Personalkennzahlen

Personalkennzahlen unterstützen Personalverantwortliche bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Unternehmensprozessen. Die Kennzahlen weisen einen Bezug zum Personalwesen auf und bilden quantitativ erfassbare Sachverhalte ab. Personalcontroller bereiten Daten und Kennzahlen auf und verdichten sie zu Informationen, um Entscheidungsträger bei der sachgerechten Entscheidungsfindung zu unterstützen. Es geht weniger darum, möglichst viele Kennzahlen zu sammeln, sondern entscheidungsrelevante Informationen zu extrahieren und verständlich aufzubereiten – etwa mithilfe von Tabellen und Diagrammen. Um KPIs zu bilden, stehen verschiedene Quellen zur Verfügung, zum Beispiel Datenbestände der operativen Personalaufgaben (Gehaltsdaten, Mitarbeiterstammdaten…). Für die Kennzahlenanalyse lassen sich Kennzahlen gruppieren und Vergleichswerte heranziehen, z. B. Branchenkennzahlen, Sollwerte und Vergangenheitsdaten.

Klassifizierung von Kennzahlen

Personalkennzahlen können in absolute und relative Kennzahlen unterteilt werden:

Absolute Kennzahlen basieren auf Mengen und Werten. Sie sind entweder direkt erfassbar oder lassen sich als Summen/Differenzen errechnen (z. B. Differenz zwischen kalkuliertem und realem Krankenstand).
Relative Kennzahlen (Verhältniszahlen) zeigen das Verhältnis von mindestens zwei aufeinander bezogenen Kennzahlen an. Relative Kennzahlen lassen sich weiter unterteilen in
Gliederungszahlen: Diese stellen das Verhältnis einer Teilmenge oder Teilgröße zu einer Gesamtmenge oder Gesamtgröße dar (z. B. Anteil der Mitarbeiter mit einer Unternehmenszugehörigkeit von mind. 10 Jahren).
Beziehungszahlen: Beziehungszahlen setzen zwei verschiedenartige Größen in ein Verhältnis (z. B. Umsatz pro Mitarbeiter).
Indexzahlen: Indexzahlen bilden das Verhältnis von zwei gleichartigen Größen in ihrer zeitlichen Veränderung ab: Zu einem Basiszeitpunkt wird eine Indexbasis gebildet, die mit einem Vergleichswert in Beziehung gesetzt wird.
Quantitative Kennzahlen sind quantifizierbare bzw. messbare Größe (z. B. Mitarbeiterzahl).
Qualitative Faktoren ermöglichen qualitätsbezogene Aussagen und lassen sich weniger leicht messen als quantitative Kennzahlen (z. B. Mitarbeitermotivation).

Nutzen von Personalkennzahlen

Personalkennzahlen unterstützen das Personalmanagement und das Personalcontrolling bei der Planung, Steuerung und Kontrolle HR-bezogener Unternehmensprozesse. Mithilfe der Kennzahlen analysieren Controller personalwirtschaftliche Aktivitäten, um diese zu optimieren und Effizienzverbesserungen zu erzielen. Die KPIs schaffen Transparenz und helfen bei einer sachgerechten Entscheidungsfindung.

Erhöhte Transparenz: Kennzahlen liefern Hinweise bezüglich der Effektivität und Effizienz von HR-Prozessen. Mithilfe relevanter KPIs nehmen Personalcontroller z. B. Kosten-Nutzen-Überlegungen vor und bewerten die Prozessqualität.
Indikatorfunktion: Kennzahlen dienen als Indikator, um Chancen und Risiken frühzeitig aufzudecken und bevorstehende Problemsituationen einzuschätzen, zum Beispiel drohende Fluktuation oder ein erhöhter Personalbedarf. Dadurch können Personalverantwortliche flexibel (re)agieren und sich auf wandelnde interne und externe Umweltbedingungen einstellen.
Optimierung des Recruiting-Prozesses: Recruiting-Kennzahlen sind ein Instrument, um Defizite und Verbesserungspotenziale im Recruiting-Prozess zu identifizieren. Sie dienen als Grundlage kennzahlenbasierter Entscheidungen: Kennzahlen wie die Anzahl der Bewerbungen und Einstellungen nach Quelle können die Auswahl erfolgsversprechender Recruiting-Kanäle stützen. Auch der Erfolg von Recruiting-Aktivitäten lässt sich mithilfe von KPIs messen (z. B. Bewerberaufkommen pro Niederlassung, Einstellungsquote nach Abteilung).
Performanceeinschätzungen: Personalverantwortliche können mithilfe von KPIs die Performance von Mitarbeitern im Zeitverlauf einschätzen und den Beitrag der Personalarbeit zum Unternehmenserfolg abbilden. Performanceeinschätzungen können z. B. im Vertrieb als Basis für die Ausgestaltung von Zielvereinbarungen und Provisionssystemen dienen. Im Feedbackgespräch eignen sich Kennzahlen, um Performanceleistungen und -entwicklungen abzubilden. Voraussetzung ist, dass die Kennzahlen leistungs- und erfolgsbezogene Aspekte einer Tätigkeit wiedergeben oder messen: Für einen Vertriebsmitarbeiter ist dies bspw. eher möglich als für einen Erzieher im Kindergarten.

Beispiele für Personalkennzahlen

Anzahl der Mitarbeiter: Die Mitarbeiteranzahl ist eine Basiskennzahl, die häufig als Grundlage zur Ermittlung anderer personenbezogener Kennzahlen genutzt wird. Sie lässt sich anhand verschiedener Kriterien präzisieren, z. B. Mitarbeiteranzahl nach Standorten oder Filiale.
Fluktuationsquote: Die Fluktuation beschreibt den Personalwechsel (Ein- und Austritte) im Unternehmen, zum Beispiel aufgrund von Kündigungen oder Verrentungen. Die Fluktuationsrate lässt sich wie folgt ermitteln:
Für die Kennzahlenanalyse lässt sich die Fluktuationsrate weiter differenzieren, z. B. in Personalabgänge nach Geschlecht oder Abteilung. Mithilfe einer Fluktuationsanalyse können Personalverantwortliche die Gründe für eine hohe Fluktuation (z. B. in einer bestimmten Abteilung) eruieren. Um eine Bewertung der Fluktuationsrate vorzunehmen, können Unternehmen ein Vergleich zwischen Unternehmenseinheiten vornehmen oder Benchmarks aus der Branche zu Rate ziehen.
Frühfluktuation: Verlassen Mitarbeiter ihren Arbeitgeber kurz nach Stellenantritt, spricht man von Frühfluktuation. Diese berechnet sich, indem die in der Probezeit aufgelösten Arbeitsverhältnisse durch die Anzahl der Eintritte dividiert und anschließend mit 100 multipliziert werden.
Umsatz pro Mitarbeiter: Der Umsatz dividiert durch die Anzahl der in einer Periode beschäftigten Mitarbeiter.
Krankenquote: Die Krankenquote beschreibt den prozentualen Anteil erkrankter Mitarbeiter in einer bestimmten Periode. Die Kennzahl bildet den Anteil der krankheitsbedingten Arbeitsausfälle an der Gesamtmitarbeiterzahl ab. Um die Quote zu berechnen, teilt man die Anzahl erkrankter Mitarbeiter durch die Summe der Beschäftigten und multipliziert das Ergebnis mit 100. Alternativ werden die durch Krankheitsmeldungen ausgefallenen Tage durch die Sollarbeitszeit in Tagen dividiert und mit 100 multipliziert. In der Praxis dient die Krankenquote der Kontrolle krankheitsbedingter Arbeitsausfälle, um die Quote durch geeignete Maßnahmen zu senken (z. B. bessere medizinische Betreuung von Arbeitnehmern, BGM) und Kosten für Leistungseinbußen durch hohen Krankenstand zu reduzieren.
Mehrarbeitsquote: Mit der Mehrarbeitsquote werden die von Mitarbeitern geleisteten Überstunden abgebildet. Eine dauerhaft erhöhte Quote kann ein Hinweis darauf sein, dass zusätzlicher Personalbedarf besteht.
Personalstruktur: Die Personalstruktur beschreibt die personelle Zusammensetzung der Belegschaft nach bestimmten Kriterien, z. B. Alter, Geschlecht, Arbeitszeit, Arbeitsverhältnis oder Betriebszugehörigkeit. Kennzahlen zur Personalstruktur helfen bei der Einschätzung, ob die Zusammensetzung des Personals geeignet ist, um Unternehmensziele zu erreichen.
Fehlzeitenquote: Die Quote drückt das Verhältnis von Fehlzeiten und Sollarbeitszeit aus. Fehlzeiten sind nicht mit Krankheitszeiten zu verwechseln, da sie z. B. auch weiterbildungsbedingte Abwesenheitszeiten beinhalten. Eine Fehlzeitenanalyse zeigt z. B. Häufungen von Fehlzeiten in Abteilungen oder an bestimmten Wochentagen an und deckt Zusammenhänge von Fehlzeiten und anderen Einflüssen wie Schichtarbeit und Alter auf.
Durchschnittliches Gehalt je Mitarbeiter: Diese Planungskennzahl dient z. B. der Abbildung von Gehaltsentwicklungen oder Gehältern in bestimmten Mitarbeitergruppen (z. B. Frauen, Führungskräfte).
Recruiting-Kennzahlen:

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Fazit

Personalkennzahlen unterstützen Arbeitgeber bei der Planung, Steuerung und Kontrolle HR-bezogener Unternehmensprozesse. Das Personalcontrolling bereitet entscheidungsrelevante Kennzahlen auf und verdichtet diese, um sie Entscheidungsträgern zur Verfügung zu stellen. Kennzahlenanalysen helfen bei der Optimierung personalwirtschaftliche Aktivitäten und schaffen Transparenz für eine sachgerechte Entscheidungsfindung.