Personalfragebogen

Personalfragebögen oder Einstellungsfragebögen kommen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter zum Einsatz. Ein Personalfragebogen richtet sich an Bewerber oder an neue Mitarbeiter.

Der Arbeitgeber fragt standardisiert Daten ab, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Bewerber sind jedoch nicht dazu verpflichtet, einen Fragebogen auszufüllen. Der Arbeitgeber kann selbst entscheiden, ob er Fragebögen verwendet oder nicht. Für die inhaltliche Gestaltung der Fragen ist die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich.

Zulässig sind Fragen solche, die im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen (z. B. Angaben zu den persönlichen Verhältnissen und Qualifikationen des Mitarbeiters). Folgende Daten können u. a. erfasst werden:

persönliche Angaben (Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Kontodaten)
Daten zur Beschäftigung (Eintrittsdatum, Betriebsstätte, Arbeitszeit, Tätigkeit, Vergütung, weitere Tätigkeiten)
beruflicher Werdegang (Schulabschluss, Berufsausbildung, Zeugnisse)
Sozialversicherungsdaten (Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse)
Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuer-ID, Steuerklasse, Freibeträge, Konfessionszugehörigkeit)
vermögenswirksame Leistungen (Betrag, Empfänger, Datum des Bezugsbeginns, Kontodaten)
Arbeitspapiere (Arbeitsvertrag, Kopie des Sozialversicherungsausweises, Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse, Bescheinigung private Krankenversicherung, Bescheinigung für Lohnsteuerabzug, ggf. Immatrikulationsbescheinigung, Unterlagen Sozialkasse)
ggf. Einwilligung zur elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen / BEA (Arbeits- oder Nebeneinkommensbescheinigung)

Zulässig sind in der Regel Fragen nach:

dem Vorliegen einer Schwerbehinderung
Vermögensverhältnissen bei Personen in besonderer Vertrauensstellung
bestehenden (nicht früheren) Lohn- / Gehaltspfändungen
einem rechtswirksamen Wettbewerbsverbot mit dem früheren Arbeitgeber
Vorstrafen – sofern ein enger sachlicher Zusammenhang zur Tätigkeit besteht und diese nicht aus dem Bundeszentralregister getilgt sind

Unzulässige Fragen im Personalfragebogen

Unzulässig sind Fragen, die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter verletzen. Nach § 75 Abs. 2 BetrVG haben Arbeitgeber und Betriebsrat die freie Entfaltung der Persönlichkeit der Beschäftigten zu schützen. Dazu gehören zum Beispiel Fragen nach:

Religionszugehörigkeit, Partei- und Gewerkschaftszugehörigkeit – Ausnahmen gelten nach § 118 BetrVG für Tendenzbetriebe wie Parteien, Gewerkschaften, karitative Einrichtungen oder Religionsgemeinschaften
Höhe der vorherigen Vergütung, wenn sie für die Stelle keine oder geringe Aussagekraft hat und der Bewerber keine Mindestvergütung wünscht
Vorliegen einer Schwangerschaft
ethnischer Herkunft bzw. Rasse des Bewerbers
Vorliegen einer Heiratsabsicht

Bei unzulässigen Fragen kann ein Bewerber die Antwort verweigern. Eine Notlüge kann zulässig sein (BAG, 21.02.1991, DB 1991). Eine falsche Antwort auf zulässige Fragen kann einen Kündigungsgrund darstellen. Sie kann eine Anfechtung des Arbeitsverhältnisses wegen arglistiger Täuschung nach sich ziehen (§ 123 BGB).

Im Internet finden sich einige Muster, Formulare oder Checklisten für Fragebögen (hier kann man z.B. einen Personalfragebogen für geringfügig Beschäftigte herunterladen).

Zustimmung des Betriebsrats

Arbeitgeber müssen den Fragenkatalog im Personalfragebogen mit dem Betriebsrat abstimmen. Dieser muss dem Fragebogen nach § 94 Abs. 1 Satz 1 zustimmen. Ohne Zustimmung des Betriebsrats ist die Datenerhebung via Personalfragebogen unzulässig. Bei der inhaltlichen Ausgestaltung des Personalfragebogens und bei evtl. Änderungen ist der Betriebsrat mit einzubeziehen. Bei Uneinigkeit entscheidet die Einigungsstelle auf Antrag des Arbeitgebers oder des Betriebsrats (§ 94 Abs. 1 S. 2 BetrVG). Ein Initiativrecht zur Einführung eines standardisierten Personalfragebogens hat der Betriebsrat nicht. Er kann diese jedoch vorschlagen (§ 92 Abs. 2 BetrVG).

Weitere Informationen zur Mitbestimmung und Compliance mit Blick auf Fragebögen bietet z. B. das Fachmagazin Compliance Manager.

Datenschutz

Persönliche Daten von Beschäftigten unterliegen datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Beschäftigtendatenschutzes. Laut Bundesdatenschutzgesetz fallen unter den Beschäftigtenbegriff Arbeitnehmer, zur Berufsbildung Beschäftigte, Leiharbeiter im Verhältnis zum Entleiher, Beschäftigte in Werkstätten für behinderte Menschen, Teilnehmer an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben, Beamte des Bundes, Richter und Soldaten, Freiwillige (nach Jugendfreiwilligendienstgesetz oder Bundesfreiwilligendienstgesetz), arbeitnehmerähnliche Personen, Zivildienstleistende, Bewerber und Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist (§ 26 Abs. 8 BDSG (neu)). Beschäftigtendaten dürfen unter bestimmten Umständen verarbeitet werden (§ 26 Abs. 1 BDSG (neu)). Die Verarbeitung ist zulässig, wenn sie zu Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt, speziell für:

die Begründung, **Durchführung **und **Beendigung **des Beschäftigungsverhältnisses
zur Ausübung von Rechten aus Gesetzen, Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung zur Interessensvertretung von Beschäftigten
zur Aufdeckung von Straftaten, wenn u. a. ein begründeter Verdacht besteht, dass die Person eine Straftat begangen hat.

Zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind bspw. Personalstammdaten, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Daten und Angaben zur Bankverbindung.

Eine Einwilligung von Bewerbern und Beschäftigten zur Datenverarbeitung muss freiwillig sein. Sie muss in Schriftform erfolgen (§ 26 Abs. 2 BDSG (neu)). Das Kriterium der Freiwilligkeit ist im BDSG näher definiert. Von einer freiwilligen Einwilligung kann der Arbeitgeber insbesondere dann ausgehen, wenn:

die Person mit ihrer Einwilligung einen rechtlichen oder einen wirtschaftlichen Vorteil erlangt
die Interessen der Person und des Arbeitgebers gleichgelagert sind

Bei der Beurteilung der Freiwilligkeit sind die Umstände der Einwilligung und die Abhängigkeit im Beschäftigungsverhältnis mit einzubeziehen.

Die Person, deren Daten der Arbeitgeber verarbeitet, kann ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit widerrufen (Artikel 7 DSGVO). Über dieses Widerrufsrecht muss sie informiert werden. Der Einwilligungsprozess sollte dokumentiert werden (z. B. im verwendeten Bewerbermanagement-System).

EU-DSGVO

Ab dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung für alle geschäftsmäßigen Verarbeiter personenbezogener Daten. In Kraft getreten ist die EU-Datenschutzverordnung bereits zwei Jahre vorher. Nach der zweijährigen Übergangsfrist müssen die Vorschriften umgesetzt werden. Die Verordnung vereinheitlich das Datenschutzrecht in allen EU-Mitgliedstaaten. Sie regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten durch Unternehmen, Behörden und Organisationen. In Artikel 5 der EU-DSGVO sind sechs wichtige Datenschutzgrundsätze verankert, die Datenverarbeiter einhalten müssen:

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung: Die Daten müssen rechtmäßig (Einwilligung) und transparent verarbeitet werden.
Zweckbindung der Daten: Die Daten müssen zweckgebunden sein und dürfen nicht zu beliebigen Zwecken verarbeitet werden – bspw. Bewerberdaten für Recruiting-Zwecke.
Datenminimierung: Das Maß der Datenverarbeitung ist zweckgebunden: Daten dürfen nicht auf Vorrat oder Verdacht gespeichert werden.
Richtigkeit: Daten müssen sachlich richtig und aktuell sein. Fehlerhafte Daten sind zu korrigieren oder zu löschen.
Speicherbegrenzung: Daten müssen so gespeichert werden, dass eine erforderliche Identifizierung der Person nur für die Dauer des Verarbeitungszwecks möglich ist.
Integrität und Vertraulichkeit: Die Datenverarbeitung muss die Sicherheit personenbezogener Daten ermöglichen. Die Daten sind vor unbefugten Zugriffen, Verlusten oder Zerstörung zu schützen.

Fazit

Personalfragebögen sind ein Instrument im Zuge der Einstellung neuer Mitarbeiter. Die standardisierten Fragebögen richten sich an Bewerber oder an neue Arbeitnehmer. Abgefragt werden Daten, die für das Arbeitsverhältnis wichtig sind und die im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen (z. B. Angaben zu persönlichen Verhältnissen, sozialversicherungs- und steuerrechtlich relevante Daten). Darüber hinaus gibt es bestimmte unzulässige Fragen (z. B. nach der ethnischen Herkunft, einer Schwangerschaft oder Heiratsabsicht). Bei der inhaltlichen Gestaltung des Fragenkatalogs hat der Betriebsrat ein Zustimmungsrecht. Da Arbeitgeber personenbezogene Daten verarbeiten, sind Datenschutzvorschriften zu beachten.