Personal-Portfolio

Das Personal-Portfolio wird als Instrument im Personalcontrolling und strategischen Personalmanagement verwendet: Es hilft bei der Implementierung und bei der . Ursprünglich wurde die Portfoliotechnik zur Beurteilung von Wertpapierdepots eingesetzt. Das Personalportfolio unterstützt Controller dabei, im Bereich der Personalstrategie aufzudecken, um zum Beispiel Verbesserungen in der zu realisieren. Übergeordnetes Ziel ist es, die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu festigen und seine Überlebensfähigkeit am Markt zu gewährleisten. Das Personalportfolio kann mithilfe einer dargestellt werden, z. B. als Mitarbeiter-Portfolio oder Humanressourcen-Portfolio.

Das Mitarbeiter-Portfolio 

Das vierfeldrige Mitarbeiter-Portfolio beschreibt das von Mitarbeitern: Auf der vertikalen Achse der Matrix wird das Entwicklungspotenzial der Mitarbeiter abgetragen, auf der horizontalen die Performance. Je nach Feld lassen sich 4 Kategorien bilden, in denen Mitarbeiter lokalisiert werden:

• : Arbeitnehmer mit niedriger Performance und niedrigem Potenzial
• : Arbeitskräfte mit hoher Performance und geringem Entwicklungspotenzial
• : Mitarbeiter mit niedriger Performance, aber hohem Potenzial
• : Mitarbeiter mit starker Performance und hohem Entwicklungspotenzial

Die Felder geben Hinweise darauf, welche personalstrategischen Maßnahmen zu einer Verbesserung beitragen, um z. B. konkrete Personalentwicklungsmaßnahmen abzuleiten. 

Das HR-Portfolio 

Eine bekannte Darstellung des Mitarbeiter-Portfolios ist z. B. das Human-Resource-Portfolio (HR-Portfolio) nach Odiorne. Das HR-Portfolio ist Analyse- und Planungsinstrument, das das Personalmanagement bei personalpolitischen und -strategischen Entscheidungen unterstützt – zum Beispiel, um leistungsfähige Mitarbeiter mit den richtigen Maßnahmen zu fördern und eine optimale Personalallokation zu erzielen. Es visualisiert anhand einer 4-Felder-Matrix Eignungs- und Leistungsprofile von Mitarbeitern, wodurch sich z. B. Entwicklungslücken erkennen und rechtzeitig schließen lassen. Die Portfoliotechnik hilft dabei, Stärken und Schwächen in der Mitarbeiterstruktur zu identifizieren und Chancen und Risiken auszudecken. Die vertikale Achse dient zur Abbildung der Mitarbeiterperformance, die horizontale zur Erfassung der Entwicklungsmöglichkeiten oder Eignungspotenziale des Arbeitnehmers. Individuelle Eignungs- und Leistungsprofile von Mitarbeiter können aggregiert werden, zum Beispiel bezogen auf Abteilungen oder Teams.

• Beurteilung von Eignungsprofilen: Um Eignungspotenziale zu beurteilen, werden Anforderungsprofile und Eignungsprofile miteinander abgeglichen.

Die 4 Felder des HR-Portfolio 

Die 4 Felder der Matrix bilden den Grad der Performance und des Eignungspotenzials des Mitarbeiters ab:

• erzielen herausragende Leistungen. In ihnen schlummert ein hohes Entwicklungspotenzial, das sich durch entsprechende Investitionen, Qualifizierungs- und Personalentwicklungsmaßnahmen ausbauen lässt. Stars sind häufig Anwärter für eine Fach- und Führungskräftelaufbahn und können im Rahmen der Nachwuchsförderung gezielt auf zukünftige Karrierewege vorbereitet werden. In der Karriere- und Laufbahnplanung lässt sich der Entwicklungsweg konkret planen. Eine Förderungsmaßnahme stellt bspw. der systematische Arbeitsplatzwechsel dar: Bei der Job Rotation tauschen Mitarbeiter in einem fixen Intervall ihren Arbeitsplatz, um neues Erfahrungswissen zu erwerben und ihre Kompetenzen auszubauen. Sie können gezielt darauf vorbereitet werden, neue Tätigkeiten zu übernehmen und lernen wichtige Unternehmensbereiche und deren Akteure (Vorgesetzte, Kollegen…) kennen.
• (Work Horses, Cash Cows) erzielen als Leistungsträger hohe Arbeitsleistungen, weisen jedoch ein eher geringes Entwicklungspotenzial auf – z. B., weil ihre Position mit ihren Fähigkeiten bereits ideal übereinstimmt. In dem Fall zielen Personalentwicklungsmaßnahmen insbesondere darauf ab, einen Rahmen für eine weiterhin effiziente Arbeitsweise zu schaffen und dafür zu sorgen, dass Arbeitnehmer ihre Aufgaben auch in Zukunft mit hohen Leistungsergebnissen bewältigen können.
• sind besonders leistungsschwache Mitarbeiter, die niedrige Leistungsergebnisse erzielen und ein geringes Entwicklungspotenzial aufweisen. Sie zeigen sich wenig leistungsbereit und verfügen nicht über die notwendigen stellenrelevanten Kompetenzen. In diesem Fall wird meist eine Freisetzung des Mitarbeiters angestrebt oder der Arbeitnehmer übernimmt eher anspruchslose Aufgaben.
• sind Mitarbeiter, die geringe Leistungen erzielen, jedoch ein hohes Entwicklungspotenzial aufweisen. Der Begriff Wild Cards stammt aus dem Sportbereich: Die Wild Card ermöglicht es Sportlern, an Turnieren teilzunehmen, auch wenn die Qualifizierungsregeln nicht erfüllt wurden. Durch die Teilnahme sollen vielversprechende Athleten mit Potenzial gefördert werden. Übertragen auf den Mitarbeiter bedeutet dies, dass eine Förderung lohnenswert sein kann, um das vorhandene Potenzial auszubauen – z. B. durch Qualifizierungsmaßnahmen oder Anreize zur Stärkung von Motivation und Leistungsbereitschaft. Eine Förderung kann dazu beitragen, dass sich Wild Cards zu Work Horses oder Stars entwickeln. sind Mitarbeiter, die ein eher geringes Potenzial aufweisen, jedoch durch die richtige Förderung Leistungsverbesserungen erzielen könnten.

Für einen besseren Überblick über die Mitarbeiterstruktur, können in der Matrix weitere Differenzierungen vorgenommen werden, zum Beispiel farbliche Markierungen für unterschiedliche Teams oder Abteilungen. Die in die Matrix eingezeichneten Kreise können in ihrer Größe variiert werden, um z. B. die Relevanz einer Position durch dir Kreisgröße anzuzeigen.

Je nach Position in der Matrix, sind unterschiedliche Strategieausrichtungen sinnvoll.

• : Die Personalquantität und -qualität wird erhöht.
• : Die Personalqualität wird beibehalten, dabei werden Rationalisierungspotenziale realisiert.
• : Personal wird abgebaut.
• : Der Personalstamm wird in einem neuen Tätigkeitsbereich aufgebaut.

Fazit

Die Portfoliotechnik kommt im Personalcontrolling und strategischen Personalmanagement zum Einsatz, um personalstrategische Entscheidungen zu unterstützen –  zum Beispiel zur optimalen Personalallokation oder zur Verbesserung der Mitarbeiterstruktur. Die Technik ist ein Instrument, um Risiken, Defizite und Verbesserungspotenziale aufzudecken – mit dem übergeordneten Ziel, die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu stärken und seine Überlebensfähigkeit am Markt zu sichern. Ein Beispiel für die Portfoliotechnik ist das HR-Portfolio: Auf einer 4-Felder-Matrix werden die Mitarbeiterperformance und Entwicklungsmöglichkeiten erfasst, um personalstrategische Entscheidungen abzuleiten, z. B. Personalentwicklungs- und Qualifizierungsmaßnahmen zur Förderung von leistungsfähigen Mitarbeitern oder zum Abbau von Personal. Je nach Feld lassen sich verschiedene Kategorien bilden: für Arbeitnehmer mit niedriger Performance und niedrigem Potenzial, für Arbeitskräfte mit hoher Performance und geringem Entwicklungspotenzial, für Mitarbeiter mit niedriger Performance, aber hohem Potenzial und für Mitarbeiter mit starker Performance und hohem Entwicklungspotenzial.