Dokumentenmanagement ist häufig zeitintensiv und fehleranfällig. Mit zvoove Documents verwalten Sie Ihre Dokumente schneller und sicherer – mit KI-gestützter Verarbeitung und einem digitalen, revisionssicheren Archiv. Manueller Aufwand wird auf ein Minimum reduziert
Das Wichtigste auf einen Blick
Dokumente, die in zvoove Documents eingehen, werden automatisch erkannt und klassifiziert: ob Arbeitsvertrag, Lohnsteuernachweis oder Kundenrechnung. Die KI extrahiert relevante Daten, ordnet das Dokument der richtigen Personal- oder Kundenakte zu und legt es revisionssicher ab. Was bisher Handarbeit war, erledigt das System in Sekunden.
zvoove Documents archiviert Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und nach den geltenden gesetzlichen Anforderungen – DSGVO und branchenspezifische Vorgaben inklusive. Kein manuelles Nachpflegen, keine Lücken.
Dokumente und Informationen sind in zvoove Documents in Sekundenschnelle verfügbar. Egal ob per klassischer Volltextsuche, Ordnernavigation oder ab Q4 2026 via KI-Assistent. Alle Dokumente sind zentral verfügbar, jederzeit und von überall.
Fehlende Unterlagen oder ablaufende Dokumente werden erkannt, bevor sie zum Problem werden. zvoove Documents prüft kontinuierlich die Vollständigkeit Ihrer Akten und meldet automatisch, wenn Handlungsbedarf besteht (ab Q4 2026 verfügbar).
zvoove Documents gleicht sich automatisch mit Ihrem zvoove ERP-System ab. Dokumente werden mit den Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden und Kunden sowie relevanter Prozessdaten angereichert – ohne manuelle Übertragung, ohne Abweichungen. Zusätzlich werden auch Dokumente aus zvoove PDL oder zvoove One automatisch importiert.
Kostenloses Webinar
Datum: 27.08.2026 um 14 Uhr bis 15 Uhr
Mit: Dr. Alexander Bissels, Dr. Stefan Seeger, Felix Schröder
Was Sie erwartet:
Was bisher Handarbeit war, erledigt zvoove Documents automatisch. Ihr Team gewinnt Zeit zurück für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit verdienen.
Ihre Dokumente werden digital und revisionssicher archiviert – die Papierakte gehört damit endlich der Vergangenheit an.
Fragen Sie einfach – per Suche, Stichwort oder zukünftig per Prompt. zvoove Documents liefert das richtige Dokument in Sekunden.
Fehlende oder ablaufende Unterlagen werden automatisch erkannt und gemeldet, bevor sie zum Problem werden.
Datenschutz und Rechtssicherheit sind kein Zusatz, sondern fester Bestandteil der Plattform. Sie arbeiten immer rechtssicher.
zvoove Documents greift direkt auf die Daten in zvoove zu. Keine Systembrüche, keine doppelte Datenhaltung.
In einem persönlichen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie zvoove Documents in Ihr Unternehmen passt und wo Sie konkret Zeit gewinnen sowie Risiken reduzieren.
zvoove Documents ist ein Dokumentenmanagementsystem und revisionssicheres Archiv für Personaldienstleister, das Ablage, Klassifizierung und Vollständigkeitsprüfung automatisiert. Es löst unsichere Behelfslösungen wie SharePoint-Ordner oder physische Papierarchive ab und stellt sicher, dass alle Dokumente vollständig, auffindbar und revisionssicher archiviert sind.
Beim Upload erkennt die integrierte KI automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt – zum Beispiel Arbeitsvertrag, Qualifikationsnachweis oder Lohnsteuerunterlagen. Anschließend extrahiert sie relevante Daten, ordnet das Dokument der richtigen Personal- oder Kundenakte zu und legt es revisionssicher ab. Manuelle Sortierung oder Nachpflege sind dadurch nur noch in Ausnahmefällen nötig – etwa wenn sich die KI bei der Zuordnung unsicher ist.
Dokumente werden unveränderbar und mit vollständiger Änderungshistorie archiviert. Die Ablage entspricht den gesetzlichen Anforderungen gemäß DSGVO. Gesetzliche Änderungen werden direkt in der Plattform berücksichtigt, sodass Sie jederzeit rechtskonform arbeiten, ohne manuelle Anpassungen. Die revisionssichere Archivierung ist zusätzlich nach IDW PS 880 testiert.
zvoove Documents bietet drei Zugangswege zu Ihren Dokumenten: klassische Volltextsuche, eine übersichtliche Ordnerstruktur und ab Q4 2026 einen KI-Assistenten, dem Sie Ihre Anfrage in natürlicher Sprache stellen können.
Ab Q4 2026 prüft zvoove Documents kontinuierlich im Hintergrund, ob alle erforderlichen Dokumente für Ihre Mitarbeitenden vorhanden und noch gültig sind. Fehlende oder bald ablaufende Unterlagen werden automatisch erkannt und als Aufgabe oder Benachrichtigung im System gemeldet – bevor daraus ein rechtliches oder operatives Problem entsteht.
Ja. Datenschutz und Konformität mit dem EU AI Act sind kein nachträglicher Zusatz, sondern von Beginn an in der Plattform verankert.
Beide Produkte bieten ein Dokumentenmanagement und revisionssicheres Archiv. zvoove Documents ist das von Grund auf neu entwickelte und KI-basierte Nachfolgeprodukt von zvoove DMS+. Mit der Einführung von zvoove Documents wird zvoove DMS+ sukzessive abgelöst.
Als zvoove DMS+ Kunde müssen Sie vorerst nichts tun und können ihr bestehendes System weiter nutzen. Wir werden Sie in den kommenden Monaten proaktiv kontaktieren und eine Migration zu zvoove Documents im Einzelfall prüfen und mit Ihnen gemeinsam planen und durchführen. Wenn Sie schon jetzt Interesse an zvoove Documents haben, können Sie sich selbstverständlich auch direkt bei uns melden.