HR-Software

HR-Software ist die Abkürzung für Human Resource Software, auch als Personalinformations-System bezeichnet. Ein solches Human Resource Information System unterstützt die Personalarbeit und Personalverwaltung eines Unternehmens. Im Informationssystem werden personenbezogene Daten von Bewerbern und Mitarbeitern zusammengetragen und verarbeitet. Die Software kann in verschiedenen Bereichen des Personalwesens zum Einsatz kommen, z. B.:

• Personalbeschaffung: Die Personalbeschaffung stellt sicher, dass ein Unternehmen bedarfsgerecht mit Arbeitskräften versorgt wird. Dabei wird neben dem aktuellen Bedarf auch der potenzielle Bedarf in der Zukunft berücksichtigt. Personalengpässe entstehen, wenn Unternehmen Stellen aufgrund niedriger Bewerbungsquoten oder anderer Faktoren nicht besetzen können. Sind auf dem Arbeitsmarkt nicht genügend Bewerber mit den richtigen Qualifikationen vorhanden, werden Fachkräfteengpässe begünstigt. Dauert die Situation langfristig an und sind die Engpässe flächendeckend, spricht man von einem Fachkräftemangel. Eine softwaregestützte Bewerberverwaltung kann den Recruiting-Prozess vereinfachen. Einige Software-Lösungen bieten Funktionen, um mehr qualifizierte Bewerbungseingänge zu erzielen – z. B. Multiposting von Stellenanzeigen oder Bewerbermatchings.
• Personalbedarfsplanung: Auf Grundlage der Personalbedarfsermittlung wird der Personalbedarf festgestellt: Welche Anzahl an Mitarbeitern mit welchen Qualifikationen ist wann erforderlich? Dadurch soll sichergestellt werden, dass ausreichend Personal vorhanden ist und Personalüberhänge oder -engpässe verhindert werden. Eine bedarfsgerechte Personalbedarfsplanung stellt die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicher und realisiert Kostensenkungspotenziale, indem bspw. Vakanzen frühzeitig gedeckt und vorhandene Potenziale im Unternehmen genutzt werden.
• Personaleinsatz: Module zur Personaleinsatzplanung unterstützen bei der effektiven Mitarbeitersteuerung. Die Personaleinsatzplanung soll gewährleisten, dass Mitarbeiterkapazitäten im Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig gedeckt sind: Die richtige Anzahl an qualifizierten Personen muss zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Einsatzort verfügbar sein. Die Mitarbeiter werden je nach Anforderungs- und Qualifikationsprofil entsprechenden Positionen und Aufgaben im Unternehmen zugeordnet. Arbeitszeit und Auftragsvolumen werden aufeinander abgestimmt, so dass z. B. nicht alle Mitarbeiter zeitgleich Urlaub beantragen und in Zeiten von Auftragsspitzen ausreichend Personal vorhanden ist. Eine flexible Personaleinsatzplanung nimmt Rücksicht auf mögliche zukünftige Planungsanforderungen, z. B. im Falle schwankender Auftragslagen. Ein potenzielles Flexibilisierungsinstrument ist die Zeitarbeit: Fällt bspw. der Bedarf an Hilfsarbeitern für die Produktion höher aus als erwartet, können Leiharbeiter Personalengpässe kurzfristig decken.
• Personalabrechnung: Die Personalabrechnung umfasst alle Aktivitäten, die zur Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich sind, zum Beispiel die Berechnung der Löhne und Gehälter, die Lohnsteuerabrechnung und die Ermittlung der Steuerbeträge. Die Lohnabrechnung dokumentiert die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts und macht für den Arbeitnehmer transparent, wie hoch sein Brutto- und Nettogehalt ist.
• Personalentwicklung: Personalentwicklungsmaßnahmen dienen der Förderung und Entwicklung der Mitarbeiter. Im Fokus steht die fachliche, methodische, soziale und persönliche Qualifizierung des Personals mit Blick auf individuelle Mitarbeiterbedürfnisse und organisationsspezifischer Ziele. Maßnahmen zur Personalentwicklung können unterschiedliche Zwecke erfüllen, z. B. eine Steigerung der Markt- und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens oder eine stärkere Mitarbeiterbindung und -motivation. Eine Möglichkeit der softwaregestützten Umsetzung von Weiterbildungsmaßnahmen bietet bspw. das E-Learning.
• Personalerhaltung: Maßnahmen zum Erhalt personeller Kapazitäten im Unternehmen sollen der Fluktuation von Mitarbeitern entgegenwirken. Insbesondere Mitarbeiter in Führungs- und Schlüsselpositionen, Leistungsträger, High Potentials und qualifizierte Arbeitskräfte sollen mittels Retention Management im Unternehmen gehalten werden.
• Personalfreisetzung: Die Personalfreisetzung umfasst Maßnahmen zum Abbau von Überkapazitäten und zur Vermeidung von Personalüberdeckung. Die Überdeckung kann in verschiedenen Hinsichten auftreten: quantitativ (zu hohe Anzahl an Mitarbeitern), qualitativ (z. B. Überqualifikation), zeitlich (in einem bestimmten Zeitraum) und räumlich (in bestimmten Betriebsteilen). Eine Personalfreisetzung mündet nicht notwendigerweise in einer Entlassung: Mitarbeiter können z. B. durch Maßnahmen wie Arbeitszeitverkürzung und Kurzarbeit im Unternehmen gehalten werden.

Funktionen von HR-Software 

HR-Software soll die verschiedenen Aufgaben im Personalmanagement softwaregestützt vereinfachen und Prozesse im HR-Wesen optimieren. Globalisierung, Digitalisierung und Fachkräftemangel haben dazu beigetragen, dass HR-Software im Personalwesen an Bedeutung gewonnen hat. Zentrale Funktionen sind beispielsweise:

• E-Recruiting und Talent-Management: Eine zentralisierte Bewerberverwaltung vereinfacht das Handling von Bewerberdaten: Die Stamm- und Kontaktdaten werden in ein Bewerbermanagement-System übernommen und können dort zentral gemanagt werden. Je nach Umfang der Software lassen sich einzelne Recruiting-Schritte abbilden: von der Stellenausschreibung über den Bewerbungseingang bis zur Erfolgskontrolle. Die Software bietet bspw. Funktionen zur Erstellung von Stellenausschreibungen im eigenen CI, die per Multiposting in verschiedenen Online-Portalen veröffentlich werden. Durch die Streuung in mehreren Jobportalen, auf der Karriereseite und in sozialen Netzwerken soll die Bewerberreichweite maximiert werden. Funktionen wie Bewerbermatchings vergleichen Stellenanforderungen und Bewerberprofile, um eine Rangfolge passender Kandidaten zu erstellen. Dadurch soll eine bessere Bewerberpassung erreicht werden. Die Bewerberdaten werden in Bewerberprofilen gespeichert. Je nach Software gibt es eine Kontakthistorie, die auch die Bewerberkommunikation dokumentiert. Ein Aufgabenmanagement ermöglicht die softwaregestützte Aufgabenverteilung zwischen den Nutzern und macht Aufgabenfortschritte transparent. Neben der Entlastung der Personalabteilung erleichtert eine qualitative Recruiting-Software auch den Bewerbungsprozess für Kandidaten, z. B durch mobile Bewerbungsmöglichkeiten und CV-Parsing. Ein CV-Parser liest die Stammdaten aus dem Lebenslauf aus und überträgt diese automatisch in die Datenfelder der Online-Bewerbermaske. Einige E-Recruiting-Solutions verfügen über eine Analytics-Funktion zur Auswertung der Recruiting-Erfolge: Kennzahlen wie bspw. die Anzahl der Bewerbungseingänge pro Kanal geben Auskunft über erfolgsversprechende Recruiting-Kanäle und bieten eine Möglichkeit zur Optimierung des Bewerbungsprozesses.
• Stammdatenverwaltung: Personalrelevante Daten (z. B. Personaldaten, Arbeitsvertragsdaten) lassen sich in einer Software zusammenführen und zentral verwalten. Nutzt das Unternehmen digitale Personalakten, können darin Arbeitsverträge und -zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Gehaltsdaten, Kontaktdaten, Urlaubsanträge und -bewilligungen, Krankheitsbescheinigungen, Reportings über Arbeitsunfälle, Leistungsbeurteilungen etc. dokumentiert werden. Vorteile der elektronischen Aktenverwaltung sind bspw. ein schneller Zugriff auf die Akten, eine automatische Archivierung und Kostensenkungen (Archivraum für die Aktenaufbewahrung, Druck- und Papierkosten fallen weg).
• Elektronische Entgeltabrechnung/Payroll: Bei der softwaregestützten Entgeltabrechnung werden alle lohnrelevanten Daten in ein System übernommen. Lösungen zur Lohnabrechnung unterstützen Verantwortliche in den einzelnen Arbeitsschritten der Entgeltabrechnung, z. B. bei der monatlichen Abrechnung, SV-Meldungen und Beitragsschätzungen. Je nach Software erfolgen die Berechnung der SV-Anteile und Beitragsschätzungen sowie die Durchführung der Abrechnung automatisch. Vollständigkeits- und Korrektheitsprüfungen tragen zur Reduktion von Fehlern bei.
• Zeiterfassung: Lösungen zur Arbeitszeiterfassung erfassen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in Echtzeit. Die Daten können in der Software weiterverarbeitet werden. Je nach Software lassen sich spezifische Konditionen wie Nacht- und Schichtzulagen automatisch verrechnen. Funktionen wie die automatische Arbeitszeitkorrektur tragen zur Fehlerreduktion bei.

Fazit

Human Resource Software unterstützt Unternehmen bei der Vereinfachung und Optimierung von Prozessen im Personalwesen. Die Software kann in verschiedenen Bereichen zum Einsatz kommen, zum Beispiel in der Personalabrechnung, der Personalplanung und der Personalbeschaffung.