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09.10.2024 Alle Artikel

Peinliche Fehler in Stellenanzeigen vermeiden

Stefan Kramer ist CEO zvoove Recruit und Clean bei zvoove.
von Stefan Kramer
CEO zvoove Recruit und Clean bei zvoove

Flüchtigkeitsfehler in Stellenanzeigen

Der Fach- und Hilfskräftemangel setzt Unternehmen in fast allen Wirtschaftsbereichen unter Druck. Das gilt besonders auch für die Gebäude- und Personaldienstleistung. Aber tun Unternehmen wirklich alles Nötige, um vakante Stellen zu besetzen? Eine aktuelle Studie lässt daran erhebliche Zweifel aufkommen. Zum Beispiel sagt rund die Hälfte der Befragten (52 Prozent), dass sie schon einmal von einer Bewerbung abgesehen haben, weil die Stellenanzeige zu schlecht formuliert war. Ein Teilnehmender klagt über „Rechtschreibfehler und falsche Versprechungen“, ein anderer schreibt: „Es kam mir vor, als hätte die Stellenanzeige ein Achtklässler geschrieben.“

Fehler können immer passieren, das gilt auch im Recruiting. Doch hier lohnt es sich besonders, noch einen Tick genauer hinzuschauen. Denn man verschreckt mit einer schlecht gemachten Stellenanzeige nicht nur Bewerbende, sondern kann sogar die eigene Unternehmensmarke nachhaltig beschädigen. Denn gerade Jobsuchende, die negative Erfahrungen machen, teilen diese besonders häufig mit anderen. Hier entsteht ein unerwünschter Multiplikatoreffekt.

Zeitdruck erhöht Fehlerwahrscheinlichkeit

Vielfach ist heute das Problem, dass es auch im Recruiting erheblichen Zeitdruck gibt. Statt Vier-Augen-Prinzip, mit dem ein Großteil der Flüchtigkeitsfehler einfach eliminiert werden könnte, werden Stellenanzeigen auf die Schnelle veröffentlicht. Und Geschwindigkeit sollte man nicht unterschätzen. Im Recruiting gilt heute tatsächlich oft, dass nicht die Großen die Kleinen, sondern die Schnellen die Langsamen fressen. Wichtig ist deshalb, wenn man schnell und fehlerfrei zugleich sein will, einen funktionierenden Prozess für Stellenausschreibungen zu etablieren. Dabei kann professionelle Software helfen, die jede offene Stelle als Projekt verwaltet.

Moderne Hilfsmittel bringen aber nicht nur Struktur in eine Aufgabe, sondern sparen auch Zeit. So kann man sich in moderner Recruiting-Software heute zum Beispiel ganz einfach Schreibhilfe von ChatGPT geben lassen. Aber Vorsicht: Auch wenn ein KI-Text auf den ersten Blick tadellos aussieht, muss er vor der Veröffentlichung trotzdem auf jeden Fall gegengelesen und auf fachliche Richtigkeit geprüft werden. Was eine generative KI leistet: Sie nimmt die Angst vor dem leeren Blatt und liefert einen Textentwurf. Den kann ein menschlicher Recruiter dann bearbeiten. Oder man lässt sich alternativ einen neuen Vorschlag erstellen oder den ersten Entwurf umschreiben.

Damit eine Stellenanzeige gelingen kann, muss aber nicht nur die redaktionelle Qualität stimmen. Recruiter brauchen auch den richtigen Input. Erst wenn die zentralen Eckpunkte rund um eine Stelle geklärt sind, geht es los mit dem Texten. Hier brauchen Recruiter in vielen Fällen Informationen von Fachabteilungen und Management. Den sollte man unbedingt einfordern. Nur so kann man eine passende Stellenanzeige punktgenau formulieren.

Das gehört in eine Stellenanzeige

Man muss sich bei einer Stellenanzeige nicht verkünsteln. Auf jeden Fall sollten die wichtigsten W-Fragen beantwortet werden:

  • Wer steckt dahinter? Die kurze Vorstellung des eigenen Unternehmens darf nicht fehlen.
  • Wen suchen Unternehmen? Die Stellenbeschreibung ist der zentrale Punkt, aber auch Softskills sollten genannt werden.
  • Was erwartet das Unternehmen von den Bewerbenden, aber auch was bietet es an Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten? Auch Gehalt und Benefits machen sich an dieser Stelle gut.
  • Wann soll es losgehen? Auch der frühestmögliche Eintrittstermin sollte in der Anzeige stehen.
  • Wo sitzt das Unternehmen beziehungsweise an welchem Ort sollen gesuchte Mitarbeitende tätig werden?
  • Wie können sich Interessierte bewerben? Hier gilt es, die möglichen Kanäle und auch die nötigen Unterlagen zu nennen.

Recruiting professionalisieren

Eine zentrale Rolle beim modernen Recruiting nimmt Spezial-Software ein, die Unterstützung rund um alle Aufgaben zum Bewerbermanagement bietet. Diese Software nennt man Bewerbermanagementsystem (BMS) oder Applicant Tracking System (ATS). Ziel einer derartigen Software ist es, die Durchlaufzeiten von Bewerbungen sowie deren Kosten zu optimieren und die vakante Stelle mit dem passenden Kandidaten zu besetzen.

Ein ATS besteht aus mehreren Teilen, wobei ein Blick in die verfügbaren Lösungen auf dem Markt zeigt, dass der grundlegende Funktionsumfang immer ähnlich ist. So gibt es in der Regel ein Modul, in dem sich vakante Stellen erfassen lassen. Über verschiedene Schnittstellen lassen sich die Jobausschreibungen dann auf unterschiedlichen bezahlten und kostenlosen Jobboards schalten. Auch die eingehenden Bewerbungen sowie die Kommunikation mit möglichen Kandidaten laufen über die Software.

Wichtig ist, dass sich Unternehmen Standards für Ihre Stellenausschreibungen überlegen. Sie müssen die Fragen beantworten, was alles in einer Stellenanzeige auftauchen soll und welche Möglichkeiten zur Bewerbung es geben muss. Einige Module, etwa Logos oder Firmenbeschreibung, lassen sich mehrfach verwenden, andere müssen individuell angepasst werden, etwa Jobbeschreibungen oder Gehaltsangaben. Dabei brauchen Recruiter durchaus Fingerspitzengefühl. Beispiel Gehalt: Manchmal ist es hilfreich, das konkrete Zielgehalt in einer Stellenanzeige zu nennen. Dabei ist es wichtig, dass eine Gehaltsspanne nicht zu groß und das angegebene Gehalt authentisch ist.

Clevere Software hilft überall

Natürlich ist es peinlich, wenn in einer Stellenanzeige der Unternehmensname falsch geschrieben ist. Aber diese Flüchtigkeitsfehler lassen sich einfach vermeiden, indem man das Recruiting professionalisiert. So kann ein ATS zum Beispiel mit KI bei der kreativen Formulierung von Stellenanzeigen helfen, die Bewerbende anspricht, sowie gleichzeitig Rechtschreibung und Grammatik prüft. Und bei aller Optimierung für Suchmaschinen, die heute für Stellenanzeigen unabdingbar ist, sollte die Lesbarkeit für die Zielgruppe nicht verloren gehen.

Aber es geht nicht nur um Schreibfehler. Bewerbende sind auch enttäuscht, wenn sich Unternehmen gar nicht bei ihnen melden oder der Bewerbungsprozess chaotisch verläuft. Auch hier hilft ein ATS: Die Bewerbung der Kandidaten wird im Bewerbermanagementsystem automatisch den passenden offenen Stellen zugeordnet. Damit kann der projektbezogene Auswahlprozess unter Einbindung einer Fachabteilung starten.

Während dieses Prozesses, der aus Kandidatenbewertungen, telefonischen oder persönlichen Interviews und weiteren Auswahlverfahren bestehen kann, unterstützt die Software durch verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten. Wird die passende Person für die vakante Stelle gefunden, wird diese eingestellt und das angelegte Projekt geschlossen.

Bei Recruiting am Ball bleiben

Es klingt wenig verwunderlich: Jobs werden heute anders vergeben als vor 30 Jahren. Es ist daher wichtig, dass man bei den Recruiting-Trends auf dem aktuellen Stand bleibt. Je nach Stelle gibt es verschiedene Optionen. Eine Reinigungskraft auf Stundenbasis in einem Ladengeschäft kann man auch gut über eine ausgedruckte Stellenanzeige finden, die an der Kasse ausgehängt wird. Optimalerweise ist dort heute aber dann auch ein QR-Code mit abgedruckt, der eine schnelle Online-Bewerbung möglich macht.

Apropos QR-Code, ein gutes Beispiel für eine direkte Kontaktaufnahme sind auch populäre Messenger-Dienste wie beispielsweise WhatsApp. Unternehmen können diesen intuitiven Kanal auch einfach in Stellenanzeigen integrieren. Denkbar wäre zum Beispiel ein QR-Code in jeder Stellenanzeige, egal, wo diese veröffentlicht wird. Der kann eine sofortige Kontaktaufnahme zwischen Job-Suchenden und der Firma ermöglichen.

Überhaupt muss ein Ziel beim Recruiting sein, dass man die Schwelle für Bewerbende so niedrig wie möglich hält. Da viele Menschen heute mit dem Handy auf Jobsuche gehen, sind zu lange Texte eine schlechte Idee. Besser ist es, kurz Interesse zu wecken, die wichtigsten Fakten kompakt zu präsentieren und dann eine schnelle Verknüpfung für eine Online-Bewerbung parat zu haben.

Was Unternehmen beim Recruiting tun sollten

  • Geld ausgeben: Es gibt viele kostenlose Möglichkeiten, Stellenanzeigen online zu schalten. Kostenlose Job-Portale schaffen aber nur ein Grundrauschen. Das bedeutet, Unternehmen können sich kostenlos als potenzielle Arbeitgebende präsentieren. Außerdem helfen auch kostenlose Portale zumindest sporadisch dabei, neue Arbeitskräfte zu erreichen. Zu euphorisch sollte man aber nicht an das Thema herangehen, denn die kostenlosen Angebote sind stark frequentiert, sodass die Gefahr groß ist, dass eigene Job-Anzeigen in der Masse untergehen. Das Angebot kostenloser Job-Portale im Internet ist zahlreich, die Unterschiede liegen hauptsächlich in der Reichweite sowie im Umfang der enthaltenen Services und Prozessangebote.
  • Spezial-Jobbörsen nutzen: Neben den großen Generalisten, Meta-Stellenbörsen und gängigen allgemeinen Jobportalen besteht die Möglichkeit, die Bundesagentur für Arbeit, regionale Jobportale und Spezialanbieter oder Nischen-Jobbörsen für einzelne Branchen zu nutzen. Diese haben zwar weniger Reichweite, weil sie sehr spitz aufgestellt sind, dafür können Unternehmen dort aber genau die passende Zielgruppe erreichen. Bei der Ausschreibung einer Stelle muss vor allem beachtet werden, nicht alle Budgets in einen Topf zu werfen, sondern zu variieren und zu kombinieren, um einen erfolgreichen Mix zu erstellen. Besonders erfolgversprechend sind kostenpflichtige Veröffentlichungen nach dem Cost-per-Click-Modell. Hierbei kann das Budget gezielt eingesetzt werden und es kann überlegt werden, ob das Geld in All-in-Kampagnen investiert und auf alle Jobs, die aktuell ausgeschrieben sind, aufgeteilt wird oder ob ähnliche Jobs zusammenfasst und Spezial-Kampagnen aufgesetzt werden, die man im Nachgang genau überwacht und optimiert.
  • Social-Media ist ein Muss: Social Media ist besonders gut geeignet, um passive Kandidaten zu erreichen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Die entsprechenden Stellenanzeigen können auf Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram, TikTok & Co. ausgespielt werden, indem man für jede Plattform und jede Kampagne ein Budget definiert. Hierfür ist allerdings eine umfassende Strategie notwendig, wofür Arbeitgebende genau wissen müssen, welche die richtigen Kanäle sind, auf denen sie ihre Zielgruppe finden und welche Bedürfnisse diese Zielgruppe aufweist. Wenn neben den reinen Stellenanzeigen auch das Thema Employer Branding im Fokus steht und die potenziellen Kandidaten in den sozialen Medien mit regelmäßigem Content bespielt werden sollen, ist diese komplexe Strategie nur mithilfe von Spezialisten, beispielsweise einer Agentur, zu bewältigen.
  • Zahlen statt Bauchgefühl: Ein essenzieller Teil des Recruitings ist, sich nicht auf das Bauchgefühl zu verlassen, sondern zu kontrollieren, zu messen und zu vergleichen, um das optimale Ergebnis zu erzielen. Dabei spielt das Thema KPIs (Key Performance Indicators/Schlüsselkennzahlen) eine signifikante Rolle. Denn nur anhand der messbaren Faktoren und nicht anhand des Bauchgefühls kann am Ende entschieden werden, welcher Kanal und welche Strategie sich wirklich lohnt. Die Daten müssen also gemessen und ausgewertet werden, um daraus Entscheidungen für die Zukunft ableiten zu können.

KI-Potenzial nutzen

Auch im Recruiting hat KI großes Potenzial, mit verschiedenen Kernkompetenzen:

  • Analysefähigkeiten: Tools wie ChatGPT können unheimlich schnell Berge von Informationen analysieren, etwa wesentliche Elemente aus langen Texten filtern. Diese Fähigkeiten sind zum Beispiel nützlich, um Informationen zu Bewerbenden zusammenzufassen.
  • Kommunikation: Chatbots sind hervorragende Gesprächspartner, die rund um die Uhr bereitstehen. Wer sich zum Beispiel am Abend auf eine Stellenanzeige bewirbt, kann über einen Chatbot neben der Anzeige Nachfragen stellen und erhält Antworten. So hilft die KI auch bei der Kommunikation mit Job-Suchenden. Virtuelle Assistenten könnten in Zukunft noch viel weiter gehen und Job-Interviews planen und diese durch maßgeschneiderte Fragen selbst durchführen.
  • Kreativität: Für das Recruiting braucht es kreative Stellenausschreibungen, auch um sich von der Konkurrenz abzuheben. Die KI kann Input für kreative Formulierungen geben oder verschiedene Entwürfe einer Jobanzeige erstellen. Dasselbe gilt für das Design einer Stellenanzeige.
  • Mustererkennung: Eine gut trainierte KI kann wiederkehrende Muster schnell und mit hoher Genauigkeit erkennen. Das lässt sich zum Beispiel nutzen, um bestimmte Qualifikationen in Bewerbungen aufzuspüren. So könnte man etwa per KI prüfen lassen, ob im Ausland erworbene Qualifikationen von Bewerbenden sich gut für eine ausgeschriebene Stelle eignen.
  • Lernfähigkeit: KI entwickelt sich schnell weiter, weil sie kontinuierliche Lernfähigkeit besitzt. Eine speziell auf Recruiting-Prozesse trainierte KI könnte in Zukunft noch weitere Aufgaben übernehmen und den Bewerbungsprozess weiter beschleunigen.

Fazit

Fehler können passieren, sind aber in Stellenanzeigen doppelt gefährlich. Sie vergraulen potenzielle Bewerbende und können sogar der eigenen Marke schaden. Hier helfen etablierte Prozesse sowie passende Recruiting-Software weiter. Mit einem Bewerbermanagementsystem kann man das eigene Recruiting professionalisieren. Moderne Software bietet hier eine Menge Möglichkeiten, um nicht nur Fehler in Stellenanzeigen zu vermeiden, sondern sich positiv von der Konkurrenz abzuheben.

© Foto: Adobe Stock / BullRun / 662568027

Autor
Stefan Kramer ist CEO zvoove Recruit und Clean bei zvoove.
Stefan Kramer
CEO zvoove Recruit und Clean | zvoove

Stefan Kramer ist seit 25 Jahren als Recruiting-Profi im HR-Umfeld tätig. Als früherer Geschäftsführer der WISAG Job & Karriere besetzte er gemeinsam mit seinem Team tausende Stellen pro Jahr, heute ist er als CEO zvoove Recruit und Clean ein absoluter Marktkenner und Experte für Software, Trends und zukunftsweisende Technologie.

 

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