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Die Änderungen am Arbeitsmarkt verlangen von Unternehmen neue Ansätze im Recruiting und im HR-Management allgemein. Während früher die post-and-pray-Methode, also das Schalten von Stellenanzeigen gefolgt von Warten auf die kommenden Bewerbungen, gut funktionierte um Stellen zu besetzten, sieht es heute ganz anders aus. Der hergestellte Kontakt zu geeigneten Kandidaten ist viel wert und das wird zunehmend bewusster als Essenz für Unternehmenserfolg wahrgenommen. Um den Kontakt zu wertvollen Talenten zu halten – beispielweise zu ehemaligen Praktikanten oder Bewerbern – gibt es das sogenannte Talent Relationship Management. Hierbei werden intern wie auch extern potentielle Kandidaten durch verschiedene Maßnahmen an das Unternehmen gebunden und der Kontakt wird zukunftsorientiert gesichert.
Das Talent Relationship Management (TRM) zählt zu den Hauptaufgaben des Talent Managements im Unternehmen und befasst sich mit dem Finden, Binden und Gewinnen von Kandidaten. Das TRM ist eine Kombination aus der Pflege einer Talent-Datenbank und der Durchführung von Maßnahmen, um Talente für das Unternehmen zu gewinnen. Das primäre Ziel ist der aktive Aufbau einer Beziehung zwischen Unternehmen und Talenten, welcher über mehrere Kontaktpunkte gezielt beeinflusst wird. Potentielle Kandidaten für den Talent-Pool sind ehemalige Praktikanten, Hochschulabsolventen, Fachkräfte aus anderen Firmen oder ehemalige Bewerber, für die keine passende vakante Stelle zur Zeit der Bewerbung zu Verfügung stand. Das systematische TRM hat vor allem den Zweck, das Unternehmen in Zeiten von Personalengpässen durch den Zugriff auf potentielle Kandidaten zu unterstützen und zu sichern. Sobald eine Stelle zu besetzen ist, wird versucht über den Talent-Pool einen geeigneten potentiellen Bewerber zu finden, diesen zu kontaktieren und zum Berufseinstieg oder zum Berufswechsel zu animieren. Auch das Active Sourcing spielt in diesem Recruiting-Prozess eine entscheidende Rolle – nach dem Identifizieren der Talente ist es die Aufgabe des Unternehmens proaktiv auf die internen und externen Kandidaten zuzugehen.
Externes TRM: das externe Talent Relationship Management ist darauf konzentriert neue Kontakte zu Talenten zu knüpfen und diese potentiellen Kandidaten über verschiedene Kontaktpunkte ans Unternehmen zu binden und sich somit als optimaler Arbeitgeber zu positionieren. Das Unternehmen will so durch das TRM erreichen, dass sich die Talente bei einem anstehenden Berufseinstieg oder -wechsel aufgrund dieser Kontakte beim Unternehmen bewerben.
Der Prozess des Talent Relationship Managements kann in drei Phasen gegliedert werden. Durch den Personalbedarf ausgelöst, startet der Prozess bei der Identifikation von Talenten, setzt sich bei der Bindung der Talente fort und endet mit der Besetzung der vakanten Stelle. Sobald ein neuer Bedarf besteht, wiederholt sich der Prozess. Aufgabe des TRMs ist, es die Phasen erfolgreich zu meistern und so den Unternehmenserfolg durch die optimale Personalbesetzung zu fördern. Der folgend beschriebene Prozess setzt voraus, dass bereits eine Datenbank mit Kontaktdaten von potentiellen Talenten besteht:
Die Identifikation kann über mehrere Wege geschehen. In Talent-Pools, intern wie auch extern, werden Talente erfasst, die zu bestimmten Anforderungen und Aufgabenfelder passen. Jeder Kontaktpunkt von Unternehmen zu potentiellen Kandidaten hat das Potential, Talente zu identifizieren und deren Aufnahme in die Datenbank einzuleiten. So kann zum Beispiel ein Bewerber, für den im Moment keine passende Stelle verfügbar ist, welcher jedoch grundsätzlich interessant für eine Zusammenarbeit wäre, nach Absprache in den firmeninternen Talent-Pool aufgenommen werden. Zudem kann die Möglichkeit zur Selbstregistrierung auf der Firmenhomepage implementiert sein, wie auch eine Funktion zur Empfehlung anderer potentieller Kandidaten. Ein persönlicher Kanal zur Identifizierung bietet die Teilnahme an Hochschul- und Karrieremessen. Dieser Kanal wird hauptsächlich vom klassischen Personalmarketing bedient, bietet jedoch viel Potenzial, es auch aus TRM Sicht für die Aufnahme von den Talenten, zum Beispiel mit einer Vor-Ort-Registrierung, zu nutzen. Je nach Zielgruppe eignet sich auch die Suche und Identifizierung von Talenten in Online-Medien wie XING, LinkedIn und Facebook. Die proaktive Ansprache des Active Sourcing ist bei dem Aufbau eines Talent-Pools also ebenso gefragt wie im direkten Recruiting.
Die Phase der Bindung ist die Königsdisziplin im Talent Relationship Management. Über einen variablen Zeitraum erfolgt die Bindung der potentiellen Kandidaten über mehrere Kontaktpunkte. Diese Phase beschäftigt sich gezielt damit, die gesammelten Kontakte in der Datenbank zu pflegen und aufrecht zu erhalten. Nur durch die kontinuierliche Pflege der Kontakte, können Unternehmen den Talent-Pool festigen und nutzen. Das Ziel ist es, den Talenten von Anfang an Wertschätzung und Vertrauen zu vermittelt und sich als Unternehmen positiv zu positionieren. Das gelingt besonders gut, wenn die Unternehmen den Kandidaten für alle Kontakte einen persönlichen Ansprechpartner nennen, welcher für alle aufkommenden Fragen bereit steht. Der Kandidat soll das Gefühl vermittelt bekommen, schon als Teil des Unternehmens behandelt zu werden und jederzeit die Möglichkeit zu haben, sich mitzuteilen oder etwas zu erfahren. So wird aufrichtig versucht, bei den Kandidaten als Arbeitgeber in Frage zu kommen beziehungsweise im Idealfall bevorzugt zu werden, sobald ein Berufseinstieg oder -wechsel bei den Talenten bevorsteht. Der Talent-Pool bietet in der Bindungsphase zudem die Möglichkeit, die Entwicklung der Talente in Sachen Qualifikationen und Interessen zu beobachten und sie dadurch besser kennenzulernen. Das erleichtert dann die Entscheidung, welcher der Kontakte in der Datenbank wirklich zu einer Position oder Abteilung passt. Ein positiver Aspekt für die Kandidaten in der Bindungsphase ist es, dass auch sie einen authentischen Einblick in das Unternehmen bekommen, wodurch auch die Talente abwägen können, wie gut das Unternehmen zu ihren Bedürfnissen und Qualifikationen passt. Diese Phase ist eine Art Kennenlernphase für beide Parteien und bietet bei positivem Verlauf viel Potential für eine etwaige erfolgreiche Zusammenarbeit. Als ultimatives Ziel dieser Phase wird aus Sicht der Unternehmen die eingehende Bewerbung eines passenden Talents verstanden.
Bei der Besetzungsphase geht es darum, Talente tatsächlich für das Unternehmen und die Besetzung einer offenen Stelle zu gewinnen. Nachdem Talente gefunden und Kontaktpunkte zwischen ihnen und dem Unternehmen optimal genutzt wurden, gilt es den Einstieg der Talente ins Unternehmen einzuleiten. Sofern im Talent-Pool ausreichend qualifizierte Kandidaten vorhanden sind, können Recruiter im ersten Schritt gezielt nach passenden Talenten mit den benötigten Kompetenzen, Standorten, möglichem Einstiegstermin etc. gefiltert suchen. Hierbei empfiehlt sich eine automatische Synchronisation der Basisinformationen des Talent-Pools mit den Profilen auf Karrierenetzwerken wie XING oder LinkedIn, um die Aktualität der Daten stetig zu gewährleisten. Im nächsten Schritt geht es darum, die Kandidaten direkt anzusprechen, ob per E-Mail, Nachricht auf XING oder im Telefonat – jede Art von Kontakt ist hierbei durch eine persönliche Gestaltung geprägt. Diese proaktive Kontaktaufnahme orientiert sich zu großen Teilen an den Regeln des Active Sourcings. Die nächste Aufgabe ist es, den Talenten personalisierte Job-Angebote zu unterbreiten. Sobald eine neue Stelle veröffentlicht wird, werden geeignete Talente darüber informiert und erhalten durch gut gepflegte Daten auch nur Angebote, die für sie tatsächlich von Bedeutung sind. Durch softwaregestütztes algorithmisches Abgleichen von offenen Stellen mit vorhandenen Talenten in der Datenbank (inklusive Berücksichtigung des möglichen Eintrittsdatums, Gehaltsvorstellungen, Entfernung zum Standort etc.) kann das TRM in diesem Schritt maßgeblich unterstützt werden – z.B. durch das automatisierte Zusenden von passenden Jobangeboten an die Talente. Die Talente werden dann dazu motiviert, sich zu bewerben. Hier gilt es, dass der Weg zu Bewerbung möglichst bequem und intuitiv gestaltet ist, um den Aufwand für die Kandidaten so gering wie möglich zu halten. Sobald Bewerbungen eingehen, werden die auf ihre Kompatibilität und Qualität geprüft und die nächsten Schritte bis hin zum Onboarding können eingeleitet werden, sofern das passende Talent unter den Bewerbern gefunden wurde. Als letzte Aktion innerhalb des TRM-Prozesses wird nun geprüft, ob sich für die Zukunft ausreichend Talente in der Pipeline befinden, um auch bei den nächsten offenen Stellen auf diese zurückgreifen zu können oder ob man sich gegebenenfalls intensiv mit dem Aufbau des Talent-Pools beschäftigen muss.
Das TRM bietet eine gute und notwendige Möglichkeit, dem Problem der ausbleibenden Bewerberfluten in Unternehmen zu begegnen. Die Arbeit des TRM stellt langfristige und zukunftsorientiere Maßnahmen dar, Talente zu finden, binden und zu engagieren, um den Unternehmenserfolg auch in Zukunft durch die optimale Personalbesetzung zu fördern. Die Unternehmen zeigen durch ein gut etabliertes TRM, dass ihnen etwas an dem Kontakt zu Talenten liegt und vermitteln Wertschätzung auch gegenüber Kandidaten, für die zur Zeit der Bewerbung eventuell keine passende Stelle offen war. Der Kontakt wird weiter gehalten und dies wirkt sich direkt auf die Candidate Experience und letztlich auch äußerst positiv auf das Employer Branding aus. Die Stärkung der Arbeitgebermarke ist hier ein willkommener Nebeneffekt der eigentlichen Funktion der Pflege von Kontakten zu potentiellen Bewerbern durch einen Talent-Pool.
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