- Makellose Prozesse
- Kosten um 10 Prozent gesenkt
- Zeitaufwand pro Monat von 40 auf 6 Stunden reduziert
Bei vier internen und knapp 40 externen Mitarbeitenden ist Verantwortungsmanagement das A & O für erfolgreiche Prozesse. Denn: Liegen zu viele Tasks bei einer Person, droht die Entscheidungsfindung langsamer zu werden. Zeitgleich steigen die Fehleranfälligkeit und das Stresslevel – all das hat der stellvertretende Geschäftsführer der Sedona GmbH, Julian Slotosch, erkannt und sich im sensiblen und zeitintensiven Bereich der Lohnabrechnung dafür entschieden, einen externen Partner einzubinden.
„Die Zielsetzung klingt zunächst einmal sehr simpel. Der Lohn soll ordnungsgemäß bearbeitet und pünktlich überwiesen werden“, erklärt Julian Slotosch, stellvertretender Geschäftsführer der Sedona GmbH seine Beweggründe für einen Wechsel zum Managed Payroll Service von zvoove. Denn Fakt ist: Die Lohnbuchhaltung ist in der Personaldienstleistung (PDL) eine ganz besondere Disziplin, die nur wenige beherrschen. Unterschiedliche Lohnarten und Tarifverträge erschweren die Arbeit und haben es für das Sedona-Team nahezu unmöglich gemacht, ein Steuerbüro zu finden, das sich der Herausforderung stellt. Eine alternative Lösung musste her, die die große Verantwortung rund um das Thema Lohn in verlässliche Hände legt und den vier internen Mitarbeitenden von Sedona die Möglichkeit gibt, sich auf das Kerngeschäft zu fokussieren.
Der Managed Payroll Service von zvoove kam für Julian Slotosch und seine Kollegen wie gerufen – im Rahmen einer Produktberatung wurden alle Vorteile dargestellt und schon kurz darauf begonnen Sedona und zvoove mit der Implementierung. Bis zu diesem Zeitpunkt lag die Lohnbuchhaltung komplett im Verantwortungsbereich des stellvertretenden Geschäftsführers, „was mich pro Monat um die 30 bis 40 Stunden gekostet hat“, berichtet der Betroffene selbst. Julian Slotosch spielte also schon länger mit dem Gedanken, einen externen Partner einzubinden, als im Januar 2023 die Entscheidung für den Managed Payroll Service von zvoove fiel. Selbst technische Herausforderungen, die bei jeder Anpassung so komplexer Prozesse auftreten, konnten Sedona nicht vom eingeschlagenen Weg abbringen: „Im ersten Moment hinterfragst du deine Entscheidung dann natürlich – mittlerweile hat sich das allerdings deutlich gebessert und der Prozess verläuft makellos“, resümiert Julian Slotosch nach gut acht Monaten.
Die Ergebnisse sprechen für sich! Das primäre Ziel wurde erreicht und eine deutliche zeitliche Entlastung geschaffen: Statt wie bislang 40 Stunden im Monat für die Lohnabrechnung zu investieren, fallen für Julian Slotosch seit der Einführung des Managed Payroll Service pro Lohnperiode nur noch sechs bis acht Stunden an. Diese Kontrollarbeiten sind notwendig, damit der stellvertretende Geschäftsführer seine Zahlen immer im Blick hat, und sorgen für Sicherheit im Unternehmen. Intern wird das neue Modell als „goldene Lösung“ gehandelt, da zum einen die zähe Arbeit mit den externen Steuerbüros ein Ende hat und zum anderen bei deutlich höherer Qualität noch zusätzlich rund zehn Prozent der Kosten eingespart werden.
„In meinen Augen gibt es außer zvoove keinen anderen Anbieter, der in dem Maße auf die Lohnabrechnung für unsere Branche spezialisiert ist.“
„Wir freuen uns, Sedona mit unserem Managed Payroll Service exakt die Entlastung und Qualität bieten zu können, welche sein Unternehmen benötigt und erwartet.“
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