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Für jede Arbeitnehmende und jeden Arbeitnehmenden besteht in Deutschland ein gesetzlich verankertes Recht, in Form von Urlaub bezahlt von der Arbeit freigestellt zu werden. Das übergeordnete Ziel ist die Erholung und langfristige Sicherung der Arbeitskraft sowie die Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) legt den gesetzlichen Mindesturlaub fest. Darüber hinaus können Regelungen enthalten, die den gesetzlichen Anspruch erweitern. Hier gilt zu beachten, dass es hingegen unzulässig ist, den gesetzlichen Mindestanspruch in irgendeiner Art einzuschränken.
Der gesetzliche Urlaubsanspruch in Deutschland ist im § 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) geregelt. Arbeitnehmende haben demnach Anspruch auf mindestens 24 Werktage (Arbeitstage) Urlaub pro Jahr, wenn sie an 6 Tagen pro Woche arbeiten. In der Praxis legt der Arbeitgebende jedoch meist eine 5-Tage-Woche zugrunde, was einem Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen pro Jahr entspricht.
Der gesetzliche Urlaubsanspruch stellt die Mindestanforderung dar. Viele Unternehmen gewähren zusätzlichen Urlaub, der durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Arbeitsverträge geregelt ist. In Form von längeren Urlaubsdauern, Sonderurlaub für besondere Ereignisse oder zusätzlichen freien Tagen kommt oft noch der ein oder andere Urlaubstag im Jahr hinzu. Solche Regelungen dürfen den gesetzlichen Mindestanspruch nicht unterschreiten, ihn jedoch jederzeit erweitern.
In Deutschland haben alle Arbeitnehmenden einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub – unabhängig davon, ob sie in Vollzeit, Teilzeit, befristet oder geringfügig beschäftigt sind. Der Anspruch gilt demnach für Arbeitsverhältnisse jeder Art.
Damit Arbeitnehmende ihren vollen Urlaubsanspruch geltend machen können, müssen sie folgende Bedingungen erfüllen:
Es gibt bestimmte Sonderregelungen für spezielle Beschäftigungsformen:
Nach § 4 BUrlG haben Arbeitnehmende nach 6 Monaten ununterbrochener Betriebszugehörigkeit Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob der Arbeitsvertrag befristet oder unbefristet ist.
Wichtig zu wissen:
Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis innerhalb eines Kalenderjahres, entsteht ein Teilurlaubsanspruch. Dieser wird gemäß § 5 BUrlG wie folgt berechnet:
Berechnungsformel:
Urlaubsanspruch = (Monate der Beschäftigung / 12) × Jahresurlaub
Beispiel:
Ein Arbeitsverhältnis beginnt am 1. April und endet am 30. September. Die Beschäftigungsdauer beträgt 6 Monate. Bei einem gesetzlichen Jahresurlaub von 20 Arbeitstagen ergibt sich folgender Anspruch:
(6 Monate / 12 Monate) × 20 Tage = 10 Tage Urlaubsanspruch
Besondere Regelungen:
Um fehlerhafte Berechnungen und rechtliche Konflikte zu vermeiden, sollten Personaldienstleister spezialisierte Abrechnungssysteme verwenden. Besonders bei unterjährigen Vertragswechseln bietet der Einsatz moderner Lohnabrechnungssoftware wie zvoove Payroll in zvoove One eine sichere Grundlage, den individuellen Anspruch zu berechnen.
Die Berechnung des Urlaubsanspruchs richtet sich nach der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit, dem Arbeitszeitmodell und der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Besonders bei abweichenden Modellen wie Teilzeit, Arbeitszeitwechsel oder besonderen Fällen wie Kurzarbeit und unterjähriger Beschäftigung gelten spezifische Regelungen.
Die allgemeine Berechnungsformel für den Urlaubsanspruch lautet:
Urlaubsanspruch = Arbeitstage pro Woche × vereinbarter Jahresurlaub ÷ 5
Teilzeitbeschäftigung:
Eine Person arbeitet 3 Tage pro Woche. Der vertragliche Jahresurlaub beträgt 20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche.
Berechnung:
3 × 20 ÷ 5 = 12 Urlaubstage
Unterjähriger Eintritt oder Austritt:
Besteht das Arbeitsverhältnis nur für einen Teil des Jahres, wird der Urlaubsanspruch nach der Beschäftigungsdauer in Monaten berechnet:
Formel:
Urlaubsanspruch = (Monate der Beschäftigung ÷ 12) × vereinbarter Jahresurlaub
Beispiel:
Eine Beschäftigung von 6 Monaten bei einem Jahresurlaub von 20 Arbeitstagen ergibt:
Berechnung:
(6 ÷ 12) × 20 = 10 Urlaubstage
Wechsel der Arbeitszeit:
Ändert sich die Anzahl der Arbeitstage im Laufe des Jahres, muss der Urlaubsanspruch anteilig angepasst werden. Das gilt insbesondere bei einem Wechsel von Teilzeit zu Vollzeit oder umgekehrt.
Beispiel:
Eine Person arbeitet 6 Monate in Teilzeit (3 Tage/Woche) und anschließend 6 Monate in Vollzeit (5 Tage/Woche).
Berechnung:
Teilzeitanteil: (6 ÷ 12) × (3 × 20 ÷ 5) = 6 Urlaubstage
Vollzeitanteil: (6 ÷ 12) × 20 = 10 Urlaubstage
Gesamtanspruch: 16 Urlaubstage
In der Zeitarbeitsbranche gelten spezielle Regelungen, die sowohl durch das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) als auch durch Tarifverträge der Zeitarbeitsbranche wie den iGZ- oder BAP-Tarifvertrag bestimmt werden. Diese Regelungen ergänzen den gesetzlichen Mindesturlaub und berücksichtigen die besonderen Bedingungen der Arbeitnehmerüberlassung.
Tarifverträge:
Zeitarbeitsfirmen sind häufig tariflich gebunden. Die gültigen iGZ-/BAP-Tarifverträge regeln dabei nicht nur den Mindesturlaub, sondern auch die Urlaubsstaffelung, die mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit steigt.
Beispiel:
Nach dem BAP-Tarifvertrag beginnt der Urlaubsanspruch oft mit 25 Tagen pro Jahr und kann mit der Beschäftigungsdauer auf 30 Tage ansteigen.
Equal-Treatment-Prinzip:
Nach 9 Monaten im gleichen Einsatzbetrieb gilt das Equal-Treatment-Prinzip. Zeitarbeitnehmende sind demnach gleichbehandlungspflichtig nach § 8 AÜG (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz). Das bedeutet: Zeitarbeitnehmende müssen denselben Urlaubsanspruch erhalten wie die Stammbelegschaft des Einsatzbetriebs, sofern dieser Anspruch höher ist als der tarifliche Anspruch.
Beispiel:
Wenn im Einsatzbetrieb ein tariflicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen besteht, muss dieser auch für die Zeitarbeitnehmenden gelten, sofern der Einsatz länger als 9 Monate dauert.
Die Berechnung erfolgt analog zur Berechnung des Urlaubsanspruchs regulärer Beschäftigungsverhältnisse. Arbeitstage pro Woche und die Einsatzdauer bestimmen den Anspruch.
Berechnungsformel:
Urlaubsanspruch = Arbeitstage pro Woche × Jahresurlaub ÷ 5
Besonderheiten:
Genehmigung durch die Zeitarbeitsfirma:
Da die Zeitarbeitsfirma der rechtliche Arbeitgebende ist, muss sie Urlaubsanträge genehmigen. Dies gilt unabhängig davon, ob sich die Arbeitnehmenden im Einsatzbetrieb befinden oder nicht.
Abstimmung mit dem Einsatzbetrieb:
In der Praxis müssen Urlaubswünsche meist zusätzlich mit dem Einsatzbetrieb abgestimmt werden, um betriebliche Abläufe nicht zu stören. Das erfordert doppelte Genehmigungen und macht die Urlaubsplanung für Zeitarbeitsnehmende komplizierter.
Arbeitnehmende haben das Recht, ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Diese Regelung ergibt sich aus § 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Der Urlaubsanspruch muss bis zum 31. Dezember des jeweiligen Jahres vollständig genutzt werden, sofern keine besonderen Umstände vorliegen. In Ausnahmefällen kann der Resturlaub ins nächste Jahr übertragen werden, wenn betriebliche Gründe wie hoher Arbeitsaufwand oder persönliche Gründe wie Krankheit dies verhindern. In diesem Fall muss der Urlaub jedoch bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden, andernfalls verfällt er.
Grundsätzlich sollten Arbeitgebende die Urlaubswünsche der Beschäftigten berücksichtigen. Nur wenn dringende betriebliche Belange oder soziale Aspekte wie die gleichzeitige Urlaubsanfrage mehrerer Mitarbeitender entgegenstehen, dürfen sie Urlaubsanträge verschieben oder ablehnen. Ein bereits genehmigter Urlaub ist für beide Seiten verbindlich und kann nur in außergewöhnlichen Notfällen widerrufen werden, etwa bei unvorhergesehenen Betriebskrisen.
Besonders in der Zeitarbeitsbranche gestaltet sich die Urlaubsplanung komplexer. Arbeitnehmende müssen ihren Urlaub doppelt beantragen: bei der Zeitarbeitsfirma als rechtlichem Arbeitgebenden und beim Einsatzbetrieb, um betriebliche Ausfälle zu vermeiden. Urlaubsanträge sollten deshalb frühzeitig gestellt werden, insbesondere wenn der Einsatzbetrieb eine durchgehende Einsatzplanung voraussetzt. Sollte ein Einsatz während des genehmigten Urlaubs enden, liegt die Rückkehrpflicht beim Zeitarbeitsunternehmen, das für einen neuen Einsatz oder die Auszahlung des Resturlaubs verantwortlich ist.
Eine klare Betriebsvereinbarung oder ein Urlaubsmanagementsystem helfen Unternehmen, Urlaubsansprüche rechtssicher und effizient zu verwalten. Digitale Abrechnungssysteme ermöglichen zudem eine transparente Dokumentation und bieten demnach sowohl für Unternehmen als auch Arbeitnehmende zahlreiche Vorteile.
Grundsätzlich müssen Arbeitnehmende ihren Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) bis zum 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres nehmen. Andernfalls verfällt der Anspruch ersatzlos. Diese Regel schützt Arbeitgebende davor, ungenutzte Urlaubstage langfristig ansammeln zu müssen, während Arbeitnehmende angehalten sind, regelmäßig Urlaub zur Erholung zu nehmen.
Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen, die eine Übertragbarkeit des Urlaubs ins Folgejahr ermöglichen. Dringende betriebliche Gründe, wie eine hohe Arbeitsbelastung am Jahresende, oder persönliche Gründe, wie eine plötzliche Erkrankung, können es Arbeitnehmenden unmöglich machen, ihren Urlaub rechtzeitig zu nehmen. In diesen Fällen wird der Resturlaub automatisch bis zum 31. März des folgenden Jahres übertragen. Wenn der Urlaub auch bis dahin nicht genommen wird, verfällt er endgültig.
Kein Verfall bei Krankheit oder Verhinderung:
Eine besonders wichtige Ausnahme gilt, wenn Arbeitnehmende krankheitsbedingt oder aus anderen schwerwiegenden Gründen (z. B. Elternzeit oder Mutterschutz) über längere Zeit arbeitsunfähig sind. Laut der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) bleibt der Urlaubsanspruch in solchen Fällen bis zu 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres bestehen. Das bedeutet, dass der Resturlaub aus dem Jahr 2024 beispielsweise bis zum 31. März 2026 genommen werden kann, sofern die Arbeitsunfähigkeit das gesamte Jahr über bestanden hat.
Für tariflich oder vertraglich vereinbarte Zusatzurlaube können abweichende Regelungen gelten. Hier kommt es auf die individuellen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder die Tarifverträge an, die in bestimmten Branchen oft großzügigere Übertragungsfristen vorsehen.
Wichtiger Hinweis für Arbeitgebende:
Seit mehreren EuGH-Urteilen sind Arbeitgebende verpflichtet, ihre Mitarbeitenden aktiv auf offene Urlaubstage hinzuweisen und darüber zu informieren, dass diese verfallen könnten. Ohne diesen rechtzeitigen Hinweis bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, auch wenn die gesetzlichen Fristen bereits verstrichen sind.
Wird ein Arbeitsverhältnis beendet, bevor Arbeitnehmende ihren gesamten Urlaubsanspruch in Anspruch nehmen konnten, besteht Anspruch auf eine Urlaubsabgeltung gemäß § 7 Abs. 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Das bedeutet, dass nicht genommener Resturlaub vom Arbeitgebenden finanziell ausgeglichen wird.
Besondere persönliche oder betriebliche Ereignisse können den Urlaubsanspruch beeinflussen. Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sowie die aktuelle Rechtsprechung regeln, wie mit Urlaubstagen bei Krankheit, Elternzeit, Kurzarbeit oder anderen außergewöhnlichen Umständen umzugehen ist.
Wer während des Urlaubs erkrankt, verliert seine Urlaubstage nicht. § 9 BUrlG sieht vor, dass Urlaubstage, die durch eine ärztlich nachgewiesene Arbeitsunfähigkeit verloren gehen, nicht auf den Jahresurlaub angerechnet werden. Wichtig ist, dass die Krankschreibung unverzüglich beim Arbeitgebenden eingereicht wird. Die betroffenen Tage gelten weiterhin als offener Urlaubsanspruch, der nach der Genesung genommen werden kann.
Arbeitnehmende verlieren ihren Urlaubsanspruch weder während des Mutterschutzes noch während der Elternzeit. § 17 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG) regelt, dass Urlaubsansprüche nicht verfallen, sondern nach der Rückkehr in den Beruf geltend gemacht werden können.
Besondere Regelungen:
In der Kurzarbeit „Null“ wird keine Arbeitsleistung erbracht, weshalb der Urlaubsanspruch entsprechend gekürzt werden kann. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seinem Urteil vom 30. November 2021 (Az. 9 AZR 225/21) bestätigt, dass Urlaubsansprüche für Monate ohne Arbeitsleistung entfallen. Arbeitgebende können daher den Jahresurlaub anteilig reduzieren, sofern im Arbeitsvertrag keine anderslautende Regelung besteht.
Beispiel:
Eine Arbeitnehmerin hat einen vertraglichen Jahresurlaub von 24 Tagen. Wegen Kurzarbeit „Null“ war sie 6 Monate lang ohne Einsatz. In diesem Fall reduziert sich der Urlaubsanspruch wie folgt:
24 Urlaubstage / 12 Monate × 6 Monate = 12 Urlaubstage
Arbeitgebende dürfen Betriebsurlaub anordnen, um betriebliche Erfordernisse zu decken (z. B. über Weihnachten oder in den Sommerferien). Voraussetzung ist jedoch, dass Arbeitnehmenden ausreichend Resturlaub zur freien Verfügung verbleibt. Eine vollständige Verplanung des Urlaubs durch den Betrieb ist unzulässig. Der Betriebsrat muss einer solchen Regelung im Unternehmen zustimmen.
Typische Anlässe für bezahlten Sonderurlaub:
Tipp: Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können den Sonderurlaub individuell erweitern. Ein Blick in den Arbeitsvertrag oder die betriebliche Urlaubsrichtlinie lohnt sich, um Ansprüche präzise zu klären.
Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, den Urlaubsanspruch ihrer Beschäftigten zu gewährleisten und sicherzustellen, dass gesetzliche und tarifliche Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehört, dass Urlaubsanträge geprüft, genehmigt und korrekt dokumentiert werden. Gleichzeitig haben Arbeitgebende das Recht, aus betrieblichen Gründen Einfluss auf die Urlaubsplanung zu nehmen und in bestimmten Fällen sogar Betriebsurlaub anzuordnen.
Die wichtigste Pflicht von Arbeitgebenden besteht darin, sicherzustellen, dass ihre Beschäftigten den ihnen zustehenden Urlaub im laufenden Kalenderjahr vollständig nehmen können. Sie müssen alle Anträge auf Urlaub ordnungsgemäß erfassen, bewilligen oder begründet ablehnen. Hierbei sind sowohl der gesetzliche Mindesturlaub als auch vertraglich oder tariflich vereinbarte zusätzliche Urlaubstage zu berücksichtigen.
Zudem sind Arbeitgebende verpflichtet, ihre Beschäftigten aktiv über bestehende Urlaubsansprüche zu informieren. Laut aktueller EuGH-Rechtsprechung verfällt der Urlaubsanspruch nicht, wenn Arbeitnehmende nicht rechtzeitig über ausstehende Urlaubstage und deren Verfallsdatum informiert wurden. Für die rechtssichere Verwaltung bietet sich der Einsatz digitaler Urlaubsmanagementsysteme an, die Anträge und Genehmigungen nachvollziehbar dokumentieren.
Eine weitere zentrale Verpflichtung ist die Auszahlung des Urlaubsanspruchs bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Falls der Urlaub aufgrund von Kündigung oder Vertragsende nicht vollständig genommen werden konnte, muss der verbleibende Resturlaub in Geld abgegolten werden (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Die Höhe der Urlaubsabgeltung wird anhand des durchschnittlichen Bruttogehalts der letzten 13 Wochen vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses berechnet. Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Boni werden dabei nur berücksichtigt, wenn sie vertraglich als regelmäßiger Bestandteil der Vergütung definiert sind.
Eine Arbeitnehmende mit einem vertraglichen Urlaubsanspruch von 24 Tagen und einem Monatsgehalt von 3.000 Euro beendet ihr Arbeitsverhältnis nach acht Monaten. Ihr anteiliger Urlaubsanspruch wird wie folgt berechnet:
Berechnung:
(8 Monate ÷ 12 Monate) × 24 Urlaubstage = 16 Urlaubstage
Urlaubsabgeltung:
(3.000 Euro ÷ 21,75 Arbeitstage) × 16 Urlaubstage ≈ 2.206,90 Euro
Wichtig ist außerdem, dass Arbeitgebende bei einem Wechsel des Arbeitgebenden im selben Kalenderjahr sicherstellen, dass keine Doppelansprüche entstehen. Arbeitnehmende sind in solchen Fällen verpflichtet, eine Urlaubsbescheinigung vorzulegen, die bereits gewährten Urlaub nachweist (§ 6 BUrlG). Wird das Arbeitsverhältnis nach dem 30. Juni beendet und besteht die Betriebszugehörigkeit länger als sechs Monate, besteht grundsätzlich Anspruch auf den vollen Jahresurlaub.
Arbeitgebende haben jedoch auch das Recht, Urlaubsanträge unter bestimmten Bedingungen abzulehnen, zum Beispiel, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen, die eine Abwesenheit unmöglich machen. Typische Beispiele sind saisonale Hochphasen, Personalengpässe durch Krankheit oder unvorhergesehene Großaufträge. Eine Ablehnung muss allerdings sachlich begründet und transparent kommuniziert werden, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.
Zusätzlich können Arbeitgebende Betriebsurlaub festlegen, beispielsweise während der Weihnachtsferien oder bei Werkschließungen. Dabei müssen jedoch stets ausreichende Resturlaubstage verbleiben, die Arbeitnehmende frei planen können. Der Betriebsrat muss einer solchen Regelung ebenfalls zustimmen.
Insgesamt bieten klare Betriebsvereinbarungen und ein transparentes Urlaubsmanagement die beste Grundlage, um Konflikte zu vermeiden und den Urlaubsanspruch rechtskonform zu gestalten. Die gesetzlich vorgeschriebenen Rechte und Pflichten sind darauf ausgerichtet, einen fairen Ausgleich zwischen betrieblichen Erfordernissen und den individuellen Interessen der Arbeitnehmenden sicherzustellen.
Fazit
Der Urlaubsanspruch ist ein zentrales Recht von Arbeitnehmenden und durch das Bundesurlaubsgesetz umfassend geregelt. Arbeitgebende müssen gesetzliche und tarifliche Vorgaben einhalten, um Bußgelder und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Zeitarbeitsunternehmen sollten dabei besonders auf tarifliche Vereinbarungen und rechtssichere Abrechnungen achten, damit die Regelungen transparent und fair bleiben. Eine klare Urlaubsregelung schützt beide Seiten und trägt langfristig zur Zufriedenheit und Produktivität im Unternehmen bei.