Schluss mit Papierbergen: Die digitale Personalakte für Personaldienstleister

Warum sich die digitale Personalakte für Personaldienstleister besonders lohnt

Wie viel Zeit verschwenden Sie jede Woche mit dem Suchen von Dokumenten? In vielen Unternehmen stapeln sich verstaubte Ordner in vollen Aktenschränken. Gerade in der Personaldienstleistung, wo viele Dokumente für wechselnde Mitarbeitende verwaltet werden müssen, kann das zur echten Herausforderung werden. Personalverantwortliche blättern sich durch Berge von Papier – ein Prozess, der nicht nur Nerven kostet, sondern auch wertvolle Arbeitszeit verschlingt.

Dabei gibt es längst eine effizientere Lösung: Die digitale Personalakte. Sie bringt Ordnung ins Dokumentenchaos und macht administrative Prozesse schneller, transparenter und sicherer.

Personaldienstleister profitieren besonders, weil sie nicht nur klassische HR-Dokumente wie Arbeitsverträge, sondern auch bestimmte einsatzrelevante Unterlagen für wechselnde Mitarbeitende verwalten – oft unter Zeitdruck und in Abstimmung mit Entleihern.

Was ist eine Personalakte?

Die Personalakte ist das zentrale Archiv für alle wichtigen Dokumente rund um das Arbeitsverhältnis. Sie enthält Vertragsunterlagen, Leistungsnachweise, personenbezogene Daten und Abwesenheitsdokumente. Damit dient sie nicht nur der strukturierten Verwaltung, sondern sichert auch die rechtlichen Interessen von Unternehmen und Mitarbeitenden.

Eine Personalakte enthält typischerweise:

• Vertragsdaten: Arbeitsvertrag, Nachträge, Vereinbarungen
• Leistungsdokumentation: Zeugnisse, Beurteilungen, Zielvereinbarungen
• Personenbezogene Daten: Kontaktdaten, Bankverbindungen, Sozialversicherungsnummer
• Abwesenheiten: Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Arbeitszeitnachweise
• Relevante Nachweise: Fortbildungszertifikate, Qualifikationsnachweise, Arbeitserlaubnisse

Es gibt allerdings auch Informationen, die nicht in die Personalakte gehören. Weiter unten gehen wir genauer darauf ein.

Digitale Personalakte in der Zeitarbeit: Diese Vorteile sollten Sie kennen

Die Digitalisierung hat längst alle Bereiche des Arbeitsalltags erreicht – auch die Personalverwaltung. Die digitale Personalakte ist die zeitgemäße Weiterentwicklung der klassischen Papierakte. Sie ersetzt überladene Ordner und Dokumentenschränke, während sie administrative Prozesse optimiert. Statt aufwendigem Blättern und Suchen ermöglicht sie schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Daten. Die Vorteile:

• Effizienz durch Automatisierung: Mit einer digitalen Personalakte läuft alles automatisiert: Einmal abgelegt, lassen sich Unterlagen per intelligenter Suchfunktion finden. Kein Drucken, kein Abheften, kein Transportieren. Das spart wertvolle Zeit und entlastet die gesamte HR-Abteilung.
• Einheitliche und transparente Ablage: Die digitale Personalakte sorgt für eine klare Struktur und bringt Ordnung in die Dokumentenverwaltung. Alle Daten sind an einem Ort, immer auf dem neuesten Stand und sofort verfügbar. Mitarbeitende können gezielt und ohne Umwege auf die benötigten Informationen zugreifen.
• Rechts- und Datensicherheit: Die Archivierung in einer digitalen Personalakte erfolgt revisionssicher und entspricht den gesetzlichen Vorgaben. Sensible Daten sind durch Verschlüsselung und genau definierte Zugriffsrechte geschützt. Das System dokumentiert jede Einsichtnahme automatisch.
• Standortunabhängiger Zugriff: Ob im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen – mit der digitalen Personalakte haben berechtigte Personen immer Zugriff auf die wichtigen Dokumente. Prozesse laufen dadurch flexibler und schneller ab, unabhängig vom Standort. Das macht die Zusammenarbeit effizienter und spart im hektischen Alltag eine Menge Nerven.
• Flexibilität für die Zeitarbeitsbranche: In der Zeitarbeitsbranche ist die digitale Personalakte besonders nützlich. Informationen wie Equal Pay, Einsatzzeiten oder Höchstüberlassungsfristen lassen sich rechtskonform und lückenlos dokumentieren. Die Daten sind bei Bedarf sofort abrufbar – ein klarer Vorteil in einer Branche, die schnelle Entscheidungen und flexible Prozesse erfordert.

Digitale Personalakte und Datenschutz: Diese rechtlichen Anforderungen gelten für digitale Personalakten

Die Personalakte unterliegt umfassenden gesetzlichen Regelungen, die sowohl den Datenschutz als auch arbeits- und steuerrechtliche Vorgaben betreffen. Neben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spielen weitere Gesetze eine wichtige Rolle. Hierzu gehören zum Beispiel das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sowie spezifische Regelungen im Arbeits- und Steuerrecht.

Ein zentrales Prinzip ist die Zweckbindung und Datensparsamkeit: In der Personalakte dürfen nur Daten gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Vertrauliche Unterlagen gehören nicht hinein. Dazu zählen zum Beispiel interne Beschwerden über Kollegen oder Vorgesetzte, private finanzielle Informationen wie Lohnpfändungen oder persönliche Notizen von Führungskräften über Mitarbeitende, die nicht offiziell dokumentiert oder abgestimmt wurden.

Datenschutz in der Personalakte

Für papierbasierte und digitale Personalakten gelten dieselben Datenschutzanforderungen. Beide Formate müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Verschließbare Schränke oder Räume dienen als sicherer Lagerort für Papierakten. Verschlüsselte Zugänge sind dagegen bei digitalen Lösungen verpflichtend. Gleichzeitig vergeben die betreffenden Abteilungen rollenbasierte Zugriffsrechte und protokollieren die Zugriffe.

Unternehmen stehen dabei vor der Herausforderung, strenge rechtliche Vorgaben einzuhalten. Hier sind die zentralen Aspekte, die beachtet werden müssen:

Schutz sensibler Daten: Wer darf darauf zugreifen?

Personaldaten wie Gehaltsangaben, Sozialversicherungsnummern oder Krankmeldungen sind sensibel und verdienen besonderen Schutz. Der Zugriff auf diese Daten ist streng geregelt: Nur ein klar definierter Personenkreis, der direkt mit Personalangelegenheiten betraut ist – etwa HR-Verantwortliche oder Personalverwaltende – darf darauf zugreifen. Selbst Vorgesetzte erhalten nur dann Einsicht, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Mitarbeitende reicht eine Beschwerde wegen Mobbings ein. Die Personalabteilung dokumentiert den Vorgang getrennt von der Personalakte und behandelt ihn vertraulich. Die Personalakte selbst enthält keine Details zu der Beschwerde, um die betroffene Person zu schützen.

Doch nicht nur Arbeitgebende haben Zugriff auf die Personalakte: Mitarbeitende selbst besitzen umfassende Rechte im Umgang mit ihrer Personalakte. Auf Verlangen muss der oder die Arbeitgebende ihnen jederzeit Zugang zu den hinterlegten Daten gewähren. Falsche, unzulässige oder veraltete Daten? Diese müssen auf Wunsch korrigiert oder gelöscht werden. Auch personenbezogene Daten, die den Grundsätzen der Datensparsamkeit oder Zweckbindung widersprechen, dürfen nicht länger gespeichert bleiben. So wird sichergestellt, dass sensible Informationen geschützt bleiben und gleichzeitig die Rechte der Mitarbeitenden gewahrt werden – ein essenzieller Bestandteil eines DSGVO-konformen Datenmanagements.

Tipps für den erfolgreichen Datenschutz im Umgang mit der Personalakte

• Sensible Daten getrennt speichern: Stellen Sie sicher, dass besonders schützenswerte Informationen separat abgelegt werden. Der Zugriff sollte auf einen klar definierten, kleinen Personenkreis beschränkt sein.
• Passwortschutz für digitale Abschnitte: Nutzen Sie in digitalen Personalakten die Möglichkeit, sensible Bereiche mit individuellen Zugriffsberechtigungen zu schützen. So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen die entsprechenden Daten einsehen können.
• Einsichtnahmen dokumentieren: Nutzen Sie die automatischen Protokollierungsfunktionen Ihrer digitalen Personalakte. Die meisten Systeme erfassen Einsichtnahmen eigenständig, ohne dass ein manuelles Nachtragen nötig ist. Sollte Ihre Software diese Funktion nicht unterstützen, führen Sie die Dokumentation händisch. So stellen Sie sicher, dass Zugriffe jederzeit nachvollziehbar sind und den Compliance- sowie Datenschutzanforderungen entsprechen.
• Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte: Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob die eingerichteten Zugriffsrechte noch aktuell sind und den Datenschutzanforderungen entsprechen. So vermeiden Sie unbefugte Einsichtnahmen.
• Schulungen zum Datenschutz: Schulen Sie Mitarbeitende in der Personalabteilung regelmäßig zu den geltenden Datenschutzrichtlinien. Ein gut geschultes Team minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und sorgt für einen sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten.
• Sicherstellen der Datensparsamkeit: Überprüfen Sie regelmäßig, welche Daten wirklich notwendig für die Personalakte sind. Löschen Sie veraltete oder nicht mehr relevante Informationen gemäß ihrer Löschfristen. Digitale Personalakten übernehmen diesen Schritt oft automatisch: Sie überwachen eventuelle Aufbewahrungs- und Löschfristen selbstständig, erinnern an die jeweilige Frist oder führen Löschvorgänge termingerecht durch. Das spart zusätzlich Zeit und Aufwand.

Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 Pflicht: Warum sich der digitale Umstieg jetzt lohnt

Ab dem 1. Januar 2027 sind Arbeitgebende verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Betroffen sind unter anderem Nachweise zur Staatsangehörigkeit, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen oder Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden.

In vielen Unternehmen gehören diese Dokumente auch zur Personalakte. Wer eine einheitliche und effiziente Personalverwaltung anstrebt, sollte daher nicht nur die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen digitalisieren, sondern gleich die gesamte Personalakte auf eine digitale Lösung umstellen.

Warum Zeitarbeitsfirmen ihre Personalakten digital führen sollten

Die Zeitarbeitsbranche steht täglich vor der Herausforderung, große Mengen an Personaldaten effizient, rechtskonform und transparent zu verwalten: Zeitarbeitsfirmen müssen einsatzrelevante Daten (zum Beispiel Qualifikationsnachweise) an Entleiher weitergeben. Verleiher und Entleiher müssen die DSGVO-Vorgaben einhalten. Mitarbeitende müssen vorab darüber informiert werden, welche Daten übermittelt werden. Auch Entleiher sind verpflichtet, die betroffenen Zeitarbeitskräfte über die Datenverarbeitung aufzuklären. Eine digitale Personalakte bietet hier klare Vorteile:

Effiziente & revisionssichere Verwaltung

• Digitale Personalakten ermöglichen eine revisionssichere Archivierung.
• Sie bieten schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Informationen.
• Verwaltungsprozesse werden beschleunigt, die Zusammenarbeit zwischen Verleihern und Entleihern verbessert.

Minimierung von Fehlern & Zeitersparnis

• Das Führen digitaler Personalakten reduziert Fehler, die bei manuellen Prozessen auftreten können und
• spart Zeit durch automatisierte Fristenüberwachung und sichere Dokumentenablage.

Integration mit ERP-Systemen

• Die nahtlose Anbindung an eine ERP-Software erlaubt eine effiziente interne Verwaltung von Personaldaten ohne mehrfache Datenpflege und die
• Verknüpfung mit anderen HR-Prozessen (etwa Lohnabrechnung und Einsatzplanung).

Zusammengefasst: Mit digitalen Personalakten optimieren Zeitarbeitsfirmen ihre internen Prozesse, schaffen eine rechtssichere Grundlage und verbessern die Zusammenarbeit mit Entleihern.

Digitale Personalakte einführen: 4 Schritte für eine erfolgreiche Umstellung

Die Einführung einer digitalen Personalakte erfordert eine durchdachte Planung, um reibungslose Abläufe und maximale Effizienz zu garantieren. Dabei sollten Unternehmen auf folgende Aspekte achten:

1. Ist-Analyse und Zieldefinition
   Vor der Einführung ist es wichtig, den aktuellen Stand zu analysieren. Welche Dokumente und Daten existieren bereits? Welche Anforderungen hat das Unternehmen an eine digitale Lösung? Diese Fragen legen die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung.
2. Integration in bestehende Systeme
   Die digitale Personalakte entfaltet ihr volles Potenzial, wenn Sie sie nahtlos in bestehende Systeme integrieren können. ERP-Systeme oder HR-Software bieten beispielsweise eine ideale Grundlage, um alle personalbezogenen Daten an einem zentralen Ort zu verwalten. Ein nahtloser Austausch zwischen der Personalakte und anderen Tools – etwa für Lohnabrechnung oder Einsatzplanung – reduziert Medienbrüche und beschleunigt Prozesse erheblich.
3. Schulungen und Change Management
   Ein neues System erfordert Akzeptanz im Team. Schulungen helfen, Mitarbeitende auf die digitale Lösung vorzubereiten und die Nutzung zu optimieren. Besonders in der Zeitarbeitsbranche, wo viele Daten häufig und schnell verarbeitet werden müssen, zahlt sich eine hohe Systemkompetenz aus.
4. Klare Zuständigkeiten definieren
   Verantwortlichkeiten für die Pflege und Verwaltung der digitalen Personalakte sollten frühzeitig festgelegt werden. So stellen Sie sicher, dass Prozesse effizient und reibungslos laufen.

Fazit

Die digitale Personalakte ist mehr als nur eine moderne Verwaltungsform – sie spart Zeit, verbessert interne Prozesse und sorgt für mehr Effizienz in der Personalverwaltung. Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen, profitieren von schnellen Workflows, besserem Datenschutz und einer rechtskonformen Archivierung.

Besonders in der Zeitarbeitsbranche ist eine digitale Personalakte ein klarer Vorteil: Sie erleichtert die Verwaltung großer Datenmengen, ermöglicht eine sichere Dokumentenablage und sorgt für einen reibungslosen Austausch einsatzrelevanter Informationen.

Doch nicht nur Unternehmen profitieren: Mitarbeitende erwarten zunehmend digitale Prozesse – von der schnellen Bereitstellung ihrer Dokumente bis hin zu unkomplizierten Self-Service-Funktionen. Wer moderne, digitale HR-Prozesse bietet, verbessert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern steigert auch seine Attraktivität als Arbeitgeber.

Zusätzlich trägt die Umstellung auf digitale Personalakten zur Nachhaltigkeit bei – weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Ressourcenverschwendung.

Kurz gesagt: Wer auf digitale Lösungen setzt, spart Zeit und Aufwand, minimiert Fehler und schafft eine rechtssichere, effiziente und zukunftsfähige Personalverwaltung.

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