Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung ist ein Prozessabschnitt der Personalplanung, die sicherstellen soll, dass alle Mitarbeiterkapazitäten im Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig gedeckt sind. Als Teil der Unternehmensplanung sorgt die Personalplanung dafür, dass die erforderlichen Personalressourcen jederzeit tatsächlich vorhanden sind, um übergeordnete Unternehmensziele erreichen zu können. Das bedeutet, dass die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Einsatzort verfügbar ist.

Der gesamte Bereich der Personalplanung gliedert sich in fünf Prozessstufen:

1. Personalbedarfsermittlung
2. Planung der Personalbeschaffung 
3. Planung der Personalentwicklung
4. Planung des Personaleinsatzes 
5. Planung der Personalfreisetzung

Als Prozessschritt der Personalplanung befasst sich die Personaleinsatzplanung, wie der Name schon sagt, mit der Planung des Personaleinsatzes. Das bedeutet im Allgemeinen, dass Mitarbeiter je nach Fähigkeitsprofil, Neigungen und Interessen entsprechenden Positionen, Aufgaben oder Projekten im Unternehmen zugeordnet werden. Anforderungs- und Qualifikationsprofile sollen dabei möglichst deckungsgleich sein. Um eine Unter- oder Überdeckung zu vermeiden, wird ein Gleichgewicht zwischen Auftragsvolumen und Arbeitszeit angestrebt. Zu berücksichtigen sind hier auch eventuelle Urlaubszeiten oder Arbeitszeitregelungen. So muss ein Personaleinsatzplaner zum Beispiel darauf achten, dass nicht alle Mitarbeiter zeitgleich in den Urlaub fahren und es dadurch zu Personalengpässen kommt. Im Speziellen kann sich die Personaleinsatzplanung auch auf die Schichtplanung im Bereich der Schichtarbeit beziehen. Der Planungshorizont ist hier meist kurzfristiger.

Als Baustein des Workforce Management berücksichtigt eine ganzheitliche Personaleinsatzplanung auch mögliche Schwankungen im zukünftigen Personalbedarf und in der Personalkapazität. Eine vorausschauende Kapazitätsplanung, die mögliche zukünftige Bedarfe und veränderte Planungsanforderungen berücksichtigt, ist ein wichtiges Schlüsselelement der Personaleinsatzplanung. Nachfragebedingte oder saisonale Schwankungen mit Arbeitsspitzen (z. B. die Urlaubssaison in der Tourismusbranche) oder volatile Auftragslagen werden dabei in die Planung einkalkuliert. Auch mögliche Umstrukturierungen im Unternehmen, Beförderungen qualifizierter Mitarbeiter, Berentungen oder freigewordene Kapazitäten können eine Rolle spielen. Eine flexible Personaleinsatzplanung stellt sicher, dass der künftige Personalbedarf trotz solcher Eventualitäten oder Zukunftseinflüsse gedeckt werden kann. Sollte zum Beispiel der Bedarf an Hilfsarbeitern für die Produktion höher ausfallen als gedacht, kann das Unternehmen Leiharbeiter einsetzen oder auf vorher ermittelte freie Kapazitäten zurückgreifen.  

Die Personaleinsatzplanung ist außerdem eine wichtige Grundlage für Personalentscheidungen. Hierunter fallen zum Beispiel Entlassungen oder Neueinstellungen, Versetzungen oder Weiterbildungen.

Die Ziele der Personaleinsatzplanung

Übergeordnetes Ziel der Personalplanung ist es, den erforderlichen Personalbedarf zur Erfüllung der Unternehmensaufgabe in quantitativer, qualitativer, zeitlicher und lokaler Hinsicht sicherzustellen. Das bedeutet die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit und am richtigen Einsatzort zur Verfügung zu stellen. Eine vorausschauende Personaleinsatzplanung ist dafür entscheidend. Zu ihren wichtigsten Zielen gehören:

• Personaldeckung: Die Personaleinsatzplanung zielt darauf ab, das Auftragsvolumen eines Unternehmens mit den Arbeitszeiten der Mitarbeiter bzw. den Mitarbeiterkapazitäten zu synchronisieren. Personalengpässe sollen dadurch aktuell und in Zukunft vermieden werden. Eine mangelnde Personalkapazität läuft Gefahr, Produktivitätsverluste zu generieren und zum Beispiel durch Unterbesetzung im Kundenservice wichtige Kunden zu vergraulen.
• Produktivitätssteigerung und Kostensenkung: Ein weiteres Ziel der Personaleinsatzplanung liegt darin, die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen und gleichzeitig unnötige Personalkosten zu vermeiden. Um eine effektive Wertschöpfung zu erzielen, werden Stellenanforderungsprofile und Mitarbeiterqualifikationen miteinander abgeglichen. So soll zum Beispiel eine Über- oder Unterforderung von Mitarbeitern vermieden werden, ebenso wie unproduktive Arbeitszeiten/Leerlaufzeiten oder teure Überstunden.
• Flexibilisierung: Von zunehmender Bedeutung für eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung ist die Flexibilisierung. In Zeiten des Fachkräftemangels, volatiler Märkte und kurzer Innovationszyklen sind Unternehmen dazu angehalten, auf Auslastungsschwankungen flexibel reagieren zu können. Eine vorausschauende Planung des künftigen Personalbedarfs berücksichtigt solche externen Variablen, aber auch unternehmensinterne Faktoren wie Umstrukturierungen oder Urlaubszeiten.

Personaleinsatzplanung in der Praxis

Die Personaleinsatzplanung zielt darauf ab, qualifizierte Mitarbeiter bei Bedarf an der richtigen Stelle einzusetzen und unnötige Personalkosten zu vermeiden. Zum einen ist dafür eine langfristige und vorausschauende Planung nötig, zum anderen aber auch eine hohe Flexibilität, um auf den Ist-Zustand angemessen reagieren zu können. Deshalb ist es für Personaleinsatzplaner sinnvoll, „trichterförmig“ zu planen und ihre Planung mit der Zeit zu verfeinern (Jahresplanung, Planung auf monatlicher und wöchentlicher Basis, Ist-Zustand). Verschiedene Analyseinstrumente wie die Arbeitsanfall-Analyse helfen dabei, den Arbeitsanfall in der Zukunft zu prognostizieren.

Grundlagen der Personaleinsatzplanung:

• Analyse des Arbeitsanfalls: Damit zu jedem Zeitpunkt die richtige Anzahl an qualifizierten Mitarbeitern einsetzbar ist, erfolgt eine zukunftsorientierte Planung des Personalbedarfs. Dafür kann zum Beispiel eine Analyse des Arbeitsanfalls vorgenommen werden und daraufhin der Mitarbeiterbedarf kalkuliert werden. In der Analyse werden wiederkehrende Muster im Arbeitsverlauf erkannt und auf die Zukunft projiziert (Arbeitsanfall-Forecast). Dabei liegt der Fokus auf bestimmten vordefinierten Kriterien wie Umsatzzahlen, Aufträgen oder Kundenzahlen. Der Arbeitsanfall kann graphisch auf einer Zeitleiste dargestellt werden und für verschiedene Zeitpunkte interpretiert werden. Eine Gegenüberstellung zwischen vorhandener Teamkapazität und Arbeitsanfall gibt dabei Auskunft über mögliche Über- und Unterbesetzungen in einem bestimmten Zeitraum. Da es sich hierbei um eine Prognose handelt, die möglichen Zukunftsschwankungen unterliegt, kann die Analyse mit der Zeit immer weiter präzisiert werden. Die aktuellen Erkenntnisse der Arbeitsanfall-Analyse dienen als wichtige Grundlage der Personaleinsatzplanung. So lassen sich zum Beispiel Phasen mit Überkapazitäten vermeiden, wenn der Personaleinsatzplaner hier vermehrt Urlaubszeiten einplant. Bei vorhersehbarer Unterbesetzung eines Teams  lassen sich eventuell Mitarbeiter aus anderen Teams anfragen.
• **Personalbestandsermittlung: **Bestandsanalysen zielen darauf ab, die vorhandenen Mitarbeiterkapazitäten zu ermitteln und mögliche Defizite oder Bedarfe aufzudecken. Dafür lässt sich beispielsweise auf Mitarbeiterprofile oder digitale Personalakten zurückgreifen, die einen Überblick über die Qualifikationen und Skills der Mitarbeiter liefern. Sollten zusätzliche Kapazitäten anfallen, kann es sinnvoll sein, intern umzudisponieren und einen geeigneten Mitarbeiter mit den zusätzlichen Aufgaben zu betrauen. Ein Vergleich zwischen Anforderungs- und Mitarbeiterprofilen kann hier aufschlussreich sein. Der Vorteil einer internen Besetzung liegt darin, dass keine vakante Stelle ausgeschrieben werden muss und ein zeit- und ressourcenintensiver Recruitingprozess dadurch entfällt.

Planungshorizont:

Der Planungshorizont in der Personaleinsatzplanung verläuft trichterförmig – von der Jahresplanung bis zur aktuellen Ist-Situation:

• **Jahresplanung: **Die Jahresplanung ist eine erste Grobplanung für ein Geschäftsjahr. Auf dieser Ebene wird die Personaleinsatzplanung gezielt eingesetzt, um die Betriebsstruktur zu optimieren bzw. wirtschaftlich zu gestalten. Für einen optimalen Personaleinsatz wird hier in einer ersten Jahresgrobplanung das jährliche Stundenbudget pro Mitarbeiter erfasst und zeiteffizient eingeplant. Hier fließen zum Beispiel die Informationen aus der Arbeitsanfall-Analyse mit ein. Die Jahresgrobplanung ist wie der Name schon sagt ein erster Planungsentwurf, der nicht fix ist und sich im Betriebsalltag noch ändern kann.
• **Monatsplanung: **Hierunter fallen u.a. Urlaubs-, Seminar- oder Vertretungspläne, die etwa vier bis sechs Wochen im Voraus vorgenommen werden. Die Daten aus der Arbeitsanfall-Analyse können anhand der frischen Daten aktualisiert und verfeinert werden.
• Ist-Situation: Auf Änderungen im Arbeitsablauf, zum Beispiel aufgrund aktueller Krankmeldungen oder unvorhergesehener Peaks, wird flexibel reagiert.

Fazit 

Mitarbeiter stellen für ein Unternehmen eine erfolgskritische Ressource dar: Sie leisten einen wesentlichen Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens, sind aber auch ein hoher Kostenfaktor. Eine effiziente Personaleinsatzplanung trägt dazu bei, unnötige Personalkosten zu vermeiden und die Produktivität der Mitarbeiter bestmöglich auszuschöpfen. Auf langfristige Sicht zeigt sich eine vorausschauende Personaleinsatzplanung als ein effektives Instrument, den Betriebsablauf zu optimieren: Mithilfe von Analysemethoden wie der Arbeitsanfall-Analyse lassen sich Prognosen über einen zukünftigen Arbeitsanfall treffen und in Praxisalltag einer reaktiven Personaleinsatzplanung integrieren. Eine flexible, vorausschauende Planung hilft Unternehmen dabei, Zukunftsschwankungen zu meistern, um zum Beispiel bei etwaigen Personalengpässen oder schwankender Arbeitsauslastung schnell und angemessen reagieren zu können.