Recruitment Process Outsourcing

RPO ist eine Form des Business Process Outsourcing. Unter Recruitment Process Outsourcing versteht man die vollständige oder teilweise Auslagerung des Recruiting-Prozesses an einen Outsourcingpartner. Ein externer Dienstleister übernimmt dabei kurz-, mittel- oder langfristig bestimmte Recruiting-Aktivitäten des auftraggebenden Unternehmens. Je nach Angebotsspektrum gehören dazu beispielsweise die Bedarfsplanung und Planung der Recruiting-Strategie, die aktive Ansprache potentieller Bewerber, die Vorqualifizierung und Auswahl (Interview, Assessments…), die Einstellung und das Onboarding, das Talent-Management sowie die Mitarbeiterbindung. Eng verwoben sind diese Services mit Strategien des Employer Brandings, um über ein attraktives Arbeitgeberimage die Chance auf qualifizierte Bewerber zu erhöhen. RPO umfasst also sowohl strategische als auch operativer Maßnahmen. Der RPO-Provider greift dabei meist auf eigene Ressourcen (Technologien, Methoden, Mitarbeiter, Netzwerke von Personalvermittlern, Reportings…) zurück.

Kurzfristige Maßnahmen dienen dazu, den aktuellen Personalbedarf vakanter Positionen möglichst schnell, kostengünstig und trotzdem passgenau zu decken. Volatile Auftragslagen und Einstellungsspitzen sind nicht immer vollständig steuerbar und lassen sich nicht einfach in den Arbeitsalltag der Personalabteilung integrieren. In diesem Fall greifen Unternehmen z. B. auf eine positionsbezogene Auslagerung ihres Recruiting-Prozesses zurück. Neben der kurzfristigen Bedarfsdeckung kann der RPO-Service auch projektbezogen erfolgen. Die Maßnahme zielt also darauf ab, geeignete Mitarbeiter für ein befristetes Projekt zusammenzustellen. Unter hybridem oder selektivem RPO sind Services zu verstehen, die besonders arbeitsintensive Bereiche der Recruitingkette abdecken und die Personalabteilung dadurch entlasten. Diese Aktivitäten können z. B. positionsbezogen erfolgen oder auch bestimmte Geschäftsbereiche abdecken. Lagert ein Unternehmen seinen gesamten Recruiting-Prozess aus, spricht man von Full-Service-RPO. Das Outsourcing des Recruitment-Bereichs ist dann Teil der HR-Strategie des Unternehmens, das sich durch die Auslagerung langfristig eine Effizienzsteigerung und einen Wettbewerbsvorteil in der Akquise umkämpfter Fachkräfte verspricht.

Seit einigen Jahren hat RPO an Bedeutung gewonnen. Der Fachkräftemangel und die Entwicklung vom Arbeitgeber- zum Bewerbermarkt verschärfen den Wettbewerb um qualifizierte Arbeitnehmer. Dies wiederum bedingt einen steigenden Rekrutierungsaufwand. Das „Post & Pray“-Prinzip rentiert sich für viele Unternehmen nicht, da einfache Stellenschaltungen selten den gewünschten Bewerberzulauf bringen. Unternehmen sind immer mehr dazu aufgerufen, potentielle Bewerber aktiv anzusprechen und auch passive Kandidaten zu erreichen (Active Sourcing). RPO ist eine Möglichkeit für Unternehmen, die Zahl ihrer Bewerbungseingänge zu erhöhen. Davon profitieren vor allem kleinere Unternehmen oder solche mit einem geringeren Bekanntheitsgrad. Größere Unternehmen mit einem hohen Bewerberzulauf nutzen RPO-Services z. B. zur Beschleunigung der Personalauswahl und Verkürzung der Time-to-Hire. Eine kürzere Feedbackzeit verbessert die Candidate Experience und verhindert, dass qualifizierte Bewerber aufgrund zu langer Wartezeiten vorschnell abspringen. Ein wichtiger Grund zur Auslagerung des Recruiting-Prozesses ist die Entlastung der HR-Abteilung. Je aufwendiger der Bewerbungsprozess und je kurzfristiger der Bedarf, desto höher sind die Anforderungen an die Personalabteilung. Liegen die Kernkompetenzen und das Know-how der Abteilung in anderen Bereichen als dem Recruiting, kann RPO sinnvoll sein.

Chancen und Risiken des RPOs

Ob sich die ganzheitliche oder komponentenweise Auslagerung des Recruiting-Prozesses lohnt, hängt von der HR-Strategie und den Kernkompetenzen der Personalabteilung ab, von der konkreten Zielsetzung des Recruiting-Prozesses und der bisherigen Erfolgsquote. Ist die Personalabteilung beispielsweise hauptsächlich von HR-Generalisten besetzt, deren Know-how in anderen Bereichen liegt, bietet die Auslagerung einen Spezialisierungsvorteil: Der RPO-Partner verfügt über spezifisches Know-how im Recruiting-Bereich, das eine Effizienz- und Qualitätssteigerung des Recruiting-Prozesses ermöglicht. Kompetente Outsourcingpartner, die ihre Ressourcen erfolgsoptimiert einsetzen, steigern die Bewerberquote und -qualität. Ein effizienter Ressourceneinsatz reduziert außerdem die Cost-per-Hire. Bei der Besetzung vakanter Positionen achten qualifizierte Provider nicht nur auf die Hard Skills und Fachkompetenzen der Bewerber, sondern auch auf Soft Skills und Persönlichkeitsmerkmale. Die Kandidatenpassung wird auch daran bemessen, ob der Kandidat in das Unternehmen mit seiner spezifischen Kultur passt. Um den Bewerberkreis zu erhöhen und auch passive Kandidaten zu erreichen, gehören Maßnahmen im Bereich Active Sourcing und aktive Bewerberansprache mit zum Repertoire des RPO-Providers. Insbesondere kurzfristiger Personalbedarf lässt sich durch einen hochspezialisierten Recruiting-Prozess schneller abfangen, so dass Vakanzen schnell geschlossen und Produktivitätsverluste vermieden werden. Das Unternehmen gewinnt dadurch an Flexibilität und kann auf unerwartete Personalschwankungen besser reagieren, ohne die eigene HR-Abteilung zu überlasten. Eine kurze Time-to-Hire ermöglicht Kosten- und Zeiteinsparungen und die kürzeren Feedbackzeiten tragen zu einer positiven Candidate Experience bei. Das ist besonders für größere Unternehmen mit einem hohen Bekanntheitsgrad und dementsprechend höheren Bewerberquoten von Vorteil. Noch schneller besetzbar sind vakante Positionen, wenn der RPO-Anbieter bereits über einen Talentpool mit passenden Kandidaten verfügt. Sind keine geeigneten Fachkräfte in unmittelbarer Umgebung vorhanden, hat der Outsourcingpartner je nach Angebotsspektrum auch die Möglichkeit, Kandidaten im Ausland zu rekrutieren. Zusätzlich kann er das Unternehmen über geeignete Onboarding-Maßnahmen informieren bzw. die praktische Eingliederung ausländischer Mitarbeiter mit begleiten. Kleinere Unternehmen mit geringerem Bewerberzulauf profitieren über RPO von höheren Bewerberquoten. Manche Provider spezialisieren sich auch darauf, die Arbeitgebermarke des Unternehmens durch begleitende Employer Branding Maßnahmen zu stärken. Zur besseren Transparenz und Performance-Optimierung tragen HR-Analytics bzw. Reporting-Aktivitäten bei, die ggf. im Angebotsspektrum enthalten sind.

Trotz all der möglichen Vorteile: RPO-Provider sind keine Zauberer, die bestehende Probleme im Recruiting-Prozess mit einem Schwenk wegwischen. Zu hohe Erwartungen an den Anbieter führen zu Ernüchterung. Es kann auch sein, dass die Recruiting-Strategie nicht aufgeht oder sich die gewünschten Erfolge nicht in diesem Ausmaß einstellen. Wenn ein Unternehmen Probleme mit dem eigenen Recruiting-Prozess aufweist und ihn deshalb auslagert, besteht das Risiko, auch die Probleme mit auszulagern. Hier kann es sinnvoll sein, die Schwachpunkte der unternehmensinternen Recruiting-Strategie zu analysieren und den Prozess mithilfe des RPO-Providers strategisch zu optimieren. Bei der Auswahl des RPO-Anbieters ist es sinnvoll, auf die Kompatibilität der Unternehmenswerte und -kultur von Provider und Unternehmen zu achten. Stark abweichende Unternehmenswerte führen evtl. zu einer ungeeigneten Bewerberauswahl. Unternehmen sollten sich darüber im Klaren sein, dass sie mit der Auslagerung ihrer Prozesse einen Teil ihrer Kontrolle über die Recruitingkette abgeben. Umso wichtiger ist eine präzise Absprache und Zieldefinition mit dem RPO-Provider. 

Fazit

Nicht jede HR-Abteilung verfügt über die notwendigen Ressourcen für einen erfolgreichen Recruiting-Prozess. Eine Möglichkeit, die Personalakquise erfolgreich zu gestalten, ist das Recruitment Process Outsourcing. RPO  bezeichnet die ganzheitliche oder komponentenweise Auslagerung des Recruiting-Prozesses an Outsourcing-Partner. Dadurch können Unternehmen zum Beispiel Einstellungsspitzen flexibler abdecken, ohne dabei ihre Personalabteilung zu überlasten. In Zeiten des Fachkräftemangels kann RPO dem Unternehmen einen Spezialisierungsvorteil und somit einen Vorteil im Wettbewerb um qualifizierte Arbeitnehmer verschaffen. Über RPO bestehende Probleme im unternehmensinternen Recruiting-Prozess automatisch zu lösen, funktioniert nicht.