Personalcontrolling

Personalcontrolling ist eine Teilfunktion des Personalmanagements, welches alle Maßnahmen und Instrumente zur Verwirklichung personalwirtschaftlicher Ziele umfasst. Das Personalcontrolling konzentriert sich auf die Planung, Steuerung und Kontrolle von Personalressourcen und Personalprozessen. Hierbei wird der Controlling-Gedanke auf personelle Prozesse angewandt. Im Gegensatz zum Personalcontrolling befasst sich das Unternehmenscontrolling nicht primär mit personalwirtschaftlichen, sondern betriebswirtschaftlichen Prozessen und Unternehmensbereichen. Aufgabe des Personalcontrollings ist es u. a., personalwirtschaftliche Prozesse transparent zu machen, um eine unternehmenszielorientierte Planung, Steuerung und Optimierung personeller Prozesse und des Personaleinsatzes zu ermöglichen. Anhand von Kennzahlen und Benchmarks lässt sich beispielsweise der Wertschöpfungsbeitrag der Personalabteilung darstellen, um Investitionen in HR-Prozesse zu rechtfertigen. Personalwirtschaftliche Maßnahmen und Instrumente werden mithilfe des Erfolgscontrollings evaluiert und bei Bedarf angepasst. Gelingt es, Defizite und Verbesserungspotenziale in der Personalarbeit aufzudecken, lassen sich gezielt Maßnahmen zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit initiieren. Voraussetzung dafür ist, konkrete Personalziele aus den strategischen Unternehmenszielen abzuleiten und entsprechende Soll-Werte zu definieren. Diese werden nach Erhebung der Ist-Werte auf ihren Zielerreichungsgrad hin überprüft, um Abweichungen zu erkennen und bei Bedarf gegenzusteuern. Ist-Daten sind gegenwartsbezogene Daten wie zum Beispiel die Personalkosten pro Mitarbeiter. Neben Ist- und Soll-Daten kommen auch Vorausschau-Daten und Prognosedaten zum Einsatz. Erstere sind personenbezogene Zukunftsdaten, die mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten (z. B. Eintritte in den Ruhestand), letztere stammen aus Trends und Hochrechnungen und gelten als nicht gesichert (z. B. Fluktuation). Beim Personalcontrolling stehen also nicht nur Vergangenheitsdaten oder der Status-quo im Mittelpunkt: Kennzahlengestützte Prognosen helfen dabei, Handlungsempfehlungen für die Zukunft abzuleiten und frühzeitig auf Umweltschwankungen zu reagieren. Regelmäßige Erhebungen können sinnvoll sein, um Zeitvergleiche vorzunehmen und die sich abzeichnenden Entwicklungen im Blick zu behalten.

Dimensionen des Personalcontrollings

Das Personalcontrolling lässt sich in 3 Dimensionen unterteilen:

• Strategische Dimension: Das strategische Personalcontrolling ist eher langfristig ausgerichtet und nimmt die strategischen Ziele des Personalcontrollings in den Fokus.
• Prozessuale Dimension: Die prozessuale Dimension konzentriert sich auf die Verbesserung von Prozessen (zum Beispiel die Verbesserung des Recruiting-Prozesses).
• Operative Dimension: Das operative Personalcontrolling dient der kurz- bis mittelfristigen Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Aktivitäten mit Blick auf Kosten, Nutzen und Effizienz von Maßnahmen. Ziel des operativen Personalcontrollings ist es, operative Abläufe zu optimieren, um Leistungszielwerte zu realisieren, Ressourcenverschwendungen zu vermeiden und Rationalisierungspotenziale zu nutzen.

Nach dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler Rolf Wunderer lässt sich eine weitere Unterscheidung zwischen faktor- und prozessorientiertem Personalcontrolling vornehmen: Das faktororientierte Personalcontrolling konzentriert sich auf den Faktor Personal, die Arbeitsleistung der Mitarbeiter und das Arbeitsumfeld. Das prozessorientierte Personalcontrolling nimmt die Prozesse der Personalarbeit und den Personaleinsatz in den Blick. Weiter unterteilt wird das prozessorientierte Personalcontrolling in Kostencontrolling, d. h. die Planung und Kontrolle der durch die Personalarbeit anfallenden Kosten; Effizienzcontrolling zur Feststellung der Produktivität in der Personalarbeit und zur Kontrolle personalwirtschaftlicher Aktivitäten; Effektivitätscontrolling, um den Beitrag der Personalarbeit zum Unternehmenserfolg sowie den Nutzen und die Effektivität personeller Prozesse zu bewerten.

Ziele und Funktionen des Personalcontrollings

Die Informationen aus dem Personalcontrolling schaffen Transparenz für eine informierte Entscheidungsfindung, z. B. indem sie den Wertbeitrag des Personalwesens zum Unternehmenserfolgs aufzeigen und Differenzen zwischen Kosten und Leistungen im Personalbereich aufdecken. Sie dienen als Informationsgrundlage, um Personalmaßnahmen, -strukturen und -prozesse mit Blick auf ihre Effektivität und Effizienz zu bewerten. Das Personalcontrolling trägt somit dazu bei, Personalaufwand und Personalleistungen in ein optimales Verhältnis zu bringen und personalwirtschaftliche Prozesse zu optimieren. Ziel ist es, personalwirtschaftliche Prozesse mit Blick auf die Unternehmens- und Personalziele sowie die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens zu steuern. Die Informationen aus dem Personalcontrolling unterstützen personalwirtschaftliche Entscheidungsträger und das Personalmanagement dabei, strategische Personalentscheidungen vorzubereiten. Ziele können beispielsweise sein, die Kosten der Personalarbeit zu senken,  Fluktuation und Absentismus zu minimieren, personelle Engpässe zu vermeiden oder die Produktivität und Motivation von Mitarbeitern zu fördern. Grundlegende Funktionen des Personalcontrollings sind die Informations-, Koordinations-, Planungs- sowie Steuerungs- und Kontrollfunktion:

• Informationsfunktion: Aufgabe des Personalcontrollings ist es, planungsrelevante Informationen für Entscheidungsträger aufzubereiten, um diese bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Die systematische Erfassung und Vermittlung der Daten erfolgt i. d. R. mithilfe eines Informationssystems, das regelmäßig mit Blick auf den Informationsbedarf und die Aktualität der Daten angepasst werden sollte.
• Koordinationsfunktion: Akteure aus dem Personalcontrolling koordinieren personalwirtschaftliche Maßnahmen und Instrumente. Die Koordination erfolgt innerhalb des Personalbereichs, zwischen einzelnen Funktionsbereichen und zwischen Personalbereich und Gesamtunternehmen.
• Planungsfunktion: Das Personalcontrolling unterstützt die Ziel-, Maßnahmen und Ressourcenplanung mithilfe eines analysebasierten Planungssystems bzw. Personalplans.
• Steuerungs- und Kontrollfunktion: Die Steuerungsfunktion gehört zu den Kernaufgaben des Personalcontrollings. Begleitet wird die Steuerung von einem Kontrollsystem zur Überwachung von Maßnahmen und Prozessen, z. B. mittels Soll-Ist-Analysen zur Feststellung und Analyse von Abweichungen, Ist-Ist-Vergleichen (Zeitvergleichskontrolle), Soll-Wird-Vergleichen (Planfortschrittskontrollen), Ist-Wird-Vergleiche (Prämissenkontrolle) und Wird-Ist-Vergleichen (Prognosekontrolle). Die verschiedenen Analysen dienen als Grundlage zur Maßnahmenimplementierung und -kontrolle.

Darüber hinaus ermöglichen die Informationen aus dem Personalcontrolling die Früherkennung von Chancen und Risiken, Erfolgs- und Rationalisierungspotenzialen für das Risikomanagement und die Prozessoptimierung. Die Früherkennung von relevanten Entwicklungen ermöglicht flexiblere Reaktionen und Anpassungen an schwankende Umweltbedingungen.

Einführung eines Personalcontrolling-Systems

Vor der Einführung eines Personalcontrolling-Systems sollten sich Entscheidungsträger Gedanken darüber machen, ob das Unternehmen über die notwendigen personellen Kapazitäten und finanziellen Ressourcen verfügt und ob sich die Einführung des Systems nach Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten lohnt. Sind zum Beispiel konkrete Problemstellungen und Zielsetzungen vorhanden, die durch die Einführung des Personalcontrolling-Systems bearbeitet werden können? Sind Fehler der Vergangenheit durch informierte, kennzahlenbasierte Entscheidungen vermeidbar? Hat sich das Unternehmen für die Einführung eines solchen Systems entschieden, sind folgende grundlegende Schritte zu beachten:

Initiierung: Die Geschäftsführung beschließt und begleitet die Einführung anknüpfend an konkreten Problemlösungsmöglichkeiten und Kosten-Nutzen-Erwägungen.  Relevante Entscheidungsträger werden identifiziert und ihr Informationsbedarf ermittelt. Realistische und messbare Ziele werden ermittelt und priorisiert, die Dauer des Einführungsprozesses und das benötigte Budget werden festgelegt. Die an der Einführung beteiligten Personen, Bereiche und Teams werden ermittelt und eine Projektleitung bestimmt. Grobplanung: Zunächst wird die Ist-Situation analysiert (vorhandene Kompetenzen, Ressourcen, Daten, IT etc.). Liegen Daten in ausreichender Qualität, Quantität und Aktualität vor? Sind die notwendigen Kompetenzen und EDV vorhanden? Dann wird definiert, welche Ressourcen und Kompetenzen für die Einführung des Personalcontrolling-Systems zusätzlich benötigt werden. Wie hoch wird der Kapazitätseinsatz zur Datenerhebung und Datenaufbereitung sein? Wie sieht das Anforderungsprofil des Personalcontrollers aus? Mögliche Risiken und Widerstände bei der Einführung sollten berücksichtig werden, z. B. Bedenken der Mitarbeiter bzgl. des Umgangs mit personenbezogenen Daten.  In diesem Sinne sind auch rechtliche Aspekte wie das Bundesdatenschutz- und Betriebsverfassungsgesetz zu berücksichtigen.Feinplanung: Mithilfe des vorher ausgearbeiteten Grobkonzepts werden detaillierte Planungen bzgl. Aufgaben, Ressourcen, Kompetenzen, Instrumenten und IT vorgenommen. Konkrete Maßnahmen zur Organisation von Prozessen, zur Aufgabenverteilung und Qualifizierung von Mitarbeitern, zur Budgetverteilung und zum IT-Einsatz werden geplant und kommuniziert.Implementierung: Die geplanten Maßnahmen werden implementiert und Prozesse ausgestaltet. Um Widerständen auf Mitarbeiterseite zu begegnen, ist eine sensible Kommunikation und Einbindung aller Beteiligten sinnvoll. Kontrolle: Kontrollmaßnahmen dienen dazu, festzustellen, ob die definierten Ziele erreicht und der erwartete Nutzen erfüllt werden konnte oder ggf. weitere Optimierungsprozesse notwendig sind.

Fazit

Aufgabe des Personalcontrollings ist die Planung, Steuerung und Kontrolle von Personalressourcen und -prozessen. Die Informationen aus dem Personalcontrolling schaffen Transparenz und unterstützen personalwirtschaftliche Entscheidungsträger bei Entscheidungsprozessen. Ziel ist es u. a., Wertschöpfungsbeitrage transparent zu machen, Defizite aufzudecken und den Wertschöpfungsprozess durch eine gezielte Maßnahmenplanung und -implementierung zu optimieren.