zvoove Documents: Minimaler Aufwand. 
Maximale 
Revisionssicherheit.

zvoove Documents ist ein Dokumentenmanagementsystem und revisionssicheres Archiv für Personaldienstleister, das Ablage, Klassifizierung und Vollständigkeitsprüfung automatisiert. Es löst unsichere Behelfslösungen wie SharePoint-Ordner oder physische Papierarchive ab und stellt sicher, dass alle Dokumente vollständig, auffindbar und revisionssicher archiviert sind. 

Beim Upload erkennt die integrierte KI automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt – zum Beispiel Arbeitsvertrag, Qualifikationsnachweis oder Lohnsteuerunterlagen. Anschließend extrahiert sie relevante Daten, ordnet das Dokument der richtigen Personal- oder Kundenakte zu und legt es revisionssicher ab. Manuelle Sortierung oder Nachpflege sind dadurch nur noch in Ausnahmefällen nötig – etwa wenn sich die KI bei der Zuordnung unsicher ist. 

Dokumente werden unveränderbar und mit vollständiger Änderungshistorie archiviert. Die Ablage entspricht den gesetzlichen Anforderungen gemäß DSGVO. Gesetzliche Änderungen werden direkt in der Plattform berücksichtigt, sodass Sie jederzeit rechtskonform arbeiten, ohne manuelle Anpassungen. Die revisionssichere Archivierung ist zusätzlich nach IDW PS 880 testiert. 

zvoove Documents bietet drei Zugangswege zu Ihren Dokumenten: klassische Volltextsuche, eine übersichtliche Ordnerstruktur und ab Q4 2026 einen KI-Assistenten, dem Sie Ihre Anfrage in natürlicher Sprache stellen können. 

Ab Q4 2026 prüft zvoove Documents kontinuierlich im Hintergrund, ob alle erforderlichen Dokumente für Ihre Mitarbeitenden vorhanden und noch gültig sind. Fehlende oder bald ablaufende Unterlagen werden automatisch erkannt und als Aufgabe oder Benachrichtigung im System gemeldet – bevor daraus ein rechtliches oder operatives Problem entsteht. 

Ja. Datenschutz und Konformität mit dem EU AI Act sind kein nachträglicher Zusatz, sondern von Beginn an in der Plattform verankert.  

Beide Produkte bieten ein Dokumentenmanagement und revisionssicheres Archiv. zvoove Documents ist das von Grund auf neu entwickelte und KI-basierte Nachfolgeprodukt von zvoove DMS+. Mit der Einführung von zvoove Documents wird zvoove DMS+ sukzessive abgelöst.  

Als zvoove DMS+ Kunde müssen Sie vorerst nichts tun und können ihr bestehendes System weiter nutzen. Wir werden Sie in den kommenden Monaten proaktiv kontaktieren und eine Migration zu zvoove Documents im Einzelfall prüfen und mit Ihnen gemeinsam planen und durchführen. Wenn Sie schon jetzt Interesse an zvoove Documents haben, können Sie sich selbstverständlich auch direkt bei uns melden.