Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027: Wie Unternehmen jetzt handeln sollten

Das Wichtigste auf einen Blick

• Pflicht zu digitalen Entgeltunterlagen: Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung von entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen für alle Arbeitgeber in Deutschland zur Pflicht. 

• Für alle Unternehmen: Betroffen von der Pflicht sind alle Unternehmen, die Sozialbeiträge für Arbeitnehmende abführen und damit von der Rentenversicherung geprüft werden können. 

• Keine Ausnahmen mehr: Die bisherige Befreiungsmöglichkeit läuft Ende 2026 aus. 

• Handlungsbedarf: Wer ab 2027 bei einer Betriebsprüfung keine maschinell auswertbaren digitalen Entgeltunterlagen vorlegen kann, riskiert Beitragsschätzungen und Bußgelder. 

• Die Lösung: Personaldienstleistende sollten ihre Dokumentenprozesse auf ein revisionssicheres System wie zvoove Documents umstellen. 

Digitale Lohnakte wird zur Pflicht

Dass die digitale Lohnakte in Deutschland zur Pflicht wird, kommt wenig überraschend, auch wenn viele Unternehmen die Änderung möglicherweise noch nicht im Blick haben. Es ist der finale Baustein einer schrittweisen Digitalisierungsstrategie der Deutschen Rentenversicherung, die schon vor Jahren begonnen hat: 

• Die rechtliche Basis (2020): Die Grundlage für die digitale Prüfung wurde bereits Mitte 2020 mit dem Siebten SGB IV-Änderungsgesetz geschaffen. Hier wurde festgelegt, dass die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) komplett digitalisiert wird. 

• Die Unterlagen-Pflicht (2022): Bereits seit Anfang 2022 gilt das auch für begleitende Unterlagen rund um die Sozialversicherung, etwa A1-Bescheinigungen, Immatrikulationsbescheinigungen oder Nachweise zur Elterneigenschaft. 

• Befreiung möglich (bis Ende 2026): Unternehmen konnten sich aber formlos von dieser Pflicht befreien lassen. Diese Übergangsregelung läuft jedoch am 31. Dezember 2026 aus. 

Das bedeutet: Elektronische Entgeltunterlagen werden für alle Unternehmen ab 2027 zur Pflicht, wenn sie durch die Rentenversicherung geprüft werden können. 

Wichtig: Da Personaldienstleistende durch wechselnde Einsätze, flexible Arbeitszeitmodelle und eine hohe Fluktuation naturgemäß ein immenses Aufkommen an Dokumenten verwalten, ist diese gesetzliche Anpassung besonders relevant. Die reine Ablage von PDFs auf Netzlaufwerken reicht dabei nicht mehr aus, denn der Gesetzgeber fordert strukturierte, maschinell auswertbare und revisionssichere Daten. 

Was ändert sich konkret? Die BVV-Änderung 2027 im Detail

Die gesetzliche Grundlage bildet § 28f Abs. 1 SGB IV in Verbindung mit § 8 Abs. 2 BVV (Beitragsverfahrensverordnung). Durch die Neuerung wird die euBP durch den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zum digitalen Standard. 

Wenn Sie ab Januar 2027 Entgeltunterlagen elektronisch führen, reicht die digitale Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie SharePoint nicht mehr aus. Sie müssen die Unterlagen nach strengen Kriterien organisieren und bereitstellen können. 

Zulässig sind ausschließlich Systeme, die eine geordnete, lückenlose und revisionssichere Speicherung garantieren. Konkret müssen folgende Dokumente für jeden Mitarbeiter, jeden Abrechnungszeitraum und jeden Sachverhalt sofort digital abrufbar und maschinell auswertbar sein: 

• Arbeits-, Ausbildungs- und Änderungsverträge (sofern entgeltrelevant) 

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Lohnsteuerdaten 

• Urlaubs-, Krankheits- und Zuschlagskonten 

• Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, A1-Bescheinigungen, Nachweise zur Versicherungsfreiheit sowie Arbeits- und Aufenthaltstitel von Drittstaatsangehörigen. 

Wichtig: Eine rückwirkende Digitalisierung für Zeiträume vor dem 1. Januar 2027 ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Pflicht gilt für alle ab dem Stichtag neu entstehenden Dokumente und Vorgänge. 

Warum Personaldienstleistende jetzt handeln sollten

Die neuen Regelungen betreffen alle Unternehmen in Deutschland. Die Uhren in der Personaldienstleistung ticken aber besonders schnell. Während klassische Unternehmen eher unregelmäßig neue Verträge aufsetzen, jonglieren Zeitarbeitsunternehmen täglich mit Neueinstellungen, Kündigungen, Bescheinigungen und länderspezifischen Nachweisen. 

Damit ist das endgültige Aus für rein papierbasierte oder hybride Ablage mit einer Mischung aus Papierordnern, E-Mail-Postfächern und lokalen Scan-Ordnern gekommen. Bei einer Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung, die mindestens alle vier Jahre stattfindet, fordert der Prüfer die Daten in einer strukturierten digitalen Schnittstelle an. Kann Ihr System diese Daten nicht sofort, vollständig und zugeordnet liefern, drohen Konsequenzen: 

1. Teure Beitragsschätzungen: Fehlende oder unstrukturierte Nachweise erlauben es Prüfern, Sozialversicherungsbeiträge zu schätzen, was oft zu teuren Nachzahlungen führt. 

2. Bußgelder möglich: Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten der BVV stellen eine Ordnungswidrigkeit dar und können mit Bußgeldern belegt werden. 

Enormer Mehraufwand: Die manuelle Nachbearbeitung und das Suchen von Dokumenten während einer laufenden Prüfung binden wertvolle HR-Ressourcen. 

Der HR-Prozess-Check für 2027 

Neue Lösung: zvoove Documents

Die neue Pflicht, Entgeltunterlagen 2027 elektronisch zu führen, sollte man nicht auf die lange Bank schieben. Genau hier setzt zvoove Documents an und unterstützt Personaldienstleistende bei der Umstellung. Als maßgeschneidertes DMS für die Personaldienstleistung nimmt zvoove Documents Unternehmen die Angst vor der nächsten Betriebsprüfung. Das System digitalisiert und strukturiert Ihre Prozesse genau so, wie es die BVV fordert: 

• Revisionssichere Archivierung: Erfüllung aller BVV-Anforderungen ohne manuelle Zwischenschritte. 

• Automatisierte Zuordnung: Dokumente werden vollautomatisch der richtigen Personalnummer, dem korrekten Abrechnungszeitraum und der entsprechenden Dokumentenart indexiert. 

• Maschinelle Auswertbarkeit: Bereitstellung von sauberen Datenstrukturen, die direkt mit den Schnittstellen der Rentenversicherung harmonieren. 

• Sicherer Zugriff: Die Lösung ist DSGVO-konform und schützt sensible Entgeltdaten. 
• Basis für Mehrwerte: Mit zvoove Documents erfüllen Sie nicht nur die anstehende BVV-Pflicht, sondern schaffen die Basis für weniger Aufwand, mehr Transparenz und echte Zeitersparnis im Dokumentenmanagement. 

Fazit

Die anstehende BVV-Änderung ab Januar 2027 lässt keinen Spielraum für Aufschub. Wer die Übergangsfrist im Jahr 2026 nutzt, um seine Prozesse grundlegend zu digitalisieren, schützt sein Unternehmen nicht nur vor rechtlichen Risiken und teuren Beitragsschätzungen. Die Umstellung auf eine strukturierte, digitale Lohnakte schafft die Basis für schlankere HR-Prozesse, schnellere Auskunftsfähigkeit und eine moderne Verwaltung. Am Ende gilt: Wer heute in die richtige digitale Infrastruktur investiert, blickt der nächsten Betriebsprüfung vollkommen gelassen entgegen. 

Häufige Fragen zum Vertrieb in der Personaldienstleistung

Gilt die BVV-Pflicht ab 2027 auch für Kleinbetriebe? 

Ja. Die Beitragsverfahrensverordnung unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße. Die Verpflichtung, Entgeltunterlagen rein elektronisch und maschinell auswertbar zu führen, gilt ausnahmslos für jeden Arbeitgeber in Deutschland, der Sozialbeiträge für Mitarbeitende abführt. Jedoch sind zum Beispiel Solo-Selbständige oder Freiberufler ausgenommen, da sie keine Gehälter an Mitarbeitende zahlen. 

Was passiert, wenn ich bis zum 1. Januar 2027 nicht umgestellt habe? 

Hybride oder rein papierbasierte Ablagen sind ab diesem Zeitpunkt unzulässig. Bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung kann eine ungenügende Datenbereitstellung als Verletzung der Aufzeichnungspflicht gewertet werden. Dies führt im schlimmsten Fall zu Bußgeldern und einer nachteiligen Schätzung von Sozialversicherungsbeiträgen. 

Müssen alte Papierakten aus den Vorjahren nachträglich digitalisiert werden? 

Nein. Das Gesetz sieht keine rückwirkende Digitalisierungspflicht vor. Die elektronische Pflicht nach §8 BVV betrifft alle Unterlagen und Abrechnungsvorgänge, die ab dem 1. Januar 2027 entstehen. Für Altdaten gelten die bisherigen Aufbewahrungsfristen in der jeweiligen Form weiter. 

Reicht es aus, gescannte Dokumente als PDF auf einem Server zu speichern? 

Nein, das reicht nicht aus. Die BVV verlangt eine strukturierte und maschinell auswertbare Form. Dokumente müssen eindeutig indexiert (z. B. nach Mitarbeiter, Zeitraum, Belegart) und unveränderbar (revisionssicher) archiviert sein. Eine einfache Ordnerstruktur auf einem Windows-Server erfüllt diese Kriterien nicht. 

Quellen und weiterführende Literatur 

• Sozialgesetzbuch (SGB) Viertes Buch (IV): § 28f Abs. 1 SGB IV – Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers 

• Beitragsverfahrensverordnung (BVV): § 8 Abs. 2 und Abs. 3 BVV – Entgeltunterlagen 

• Deutsche Rentenversicherung (DRV): Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung 

• zvoove Documents: Dokumentenmanagement für Personaldienstleistende 

© Adobe Stock / insta_photos / 737873755