Retention Management

Retention Management befasst sich mit strategischen Maßnahmen zur Bindung von Mitarbeitern an ein Unternehmen. Insbesondere Leistungsträger und Arbeitskräfte, die auf dem Arbeitsmarkt schwer zu rekrutieren sind, sollen durch die Bindungsmaßnahmen im Unternehmen gehalten werden. Zielgruppen können einzelne Mitarbeiter sein, die gesamte Belegschaft oder Mitarbeitergruppen. In Zeiten von Fachkräfteengpässen und einem verschärften Wettbewerb unter Arbeitgebern um die besten Talente, spielt auch die Bindung der gewonnenen Leistungsträger eine Rolle. Der Arbeitgeber erspart sich eine Neurekrutierung von Mitarbeitern und trägt mithilfe des Retention Managements zu einer höheren Arbeitszufriedenheit bei. Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung gehen oft Hand in Hand: Zufriedene Mitarbeiter bleiben mit höherer Wahrscheinlichkeit im Unternehmen. Daher zielen Maßnahmen des Retention Managements u. a. auf die Mitarbeiterzufriedenheit ab. Zufriedenheit und Loyalität können sich motivations- und leistungsförderlich auswirken, so dass die Performance der Mitarbeiter hoch bleibt oder steigt. Das Retention Management geht strategisch vor: Zunächst werden beispielsweise die strategisch relevanten Mitarbeiter und Mitarbeitergruppen identifiziert. Anschließend wird das Fluktuationsrisiko dieser Zielgruppen ermittelt: Welche Faktoren binden die Mitarbeiter an das Unternehmen? Welche erhöhen das Risiko der Fluktuation? Ist die Analysephase abgeschlossen, werden die Maßnahmen je Zielgruppe festgesetzt, durchgeführt und anschließend evaluiert.

Mitarbeiterbindung zur Minimierung von Fluktuationskosten 

Ein Vorteil einer starken Mitarbeiterbindung ist die Reduktion der Fluktuation: Eine hohe Fluktuationsrate geht mit Kosten für den Arbeitgeber einher, deren Höhe von der jeweiligen Position und Qualifikation des Mitarbeiters abhängt. Schon vor der Kündigung eines Arbeitnehmers können Kosten entstehen, zum Beispiel im Zuge einer verringerten Arbeitsmotivation und Minderleistung (innere Kündigung). Weitere Kosten fallen beim Austritt des Mitarbeiters an, etwa durch Austrittsgespräche oder auszuzahlende Urlaubstage. Bleibt die Stelle länger vakant, können durch die Nicht- oder Minderbesetzung Opportunitätskosten anfallen. Im Zuge der Rekrutierung entstehen Rekrutierungskosten für das Bewerbermanagement, Vorstellungsgespräche etc. Hier bietet der digitale Fortschritt neue Instrumente: E-Recruiting-Systeme zur softwaregestützten Abwicklung des Bewerbungsprozesses. Mit einer qualitativen Recruiting-Software lassen sich Zeit, Kosten und Aufwand im Recruiting reduzieren. Ist ein passender Mitarbeiter gefunden, muss dieser eingearbeitet werden, wodurch ebenfalls Kosten auftreten. Ein systematisches Retention Management kann dazu beitragen, sowohl die Ausstell- als auch die Einstellkosten im Zuge der Fluktuation zu minimieren.

Arten der Mitarbeiterbindung 

• Affektive Bindung: Emotional gebundene Mitarbeiter fühlen sich ihrem Unternehmen gegenüber verbunden und bringen ihm Gefühle wie Dankbarkeit oder Stolz entgegen. Sie identifizieren sich mit den Unternehmenswerten und schätzen ihre Arbeit, weil sie z. B. ihre Tätigkeit als sinnvoll empfinden und freundschaftliche Beziehungen zu Arbeitskollegen pflegen. Die emotionale Bindung kann sich positiv auf das Engagement auswirken und die Eigeninitiative von Mitarbeitern fördern. Die Fluktuationswahrscheinlichkeit für affektiv gebundene Arbeitnehmer ist geringer. Auch die Fehlzeiten entsprechender Mitarbeiter können niedriger ausfallen – eine Kausalbeziehung besteht mangels Kontrollierbarkeit der gesundheitlichen Faktoren jedoch nicht (z. B. chronische Krankheiten bei engagierten Mitarbeitern). 
• Normative Mitarbeiterbindung: Normativ gebundene Arbeitnehmer empfinden ihrem Arbeitgeber gegenüber eine moralische Verpflichtung. Gründe dafür können zum Beispiel ein hohes Pflichtbewusstsein sein oder die Mitarbeit in einem Familienbetrieb. 
• Kalkulative Bindung: Die kalkulative Bindung zeichnet sich durch Kosten-Nutzen-Abwägungen aus: Mitarbeiter gewichten die Vor- und Nachteile ihrer Stelle gegenüber einer möglichen Position in einem anderen Unternehmen. In der Erwägung spielen die eigenen Interesse und Ziele sowie Nutzenüberlegungen eine große Rolle. Je nach Mitarbeiter sind unterschiedliche Kriterien wichtig, zum Beispiel die Arbeitsplatzsicherheit, das Gehalt oder Anerkennung. 
• Qualifikationsorientierte Bindung: Qualifikationen, Aufstiegs- und Karrierechancen sind qualifikationsorientierten Mitarbeitern wichtig. Sie sind karrierebewusst und streben bspw. Herausforderungen und Qualifizierungsmaßnahmen an. 
• Zwangsbindung: Manche Mitarbeiter haben kaum eine Alternative, als bei ihrem Arbeitgeber zu bleiben – zum Beispiel aus finanziellen Gründen gepaart mit familiären Verpflichtungen oder aufgrund der schlechten Arbeitsmarktsituation. Eine Bindung aus Zwang kann sich negativ auf die Motivation auswirken und in Resignation münden. 

Indikatoren zur Einschätzung der Mitarbeiterbindung 

Mitarbeiterempfehlungen: Zufriedene Mitarbeiter empfehlen einen Arbeitgeber eher im Bekanntenkreis weiter als unzufriedene. Als Kennzahl können Unternehmen die Stellenbesetzungen zu Rate ziehen, die durch Mitarbeiterempfehlungen generiert werden. Ist die Kennzahl hoch, kann das auf zufriedene Mitarbeiter hinweisen.

Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit pro Jahr: Die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit ist ein Maß für die Stabilität der Belegschaft und die Dauer von Arbeitsverhältnissen. Um zu identifizieren, ob die Betriebszugehörigkeit in bestimmten Mitarbeitergruppen oder Abteilungen besonders hoch oder niedrig ist, können Arbeitgeber weitere Differenzierungen vornehmen.

Fluktuation: Die Fluktuation beschreibt den Personalwechsel in einem Unternehmen aufgrund von Eigenkündigung, Pensionierung, einem Arbeitgeberwechsel oder anderen Motiven. Die Fluktuationsrate stellt das Verhältnis von Personalabgängen und Personalaufbau dar. Nach der BDA-Formel errechnet sich die prozentuale Fluktuationsquote aus der Anzahl der ausgeschiedenen Mitarbeiter (Abgänge) dividiert durch den durchschnittlichen Personalbestand multipliziert mit 100. Bei Anwendung der Schlüter-Formel ergibt sich die Fluktuationsquote aus den Abgängen geteilt durch den um die Zugänge addierten Personalbestand multipliziert mit 100. Der Personalabgang kurz nach Stellenantritt (Frühfluktuation) lässt sich berechnen, indem man die in der Probezeit aufgelösten Arbeitsverhältnisse durch die Anzahl der Eintritte dividiert und mit 100 multipliziert. Um die Fluktuationsrate einschätzen zu können, eignen sich Benchmarks als Vergleichsparameter. Um zu erkennen, ob die Fluktuation in einer bestimmten Abteilung besonders hoch ausfällt, kann die Quote auch für die einzelnen Abteilungen dargestellt werden. Eine Fluktuationsanalyse gibt Hinweise auf die Gründe für die Fluktuation. Sie kann als Instrument zu Rate gezogen werden, um die Fluktuationsquote zu minimieren und Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Die Beweggründe für den Verbleib im Unternehmen und für den Austritt lassen sich für das Retention Management nutzen. Um die Gründe zu identifizieren, können Arbeitgeber zum Beispiel Exit-Interviews führen, Mitarbeiterbefragungen durchführen und Mitarbeitergespräche auswerten.

Absentismus: Mitarbeiter fehlen nicht immer krankheitsbedingt, sondern können auch stressbeding oder mangels Motivation der Arbeit fernbleiben. Eine hohe Absentismusquote kann auf Stress oder Unzufriedenheit des Arbeitnehmers hindeuten. Ein Maß zur Gewichtung nicht-krankheitsbedingter Fehlzeiten ist der Bradford-Faktor: Die Bewertung bezieht bestimmte Abwesenheitsmuster mit ein und gewichtet diese, zum Beispiel sehr häufige kurze Fehlzeiten.

Verbesserungsvorschläge: Bringen Mitarbeiter häufig konstruktive Verbesserungsvorschläge mit ein und zeigen Initiative, kann dies ein positiver Indikator für die Mitarbeiterbindung sein. Als Kennzahl können Arbeitgeber die Verbesserungsvorschlagsrate nutzen: Sie errechnet sich anhand der Verbesserungsvorschläge geteilt durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter multipliziert mit 100.

Interne Stellenbesetzung: Verfügen Mitarbeiter über Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten, kann dies die Bindung stärken. Insbesondere Mitarbeiter mit qualifikationsorientierter Bindung (s. oben) streben nach Karriere- und Qualifikationsmöglichkeiten.

Sozialleistungen und betriebliche Altersvorsorge: Vor allem sicherheitsorientierte Mitarbeiter werden Absicherungsleistungen zu schätzen wissen. Sozialleistungen und eine zusätzliche Absicherung im Alter durch die betriebliche Altersvorsorge können sich positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken. Als Kennzahl eignet sich bspw. der Aufwand für freiwillige Sozialleistungen pro Mitarbeiter. 

Fazit

Retention Management ist die systematische Bindung von strategisch wichtigen Mitarbeitern, Mitarbeitergruppen oder der gesamten Belegschaft. Die Mitarbeiterbindung kann aus vielen Gründen angestrebt werden, etwa um die Fluktuation und die damit einhergehenden Kosten zu minimieren, um Rekrutierungsaufwand zu vermeiden und Leistungsträger im Unternehmen zu halten. Dazu werden zunächst die Zielgruppe sowie das zielgruppenspezifische Fluktuationsrisiko identifiziert, die Gründe für einen möglichen Verbleib und Austritt eruiert und zugeschnittene Maßnahmen abgeleitet. Mitarbeiter können unterschiedlich an ein Unternehmen gebunden sein. In der Fachliteratur wird zwischen 4 Arten der Mitarbeiterbindung differenziert: der emotionalen, kalkulativen, normativen, qualifikationsorientierten und zwangsbedingten Bindung.