zvoove Documents: Minimaler Aufwand. 
Maximale 
Revisionssicherheit.

zvoove Documents ist ein Dokumentenmanagementsystem und revisionssicheres Archiv für Personaldienstleister, das Ablage, Klassifizierung und Vollständigkeitsprüfung automatisiert. Es löst unsichere Behelfslösungen wie SharePoint-Ordner oder physische Papierarchive ab und stellt sicher, dass alle Dokumente vollständig, auffindbar und revisionssicher archiviert sind. 

Beim Upload erkennt die integrierte KI automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt – zum Beispiel Arbeitsvertrag, Qualifikationsnachweis oder Lohnsteuerunterlagen. Anschließend extrahiert sie relevante Daten, ordnet das Dokument der richtigen Personal- oder Kundenakte zu und legt es revisionssicher ab. Manuelle Sortierung oder Nachpflege entfallen dadurch vollständig. 

Alle Dokumente werden unveränderbar und mit vollständiger Änderungshistorie archiviert. Die Ablage entspricht den gesetzlichen Anforderungen gemäß DSGVO. Gesetzliche Änderungen werden direkt in der Plattform berücksichtigt, sodass Sie jederzeit rechtskonform arbeiten, ohne manuelle Anpassungen. 

zvoove Documents bietet drei Zugangswege zu Ihren Dokumenten: klassische Volltextsuche, eine übersichtliche Ordnerstruktur und einen KI-Assistenten, dem Sie Ihre Anfrage in natürliche Sprache stellen können. Der KI-Assistent versteht den Kontext Ihrer Frage und liefert Ihnen in Sekunden das passende Dokument, ohne dass Sie den genauen Dateinamen kennen müssen. 

zvoove Documents prüft kontinuierlich im Hintergrund, ob alle erforderlichen Dokumente für Ihre Mitarbeitenden vorhanden und noch gültig sind. Fehlende oder bald ablaufende Unterlagen werden automatisch erkannt und als Aufgabe oder Benachrichtigung im System gemeldet – bevor daraus ein rechtliches oder operatives Problem entsteht. 

Ja. Datenschutz und Konformität mit dem EU AI Act sind kein nachträglicher Zusatz, sondern von Beginn an in der Plattform verankert. Sie können zvoove Documents einsetzen, ohne sich gesondert um die Compliance-Anforderungen an KI-gestützte Prozesse kümmern zu müssen. 

Beide Produkte bieten ein Dokumentenmanagement und revisionssicheres Archiv. zvoove Documents ist das von Grund auf neu entwickelte und KI-basierte Nachfolgeprodukt von zvoove DMS+. Mit der Einführung von zvoove Documents wird zvoove DMS+ sukzessive abgelöst.  

Als DMS+ Kunde müssen Sie vorerst nichts tun und können zvoove DMS+ weiter nutzen. Wir werden Sie in den kommenden Monaten proaktiv kontaktieren und eine Migration zu zvoove Documents im Einzelfall prüfen und mit Ihnen gemeinsam planen und durchführen.