Zeitarbeit: Digitalisierungsnavigator gibt Orientierung

Digitalisierung meistern: Trotz rasanter Veränderungen den Überblick behalten

Die Digitalisierung beeinflusst alle Branchen grundlegend, auch die Zeitarbeitsbranche steht vor tiefgreifenden Veränderungen. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, wird es für viele Personaldienstleister unverzichtbar, ihre Prozesse digital auszurichten.

Doch gerade kleine und mittlere Zeitarbeitsunternehmen sehen sich vor komplexen Aufgaben, wenn es darum geht, den Überblick im digitalen Wandel zu behalten. Hier kommt der Digitalisierungsnavigator ins Spiel – ein Tool, das die tutum GmbH, Premiumpartner von zvoove, speziell für die Herausforderungen und Bedürfnisse der Zeitarbeitsbranche entwickelt hat.

Die tutum GmbH ist spezialisiert auf die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und standardisierte Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen. Ziel des von ihr entwickelten Navigators ist es, Unternehmen auf dem Weg in die digitale Zukunft Orientierung und Überblick zu bieten.

Digitaler Wandel vs. Tagesgeschäft: Warum die Umsetzung ins Stocken gerät

Während die Notwendigkeit der Digitalisierung von den allermeisten Zeitarbeitsunternehmen anerkannt wird, stellen viele fest, dass eine ganzheitliche Umsetzung anspruchsvoll ist. Häufige Hindernisse sind:

Zeitmangel und Tagesgeschäft: Die tägliche Dringlichkeit im Betrieb lässt oft wenig Raum für strategische Projekte wie die Digitalisierung. Laut zvoove Industry Pulse 2024 verortet sich der Großteil der Personaldienstleister auf einem mittleren Digitalisierungsgrad, wobei der Fokus oftmals noch auf traditionellen, kurzfristigen Problemen liegt. Eine langfristige, strategische und vor allem ganzheitliche Digitalisierung bleibt bislang oft auf der Strecke.
Komplexität und Unsicherheit: Trends wie Cloud-Technologie, Automatisierung und Künstliche Intelligenz bieten großes Potenzial – zugleich werden diese oft als schwer verständlich und fern vom eigenen Geschäftsalltag betrachtet.
Entscheidungsschwierigkeiten und Zögerlichkeit: Viele Unternehmen sind unsicher, welche Investitionen die besten langfristigen Ergebnisse erzielen. Die Angst, teure und möglicherweise falsche Entscheidungen zu treffen, führt zum Zögern – was den Digitalisierungsprozess letztlich blockiert. Während einerseits die Konsequenzen von Entscheidungen für Investitionen oft überbewertet werden, werden andererseits die Folgen des Nicht-Handelns unterschätzt.

Denn wenn Unsicherheit und Abwarten zur Regel werden, kann sich eine starre Unternehmenskultur entwickeln, die Neuerungen gegenüber verschlossen ist. Selbst wenn dann gelegentlich Entscheidungen getroffen werden, bleiben die Ergebnisse häufig hinter den Erwartungen zurück, da die Maßnahmen nicht konsequent und umfassend genug umgesetzt werden.

Der Digitalisierungsnavigator: Ein schrittweiser Ansatz für die Zeitarbeitsbranche

Der Digitalisierungsnavigator von tutum soll Unternehmen helfen, ihre Digitalisierungsstrategie strukturiert und in klaren Schritten umzusetzen. Das Tool besteht aus drei zentralen Modulen, die Unternehmen Orientierung und konkrete Handlungsempfehlungen bieten:

1. Digitalisierungsortung: Wo stehen wir aktuell?

In der Digitalisierungsortung, einer interaktiven Excel-Datei, können Unternehmen ihren gegenwärtigen Digitalisierungsgrad analysieren. Das Modul erfasst Bereiche wie genutzte Technologien, Automatisierungsgrad und Datenverfügbarkeit und zeigt auf, wo Verbesserungspotenzial besteht.

Dafür vergibt der Nutzer auf einer Skala Punkte zu 15 Fragen für verschiedene Handlungsfelder, die in Sachen Unternehmensdigitalisierung von Bedeutung sind (siehe dazu auch im nächsten Abschnitt: „Digitalisierungskompass“).

Anschließend wird das Ergebnis angezeigt – aufgeschlüsselt nach den Handlungsfeldern. Das Tool vergibt hier sogenannte Reifegrade (Pfadfinder, Bergsteiger und Gipfelstürmer). Anhand dieser lässt sich ablesen, in welchen Bereichen der Digitalisierungsnavigator den größten Handlungsbedarf im Unternehmen einstuft.

2. Digitalisierungskompass

Der Digitalisierungskompass definiert fünf wesentliche Handlungsfelder, die Unternehmen dabei helfen sollen, ihre digitale Transformation zu priorisieren:

Zukunftsfähige Kompetenzen: Fähigkeiten und Wissen der Belegschaft, die für eine digitale Arbeitswelt nötig sind.

Menschenzentrierte Kernprozesse: Technologie als Werkzeug. Hier geht es nicht ausschließlich um Effizienz, sondern auch um Arbeitsbedingungen, Zeit für Interaktionen zwischen Mitarbeitenden und Kunden, kollaborative Tools und flexible Arbeitsmodelle für eine moderne Arbeitsumgebung.

Moderne IT-Infrastruktur: Zukunftssichere IT-Infrastruktur statt Server im Keller. Der Kompass empfiehlt als Fundament aller künftigen digitalen Anforderungen zum Beispiel eine cloudbasierte Infrastruktur, die Flexibilität und Sicherheit bietet.

Teilautomatisierte Verwaltung: Digitalisierung von Standardprozessen für Zeit- und Ressourcenersparnis.

Wegweisende Führung: Führungsstil, der Innovation fördert und ein Arbeitsumfeld schafft, in dem sich Mitarbeitende entfalten können.

3. Digitalisierungslandkarte

Diese Grafik stellt drei verschiedene Reifegrade dar. Sie soll es Unternehmen ermöglichen, die eigene Position auf dem Weg zur Digitalisierung einzuordnen und auf einen Blick zu erfassen, welche Wegpunkte (= Entwicklungsschritte) noch vor ihnen liegen:

Pfadfinder sind Unternehmen, die sich noch am Anfang ihrer digitalen Reise befinden. Die Digitalisierungslandkarte empfiehlt für diese Stufe Maßnahmen wie die Einführung grundlegender digitaler Werkzeuge oder erste Schritte zur IT-Modernisierung.

Bergsteiger haben bereits wesentliche Fortschritte gemacht. Sie nutzen digitale Systeme und optimieren Arbeitsabläufe kontinuierlich. Die Landkarte zeigt diesen Unternehmen, wie sie ihre vorhandenen Strukturen weiterentwickeln und flexibler gestalten können, etwa durch umfassendere Automatisierung.

Gipfelstürmer sind Organisationen, die den digitalen Wandel bereits umfassend umgesetzt haben. Diese Unternehmen arbeiten vollständig digital und nutzen fortschrittliche Technologien wie Cloud Computing und Automatisierung auf höchstem Niveau. Die Digitalisierungslandkarte bietet Gipfelstürmern Ansätze zur kontinuierlichen Optimierung und Innovationsförderung.