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Unternehmen können sich in Zeiten des Fachkräftemangels nicht mehr darauf verlassen, dass sich die richtigen Talente zur richtigen Zeit bei ihnen bewerben — sei es durch Initiativbewerbungen oder als Reaktion auf geschaltete Stellenanzeigen. Um den Unternehmenserfolg durch die passgenaue Besetzung von Positionen durch Talente zu sichern, rekrutieren Firmen deshalb zunehmend aktiv in sozialen Netzwerken und auf Messen, nicht zuletzt auch um ihren Talentpool zu erweitern. Die proaktive Kandidatensuche ist also eine notwendige Reaktion auf den veränderten Arbeitsmarkt.
Auf dieser Seite erfahren Sie alles, was es zum Thema Active Sourcing zu wissen gibt. Das erwartet Sie in den folgenden Zeilen
Mit Active Sourcing bezeichnet man die Maßnahmen im Recruiting Prozess, durch die man Kontakt zu potenziellen Kandidaten herstellt und diesen versucht zu halten, um ggf. auch zu einem späteren Zeitpunkt bei der Besetzung von offenen Stellen Bezug zu diesen Kandidaten nehmen zu können. Die Kandidaten werden anhand ihres Profils in sozialen Netzen, wie z.B. XING, LinkedIn oder auch Facebook, ausfindig gemacht und kontaktiert. Sobald die Kompetenzen und beruflichen Erfahrungen prinzipiell zum Unternehmen passen, wird versucht einen geschäftlichen Kontakt herzustellen.
Die Besetzung aktuell offener Stellen muss nicht zwingend im Mittelpunkt stehen. Es kann auch darum gehen, einen ersten Kontakt zu potenziellen Talenten herzustellen und diesen langfristig zu halten. Die Unternehmen erweitern dadurch ihren eigenen Talentpool und profitieren langfristig davon, indem sie bei Personalbedarf auf die Kandidaten zurückgreifen können. Das Active Sourcing kann somit auch als Vorbereitung auf das zukünftige Recruiting verstanden werden. In unserem Beitrag „Erste Schritte: Mit Active Sourcing erfolgreich durchstarten“ finden Sie einen praktischen Leitfaden für den idealen Praxiseinstieg in die Thematik.
Anders als bei der passiven Personalgewinnung nach der „Post and Pray“ Herangehensweise, also dem Schalten von Stellenanzeigen und darauffolgenden Hoffen auf das Bewerben der passenden Talente, ist die Methode des Active Sourcings deutlich effektiver. Das proaktive Rekrutieren von High Potentials bietet mehr Kontrolle und effektivere Prozesse mit schnellerer Resonanz. Die Chance der proaktiven Kandidatengewinnung liegt auch in der Art und Weise der Personalgewinnung. Personaler können durch gute Recherche individuell auf die potenziellen Kandidaten eingehen und somit eine „zugeschnittene Stellenanzeige“ und folglich auch ein speziell entworfenes Angebot unterbreiten.
Selbst wenn es im ersten Moment nicht zu der Besetzung einer offenen Stelle kommt, ist ein erstmaliger Kontakt hergestellt und kann in nachfolgenden Fällen berücksichtigt werden. Dieser sekundäre Nutzen stellt einen weiteren Vorteil dar. Der Talentpool des Unternehmens erfährt durch Active Sourcing einen Zuwachs, bereitet das zukünftige Recruiting bestens vor und verkürzt die dafür aufzuwendende Zeit immens. So können Unternehmen ihre Reaktionszeit bei personellen Engpässen deutlich verkürzen.
Das Active Sourcing stellt für das folgende Recruiting eine Vorauswahl dar, durch welche das Sichten von unpassenden Bewerbungen eingespart und direkt auf die dokumentierten passenden Talente zurückgegriffen werden kann. In Kombination mit der Situation, dass sich Kandidat und Unternehmen bereits kennen, wird das Risiko einer Fehleinstellung vermindert.
Im Auftrag von Monster startete die Universität Bamberg eine Umfrage mit dem Ziel, mehr über die Nutzung verschiedener Sourcing-Kanäle zu erfahren. Dabei stand die Frage „Wer nutzt welche Kanäle?“ im Fokus. Befragt wurden 126 der 1.000 größten deutschen Unternehmen, 88 erfolgreiche Mittelständler und 37 IT-Firmen. Komplettiert wurde die Studie von 3.400 Arbeitnehmern. Die Ergebnisse im kurzen Überblick:
Laut der Monster-Studie betreibt insbesondere der Mittelstand Active Sourcing. Fast die Hälfte (45%) der Befragten rekrutieren mittels Direktansprache. Die teilnehmenden Mittelständler bauen laut Studie auf eigene Talent Pools (26%), persönliche Netzwerke (24%), Personalmessen (16%), und Social-Media-Karrierenetzwerke. (12%). Bei den Konzernen sind es nur 26%.
Die Befragung ergab außerdem, dass Active Sourcing meist als ergänzendes Mittel eingesetzt wird, in Kombination mit einer Stellenanzeige. 29% der großen Konzerne gaben an, dass sie Karriere-Events und Personalmessen bevorzugen, um potenzielle Kandidaten direkt anzusprechen. 23% der großen Unternehmen setzen auf die persönlichen Netzwerke der Mitarbeiter, 20% auf unternehmenseigene Talent Pools und 19% Social-Media-Karrierenetzwerke wie XING und LinkedIn.
Die Uni Bamberg fragte auch die andere Seite: Welche Ansprache kommt bei Kandidaten gut an? Rund 51% bevorzugen es, von einem Unternehmen angesprochen zu werden, statt sich selbst zu bewerben. Weiterhin ziehen 75% eine E-Mail einem Anruf vor – diesen wünschen sich nur 18%.
Die Möglichkeiten des Active Sourcings sind weit gefächert. Active Sourcing kann sowohl online via sozialer Netzwerke wie Facebook, Twitter, XING oder LinkedIn stattfinden, aber auch offline auf Hochschulmessen, Berufsmessen, Recruiting-Messen, Seminaren oder Workshops.
Unabhängig von dem jeweiligen Status der potenziellen geeigneten Kandidaten, besteht das Ziel darin, geschäftliche Kontakte zu Talenten zu knüpfen. So können sich die potenziellen Bewerber in einem aktuellen Arbeitsverhältnis befinden, noch studieren oder kurz vor einer Weltreise stehen.
Wichtig in der proaktiven Bewerbersuche ist in erster Linie Kontakt herzustellen und als Unternehmen positiv im Gedächtnis zu bleiben. Das bildet eine gute Basis für eine berufliche Zusammenarbeit, sobald passende Stellen zu besetzen- und die Kandidaten auf Jobsuche sind.
Die aktive Mitarbeiter-Akquise online über soziale Medien zu betreiben ist eine bequeme Möglichkeit für viele Unternehmen, die potentiellen Kandidaten direkt anzusprechen und zu erreichen. Hier ist bei der Umsetzung zu beachten, den Umgang persönlich und unaufdringlich zu gestalten. Eine weitere Hauptaufgabe der Active Sourcer ist es, ausreichende Recherche über den potenziellen Kandidaten anzustellen, um optimal auf ihn eingehen zu können. Mehr dazu weiter unten bei den Active Sourcing Kanälen.
Kandidaten, Praktikanten, Messekontakte etc. sollten im Talent-Pool hinterlegt werden. Sofern Bewerber für eine andere Position als die ausgeschriebene Vakanz qualifiziert sind, sollten Recruiter sich die schriftliche Erlaubnis zur Datenspeicherung einholen. Nachdem eine Person ihr O.k. gegeben hat, wandert er in den Talent-Pool, um zu einem späteren Zeitpunkt aktiv auf ihn zugehen zu können. HR-Lösungen wie prosoftrecruiting© bilden z.B. praktische Kandidatenlisten ab, die einer übersichtlichen Verwaltung dienen.
Referral Sourcing – auch „Mitarbeiterempfehlung“. Hierbei prüfen Sie in den sozialen Netzwerken (XING, LinkedIn etc.) die Profile aktueller Mitarbeiter und deren Beziehungen zu potenziellen Kandidaten. Auch Kontakte von Fachkräften/für aktuelle Vakanzen interessanten Personen können gecheckt werden. Oftmals finden sich in diesen Netzwerken Menschen mit ähnlichen Qualifikationen.
Einige Jobsuchmaschinen – z.B. StepStone – bieten Arbeitgebern Lebensläufe gegen einen Aufpreis an. Arbeitgeber können nach Berufserfahrung, Bildungsabschluss etc. filtern und entsprechend qualifizierte Kandidaten aufspüren.
Potenziell gute Keywords zu nutzen und wild drauflos zu suchen ist Unsinn. Stattdessen empfiehlt sich das Active Sourcing mit Booleschen Befehlen. Was sind Boolesche Befehle? Mit ihnen lässt sich das Potenzial von Suchmaschinen wie Google, XING oder LinkedIn systematisch ausschöpfen: Hierbei helfen komplexe Suchmaschinenbefehle, bei denen bestimmte Parameter zum Einsatz kommen. Die Kombination aus Keywords und Befehlen ist die effizienteste Maßnahme zum Aufspüren von passiven Kandidaten.
Für jede Suchmaschine muss man individuelle Befehle – sogenannte Strings – anwenden. XING hatte seine Booleschen Befehle Anfang 2019 überarbeitet und teils extrem eingeschränkt. Nutzer mit einem kostenpflichtigen Pro-Account können trotzdem noch auf einige der Suchfilter zurückgreifen.
Die wichtigsten 5 Booleschen Befehle:
Übrigens: In unserem Blogbeitrag „5 Fehler, die Ihr Active Sourcing zerstören“ erfahren Sie nicht nur, welche klassischen Fehler bei der aktiven Kandidatenansprache immer wieder auftauchen, sondern auch, wie Sie diese elegant umschiffen.
Wie starte ich mit Active Sourcing? Der 5 Schritte Plan
Bevor Sie mit Active Sourcing loslegen, ist eine ausgeklügelte Strategie ein absolutes Must-have. Bestimmen Sie einzelne Parameter vorab, um später gezielt auf die Suche zu gehen, statt nach der Nadel im Heuhaufen zu wühlen.
Active Sourcing Kanäle
Die Monster Recruiting Studie 2018 besagt, dass der wichtigste Sourcing-Kanal für Unternehmen der eigene Talentpool ist: 23,5% der Arbeitgeber suchen in der Talentdatenbank nach passenden Kandidaten für eine Vakanz. Fast ein Fünftel der Recruiter greift auf das eigene Netzwerk zurück. 17,2% halten auf Karriereevents für Absolventen und Studierende nach möglichen Stellenanwärtern Ausschau. In der IT-Branche gehören Karrierenetzwerke neben Talentpools für knapp ein Drittel der Unternehmen zu den Top-Kanälen.
Der wichtigste Sourcing-Kanal für Unternehmen ist der eigene Talentpool: 23,5 % der Arbeitgeber suchen in der Talentdatenbank nach passenden Kandidaten für eine Vakanz. Fast ein Fünftel der Recruiter greift auf das eigene Netzwerk zurück. 17,2 % halten auf Karriereevents für Absolventen und Studierende nach möglichen Stellenanwärtern Ausschau. In der IT-Branche gehören Karrierenetzwerke neben Talentpools für knapp ein Drittel der Unternehmen zu den Top-Kanälen. Interessant ist, dass Unternehmen mit Social Media Strategie im Active Sourcing beinahe doppelt so erfolgreich sind wie jene, die keine Strategie für die sozialen Medien verfolgen: Sie erhalten häufiger positive Rückmeldungen von Kandidaten. Trotzdem hat laut der Studie nur knapp ein Fünftel der Arbeitgeber bereits eine Social-Media-Strategie umgesetzt. Der mit Abstand am häufigsten genutzte Social-Media-Kanal für die Stellenveröffentlichung ist übrigens XING: 17,4% der Unternehmen und 50% der IT-Unternehmen veröffentlichen ihre Stellen im Karrierenetzwerk, gefolgt von:
Von den potenziellen Bewerbern suchen rund 40 % über XING nach Stellenangeboten, 23,5 % sind dafür auf LinkedIn unterwegs.
Studien, Daten, Zahlen: Erfolg durch Active Sourcing
Die eingangs bereits erwähnten „Recruiting Trends“ von Monster beinhalten 2019 das spannende Themenspecial „Social Recruiting und Active Sourcing“. Das gibt** aufschlussreiche Einblicke in die Welt der aktiven Bewerberansprache. **Demnach wird jede 10. Stelle über Active Sourcing besetzt. Grundsätzlich greifen rund 21% der Unternehmen auf Active Sourcing zurück. Sie identifizieren (wechselwillige) Kandidaten in CV-Datenbanken bzw. in Karrierenetzwerken und sprechen sie direkt an. 7,1% der Arbeitgeber nutzen sogar ausschließlich Active-Sourcing-Kanäle.
Ein Fünftel der Unternehmen erhält auf eine Direktansprache eine positive Rückmeldung, 22,9 % eine negative. Immerhin ein Drittel der potenziellen Bewerber bewerten das Profil im Karrierenetzwerk als Top-Kanal, um eine Stelle zu finden. Ein weiteres Drittel hält die Stellenanzeigen in den Businessnetzwerken für besonders aussichtsreich. Fast drei Viertel der Kandidaten nutzen ein Profil auf XING, LinkedIn und Co., um von Unternehmen identifiziert zu werden.
Die StepStone Mittelstandsreport 2019 fand außerdem heraus, wie KMU die Effektivität verschiedener Recruiting-Kanäle bewerten. Die aktive Kandidatenansprache bei Fachkräften bewerten 54% als effektiv, bei Führungskräften sind es sogar 57%. Dieselbe Umfrage ermittelte außerdem, dass sich nur eine von zehn Fachkräften aktuell keinen Jobwechsel wünscht. Gerade einmal 18% sind sicher, in fünf Jahren noch bei ihrem momentanen Arbeitgeber beschäftigt zu sein. Also: Active Sourcing rennt bestenfalls offene Türen ein und lohnt sich oftmals.
Auch das von Monster in Auftrag gegebene Themenspecial „Social Recruiting und Active Sourcing“ der Universität Bamberg brachte erfreuliche Ergebnisse. 28% der 3.400 befragten Arbeitnehmer sagten, sie hätten sich nach einer Direktansprache bei einem Unternehmen beworben. Nach eigenen Angaben hätten sie das nicht getan, wenn die Firma zuvor nicht auf sie zugekommen wäre. 18% der Befragten gaben außerdem an, den Job gewechselt zu haben, obwohl sie zuvor nicht aktiv auf Jobsuche waren.
Das Active Sourcing ist auch unter der EU-DSGVO zulässig, sofern die Datenverarbeitung berechtigten Interessen dient (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Dies gilt insbesondere, wenn Recruiter öffentliche Profile in Karrierenetzwerken als Recherchequelle nutzen. Nach dem Erstkontakt sollte eine aktive Einwilligung des Kandidaten zur Datenverarbeitung erfolgen. Außerdem sind die datenschutzrechtlichen Grundprinzipien in Art. 5 DSGVO und Betroffenenrechte einzuhalten. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Blogbeitrag „Active Sourcing und DSGVO: Datenschutz-Leitfaden.“
Active Sourcing wird für Personalverantwortliche immer spannender. Aber wie sieht es mit dem indirekten Pendant, dem Passive Sourcing, aus? Was genau sind die Unterschiede und wo liegt die Grenze?
Während beim Active Sourcing die gezielte Direktansprache passender Kandidaten das Mittel der Wahl ist, stehen beim Passive Sourcing indirekte Maßnahmen im Vordergrund. Passive Sourcing setzt sich aus verschiedenen, aufeinander abgestimmten Personal-Marketing-Schritten zusammen. Sie verfolgen das Ziel, als Unternehmen von potenziellen Kandidaten gefunden, gemocht und als Arbeitgeber in Betracht gezogen zu werden. Passive Sourcing ist also eine indirekte Strategie der Personalgewinnung, die langfristig nur funktioniert, wenn Unternehmen verschiedene Maßnahmen bestmöglich miteinander kombinieren.
Idealerweise findet die Kandidaten-Gewinnung möglichst persönlich und dennoch automatisiert statt. Um von Bewerbern gefunden zu werden, bietet sich z.B. eine SEO-Strategie an. Oder sogenannte Social-Job-Ads. Diese kostenpflichtigen Anzeigen auf Facebook/Instagram/Google eignen sich perfekt, um „schlummernde“ Zielgruppen auf sich aufmerksam zu machen.
Dank cleverer Targeting-Möglichkeiten landen die Ads z.B. in der Facebook-Timeline von Kandidaten, die auch wirklich in Frage kommen – die Passgenauigkeit zwischen Ausschreibung und Userprofil ist dabei ausschlaggebend. Die Facebook-Ads sind automatisch mobiloptimiert und werden auch in den Apps ausgespielt.
Sobald Interessenten auf der Website/Karriereseite sind, sollte diese technisch einwandfrei funktionieren, userfreundlich sein und die Arbeitgeberattraktivität widerspiegeln. Zusätzlich sind Arbeitgeberbewertungsportale eine gute Möglichkeit, um positiv aufzufallen – Mitarbeiter können dafür regelmäßig gebeten werden, das Unternehmen online zu bewerten und ihre Erfahrungen zu teilen.
Passive Sourcing ist also nie eine einzelne Maßnahme, sondern das Zusammenspiel verschiedener Faktoren, die die Employer Brand stärken, Aufmerksamkeit zu gewinnen und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
Durch die verschiedenen Active-Sourcing-Kanäle (XING, Facebook, eigener Talentpool etc.) gibt es natürlich auch verschiedene Formen der ersten Kontaktaufnahme. In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns auf die Kommunikation via E-Mail. Der erste Eindruck ist entscheidend – behandeln Sie den Betreff Ihrer Nachricht deshalb mit dem nötigen Respekt. Denn er bestimmt die Öffnungsrate Ihrer E-Mail. Studien besagen: je kürzer die Betreffzeile, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht geöffnet wird. Definieren Sie idealerweise präzise, worum es geht. Ein weiterer Öffnungsraten-Erfolgsfaktor: Neugierde wecken. Halten Sie sich beim Verfassen Ihrer Betreff-Zeile an diese fünf Elemente, kann nicht mehr viel schiefgehen:
Im E-Mail-Text selbst sollten Sie Parallelen zwischen Ihrem Unternehmen und dem potenziellen Bewerber schlagen. Je individueller Sie auf die jeweilige Person eingehen, umso besser. Checken Sie dafür vorab, wie sich die Person selbst online verhält, welchen Duktus sie bevorzugt und passen Sie Ihren Stil entsprechend an. Auch im Fließtext ist weniger mehr.
Literatur
Für die proaktive Personalsuche in sozialen Medien empfehlen wir das „Praxishandbuch Social Media Recruiting: Experten Know-how“ von Ralph Dannhäuser. Darin kommen verschiedene Experten zu Wort, die ihre Praxiserfahrung teilen und u.a. wertvolle Tipps für XING, LinkedIn & Co. weitergeben.
„Praxishandbuch Social Media Recruiting: Experten Know-how“
Gebundene Ausgabe: 59,99€
Wie Sie Kandidaten wirksam ansprechen und Big Data zielgerichtet nutzen, erfahren Sie in dem Buch „Erfolgsfaktor Sourcing“ von Robindro Ullah, Michael Witt, Tobias Ortner und Jan Hawliczek.
„Erfolgsfaktor Sourcing: Such- und Ansprachestrategien im World Wide Web“
Gebundene Ausgabe: 39,95€
Whitepaper
XING bietet ein kostenfreies Whitepaper mit dem Titel „Active Recruiting – Das Erfolgsrezept in Zeiten des Fachkräftemangels?“ an.
Webinare
Der XING TalentManager ist ein Pflicht-Tool für Recruiter, die mit Active Sourcing durchstarten möchten. Für Neulinge bietet XING ein Webinar an, in dem Experten praktische Einstiegstipps zur Nutzung geben.
Auch LinkedIn bietet mit dem kostenpflichtigen Tool „LinkedIn Recruiter“ eine praktische Möglichkeit der aktiven Kandidatensuche an. In diesem englischsprachigen Video für Einsteiger erklärt ein Experte die ersten Schritte.
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