Anwendungsfall
zvoove Produkte
Prozessschritte
Lohnabrechnung
Vertrieb
zvoove optimal nutzen
Aus einer Hand
Elektronischen Entgeltunterlagen
Pflicht ab 2027: Wie Unternehmen jetzt handeln sollten
Mehr erfahrenDokumentenmanagement ist häufig zeitintensiv und fehleranfällig. Mit zvoove Documents verwalten Sie alle Ihre Dokumente schneller und sicherer – mit KI-gestützter Verarbeitung, revisionssicherem Archiv und einem KI-Assistenten, der Ihre Arbeitsabläufe vereinfacht.
Ab Q3 2026 für Sie verfügbar
Das Wichtigste auf einen Blick
Jedes Dokument, das in zvoove Documents eingeht, wird automatisch erkannt und klassifiziert: ob Arbeitsvertrag, Lohnsteuernachweis oder Kundenrechnung. Die KI extrahiert relevante Daten, ordnet das Dokument der richtigen Personal- oder Kundenakte zu und legt es revisionssicher ab. Was bisher Handarbeit war, erledigt das System in Sekunden.
Kein manuelles Sortieren, kein Ablageaufwand
zvoove Documents archiviert alle Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und nach den geltenden gesetzlichen Anforderungen – DSGVO und branchenspezifische Vorgaben inklusive. Kein manuelles Nachpflegen, keine Lücken, keine Risiken.
Dokumente und Informationen sind in zvoove Documents in Sekundenschnelle verfügbar. Egal ob per Prompt, klassischer Volltextsuche oder Ordnernavigation. Alle Dokumente sind zentral verfügbar, jederzeit und von überall.
Fehlende Unterlagen oder ablaufende Dokumente werden erkannt, bevor sie zum Problem werden. zvoove Documents prüft kontinuierlich die Vollständigkeit Ihrer Akten und meldet automatisch, wenn Handlungsbedarf besteht.
zvoove Documents synchronisiert sich automatisch mit Ihrem zvoove ERP-System. Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden und relevante Prozessdaten sind systemübergreifend konsistent – ohne manuelle Übertragung, ohne Abweichungen und ohne doppelte Datenpflege.
Kostenloses Webinar
Datum: 27.08.2026 um 14 Uhr bis 15 Uhr
Mit: Dr. Alexander Bissels, Stefan Seeger, Felix Schröder
Was Sie erwartet:
Was bisher Handarbeit war, erledigt zvoove Documents automatisch. Ihr Team gewinnt Zeit zurück für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit verdienen.
Jedes Dokument wird so archiviert, wie es der Gesetzgeber verlangt – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
Fragen Sie einfach – per Prompt, Suche oder Stichwort. Der KI-Assistent liefert das richtige Dokument in Sekunden.
Fehlende oder ablaufende Unterlagen werden automatisch erkannt und gemeldet, bevor sie zum Problem werden.
Datenschutz und Rechtssicherheit sind kein Zusatz, sondern fester Bestandteil der Plattform. Sie arbeiten immer rechtssicher.
zvoove Documents greift direkt auf die Daten in zvoove zu. Keine Systembrüche, keine doppelte Datenhaltung.
In einem persönlichen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie zvoove Documents in Ihr Unternehmen passt und wo Sie konkret Zeit gewinnen sowie Risiken reduzieren.
Ab Q3 2026 für Sie verfügbar
zvoove Documents ist ein Dokumentenmanagementsystem und revisionssicheres Archiv für Personaldienstleister, das Ablage, Klassifizierung und Vollständigkeitsprüfung automatisiert. Es löst unsichere Behelfslösungen wie SharePoint-Ordner oder physische Papierarchive ab und stellt sicher, dass alle Dokumente vollständig, auffindbar und revisionssicher archiviert sind.
Beim Upload erkennt die integrierte KI automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt – zum Beispiel Arbeitsvertrag, Qualifikationsnachweis oder Lohnsteuerunterlagen. Anschließend extrahiert sie relevante Daten, ordnet das Dokument der richtigen Personal- oder Kundenakte zu und legt es revisionssicher ab. Manuelle Sortierung oder Nachpflege entfallen dadurch vollständig.
Alle Dokumente werden unveränderbar und mit vollständiger Änderungshistorie archiviert. Die Ablage entspricht den gesetzlichen Anforderungen gemäß DSGVO. Gesetzliche Änderungen werden direkt in der Plattform berücksichtigt, sodass Sie jederzeit rechtskonform arbeiten, ohne manuelle Anpassungen.
zvoove Documents bietet drei Zugangswege zu Ihren Dokumenten: klassische Volltextsuche, eine übersichtliche Ordnerstruktur und einen KI-Assistenten, dem Sie Ihre Anfrage in natürliche Sprache stellen können. Der KI-Assistent versteht den Kontext Ihrer Frage und liefert Ihnen in Sekunden das passende Dokument, ohne dass Sie den genauen Dateinamen kennen müssen.
zvoove Documents prüft kontinuierlich im Hintergrund, ob alle erforderlichen Dokumente für Ihre Mitarbeitenden vorhanden und noch gültig sind. Fehlende oder bald ablaufende Unterlagen werden automatisch erkannt und als Aufgabe oder Benachrichtigung im System gemeldet – bevor daraus ein rechtliches oder operatives Problem entsteht.
Ja. Datenschutz und Konformität mit dem EU AI Act sind kein nachträglicher Zusatz, sondern von Beginn an in der Plattform verankert. Sie können zvoove Documents einsetzen, ohne sich gesondert um die Compliance-Anforderungen an KI-gestützte Prozesse kümmern zu müssen.
Beide Produkte bieten ein Dokumentenmanagement und revisionssicheres Archiv. zvoove Documents ist das von Grund auf neu entwickelte und KI-basierte Nachfolgeprodukt von zvoove DMS+. Mit der Einführung von zvoove Documents wird zvoove DMS+ sukzessive abgelöst.
Als DMS+ Kunde müssen Sie vorerst nichts tun und können zvoove DMS+ weiter nutzen. Wir werden Sie in den kommenden Monaten proaktiv kontaktieren und eine Migration zu zvoove Documents im Einzelfall prüfen und mit Ihnen gemeinsam planen und durchführen.
