Premiumlösung zvoove DMS+
Aktenordner wälzen, Papier suchen, Fristen verpassen? Damit ist jetzt Schluss! Mit dem neuen revisionssicheren Dokumentenmanagement-System zvoove DMS+ haben Sie alle Personaldokumente digital, zentral und in Sekunden griffbereit. Das Beste: zvoove DMS+ ist direkt in Ihre zvoove Welt integriert und prüft im Hintergrund automatisch auf Vollständigkeit und Fristen. So läuft Ihre Personalaktenverwaltung mit bis zu 30 Prozent weniger Aufwand – und deutlich weniger Stress.
Mit zvoove DMS+ erfassen Sie Personaldokumente schnell und automatisiert, ohne manuelles Sortieren oder Ablegen. Sie arbeiten komplett papierlos: Alles läuft digital über ein zentrales System. Die integrierte Texterkennung (OCR) erkennt Inhalte aus gescannten Dokumenten und ordnet sie automatisch der richtigen digitalen Personalakte zu – revisionssicher und jederzeit für berechtigte Personen verfügbar. Mithilfe von Schlagworten und intelligenten Filteroptionen finden Sie Unterlagen in Sekunden.
zvoove DMS+ erkennt automatisch, wenn Dokumente fehlen oder abgelaufen sind – auf Basis eines Regelwerks, das Sie je nach Mitarbeiterstatus selbst festlegen, von der Einstellung bis zum Austritt. Auch Ablauffristen lassen sich gezielt hinterlegen, sodass das System rechtzeitig darauf hinweist, dass Dokumente aktualisiert oder neu eingereicht werden müssen. Dank dieser proaktiven Benachrichtigungen wissen Ihre Teams immer genau, wann Handlungsbedarf besteht. So bleiben alle Personalakten vollständig und aktuell – ganz ohne manuelle Prüfung.
Nicht jede Person im Unternehmen braucht Zugriff auf alle Dokumente. zvoove DMS+ macht die Rechtevergabe einfach und flexibel. Weisen Sie verschiedenen Nutzerrollen gezielt Zugriffsrechte zu: zum Beispiel für Recruiting, Buchhaltung oder Compliance. So stellen Sie sicher, dass Ihre sensiblen Personaldokumente nur dort einsehbar sind, wo sie gebraucht werden.
Arbeiten Sie durchgängig in einem System: zvoove DMS+ nutzt Ihre aktuellen Stammdaten in zvoove und macht das Suchen und Finden von Personaldokumenten zum Kinderspiel – kein Medienbruch oder Programmwechsel. Tätigkeitsnachweise fließen dabei automatisch vom DMS in die Rechnungsstellung in zvoove, ohne dass Sie sie manuell übertragen müssen.
Mit zvoove DMS+ erfüllen Sie alle Anforderungen an eine DSGVO-gerechte Dokumentenverwaltung. Durch klare Löschregeln, individuell einstellbare Zugriffsrechte und die automatische Protokollierung aller Bearbeitungsschritte behalten Sie jederzeit den Überblick. Auch die GoBD-Anforderungen werden erfüllt: Ihre Dokumente bleiben unveränderbar archiviert.
Reduzieren Sie bis zu 30 Prozent Ihres Verwaltungsaufwands rund um Ihre Personalakten durch digitale Ablage und automatisierte Prozesse.
Erfüllen Sie alle Anforderungen an die digitale Ablage von Personaldokumenten – inklusive GoBD und DSGVO. Ihre Daten bleiben sicher, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert.
Verpassen Sie keine Frist mehr: Mit automatischer Vollständigkeitsprüfung und proaktiven Erinnerungen bleiben alle Personalakten aktuell.
Greifen Sie auf Personalakten genau da zu, wo Sie ohnehin arbeiten: in Ihrer zvoove Software.
Sie legen fest, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf – dank rollenbasierter Benutzerverwaltung bleiben sensible Daten geschützt und der Zugriff jederzeit nachvollziehbar.
Wir haben Ihr Interesse an zvoove DMS+ geweckt? Dann melden Sie sich bei uns – unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter.
Das Dokumentenmanagement-System zvoove DMS+ ist nur ein Baustein unserer Komplettlösung für alle Prozesse in der Personaldienstleistung. Bei diesen Prozessschritten unterstützen wir Sie:
Akten im System, Kontrolle in der Hand – zvoove DMS+
Hier lesen Sie, was zvoove DMS+ ist und warum Sie es brauchen.
zvoove DMS+ erweitert die bisherigen Funktionen um entscheidende Vorteile: Es ist revisionssicher, bietet eine automatische Vollständigkeitsprüfung der Personalakten und ermöglicht eine gezielte Fristenkontrolle. Zusätzlich können Sie alle Personaldokumente direkt aus Ihrer zvoove Software heraus aufrufen – einfach, schnell und übersichtlich.
zvoove DMS+ erfüllt alle rechtlichen Anforderungen zur revisionssicheren Dokumentenablage, indem es nachträgliche Änderungen verhindert, alle Bearbeitungsschritte dokumentiert und so volle Transparenz ermöglicht.
Ja, zvoove DMS+ ist vollständig in Ihre zvoove Software integriert. Personaldaten und Dokumente werden automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht, zum Beispiel bei der Archivierung oder der Übergabe von Tätigkeitsnachweisen. Sie greifen direkt aus Ihrer gewohnten zvoove Oberfläche auf alle relevanten Dokumente zu – ganz ohne Systemwechsel oder doppelten Pflegeaufwand.
zvoove DMS+ ist speziell auf die Anforderungen der Zeitarbeitsbranche zugeschnitten. Im Mittelpunkt steht die digitale Personalakte – darin verwalten Sie alle relevanten Personaldokumente zentral und revisionssicher. Dazu zählen unter anderem Lebensläufe, Arbeitsverträge, Nachweise, Bescheinigungen und Tätigkeitsnachweise.
Tätigkeitsnachweise, die in zvoove DMS+ abgelegt sind, werden automatisch an die Rechnungsstellung in zvoove übergeben. Sie müssen also nicht manuell hochgeladen oder übertragen werden. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und macht Ihre Abrechnung deutlich effizienter.
Das Dokumentenmanagement-System zvoove DMS+ prüft Ihre digitalen Personalakten automatisch anhand eines von Ihnen festgelegten Regelwerks, zum Beispiel abhängig vom Mitarbeiterstatus. So erkennen Sie sofort, welche Unterlagen fehlen oder erneuert werden müssen – von der Einstellung bis zum Austritt.
zvoove DMS+ richtet sich an Unternehmen, die mit zvoove Classic oder dem ExpertMode von zvoove One in der Cloud arbeiten.