Digitale Personalakte

Je mehr Personal ein Unternehmen beschäftigt, desto umfangreicher ist auch das Personalarchiv. Das besteht in der Regel aus allen schriftlichen Unterlagen und Daten, die Auskunft über die Person des Arbeitnehmers und dessen Beschäftigungsverhältnis geben. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsverträge und -zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen, Gehaltsdaten, Kontaktdaten, Urlaubsanträge und -bewilligungen, Krankheitsbescheinigungen, Reportings über Arbeitsunfälle, Leistungsbeurteilungen etc. Nicht in die Personalakte gehören hingegen Listen von Krankheitstagen und -gründen des Arbeitnehmers, vertrauliche Unterlagen des Betriebsarztes, Notizen des Arbeitgebers über die Leistung des Mitarbeiters oder Prozessakten aus einem Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer. Vor gut 20 Jahren wurden sämtliche Unterlagen noch in Papierform festgehalten und archiviert. Für die Personalverwaltung führte das zu einem hohen Verwaltungsaufwand: Akten mussten manuell abgeheftet und bei Bedarf nach den richtigen Daten durchforstet werden. Wurde eine Akte von einer anderen Abteilung verlangt, musste sie umständlich von Büro zu Büro geschleppt werden. Mittlerweile geht es einfacher: Seit Einführung der digitalen Personalakte (ePersA) haben Unternehmen und Verwaltung die Möglichkeit, ihre Akten elektronisch zu verwalten.

Bei der digitalen Personalakte handelt es sich, wie der Name schon sagt, um ein digital angelegtes Archiv zur elektronischen Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten. Die herkömmliche Papierakte wird dabei durch eine technische Lösung zur Digitalisierung und Archivierung der Personaldaten ersetzt oder ergänzt. Meist handelt es sich um Computeranwendungen, die Datenbanken für die jeweiligen Personalinformationen zur Verfügung stellen. Personaldaten können darin systematisch, das heißt in einer einheitlichen Aktensystematik angelegt werden. Die digitale Personalakte kann zum einen gescannte Informationen enthalten, zum anderen aber auch Informationen aus anderen IT-Systemen digital integrieren. Die Integration in die Unternehmens-IT ist zum Beispiel über eine Client-Server-Architektur, also ein server-basiertes Netzwerk möglich, oder ortsunabhängig über Web-Clienten. Die Zugriffsrechte nutzungsberechtigter Personen müssen dabei vorab definiert bzw. eingerichtet werden.

Ziele und Zwecke einer digitalen Personalakte

Hauptziel der digitalen Personalakte ist es, administrative Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Der Verwaltungsaufwand soll auf elektronischem Wege vereinfacht werden, so dass weniger Zeit- und Personalressourcen anfallen. Die Umstellung von der Papierakte auf die digitale Akte hat dabei viele Vorteile:

Einfachere Aktenablage: Akten müssen nicht mehr manuell abgeheftet werden, sondern können schnell und automatisch archiviert werden. Die direkte Ablage digitaler Dokumente führt zu einer Beschleunigung des Ablageprozesses und damit einem geringeren administrativen Aufwand. Durch den Wegfall zeitraubender Routineaufgaben kann wertvolle Arbeitszeit gewonnen und in andere Aufgaben investiert werden. Dadurch öffnen sich neue Kapazitätsfreiräume.
Einheitliche Aktensystematik: Eine systematische Ablagestruktur ermöglicht eine bessere Übersicht über alle erfassten Daten und Dokumente. Dadurch können benötigte Dokumente schneller gefunden und Mehrfachaktenführungen vermieden werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass digitale Akten im Vergleich zu Papierakten nicht so schnell verloren gehen.
Schnellerer Aktenzugriff: Die Digitalisierung sämtlicher Daten in ein einheitliches Aktensystem sorgt dafür, dass wichtige Informationen direkt zugänglich sind. Mussten Papierakten noch manuell durchforstet werden, können digitale Akten – zum Beispiel über eine Stichwort- oder Volltextsuche – direkt abgerufen werden. Neben einem schnelleren Zugriff besteht der Vorteil einer digitalen Personalakte darin, dass mehrere Personen gleichzeitig und ggf. standortübergreifend auf relevante Unterlagen zugreifen können. Botengänge von einem Büro zum anderen oder ein zeitraubender Dokumenttransport entfallen somit. Insgesamt lassen sich dadurch Prozessabläufe deutlich beschleunigen und Kommunikationswege verkürzen.
Kostensenkung: Arbeitgeber sind verpflichtet, Personalakten zum Teil über Jahre aufzubewahren. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto höher stapeln sich mit der Zeit auch die Aktenberge. Mit der digitalen Personalakte lassen sich Papierberge aus Alt- und Bestandsakten reduzieren. Der Archivraum zur Aktenaufbewahrung fällt weg oder kann anders genutzt werden. Neben den Druck- und Papierkosten für das Papierarchiv können somit ggf. auch Mietkosten gespart werden.

Worauf ist bei der Einführung einer digitalen Personalakte zu achten?

Auf dem Weg zum papierlosen Büro empfiehlt es sich, folgende Implementierungsschritte näher in den Blick zu nehmen:

Installationsform: In welcher Form soll die digitale Personalakte implementiert werden? Entscheidet sich das Unternehmen für eine cloudbasierte Lösung, die eine Datennutzung über technische Schnittstellen oder Browser ermöglicht? Bei der sogenannten Hosted Option werden die nötigen IT-Infrastrukturen über ein Netz zur Verfügung gestellt, ohne dass das Programm oder die Software auf dem lokalen Rechner installiert sein muss. Oder entscheidet sich das Unternehmen für eine Inhouse-Installation, bei der die Software in die Unternehmens-IT integriert wird? Diese Fragen sollte jedes Unternehmen vor Einführung der digitalen Personalakte je nach technischen Anforderungen, Einrichtungsaufwand etc. individuell für sich entscheiden.
Datenschutz: Die Datenschutzregelungen werden über das Bundesdatenschutzgesetz sowie die betrieblichen Datenschutzrichtlinien und IT-Rahmenvereinbarung festgelegt. Diese wahren den Schutz der Persönlichkeitsrechte und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Person.

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

Werden Personaldaten in Form einer digitalen Personalakte in ein Personalinformationssystem integriert, geht das über eine „normale“ Datenspeicherung hinaus. Das Bundesdatenschutzgesetz betrachtet diese Form der Datenverarbeitung als „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“. Das heißt, dass die Nutzung der Daten eine Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter voraussetzt. Diese müssen auf den Zweck der Datenverarbeitung und die Folgen einer Einwilligungsverweigerung hingewiesen werden. Die Zustimmung hat i. d. R. schriftlich zu erfolgen oder kann im Arbeitsvertrag in einer besonders gekennzeichneten Textpassage geregelt werden. In diesem Fall ist bei Audits der Aufsichtsbehörde ggf. der gesamte Arbeitsvertrag vorzulegen.
Das BDSG erlaubt die Datennutzung, wenn anderweitige geltende Rechtsvorschriften wie die Betriebsvereinbarung vorliegen. Diese bedarf einer Abstimmung mit dem Betriebsrat. Hier gilt § 87 Abs. 1 Satz 6 Betriebsverfassungsgesetz: „Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen: (…) Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen; (…)“.
Veraltete und nicht zweckgebundene Personaldaten sind laut § 32 Abs. 2 Nr. 2 BDSG unwiderruflich zu löschen. Falsche Daten müssen korrigiert oder ggf. gesperrt werden. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer ihre Unrichtigkeit behauptet und der Arbeitgeber nicht das Gegenteil beweisen kann. Generell gilt, dass personenbezogene Daten nur dann erhoben und verarbeitet werden dürfen, „wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder (…) für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist“ (§ 32 BDSG).
Achtung: Bei der Löschung der Daten sind ggf. Aufbewahrungspflichten nach § 21 Abs. 5 AGG zu beachten. Bei Verstößen gegen das Benachteiligungsverbot muss eine Klage innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden, was die Aufbewahrung der Daten notwendig macht. Zusätzlich verpflichten arbeitsschutzrechtliche Vorschriften (ArbZG, MuSchG) oder steuer-, sozialversicherungs- und bilanzrechtliche Vorschriften den Arbeitgeber dazu, bestimmte Personalunterlagen aufzubewahren.

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG):

Laut §83 BetrVG haben Arbeitnehmer das Recht, ihre Personalakte einzusehen und dabei ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen. Eine Einsichtnahme unberechtigter Dritter hingegen, ist auf Datenschutzgründen unbedingt zu vermeiden.
Testphase: Damit die digitale Personalakte implementiert werden kann, sollte zunächst einmal der Ist-Zustand erfasst werden (Welche Dokumente umfasst die bisherige Personalakte? Welche müssen überführt werden?). Dann können die Daten- und Dokumentarstruktur der digitalen Akte festgelegt und die Zugriffsrechte definiert werden. In dieser ersten Testphase lässt sich der Prozessablauf durch Nachjustieren oft noch ausbessern.
Schulung: Schulungen sind wichtig, um die Akzeptanz der Mitarbeiter hinsichtlich des neuen Systems zu steigern und ihre Kompetenz im Umgang mit der digitalen Personalakte zu erhöhen. Je besser die Mitarbeiter geschult sind, desto erfolgreicher gelingt auch die Handhabung und Integration der neuen elektronischen Personalakte.

Fazit

Eine digitale Personalakte hat zahlreiche Vorteile: Sie vereinfacht den administrativen Aufwand der Personalverwaltung enorm. Akten müssen nicht mehr von A nach B geschleppt werden, Kommunikationswege verkürzen sich und Personaldaten sind direkt einsehbar. Das bedeutet eine hohe Zeitersparnis. Die gewonnene Zeit schafft Kapazitätsfreiräume und kann anderweitig investiert werden. Zusätzlich sparen Unternehmen Papier- und Druckkosten und ggf. Mietkosten für den Archivraum. Zu beachten ist allerdings, dass die Einführung der digitalen Personalakte wichtigen Datenschutzregelungen unterliegt. Eine intensive Vorausplanung, Test- und Schulungsphase ist oft sinnvoll, damit die Umstellung von der Papier- zur Digitalakte auf Dauer reibungslos funktioniert. Nach einer solchen ressourcenintensiveren Einführungsphase erleichtert die digitale Personalakte betriebsinterne Prozessabläufe jedoch erheblich!