Was versteht man unter einer elektronischen Signatur?
Die elektronische Signatur ist eine digitale Form der Unterschrift, die in digitalisierten Prozessen eingesetzt wird. Sie wird genutzt, um Dokumente rechtssicher und effizient zu unterzeichnen. Es gibt verschiedene Arten elektronischer Signaturen, je nach gewünschtem Sicherheitsniveau.
Dabei erleichtert die elektronische Unterschrift nicht nur den digitalen Geschäftsalltag, sondern sorgt auch für Klarheit in rechtlichen Prozessen. Doch welche Rolle spielt sie im Vergleich zu traditionellen Unterschriftsformen? Und worin unterscheiden sich eigentlich die Textform und die Schriftform?
Textform vs. Schriftform
In der modernen Geschäftswelt begegnen uns immer wieder Fragen zur richtigen Form von Verträgen und Erklärungen. Müssen Dokumente handschriftlich unterschrieben werden? Oder reicht eine E-Mail? Die Antwort hängt davon ab, ob Schriftform oder Textform gesetzlich gefordert ist.
Grundsätzlich gilt im deutschen Zivilrecht: Verträge können formfrei geschlossen werden – also mündlich, schriftlich oder elektronisch. Doch es gibt Ausnahmen, bei denen das Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt. Genau hier kommen die Schriftform und die Textform ins Spiel.
- Die Schriftform ist in Paragraph 126 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt. Hiernach muss eine Urkunde von der ausstellenden Person eigenhändig durch Namensunterschrift oder durch ein notariell beglaubigtes Handzeichen unterzeichnet werden. Bei Verträgen müssen alle Parteien die Urkunde unterzeichnen, damit sie rechtsgültig ist.
In bestimmten Fällen kann die Schriftform jedoch durch die elektronische Form ersetzt werden – und zwar durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), sofern das Gesetz nichts anderes bestimmt. - Die Textform hingegen ist in Paragraph 126b BGB definiert. Sie ist weniger formell und erfordert keine Unterschrift. Stattdessen reicht eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden eindeutig genannt wird. Diese Erklärung muss auf einem sogenannten dauerhaften Datenträger übermittelt werden.
Als dauerhafter Datenträger gelten in diesem Zusammenhang Medien, die:
- die Erklärung so speichern, dass sie dem Empfänger für einen angemessenen Zeitraum zugänglich bleibt.
- die Erklärung unverändert wiedergeben.
Praktisch bedeutet das: Bereits das Eintippen des eigenen Namens unter eine E-Mail erfüllt die Anforderungen an die Textform. Auch digitale Dokumente wie PDFs oder E-Mail-Anhänge gelten als zulässige Formen.
Typische Anwendungsfälle der Textform sind:
- Kündigungen oder Mahnungen im Vertragsrecht
- Widerrufsbelehrungen bei Online-Geschäften
- Abmahnungen im Arbeitsrecht
- Behördliche Bescheide
Bedeutung der Textform gestiegen
Die Textform erfordert zwar keine eigenhändige Unterschrift. Allerdings bietet die Textform unterschiedliche Sicherheitsniveaus.
Während einfache Textformen leicht umzusetzen, aber weniger sicher sind, ermöglichen erweiterte Verfahren wie die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ein deutlich höheres Maß an Sicherheit. Hierbei wird die Identität der unterzeichnenden Person beispielsweise durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS-Code bestätigt, und nachträgliche Änderungen am Dokument können zuverlässig erkannt werden.
Die Schriftform hingegen erfordert eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Sie bietet eine besonders hohe Beweiskraft und ist für einige Rechtsgeschäfte – wie befristete Arbeitsverträge – gesetzlich vorgeschrieben.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) hat die Textform jedoch an Bedeutung gewonnen. So können beispielsweise Arbeitnehmerüberlassungsverträge seit Januar 2025 rechtssicher in Textform abgeschlossen werden. In solchen Fällen bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur zusätzliche Sicherheit und Flexibilität.
Verschiedene Arten der elektronischen Signatur
Je nach Sicherheitsniveau und rechtlichen Anforderungen unterscheidet die europäische eIDAS-Verordnung zwischen drei Arten von elektronischen Signaturen.
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur ist die niedrigste Sicherheitsstufe. Sie besteht aus elektronischen Daten, die mit einem Dokument verknüpft werden – zum Beispiel ein eingetippter Name in einer E-Mail oder eine eingescannte Unterschrift als Bilddatei.
- Die EES lässt sich nicht verlässlich verifizieren und bietet daher keinen Schutz gegen Manipulation.
- Sie eignet sich für einfache Anwendungen, aber nicht für geschäftskritische oder rechtlich relevante Prozesse.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet ein deutlich höheres Sicherheitsniveau. Sie erfüllt drei zentrale Anforderungen:
- Eindeutige Zuordnung: Die Signatur ist eindeutig einer Person zugeordnet.
- Verifizierung der Identität: Die Identität der unterzeichnenden Person wird überprüft, etwa durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (zum Beispiel per SMS-Code).
- Integrität der Daten: Die Signatur ist fest mit dem Dokument verbunden, sodass nachträgliche Änderungen zuverlässig erkannt werden.
💡zvoove ermöglicht den Einsatz digitaler Signaturen mit unterschiedlichen Sicherheitsniveaus. Die fortgeschrittene elektronische Signatur von zvoove erfüllt die Anforderungen gemäß eIDAS-Verordnung. Somit bietet diese Signaturform eine sichere Möglichkeit, Verträge und andere wichtige Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Eine ideale Lösung für Prozesse, bei denen die Textform rechtlich ausreicht, aber zusätzliche Sicherheit gefragt ist.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES entspricht dem höchsten Sicherheitsniveau und ist der handgeschriebenen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt.
- Die Identität der unterzeichnenden Person wird durch einen zertifizierten Vertrauensdienstanbieter (TSP) geprüft.
- Die QES ist, wie auch die FES, fest mit dem Dokument verknüpft, sodass nachträgliche Änderungen erkannt werden.
- Sie ist die einzige elektronische Signatur, die in Deutschland bei bestimmten Rechtsgeschäften die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann – etwa bei befristeten Arbeitsverträgen oder Aufhebungsverträgen.
Rechtliche Grundlagen und Gültigkeit elektronischer Signaturen
In Deutschland sind elektronische Signaturen grundsätzlich rechtsverbindlich, doch ihre Gültigkeit hängt vom Anwendungsbereich und der Art der Signatur ab.
- Die einfache elektronische Signatur (EES) reicht für formfreie Rechtsgeschäfte aus, bietet aber nur begrenzte Sicherheit.
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist für viele Geschäftsprozesse ausreichend und kann auch bei wichtigen Vertragsabschlüssen eingesetzt werden, wenn keine Schriftform vorgeschrieben ist.
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt, allerdings nur in den Fällen, in denen das Gesetz die elektronische Form nicht ausdrücklich ausschließt (zum Beispiel bei Kündigungen gemäß § 623 BGB).
Mehrere Gesetze und Verordnungen regeln den Einsatz elektronischer Signaturen:
Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV)
Das seit dem 1. Januar 2025 geltende BEG IV soll Bürokratie abbauen und die Digitalisierung in Deutschland vorantreiben. Eine wichtige Änderung betrifft das Schriftformerfordernis:
- Viele gesetzlich vorgeschriebene Schriftformerfordernisse wurden auf die Textform herabgestuft.
Beispielsweise können Arbeitnehmerüberlassungsverträge nun rechtssicher per Textform abgeschlossen werden – eine FES bietet hier zusätzliche Sicherheit. - Für befristete Arbeitsverträge bleibt die Schriftform weiterhin verpflichtend (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Hier kann alternativ eine QES eingesetzt werden.
- Seit Januar 2025 dürfen Arbeitgebende die wesentlichen Arbeitsbedingungen gemäß § 2 des Nachweisgesetzes (NachwG) in Textform festhalten und beispielsweise per E-Mail an Arbeitnehmende übermitteln. Dies bedeutet, dass die bisher erforderliche Schriftform (Papierdokument mit eigenhändiger Unterschrift) nicht mehr zwingend ist, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Das Dokument muss für die Arbeitnehmenden zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein. Zudem müssen sie dazu aufgefordert werden, den Empfang der Vertragsbedingungen zu bestätigen. Falls Arbeitnehmende es verlangen, muss der Nachweis der Arbeitsbedingungen weiterhin in Schriftform erfolgen.
Ausnahmen: In Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit nach § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) bleibt die Schriftform weiterhin erforderlich. Dazu zählen etwa Branchen wie das Gaststättengewerbe, das Baugewerbe sowie die Bereiche Spedition, Transport und Logistik.
eIDAS-Verordnung (EU)
Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 sorgt für einheitliche Regelungen zur elektronischen Identifizierung und Signatur innerhalb der EU.
Sie garantiert, dass die QES in allen Mitgliedstaaten anerkannt wird und rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Die Verordnung definiert auch die Anforderungen an FES und EES, allerdings liegt deren rechtliche Anerkennung in bestimmten Fällen bei den Mitgliedstaaten.
In Deutschland sind sowohl die EES als auch die FES rechtlich anerkannt, ihre Gültigkeit hängt jedoch vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Bei Verträgen ohne Schriftformerfordernis reicht die Textform in der Regel aus – wahlweise mit EES oder FES, je nach gewünschtem Sicherheitsniveau.
§ 126 BGB – Schriftform und elektronische Form
Der Paragraph 126 BGB regelt die Anforderungen an die Schriftform. Unter bestimmten Bedingungen kann die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden – vorausgesetzt, es wird eine QES genutzt. In einigen Fällen, wie bei der Befristungsabrede, bleibt die Schriftform Pflicht.
Vertrauensdienstegesetz (VDG)
Das Vertrauensdienstegesetz (VDG) ergänzt die eIDAS-Verordnung auf nationaler Ebene. Es regelt die Anforderungen an Vertrauensdiensteanbieter, die beispielsweise qualifizierte elektronische Signaturen ausstellen. Zudem legt es fest, wie diese Anbieter überwacht und zertifiziert werden.
Das VDG sorgt dafür, dass die Umsetzung der eIDAS-Vorgaben in Deutschland rechtskonform und sicher erfolgt. Für einfache oder weniger formstrenge Prozesse können auch andere Signaturarten, wie die FES, zum Einsatz kommen, sofern das Gesetz keine strengere Form vorschreibt.
Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)
Das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) regelt die Anforderungen an elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren. Es ermöglicht den Einsatz elektronischer Signaturen bei digitalen Verwaltungsakten. Auch andere EU-Mitgliedstaaten haben eigene Regelungen für ihre Verwaltungsverfahren erlassen.
Elektronische Signatur in der Personaldienstleistung
Die Möglichkeiten der digitalen Signatur bringen für die Personaldienstleistung zahlreiche Erleichterungen – insbesondere durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV), das in vielen Fällen die Schriftform durch die Textform ersetzt. Das erleichtert die Dokumentation, reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht eine vollständig digitale Verwaltung.
Verträge
- Unbefristete Arbeitsverträge konnten in Deutschland schon vor dem 1. Januar 2025 formfrei – also auch in Textform – abgeschlossen werden. Die Änderung durch das BEG IV betrifft den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (NachwG). Dieser Nachweis kann seit Januar 2025 in Textform erfolgen. Bereits eine einfache elektronische Signatur (EES) genügt rechtlich. Wer jedoch mehr Sicherheit bei der Identifikation oder Nachweisbarkeit wünscht, kann eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) nutzen.
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge können seit Anfang 2025 ebenfalls rechtssicher in Textform abgeschlossen werden. Auch hier reicht eine EES oder FES, um den Vertrag rechtssicher digital abzuschließen.
Achtung: Befristete Arbeitsverträge unterliegen weiterhin dem Schriftformerfordernis gemäß Paragraph 14 Abs. 4 TzBfG (Teilzeit- und Befristungsgesetz). Hier kann die Schriftform durch eine QES ersetzt werden. Kündigungen von Arbeitsverhältnissen und Aufhebungsverträge unterliegen ebenfalls dem Schriftformerfordernis gemäß Paragraph 623 BGB. Hier wird die elektronische Form allerdings ausgeschlossen.
Unternehmensrichtlinien
- Interne Dokumente wie Datenschutzvereinbarungen, Onboarding-Dokumente, Sicherheitsbelehrungen oder Betriebsordnungen erfordern in der Regel keine gesetzliche Schriftform.
- Sie können rechtssicher mit einer einfachen (EES) oder einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) unterzeichnet werden – abhängig davon, wie hoch das gewünschte Sicherheitsniveau ist.
Freigaben und Bestätigungen
- Prozesse wie Arbeitszeitnachweise, Urlaubsanträge, Weiterbildungsfreigaben oder Kostenfreigaben lassen sich digital und effizient mit einer EES verwalten.
- Für sensiblere Freigaben oder Prozesse, die eine höhere Nachweispflicht erfordern, kann eine FES zusätzliche Sicherheit bieten.
Weitere spezifische Einsatzbereiche, in denen elektronische Signaturen von Vorteil sind:
- Geheimhaltungs- und Datenschutzerklärungen: Diese Dokumente können mit einer einfachen (EES) oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) unterzeichnet werden, je nach gewünschtem Sicherheitsniveau.
- Zustimmungen zur Kurzarbeit: In Zeiten wirtschaftlicher Schwankungen können solche Vereinbarungen digital effizienter abgewickelt werden.
- Urheberrechtserklärungen: Diese können ebenfalls elektronisch signiert werden, um die Rechte und Pflichten klar zu dokumentieren.
- Sozial- und Rentenversicherungsdokumente: Die elektronische Unterzeichnung erleichtert die Verwaltung und sorgt für eine schnelle Bearbeitung.
Vorteile der elektronischen Signatur für die Personaldienstleistung
✅ Schnellere Prozesse: Elektronische Signaturen ermöglichen es den empfangenden Personen, Dokumente jederzeit und ortsunabhängig rechtssicher zu unterzeichnen. Das beschleunigt die Bearbeitung erheblich und macht Prozesse flexibler.
Besonders für Arbeitnehmerüberlassungsverträge bedeutet der Wegfall des Schriftformerfordernisses eine spürbare Erleichterung: Statt zeitaufwendiger Prozesse mit ausgedruckten, per Post oder Boten ausgetauschten Originaldokumenten, können Verträge nun unbürokratisch, schnell und rechtskonform in Textform abgeschlossen werden. Damit lassen sich auch kurzfristige Einsätze deutlich einfacher und rechtssicher gestalten – ohne die Hürde langer Postlaufzeiten.
✅ Reduzierte Kosten: Dank der elektronischen Signatur fallen Papier, Druck und physische Versandkosten weg.
✅ Erhöhte Umweltfreundlichkeit: Der Umstieg auf die elektronische Signatur reduziert den Papierverbrauch und schont dadurch natürliche Ressourcen.
✅ Fälschungsschutz: Die kryptografischen Verfahren von fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen sorgen dafür, dass Dokumente nach der Unterzeichnung nicht unbemerkt verändert werden können. Zudem kann ein Zeitstempel den Zeitpunkt der Unterzeichnung dokumentieren, sofern dies durch den eingesetzten Vertrauensdiensteanbieter vorgesehen ist.
💡 E-Signatur mit zvoove: Unternehmen in der Personaldienstleistung setzen elektronische Signaturen ganz einfach und rechtssicher mit zvoove um. Dank der E-Signatur-Funktion lassen sich einfache und fortgeschrittene elektronische Signaturen (EES und FES) unkompliziert erstellen. Diese erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an die Textform nach Paragraph 126 BGB. Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet durch eine optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung zusätzliche Sicherheit. Sie ist mit den unterzeichneten Daten verknüpft, sodass nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar sind.
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