Feedbackgespräch

Regelmäßige Feedbackgespräche sind in vielen Firmen ein etabliertes Instrument moderner Personalführung. In wiederkehrenden zeitlichen Abständen oder zu bestimmten unternehmerischen Anlässen, wird ein Gespräch zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten geführt, um Inhalte bezüglich des Arbeitslebens zu besprechen. Dies bietet eine gute Möglichkeit, sich als Unternehmen aber auch als Mensch weiterzuentwickeln. Doch wofür eignet sich ein Feedbackgespräch und wie sollte es geführt werden?

In sozialen Situationen kommt es immer auf das Zusammenspiel der Beteiligten an, welches gerade in Unternehmen durch einen informativen Austausch geprägt ist. In Unternehmen leisten Mitarbeiter ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg und Feedbackgespräche mit Lob und Kritik bieten die Möglichkeit, diese Leistungen stetig zu verbessern und das Zusammenwirken von Unternehmen und Personal zielgerichtet zu optimieren. Regelmäßige Feedbackgespräche bieten eine Plattform für Vorgesetzte und Mitarbeiter, das eigene Selbstbild realistisch zu betrachten und die eigene Leistung sowie die unternehmerische Situation zu verbessern und weiterzuentwickeln. Thematisch geht es bei Feedbackgesprächen zum Beispiel um die Qualität der Leistung, das Zeitmanagement, Über- oder Unterforderung der Mitarbeiter, Zufriedenheit der Vorgesetzten/Mitarbeiter mit der Zusammenarbeit oder auch die Möglichkeit zur Beförderung von Mitarbeitern aufgrund herausragender Leistungen. Das jährliche Mitarbeitergespräch zählt zu den Klassikern der Feedbackgespräche innerhalb eines Unternehmens. Ziel dieser Gespräche ist die gezielte Reflexion von Verhaltensweisen und Erfolgen, die durch einen anderen aufgezeigt und vermittelt werden. Das Verhalten aus der Perspektive eines anderen ermöglicht den Feedback-Nehmern ein realistisches Gesamtbild über sich selbst zu erhalten und Änderungen einzuleiten, falls dies notwendig ist. Feedback von Kollegen, Mitarbeitern oder Vorgesetzten stellt somit stets eine Möglichkeit zur eigenen Weiterentwicklung dar und ist wichtig um Missverständnisse, Unzufriedenheit oder aber auch Lob zur Sprache zu bringen, um als Team im Unternehmen erfolgreich zu agieren.

Arten von Feedbackgesprächen

Je nach Anlass und Situation im Unternehmen kann bei der Form des Feedbackgesprächs variiert werden. Die weitverbreitetste Form des Feedbackgesprächs ist das Face-to-Face-Gespräch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter, während in der Regel der Mitarbeiter durch den Ranghöheren eine Reflexion seines Verhaltens erhält. Doch auch Führungskräfte fordern zunehmend mehr Feedbackgespräche ein, um eine direkte Bewertung oder Einschätzung zu ihrem Verhalten zu bekommen und zukunftsorientiert Optimierungen ihrer leitenden Rolle umsetzen zu können. Abhängig von der Situation eignen sich auch Gruppen-Feedbackgespräche, bei denen entweder einer durch alle, jeder durch jeden, oder alle durch einen Teilnehmer Resonanz erhalten. Hierzu ein kurzer Überblick über die verschiedenen Arten des Feedback Gebens:

• Das klassische Feedbackgespräch (zwei Beteiligte):

Diese Form findet häufig Verwendung bei den jährlichen Mitarbeitergesprächen, üblicherweise zum (Geschäfts-)Jahreswechsel. Hierbei tritt der Vorgesetzte in die Rolle des Feedback-Gebers, während der Mitarbeiter Resonanz zu seinem Verhalten erhält. In dieser Konstellation kann es sich auch um ein Beförderungsgespräch handeln, falls der Mitarbeiter außerordentliche Leistungen erbracht hat und eine passende vakante Stelle vorhanden ist.

• Das Gruppen-Feedback: Bei dem Feedbackgespräch in Gruppen gibt es mehrere Möglichkeiten des Austauschs. Zum einen gibt es die Form, dass einzelne Teilnehmer nacheinander durch alle andere Resonanz erhalten zum Beispiel der Leiter eines Projekts oder aber auch ein Projekt-Mitarbeiter/Kollege in gleicher Position. Für den sogenannten „heißen Stuhl“ benötigt es jedoch innerhalb der Gruppe sehr viel Erfahrung in Sachen Konfliktkultur sowie eine gewisse Vertrauensbasis als Voraussetzung, um falschen negativen Gefühlen vorzubeugen. Eine andere Form ist die Beurteilung der gesamten Gruppenleistung durch einen. Ähnlich dem klassischen Feedbackgespräch, ist auch diese Art der Beurteilung meist durch den Vorgesetzten der Gruppe initiiert. Das Prinzip des Feedback-Gebens „von-jedem-an-jeden“ ist eine gute Möglichkeit, ganzheitlich und buntgemischte Resonanz zu erhalten, z. B. in Form eines Blitzlicht-Feedbacks, bei dem jeder Teilnehmer jedem Teilnehmer eine kurze Kritik, sowohl positiv als auch negativ, unterbreitet. Ein solches kurzes Blitzlicht eignet sich auch hervorragend am Anfang von Projektmeetings, um einen schnellen Überblick über die Situation und die Zusammenarbeit zu erhalten.

Das Vorgesetzten-Feedback: Diese Art von Feedback ist die Königsdisziplin unter den bewertenden Gesprächsführungen. Viele Führungskräfte fordern Feedback zu ihrer eigenen Leistung und Person ein, um sich weiterentwickeln und verbessern zu können – Mitarbeiter sind dann in der Position, ihren Vorgesetzten positive wie auch negative Kritik zu ihrem Verhalten zu vermitteln. Wie bei jedem Feedbackgespräch hat Respekt und die Achtung des Gegenübers höchste Priorität und es bedarf genauester Planung der Botschaften, die man senden möchte.

Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Feedbackgespräch

Das Unterbreiten von Kritik bezüglich des Verhaltens, der Leistung oder der Teamfähigkeit birgt viele Fallen. Die Feedback-Nehmer können sich schnell angegriffen fühlen, sich zurückziehen oder gar in eine strikte Abwehrhaltung flüchten, wenn das Feedbackgespräch falsch vorbereitet und geführt wird. Grundsätzlich kann man allgemeine, auf Respekt basierende Regeln festhalten, um möglichst konstruktiv Resonanz zu geben und auch zu erhalten:

• Feedback geben:
• Das Beziehen auf aktuelle konkrete Situationen als Basis der Kritik hilft dem Feedback-Geber,  einen direkten Zusammenhang zwischen Kritik und Verhalten herzustellen und diese Problematik für sich einzuordnen. Dies bietet die Möglichkeit einer erfolgreichen Verhaltensänderung. Verallgemeinerungen sollten grundsätzlich aus solchen Gesprächen verbannt werden. Der Sender verfällt durch pauschalisierende Vorwürfe schnell in eine Rechtfertigung-Position und die eigentlich gewollte Information geht durch diese emotional hervorgerufene Reaktion unter.
• Die sorgfältige Gesprächsvorbereitung ist gerade bei Feedbackgesprächen sehr empfehlenswert. Die Planung und die Terminabsprache zeugen von Respekt und vermitteln dem Mitarbeiter oder Kollegen, dass der Feedback-Geber auch die andere Seite miteinbezieht und dass er das geplante Gespräch ernst nimmt. Ungeplante Kritik hingegen bringt selten den gewünschten Effekt der Veränderung. Kritisierende unstrukturierte Gespräche, ohne geplanten Gesprächstermin, erfolgen oft in emotional verärgerten Situationen. Die Feedback-Nehmer verstehen dies schnell als Angriff und weichen der Konversation aus, da sie es als unüberlegte verletzende Kritik empfinden.
• Subjektiv formulierte Kritik mittels Ich-Botschaften („Ich hatte das Gefühl, dass…“, „Mir ist aufgefallen,…“, „Ich denke es wäre gut, wenn…“) vermitteln dem Empfänger, dass es sich bei dem Besagten nicht um direkte Vorwürfe handelt. Die Bereitschaft zur Annahme dieser Kritik fällt hierdurch viel leichter und der Feedback-Nehmer wird dadurch motiviert, über sein Verhalten nachzudenken. Negative Du-Botschaften („Sie haben schon wieder, …“, „Ihre Arbeitshaltung ist undiszipliniert“, „Nie halten Sie Termine ein!“) oder Interpretationen („Ich weiß ja, dass Sie …“, „Ich denke, Sie sehen das so,…“) drängen den Feedback-Nehmer sofort in eine vorgefertigte Rolle, aus der er sich nur durch Rechtfertigungen lösen kann und bieten kaum Raum für konstruktive Kritik, welche der Empfänger annehmen kann.
• Negative Kritik sollte immer durch positive Kritik gestützt werden, um einer rein negativen Stimmung vorzubeugen. Wie jede Kritik soll auch die in dem Zusammenhang geäußerte positive Kritik immer aufrichtig und ehrlich sein. Dadurch fällt dem Empfänger die Differenzierung des kritisierten Verhaltens leichter, und er fühlt sich so nicht in seiner gesamten Person angegriffen und kritisiert.
• Feedback nehmen: 
• Die empfangene Kritik sollte immer als Chance zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung angesehen werden. Die direkt aufgezeigten Schwachpunkte werden dem Empfänger deutlich gemacht und bieten für ihn konkrete Anhaltspunkte, um sein eigenes Verhalten zu optimieren.
• Trotz persönlicher Kritik ist es wichtig, den Feedback-Geber aussprechen zu lassen, um das vollständige Verstehen der geäußerten Kritik zu gewährleisten und diese anschließend ganzheitlich verarbeiten zu können.
• Die Kernessenz des Feedbacks ist es, dieses zu verstehen. Falls Unklarheiten aufkommen, kann der Feedback-Geber jederzeit höflich nachfragen, was genau gemeint wurde oder auch auf welche Situation das Besagte zu beziehen ist.
• Bevor der Feedback-Nehmer sich zu der ihm gegebene Resonanz äußert, sollte er diese zuerst eine Weile auf sich wirken lassen, um voreiligen Rechtfertigungen vorzubeugen.

Grundsätzlich wird erst nach dem Gespräch reflektiert, welche Kritikpunkte angenommen werden und welche der Feedback-Nehmer für sich vernachlässigen kann. Während des Gesprächs sollte eine solche Wertung außen vor gelassen werden.

Fazit

Feedbackgespräche sind Gespräche, die äußerst sensibel zu behandeln sind. Dadurch, dass es sich um ein wertendes Gespräch handelt, bei dem die Persönlichkeit des Gegenübers oder dessen reine Arbeitsleistung bewertet und gespiegelt wird, kann es auch verletzende Aspekte mit sich bringen, dies zu äußern. Das Führen solcher Gespräche in Unternehmen ist jedoch unabdingbar und jede Mühe wert, um Entwicklungen zu zulassen. Beim Beachten von einigen Regeln, können viele Herausforderungen des Feedbackgesprächs gemeistert werden und zu einer positiven Unternehmensentwicklung beitragen.