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23.10.2024 Alle Artikel

Künstliche Intelligenz in der Praxis: Wie Personaldienstleister heute schon profitieren

Das Bild ist ein Porträt unseres freien Mitarbeiters in der Redaktion Jörg Geiger.
von Jörg Geiger
Freier Fachjournalist bei zvoove

KI als Effizienztreiber in der Personaldienstleistung

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Arbeitswelt – und das in einem Tempo, das kaum zu bremsen ist. Automatisierung, intelligente Analysen und smarte Kommunikationssysteme eröffnen völlig neue Möglichkeiten. Auch in der Personaldienstleistung bringt KI tiefgreifende Veränderungen mit sich, die den Alltag erheblich erleichtern und Prozesse beschleunigen. Laut unserer Branchenstudie zvoove Industry Pulse 2024 steht fest: Digitalisierung und KI gehören zu den Top-Themen der Branche. Trotzdem laufen die Fortschritte langsamer als gewünscht.

In unserer Branchenstudie haben wir die Bedeutung der Digitalisierung für die Unternehmen der Personaldienstleistung herausgearbeitet. Zwar klaffen Wunsch und Wirklichkeit noch auseinander, aber die Priorität ist hoch. Besonders mit Künstlicher Intelligenz (KI) werden große Erwartungen verknüpft.

Die Befragten sehen in KI vor allem Chancen, um Prozesse effizienter zu gestalten. Das Einsatzspektrum ist breit: Von der Automatisierung von Workflows über Chatbots bis hin zum Erstellen von Stellenanzeigen wird KI in der Personaldienstleistung zunehmend genutzt. Die Mehrheit der Unternehmensvertretenden steht der Technologie entsprechend positiv gegenüber.

KI ist kein kurzfristiger Hype

Natürlich muss man bei neuen Trends aus der Technikwelt vorsichtig sein. Unternehmen können und sollten nicht auf jede Neuheit setzen. Doch spätestens seit dem Siegeszug von ChatGPT ist klar: KI ist gekommen, um zu bleiben. Das Potenzial der Technologie ist enorm, und das erkennen auch immer mehr Unternehmen der Personaldienstleistung.

Je größer das Unternehmen, desto offener steht es KI gegenüber. So äußern sich 63 Prozent der befragten Unternehmensvertretenden aus Firmen mit einem Umsatz von unter einer Million Euro positiv über KI. Bei den großen Playern, die mehr als 10 Millionen Euro Umsatz erwirtschaften, sind es sogar 95 Prozent. Zusammengefasst entwickelt sich KI für die Zeitarbeitsbranche zu einem Game-Changer. Doch an welchen Stellen lässt sich KI konkret einsetzen?

Einsatzbereiche von KI in der Zeitarbeit

Die Antwort auf diese Frage lässt sich in zwei Bereiche aufteilen: allgemeine und branchenspezifische Aufgaben. Denn einerseits müssen Unternehmen aus der Branche auch jede Menge Aufgaben erledigen, die in fast jeder Firma anfallen. Andererseits gibt es dann noch spezielle Anforderungen, die passgenau auf die Personaldienstleistung zugeschnitten sind. Bei den allgemeinen Aufgaben kann KI in folgenden Bereichen helfen:

  • Texte formulieren: In jedem Unternehmen fallen Texte an, die man sich mit Hilfe von ChatGPT und anderen KI-Tools zumindest vorformulieren lassen kann, um eine Grundlage zu haben, mit der man weiterarbeiten kann. Hat man einen bestehenden Text, kann ihn die KI sogar in verschiedenen Stilen umformulieren.
  • Informationen finden: Wer heute Fragen hat, tippt diese in Google ein. Die reine Auflistung von Suchtreffern sind wir zwar alle gewohnt, aber so richtig zeitgemäß ist das nicht mehr. Mit Gemini von Google oder Copilot von Microsoft zeigen KI-Suchmaschinen, was möglich ist. Sie liefern auf individuelle Anfragen auch passend zusammengefasste Antworten mit Quellenangaben und nicht nur eine Liste möglicher Webseiten.
  • Bilder erzeugen: Generative KI-Tools wie Midjourney erstellen auf Basis von Anweisungen innerhalb von Sekunden passende Bildvorschläge.
  • E-Mails verwalten: E-Mails können richtige Zeitfresser sein. Die KI kann hier Zeit sparen, wenn Sie zum Beispiel E-Mails automatisch sortiert, priorisiert oder sogar automatisch auf häufige Anfragen antwortet.
  • Termine planen: KI-gestützte Tools können Meetings koordinieren, Kalender verwalten und Erinnerungen senden und Unternehmen so bei der Terminplanung entlasten.
  • Rechnungen managen: Auch den ganzen Prozess der Rechnungsstellung oder die Verarbeitung eingehender Rechnungen kann eine KI übernehmen.
  • Dokumente organisieren: KI eignet sich perfekt für die Arbeit mit Dokumenten, etwa zum Analysieren, Kategorisieren und zum Extrahieren relevanter Informationen. Auch sehr umfangreiche Texte sind damit schnell zusammenzufassen.
  • Kunden-Support bereitstellen: Chatbots und virtuelle Assistenten können einfache Kundenanfragen beantworten und Support-Tickets erstellen.
  • Daten analysieren: KI kann große Datenmengen verarbeiten, Muster erkennen und Berichte verfassen.
  • Bestände verwalten: KI kann den Lagerbestand überwachen, Bestellungen automatisieren und Lieferketten optimieren.

Spezifische Einsatzbereiche von KI in der Personaldienstleistung

Am höchsten sind die Erwartungen der Personaldienstleister an KI im Bereich Recruiting. KI kommt bereits häufig beim Erstellen, Veröffentlichen und Übersetzen von Stellenanzeigen zum Einsatz. Weitere große Potenziale liegen in der Automatisierung von Workflows, beispielsweise bei der Rechnungsstellung oder der Validierung von Stundenzetteln.

KI im Recruiting

  • Analysefähigkeiten: Tools wie ChatGPT können unheimlich schnell Berge von Informationen analysieren, etwa wesentliche Elemente aus langen Texten filtern. Diese Fähigkeiten sind zum Beispiel nützlich, um Informationen zu Bewerbenden zusammenzufassen.
  • Kommunikation: Chatbots sind hervorragende Gesprächspartner, die rund um die Uhr bereitstehen. Wer sich zum Beispiel am Abend auf eine Stellenanzeige bewirbt, kann über einen Chatbot neben der Anzeige Nachfragen stellen und erhält Antworten. So hilft die KI auch bei der Kommunikation mit Job-Suchenden. Virtuelle Assistenten könnten in Zukunft noch viel weiter gehen, Job-Interviews planen und auf den Kandidaten zugeschnittene Fragen vorbereiten.
  • Kreativität: Für das Recruiting braucht es kreative Stellenausschreibungen, auch um sich von der Konkurrenz abzuheben. KI-Tools geben kreative Impulse für Stellenausschreibungen oder erstellen verschiedene Varianten einer Jobanzeige.
  • Mustererkennung: Eine gut trainierte KI kann wiederkehrende Muster schnell und mit hoher Genauigkeit erkennen. Das lässt sich zum Beispiel nutzen, um bestimmte Qualifikationen in Bewerbungen aufzuspüren. So könnte man etwa per KI prüfen lassen, ob im Ausland erworbene Qualifikationen von Bewerbenden sich gut für eine ausgeschriebene Stelle eignen.
  • Lernfähigkeit: KI entwickelt sich schnell weiter, weil sie kontinuierlich dazulernt. Eine speziell auf Recruiting-Prozesse trainierte KI könnte in Zukunft noch weitere Aufgaben übernehmen und den Bewerbungsprozess weiter beschleunigen.

KI automatisiert Workflows

KI kann erkennen, was zusammenpasst und was nicht – ganz wichtig in der Zeitarbeit. Ein System wie zvoove Cockpit, das Bewerbermanagement (ATS) und Kundenmanagement (CRM) vereint, nutzt KI-Unterstützung, um die besten Kandidaten für offene Vakanzen zu finden und Mitarbeitende passgenau zu matchen. Das geht mit wenigen Klicks und verschafft Personaldienstleistern einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Disposition neu gedacht

Künstliche Intelligenz unterstützt in der Zeitarbeit, indem sie Daten wie Mitarbeiterbewertungen, Unternehmensleistung oder Arbeitszeiterfassung analysiert und Muster erkennt. Dadurch lassen sich beispielsweise Vorhersagen über den zukünftigen Personalbedarf treffen. Zudem können Mitarbeitende Aufgaben zugewiesen bekommen, die am besten zu ihren Qualifikationen und Fähigkeiten passen.

KI kann Arbeitspläne erstellen, die auf Verfügbarkeit und Arbeitslast der Belegschaft abgestimmt sind. So können Unternehmen frühzeitig Probleme wie Personalmangel oder Optimierungspotenzial bei der Arbeitszeitverteilung erkennen und proaktiv Maßnahmen ergreifen.

Mit einer Lösung wie zvoove Dispo können Unternehmen Ihre Mitarbeiter- und Schichtplanung optimieren. Die Workforce-Management-Lösung automatisiert die komplexen Prozesse rund um Disposition und sorgt dafür, dass die richtigen Mitarbeitenden immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Fazit

Künstliche Intelligenz ist bereits heute unverzichtbar in der Personaldienstleistung und wird künftig nicht mehr wegzudenken sein. Generische KI erstellt blitzschnell Stellenanzeigen und Texte für Social Media. Spezifische Zeitarbeits-Software wie zvoove Cockpit optimiert das Matching von Vakanzen und Kandidaten. Hinzu kommen intelligente Automatisierungen in Standardprozessen. Das spart Zeit und sorgt für effizientere Abläufe.

Foto: © Adobe Stock / Summit Art Creations / 893216700

Das Bild zeigt das Whitepaper zvoove Industry Pulse 2024.

📌 Interessiert an weiteren Branchentrends? Fordern Sie jetzt den zvoove Industry Pulse für die Personaldienstleistung an!

Autor
Das Bild ist ein Porträt unseres freien Mitarbeiters in der Redaktion Jörg Geiger.
Jörg Geiger
Freier Fachjournalist | zvoove

Jörg Geiger ist Diplom-Informatiker und arbeitet seit über 20 Jahren als Fachjournalist im Bereich Technik. Dabei interessiert er sich vor allem für IT, die den Alltag tatsächlich verbessert. Für den zvoove Blog berichtet er über Trends und Entwicklungen in der Gebäude- und Personaldienstleistung, sowohl in technischer Hinsicht als auch in Bezug auf branchenspezifische Regelungen und Marktentwicklungen.

 

 

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