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Digitale Rechnungsstellung in der Gebäudedienstleistung

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23.10.2024 Alle Artikel

Digitale Rechnungsstellung: Ein Meilenstein für die Effizienz und Compliance in der Gebäudereinigungsbranche?

Das Bild zeigt ein Piktogramm mit drei Personen.
von Die Redaktion
Fachjournalismus, Corporate Publishing und Marketing bei zvoove

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse hat in den letzten Jahren in fast allen Branchen an Bedeutung gewonnen, und die Gebäudereinigungsbranche bildet da keine Ausnahme. Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang von elektronischen Rechnungen für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze zur Pflicht – eine Maßnahme, die Unternehmen dabei helfen soll, ihre Abrechnungsprozesse zu optimieren, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig die Transparenz zu erhöhen. Ab 2027 (für kleine Unternehmen mit 800.000 Euro oder weniger Umsatz pro Jahr spätestens ab 2028) müssen E-Rechnungen auch erstellt und versendet werden können.

Für viele Gebäudereinigungsunternehmen, die traditionell mit einer Vielzahl an kleinen Einsätzen und wechselnden Auftraggebern arbeiten, stellt dies eine große Herausforderung dar, bietet aber auch enorme Chancen. Deshalb sollte die Umstellung möglichst zeitnah angegangen werden. Wie können digitale Lösungen wie fortytools by zvoove Gebäudereinigungsunternehmen bei der Einhaltung der neuen Vorschriften unterstützen und ihre Prozesse effizienter und zukunftssicher gestalten?

Die Vorteile digitaler Rechnungen für Gebäudereinigungsunternehmen

Hintergrund der Einführung der E-Rechnung als Bestandteil des sogenannten Wachstumschancengesetzes ist die geplante Einführung eines zunächst nationalen und dann EU-weiten elektronischen Umsatzsteuermeldesystems. Die Umstellung auf digitale Rechnungen bietet tatsächlich eine Reihe von Vorteilen, insbesondere für Unternehmen, die mit einem hohen Volumen an Transaktionen und oft komplexen Kundenbeziehungen arbeiten. Gerade die Gebäudereinigungsbranche ist bekannt für ihre mobilen und dezentralen Einsatzorte, wodurch die Verwaltung und der Austausch von Dokumenten durchaus eine logistische Herausforderung darstellen können.

  • Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
    Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung können Gebäudereinigungsunternehmen den administrativen Aufwand erheblich reduzieren. Digitale Rechnungen können nach jedem abgeschlossenen Auftrag automatisch erstellt und direkt an den Kunden übermittelt werden, was den Zahlungsprozess beschleunigt und die Liquidität verbessert. Gerade bei vielen kleinen Aufträgen oder bei kurzfristigen Einsätzen bringt die Digitalisierung der Rechnungsprozesse einen spürbaren Effizienzgewinn.
    Fortytools by zvoove bietet bereits eine automatisierte Rechnungserstellung, die es Gebäudereinigungsunternehmen ermöglicht, ihre Rechnungen direkt nach Auftragserfüllung zu generieren und zu versenden.
  • Einhaltung steuerlicher Vorschriften
    Ab 2025 wird es für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend, E-Rechnungen im maschinenlesbaren Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen. Die Erstellung und der Versand dieser Rechnungen sind spätestens ab 2028 ebenfalls Pflicht. Softwarelösungen können hier helfen, den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -verwaltung so zu gestalten, dass die steuerrechtlichen Anforderungen automatisch eingehalten werden.
    fortytools by Zvoove bietet eine Schnittstelle zu den relevanten Formaten XRechnung und ZUGFeRD an, sodass Gebäudereinigungsunternehmen stets auf der sicheren Seite sind.
  • Automatisierte Rechnungsprüfung und -verwaltung
    Die Digitalisierung endet nicht bei der Rechnungserstellung. Auch der Empfang und die Verwaltung von Eingangsrechnungen können durch Softwarelösungen effizienter gestaltet werden. Insbesondere die automatische Prüfung von Eingangsrechnungen auf deren Konformität mit den gesetzlichen Vorgaben ist ein zentraler Aspekt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von ihren Lieferanten erhaltenen Rechnungen ebenfalls den neuen Vorschriften entsprechen. Software kann dabei helfen, diese Rechnungen automatisch auf Richtigkeit zu prüfen und fehlerhafte Dokumente sofort zu identifizieren. Mit fortytools by zvoove wird die Verarbeitung, Zuordnung und Bezahlung von E-Rechnungen in Zukunft noch einfacher.
  • Onboarding von Kunden und Partnern
    Ein häufig übersehener Aspekt der digitalen Transformation ist das Onboarding von Geschäftspartnern. Gerade in der Gebäudereinigungsbranche, wo viele kleine und mittelständische Unternehmen tätig sind, kann die Einführung der E-Rechnung einige Herausforderungen mit sich bringen. Kunden und Lieferanten müssen darüber informiert und in den Prozess eingebunden werden, um sicherzustellen, dass Rechnungen konform ausgestellt und empfangen werden können. Hierbei können digitale Plattformen helfen, indem sie die Kommunikation zwischen den Parteien erleichtern und eine reibungslose Umstellung sicherstellen.

Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt insbesondere kleinere Unternehmen vor eine Herausforderung. Nicht nur die Implementierung der entsprechenden Software, sondern auch die Anpassung bestehender Prozesse und die Schulung der Mitarbeiter sind wichtige Schritte auf dem Weg zur erfolgreichen Umstellung.

  • Komplexität bei wechselnden Aufträgen
    Die Gebäudereinigungsbranche ist geprägt von einer Vielzahl an kurzfristigen und wechselnden Aufträgen. Hier den Überblick zu behalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Rechnungen konform und fristgerecht ausgestellt werden, ist eine komplexe Aufgabe. Softwarelösungen, die speziell auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten sind, können helfen, diese Herausforderung zu bewältigen. Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung und -verwaltung können Unternehmen sicherstellen, dass auch bei kurzfristigen Einsätzen alle Rechnungen korrekt ausgestellt und archiviert werden. fortytools by zvoove bietet beispielsweise eine Lösung, die es ermöglicht, Rechnungen automatisch nach jedem abgeschlossenen Auftrag zu erstellen und an den Kunden zu versenden.

  • Compliance und Sicherheit
    Neben der Effizienzsteigerung spielt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine zentrale Rolle. Die digitale Rechnungsstellung muss sicherstellen, dass alle relevanten steuerlichen Vorgaben eingehalten werden. Dies betrifft nicht nur die maschinenlesbare Ausgestaltung der Rechnungen, sondern auch deren Archivierung. Unternehmen müssen gewährleisten, dass alle Dokumente revisionssicher gespeichert werden und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Sicherheitsbedenken, insbesondere in Bezug auf den Datenschutz und die Vertraulichkeit der Rechnungen, dürfen nicht unterschätzt werden. fortyools by zvoove bietet sowohl Archivierung als auch eine starke Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass alle Rechnungsdaten geschützt und für den Steuerprüfer jederzeit zugänglich sind.

Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Eine der größten Stärken der digitalen Rechnungsstellung ist die verbesserte Transparenz. Dank der elektronischen Archivierung und der Möglichkeit, jederzeit auf alle Dokumente zuzugreifen, können Gebäudereinigungsunternehmen ihre Buchhaltung effizienter gestalten und schneller auf Anfragen reagieren. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn es darum geht, Rechnungen zu überprüfen oder Unstimmigkeiten mit Kunden zu klären.

  • Verbesserte Kundenbeziehungen durch Transparenz
    Die Möglichkeit, jederzeit auf Rechnungsdokumente zuzugreifen, erhöht nicht nur die Transparenz innerhalb des Unternehmens, sondern auch gegenüber den Kunden. Unternehmen, die ihren Kunden digitale Zugänge zu Rechnungsdokumenten bieten, schaffen Vertrauen und ermöglichen eine schnellere Klärung von offenen Posten. Dies kann zu einer höheren Kundenzufriedenheit und langfristig zu besseren Geschäftsbeziehungen führen.

  • Effizientere Buchhaltung durch Automatisierung
    Die Integration der digitalen Rechnungsstellung in bestehende Buchhaltungssoftware ist ein weiterer Schritt zur Effizienzsteigerung. Durch die nahtlose Integration können Gebäudereinigungsunternehmen sicherstellen, dass alle Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung übernommen werden, was den manuellen Aufwand reduziert und Fehlerquellen minimiert. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Rechnungen nicht nur schneller erstellt, sondern auch schneller verbucht und bezahlt werden können.
    fortytools by zvoove bietet eine Integration mit gängiger Buchhaltungssoftware, um den Prozess der Rechnungsstellung und -verbuchung so effizient wie möglich zu gestalten.

Fazit: Digitale Rechnungsstellung als Chance für die Gebäudereinigungsbranche

Die Einführung der E-Rechnungspflicht markiert einen wichtigen Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Gebäudereinigungsbranche. Der Aufwand für die Umstellung wird sich aber sehr wahrscheinlich auszahlen. Sie bietet nicht nur die Möglichkeit, gesetzliche Vorgaben effizient zu erfüllen, sondern auch den gesamten Rechnungsprozess zu optimieren. Softwarelösungen wie fortytools by zvoove können Gebäudereinigungsunternehmen dabei helfen, die Umstellung erfolgreich zu meistern und langfristig von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. So sehen 49 Prozent der Befragten der Branchenstudie in der Gebäudedienstleistung  zvoove Industry Pulse 2024 vor allem bei der Automatisierung von Arbeitsprozessen wie Rechnungsstellung Potenzial für Unterstützung durch Künstliche Intelligenz. Klar ist: Durch die Automatisierung und Integration der Rechnungsprozesse können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch ihre Transparenz und Effizienz steigern – ein klarer Wettbewerbsvorteil in einem zunehmend digitalisierten Markt.

Foto: AdobeStock – Studio Romantic

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