Workforce Management 

Der Begriff Workforce Management (WFM) wird oft synonym für die Personaleinsatzplanung (PEP) verwendet. Die PEP ist ein Prozessabschnitt der Personalplanung, die folgende 5 Bereiche umfasst:

• Personalbedarfsermittlung
• Planung der Personalbeschaffung
• Planung der Personalentwicklung
• Planung des Personaleinsatzes
• Planung der Personalfreisetzung

Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist die Zuordnung von Arbeitnehmern und Positionen auf Basis der Anforderungs- und Qualifikationsprofile und der Einsatz freier Personalkapazitäten. Auch Umstrukturierungen im Unternehmen, Beförderungen, Berentungen oder freigewordene Personalkapazitäten werden von der Personaleinsatzplanung begleitet. Eine wichtige Rolle spielt die PEP im Rahmen der Zeitwirtschaft: Nachfragebedingte und saisonale Schwankungen erfordern einen flexiblen Personaleinsatz. Um bedarfsgerecht zu disponieren und Arbeitszeit und Arbeitsaufkommen zu synchronisieren, finden z. B. Modelle der Arbeitszeitflexibilisierung (Arbeitszeitkonten…) Verwendung. Eng verwoben ist die PEP mit Verwaltungs- und Managementaufgaben wie der Auftrags- und Schichtplanung.

Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, Mitarbeiterkapazitäten im Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig zu decken, um etwaige Personalunter- oder -überdeckungen zu vermeiden. Die PEP soll sicherstellen, dass im Unternehmen jederzeit die für die Realisierung von Unternehmenszielen erforderlichen Personalressourcen vorhanden sind. Mitarbeiter müssen also in der richtigen Anzahl, mit den richtigen Qualifikationen, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort einsatzfähig sein. Die wichtigsten Ziele der Personaleinsatzplanung sind:

• Personaldeckung: Arbeitsaufkommen und Auftragsvolumina werden mit den Arbeitszeiten der Mitarbeiter und den Mitarbeiterkapazitäten synchronisiert. Personalengpässe und die damit verbundenen Konsequenzen wie Produktivitätseinbußen, eine Unterbesetzung im Kundensupport etc. sollen dadurch vermieden werden. Personalbestandsanalysen helfen dabei, vorhandene Mitarbeiterkapazitäten zu ermitteln und mögliche Defizite aufzudecken. Eine Analyse des Arbeitsanfalls dient als Grundlage zur Kalkulation des Mitarbeiterbedarfs. Bei einem Arbeitsanfall-Forecast können wiederkehrende Muster im Arbeitsverlauf erkannt und in die Zukunft projiziert werden. Eine grafische Darstellung auf einer Zeitleiste ermöglicht es, den Arbeitsanfall für verschiedene Zeitpunkte zu interpretieren. Untergliedern lässt sich der Planungshorizont in die Jahresplanung, die Monatsplanung und die Ist-Situation. Meist verläuft die Planung trichterförmig, angefangen bei der Jahresplanung bis zur Ist-Situation, um die Planung mit der Zeit zu verfeinern.
• Flexibilisierung: Unternehmensinterne und externe Faktoren spielen bei der Personaleinsatzplanung eine Rolle. Intern können beispielsweise Umstrukturierungen stattfinden, die die PEP berücksichtigen muss. Eine vorausschauende Planung des Personalbedarfs soll das Unternehmen dazu befähigen, flexibel und bedarfsgerecht auf Veränderungen zu reagieren, zum Beispiel schwankende Auftragslagen, saisonale Nachfragespitzen etc.
• **Wertschöpfung: **Ein bedarfs- und anforderungsgerechter Personaleinsatz ermöglicht es, Kostensenkungspotenziale auszuschöpfen und die Produktivität von Mitarbeitern zu erhöhen – zum Beispiel, indem Anforderungs- und Qualifikationsprofile von Mitarbeitern aufeinander abgestimmt werden und unproduktive Arbeitszeiten, Leerlaufzeiten sowie teure Überstunden vermieden werden.

Personaleinsatzplanung als Instrument des Workforce Managements 

Eine weitere Betrachtungsweise versteht die Personaleinsatzplanung als einen Baustein des Workforce Managements. Workforce Management bezeichnet den ganzheitlichen Prozess zum Erhalt und zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität. Darüber hinaus sollen Kostensenkungspotenziale ausgeschöpft und der Kundenservice verbessert werden. Relevant sind dabei Aktivitäten wie Performance-Management, Human Resource Management, Recruiting, Disposition, Bedarfsprognosen, Budgetverteilung und HR-Analytics. Wichtige Grundpfeiler des Workforce Managements sind die Bedarfsorientierung und der Optimierungsgedanke: Die strategische Planung des Personaleinsatzes und präzise Prognosen von Arbeitsaufkommen und Personalbedarf sollen einen bedarfsoptimierten Einsatz von Personal und Ressourcen ermöglichen. Es geht zum Beispiel darum, Arbeitsaufkommen und Arbeitszeiten optimal zu synchronisieren, Personalbedarf und -kapazitäten aufeinander abzustimmen und einen kosten- und serviceoptimierten Personaleinsatz zu gewährleisten. Wie die Personaleinsatzplanung zielt das Workforce Management darauf ab, die richtigen Mitarbeiter und Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Einsatzort zur Verfügung zu stellen. Personalunter- oder -überdeckungen sollen vermieden werden. Eine bedarfsoptimierte Disposition wird nicht nur in Hinblick auf die personellen Kapazitäten angestrebt, sondern auch beim Einsatz weiterer Ressourcen wie Maschinen, Material oder Fahrzeuge. Volatile Auftragslagen, saisonale oder nachfragebedingte Schwankungen, schwankende Auftragsvolumen und weitere Anforderungen werden dabei berücksichtigt, damit das Unternehmen möglichst flexibel auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren kann. Ein ebenfalls wichtiger Aspekt ist die Planung von Zeitkonten im Rahmen der Zeitwirtschaft unter Berücksichtigung veränderter Planungsanforderungen und Planungsziele.

Ausgangspunkt des Workforce Management sind eine klare Definition von Arbeitsaufgaben und -anforderungen, bedarfsorientierte Prognosen und Methoden, die eine möglichst effiziente und sichere Ausführung der Aufgaben ermöglichen. Die Prognosen können mit den Geschäftszahlen verglichen werden, so dass Rückschlüsse für die Personalbedarfsermittlung in der nächsten Planungsperiode möglich sind. Der bedarfs- und anforderungsgerechte Einsatz von Mitarbeitern wird begleitet von Maßnahmen zur Messung und Beurteilung der Performance, um bei Bedarf gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen (z. B. Trainings, Coachings) anbieten zu können und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu fördern. Regelmäßiges Feedback und eine maßgeschneiderte Implementierung von Anreizen zielen darauf ab, die Leistung der Mitarbeiter zu erhalten oder zu steigern. Ziel ist es, eine möglichst hohe Produktivität und Zufriedenheit in der Belegschaft zu erreichen, Personalkosten zu reduzieren, die Servicequalität zu verbessern und einen höheren Umsatz zu erzielen.

Vorteile des Workforce Managements 

Workforce Management kann dabei helfen, die betriebliche Effizienz und die Produktivität zu erhöhen. Werden z. B. Zeitpläne im Rahmen des Workforce Managements besser eingehalten oder wird die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen erhöht, kann das zu einer Verbesserung der Servicequalität führen. Mithilfe einer präzisen Personalbedarfsermittlung können Personalkapazitäten bedarfsgerecht eingesetzt werden, um zum Beispiel Überstunden oder Unproduktivzeiten zu vermeiden. Personalengpässe im Kundenservice können dazu führen, dass Kunden lange auf eine Bedienung warten müssen und die Kundenzufriedenheit sinkt. Dieses Risiko lässt sich durch eine service- und kostenoptimierte Synchronisation von Personalbedarf und -kapazität minimieren. Darüber hinaus gewinnen Unternehmen einen Flexibilitätsvorteil, wenn sie bedarfsgerecht auf sich ändernde interne und externe Faktoren wie Nachfrageschwankungen reagieren. Durch die kostenoptimierte Disposition sparen Unternehmen Personalkosten. Gleichzeitig erhöhen sie die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter, indem sie diese anforderungs- und mitarbeitergerecht einsetzen. 

Fazit 

Workforce Management wird häufig als Synonym zur Personaleinsatzplanung verwendet. Der Begriff lässt sich aber auch weiter fassen, indem die PEP als ein Baustein des Workforce Managements verstanden wird. Das WFM bezieht sich auf den ganzheitlichen Prozess, der alle Aktivitäten zum Erhalt und zur Steigerung der Leistungsfähigkeit der Belegschaft umfasst – darunter zum Beispiel Aktivitäten des Human Resource Managements, der Performance-Optimierung oder Budgetplanung. Ziel der Workforce Managements ist die Steigerung von Performance und Produktivität. Kostensenkungspotenziale sollen dabei ausgeschöpft und die Service-/Produktqualität verbessert werden. Zentral für das Workforce Management sind die Bedarfsorientierung und Optimierung des Personaleinsatzes sowie des Einsatzes der damit verbundenen Ressourcen (z. B. Maschinen).