Personalreferent 

Ein Personalreferent übernimmt Tätigkeiten im Bereich Personalauswahl, Personalverwaltung und -entwicklung: Er kümmert sich um die Suche neuer Mitarbeiter für Vakanzen und entwickelt Strategien für die Personalakquise. Im Falle von Rationalisierungsmaßnahmen o. Ä. erarbeitet er ggf. Konzepte zum Personalabbau. Personalreferenten übernehmen Verwaltungstätigkeiten und sind Berater für Personalangelegenheiten, sie führen zum Beispiel Personalakten und erfassen Urlaubs- oder Fehlzeiten. Im Bereich Personalentwicklung eruieren sie (künftige) Kompetenzbedarfe und stoßen geeignete Weiterbildungsmaßnahmen an.

Personalreferenten verfügen häufig über eine Ausbildung im Personalbereich, zum Beispiel als Personalfachkaufmann/-frau, Personaldienstleistungskaufmann/-frau oder Betriebswirt für Personalwirtschaft. Oder sie haben ein Studium absolviert, z. B. einen Bachelor in Personalmanagement. Zur Qualifizierung kann eine Weiterbildung zum Personalreferenten abgeschlossen werden. 

Aufgabenbereiche eines Personalreferenten 

Das Tätigkeitsfeld eines Personalreferenten ist breit gefächert: Er übernimmt vielfältige Aufgaben im HR-Bereich – von der Personalakquise über die Personalverwaltung und -entwicklung bis hin zur Personalfreisetzung:

• Personalgewinnung: Gemeinsam mit der Unternehmensleitung planen Personalreferenten den Personalbedarf. Die Personalbedarfsplanung dient der Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs in quantitativer, qualitativ und zeitlicher Hinsicht (Wie viel Personal mit welchen Qualifikationen ist für welchen Zeitraum für eine Tätigkeit erforderlich?). Durch die Planung des Personalbedarfs sollen personelle Unter- oder Überdeckungen vermieden werden. Personalengpässe lassen sich vermeiden, wenn genügend Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen vorhanden sind. Auf Basis der Personalplanung erfolgen die Maßnahmen zur Personalgewinnung. Personalreferenten entwickeln Strategien zur Personalgewinnung und übernehmen Recruiting-Aufgaben, um passende Mitarbeiter zu suchen und zu rekrutieren: Sie erstellen Stellenprofile und veröffentlichen Stellenanzeigen, sichten Bewerbungsunterlagen und bereiten Bewerbungsgespräche vor. Unter Umständen führen sie diese auch selbst. Für erfolgreiche Bewerber setzen sie Arbeitsverträge auf.
• Personalfreisetzung: Dauerhafte Überkapazitäten im Unternehmen können mit einem Stellenabbau einhergehen. Im Fall von Personalüberdeckungen kann es sein, dass Mitarbeiter nicht mehr oder nur noch teilweise benötigt werden. In dem Fall sind Personalfreisetzungen möglich (z. B. Entlassungen, Abfindungsangebote oder Maßnahmen wie Arbeitszeitverkürzungen und Kurzarbeit). Personalreferenten wirken ggf. an der Erstellung von Strategien zum Personalabbau mit. Sie schließen Aufhebungsverträge ab und führen Kündigungsgespräche.
• Personalverwaltung: Personalreferenten übernehmen verschiedene administrative Tätigkeiten für Personalangelegenheiten. Sie führen Personalakten und erstellen Arbeitszeugnisse. Sie erfassen Krankheits- Fehl- und Urlaubszeiten und bereiten die Lohn-/Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter vor. Außerdem übernehmen sie diverse Beratungstätigkeiten, etwa im Bereich Arbeitszeitmodelle, Elternzeit und Steuern.

Personalentwicklung: Personalreferenten ermitteln und planen aktuelle und zukünftige Kompetenzbedarfe im Unternehmen. Sie stellen Weiterbildungsbedarfe fest und planen entsprechende Maßnahmen für Mitarbeiter.

Persönliche Anforderungen 

Personalreferenten sollten in der Lage sein, sorgfältig zu arbeiten (z. B. korrekte Erstellung von Arbeitsverträgen) und auch mit unangenehmen Personalentscheidungen zurechtkommen, etwa im Fall von Personalabbau. Sie sollten Entscheidungen nicht scheuen, da sie an vielen Entscheidungsprozessen beteiligt sind (z. B. im Recruiting). Kommunikationsfähigkeit, Kontaktbereitschaft und Konfliktkompetenz sind im Umgang mit Bewerbern und Mitarbeitern wichtig – insbesondere in schwierigen Situationen wie bspw. dem Führen von Abmahnungsgesprächen. Außerdem sollten Personalreferenten individuell auf Mitarbeiter zugehen können, z. B. bei der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen. Organisationsfähigkeit und selbständiges Arbeiten sind für Aufgaben wie die Vorbereitung von Einstellungsgesprächen wichtig. Aufgrund des Arbeitsfelds sollten Personalreferenten ein Interesse an kaufmännischen und administrativen Tätigkeiten, an Organisations- und Beratungstätigkeiten aufweisen.

Welche Herausforderungen muss ein Personalreferent stemmen? 

Personalreferenten begegnen in ihrer Tätigkeit vielfältigen Anforderungen. Moderne Herausforderungen im Recruiting stellen zum Beispiel Fachkräfteengpässe in bestimmten Mangelberufen oder ein regelrechter Fachkräftemangel dar. Der demografische Wandel geht – je nach Einwanderungssituation – mit einem Rückgang an Erwerbsfähigen einher: Die Altersstruktur in der deutschen Bevölkerung verschiebt sich und Unternehmen haben vermehrt Schwierigkeiten, genügen Nachwuchskräfte zu finden oder Vakanzen zu besetzen. Das schlägt sich z. B. in längeren Vakanzzeiten (Zeit der Stellenbesetzung) oder einer geringen Anzahl qualifizierter Bewerbungseingänge nieder. Im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen verändern sich Berufsbilder und Tätigkeitsfelder, so dass neue Kompetenzen am Arbeitsmarkt gefragt sind. Andere Berufe verändern sich grundlegend oder verschwinden. Die Arbeitsmarktsituation mit ihrem (Un)gleichgewicht von Angebot und Nachfrage stellt ebenfalls eine Herausforderung für Personalbedarfsplanung und Recruiting dar. Um aktuellen Herausforderungen gerecht zu werden und effizient zu arbeiten, setzen einige Unternehmen auf ein digitales Bewerbermanagement: E-Recruiting-Lösungen automatisieren Recruiting-Prozesse wie bspw. die Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen für schnellere Arbeitsprozesse. Einzelne Arbeitsschritte können durch eine Softwarelösung vereinfacht werden. Bewerberdaten und Dokumente lassen sich zentral in der Software speichern und abrufen. Durch die softwaregestützte Kommunikation werden Kommunikationswege verkürzt, so dass Personalentscheider sich schneller untereinander abstimmen und Bewerbern rasch ein Feedback geben können. Die Bedeutung des E-Recruitings ist in den vergangenen Jahren gestiegen: Fast jeder besitzt heutzutage ein Smartphone, das er z. B. zur Jobsuche oder für die Online-Bewerbung nutzt. Bewerber sind als Online-Kunden eine einwandfreie User Experience gewöhnt, die sie auch im Bewerbungsprozess erwarten. Dass E-Recruiting-Prozesse und Digitalisierung für die Personalrekrutierung eine wichtige Rolle spielen, zeigen Begriffe wie Candidate Experience (die Erfahrung des Kandidaten im Bewerbungsprozess) oder Mobiloptimierung. Immer mehr Bewerber erwarten, sich per mobilem Endgerät bei einem Unternehmen bewerben zu können. Zum Teil brechen sie die Bewerbung mangels Mobiloptimierung oder aufgrund unnötiger Hürden im Bewerbungsprozess (z. B. Log-in Zwang bei der Online-Bewerbung) ab. Aufgrund der hohen Bedeutung des E-Recruitings kommen Personalreferenten verstärkt mit digitalen Recruiting-Prozessen in Berührung. Aber auch im Bereich Personalentwicklung spielt die Digitalisierung eine Rolle, zum Beispiel im Bereich E-Learning oder Online-Weiterbildungen. Die digitale Transformation stellt Unternehmen außerdem vor die Herausforderung, Mitarbeiter hinsichtlich neuer (digitaler) Kompetenzen zu qualifizieren und sich auf Beschäftigungseffekte einzustellen. Der Ersatz von Routineaufgaben durch Maschinen oder Software kann mit der mit der Notwendigkeit von Neu-/ Umqualifizierungen verbunden sein, um Anwendungskompetenz zur Maschinensteuerung oder Softwarenutzung zu schulen. Ggf. kommt es zu Rationalisierungsmaßnahmen und Stellenabbau. Auch hier können Personalreferenten gefragt sein, um Strategien zum Personalabbau auszuarbeiten.

Fazit

Ein Personalreferent übernimmt vielseitige Aufgaben im Personalbereich. Je nach Unternehmen agiert er eher als Allrounder oder spezialisiert sich auf einen bestimmten Aufgabenbereich. Zum Aufgabenspektrum eines Personalreferenten gehören Tätigkeiten zur Rekrutierung von Personal (z. B. Veröffentlichung von Stellenanzeigen und Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen), im Bereich Personalverwaltung (Erstellen von Arbeitszeugnissen, Verwaltung der Personalakten, Erfassen von Urlaubs- und Fehlzeiten…) und in der Personalentwicklung (z. B. Ermittlung von Weiterbildungsbedarfen und Organisation von Weiterbildungen). Personalreferenten verfügen meist über eine Ausbildung im Personalbereich und/oder haben ein personalwirtschaftliches Studium absolviert. Zur Qualifizierung zum Personalreferenten gibt es eigene Weiterbildungsangebote.