie aber einen zusätzlichen Anreiz, Entgelt- und Dokumentenprozesse insgesamt zu digitalisieren.

Welche Vorteile bringt die Umstellung für HR und Zeitarbeit?

Der Wechsel zur papierlosen Abrechnung kann im Alltag Zeit und Geld sparen:

• Kosten sparen: Druck, Papier, Kuvertieren und Briefmarken fallen komplett weg.
• Keine Postlaufzeiten: Die Abrechnung kann bei Zahlung des Arbeitsentgelts ohne Postlaufzeit im Portal bereitgestellt werden.
• Digitale Ablage: Digitale Abrechnungen lassen sich nahtlos in die digitale Personalakte integrieren.

Fazit

Die digitale Gehaltsabrechnung ist rechtlich sicher. Sie dürfen Abrechnungen elektronisch in einem geschützten Mitarbeiterportal bereitstellen, müssen das aber nicht zwingend. Nach der aktuellen Rechtsprechung ist grundsätzlich keine individuelle Zustimmung aller Beschäftigten für eine digitale Gehaltsabrechnung erforderlich, sofern die rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden.

Achten Sie bei der Umsetzung auf sauberen Datenschutz, eine Ausdruckmöglichkeit im Betrieb für Mitarbeitende ohne Internet und eine rechtzeitige Absprache mit Ihrem Betriebsrat.

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