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Der Fach- und Hilfskräftemangel setzt Unternehmen in fast allen Wirtschaftsbereichen unter Druck. Das gilt besonders auch für die Gebäude- und Personaldienstleistung. Aber tun Unternehmen wirklich alles Nötige, um vakante Stellen zu besetzen? Eine aktuelle Studie lässt daran erhebliche Zweifel aufkommen. Zum Beispiel sagt rund die Hälfte der Befragten (52 Prozent), dass sie schon einmal von einer Bewerbung abgesehen haben, weil die Stellenanzeige zu schlecht formuliert war. Ein Teilnehmender klagt über „Rechtschreibfehler und falsche Versprechungen“, ein anderer schreibt: „Es kam mir vor, als hätte die Stellenanzeige ein Achtklässler geschrieben.“
Fehler können immer passieren, das gilt auch im Recruiting. Doch hier lohnt es sich besonders, noch einen Tick genauer hinzuschauen. Denn man verschreckt mit einer schlecht gemachten Stellenanzeige nicht nur Bewerbende, sondern kann sogar die eigene Unternehmensmarke nachhaltig beschädigen. Denn gerade Jobsuchende, die negative Erfahrungen machen, teilen diese besonders häufig mit anderen. Hier entsteht ein unerwünschter Multiplikatoreffekt.
Vielfach ist heute das Problem, dass es auch im Recruiting erheblichen Zeitdruck gibt. Statt Vier-Augen-Prinzip, mit dem ein Großteil der Flüchtigkeitsfehler einfach eliminiert werden könnte, werden Stellenanzeigen auf die Schnelle veröffentlicht. Und Geschwindigkeit sollte man nicht unterschätzen. Im Recruiting gilt heute tatsächlich oft, dass nicht die Großen die Kleinen, sondern die Schnellen die Langsamen fressen. Wichtig ist deshalb, wenn man schnell und fehlerfrei zugleich sein will, einen funktionierenden Prozess für Stellenausschreibungen zu etablieren. Dabei kann professionelle Software helfen, die jede offene Stelle als Projekt verwaltet.
Moderne Hilfsmittel bringen aber nicht nur Struktur in eine Aufgabe, sondern sparen auch Zeit. So kann man sich in moderner Recruiting-Software heute zum Beispiel ganz einfach Schreibhilfe von ChatGPT geben lassen. Aber Vorsicht: Auch wenn ein KI-Text auf den ersten Blick tadellos aussieht, muss er vor der Veröffentlichung trotzdem auf jeden Fall gegengelesen und auf fachliche Richtigkeit geprüft werden. Was eine generative KI leistet: Sie nimmt die Angst vor dem leeren Blatt und liefert einen Textentwurf. Den kann ein menschlicher Recruiter dann bearbeiten. Oder man lässt sich alternativ einen neuen Vorschlag erstellen oder den ersten Entwurf umschreiben.
Damit eine Stellenanzeige gelingen kann, muss aber nicht nur die redaktionelle Qualität stimmen. Recruiter brauchen auch den richtigen Input. Erst wenn die zentralen Eckpunkte rund um eine Stelle geklärt sind, geht es los mit dem Texten. Hier brauchen Recruiter in vielen Fällen Informationen von Fachabteilungen und Management. Den sollte man unbedingt einfordern. Nur so kann man eine passende Stellenanzeige punktgenau formulieren.
Man muss sich bei einer Stellenanzeige nicht verkünsteln. Auf jeden Fall sollten die wichtigsten W-Fragen beantwortet werden:
Eine zentrale Rolle beim modernen Recruiting nimmt Spezial-Software ein, die Unterstützung rund um alle Aufgaben zum Bewerbermanagement bietet. Diese Software nennt man Bewerbermanagementsystem (BMS) oder Applicant Tracking System (ATS). Ziel einer derartigen Software ist es, die Durchlaufzeiten von Bewerbungen sowie deren Kosten zu optimieren und die vakante Stelle mit dem passenden Kandidaten zu besetzen.
Ein ATS besteht aus mehreren Teilen, wobei ein Blick in die verfügbaren Lösungen auf dem Markt zeigt, dass der grundlegende Funktionsumfang immer ähnlich ist. So gibt es in der Regel ein Modul, in dem sich vakante Stellen erfassen lassen. Über verschiedene Schnittstellen lassen sich die Jobausschreibungen dann auf unterschiedlichen bezahlten und kostenlosen Jobboards schalten. Auch die eingehenden Bewerbungen sowie die Kommunikation mit möglichen Kandidaten laufen über die Software.
Wichtig ist, dass sich Unternehmen Standards für Ihre Stellenausschreibungen überlegen. Sie müssen die Fragen beantworten, was alles in einer Stellenanzeige auftauchen soll und welche Möglichkeiten zur Bewerbung es geben muss. Einige Module, etwa Logos oder Firmenbeschreibung, lassen sich mehrfach verwenden, andere müssen individuell angepasst werden, etwa Jobbeschreibungen oder Gehaltsangaben. Dabei brauchen Recruiter durchaus Fingerspitzengefühl. Beispiel Gehalt: Manchmal ist es hilfreich, das konkrete Zielgehalt in einer Stellenanzeige zu nennen. Dabei ist es wichtig, dass eine Gehaltsspanne nicht zu groß und das angegebene Gehalt authentisch ist.
Natürlich ist es peinlich, wenn in einer Stellenanzeige der Unternehmensname falsch geschrieben ist. Aber diese Flüchtigkeitsfehler lassen sich einfach vermeiden, indem man das Recruiting professionalisiert. So kann ein ATS zum Beispiel mit KI bei der kreativen Formulierung von Stellenanzeigen helfen, die Bewerbende anspricht, sowie gleichzeitig Rechtschreibung und Grammatik prüft. Und bei aller Optimierung für Suchmaschinen, die heute für Stellenanzeigen unabdingbar ist, sollte die Lesbarkeit für die Zielgruppe nicht verloren gehen.
Aber es geht nicht nur um Schreibfehler. Bewerbende sind auch enttäuscht, wenn sich Unternehmen gar nicht bei ihnen melden oder der Bewerbungsprozess chaotisch verläuft. Auch hier hilft ein ATS: Die Bewerbung der Kandidaten wird im Bewerbermanagementsystem automatisch den passenden offenen Stellen zugeordnet. Damit kann der projektbezogene Auswahlprozess unter Einbindung einer Fachabteilung starten.
Während dieses Prozesses, der aus Kandidatenbewertungen, telefonischen oder persönlichen Interviews und weiteren Auswahlverfahren bestehen kann, unterstützt die Software durch verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten. Wird die passende Person für die vakante Stelle gefunden, wird diese eingestellt und das angelegte Projekt geschlossen.
Es klingt wenig verwunderlich: Jobs werden heute anders vergeben als vor 30 Jahren. Es ist daher wichtig, dass man bei den Recruiting-Trends auf dem aktuellen Stand bleibt. Je nach Stelle gibt es verschiedene Optionen. Eine Reinigungskraft auf Stundenbasis in einem Ladengeschäft kann man auch gut über eine ausgedruckte Stellenanzeige finden, die an der Kasse ausgehängt wird. Optimalerweise ist dort heute aber dann auch ein QR-Code mit abgedruckt, der eine schnelle Online-Bewerbung möglich macht.
Apropos QR-Code, ein gutes Beispiel für eine direkte Kontaktaufnahme sind auch populäre Messenger-Dienste wie beispielsweise WhatsApp. Unternehmen können diesen intuitiven Kanal auch einfach in Stellenanzeigen integrieren. Denkbar wäre zum Beispiel ein QR-Code in jeder Stellenanzeige, egal, wo diese veröffentlicht wird. Der kann eine sofortige Kontaktaufnahme zwischen Job-Suchenden und der Firma ermöglichen.
Überhaupt muss ein Ziel beim Recruiting sein, dass man die Schwelle für Bewerbende so niedrig wie möglich hält. Da viele Menschen heute mit dem Handy auf Jobsuche gehen, sind zu lange Texte eine schlechte Idee. Besser ist es, kurz Interesse zu wecken, die wichtigsten Fakten kompakt zu präsentieren und dann eine schnelle Verknüpfung für eine Online-Bewerbung parat zu haben.
Auch im Recruiting hat KI großes Potenzial, mit verschiedenen Kernkompetenzen:
Fazit
Fehler können passieren, sind aber in Stellenanzeigen doppelt gefährlich. Sie vergraulen potenzielle Bewerbende und können sogar der eigenen Marke schaden. Hier helfen etablierte Prozesse sowie passende Recruiting-Software weiter. Mit einem Bewerbermanagementsystem kann man das eigene Recruiting professionalisieren. Moderne Software bietet hier eine Menge Möglichkeiten, um nicht nur Fehler in Stellenanzeigen zu vermeiden, sondern sich positiv von der Konkurrenz abzuheben.
© Foto: Adobe Stock / BullRun / 662568027
Stefan Kramer ist seit 25 Jahren als Recruiting-Profi im HR-Umfeld tätig. Als früherer Geschäftsführer der WISAG Job & Karriere besetzte er gemeinsam mit seinem Team tausende Stellen pro Jahr, heute ist er als CEO zvoove Recruit und Clean ein absoluter Marktkenner und Experte für Software, Trends und zukunftsweisende Technologie.
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