- Neue Höchstwerte beim Bewerberaufkommen
- 80 % der Zeit eingespart
- Fehlerquote von 30 % auf aktuell weniger als 4 % reduziert
- 66 % Kosten reduziert
- Spürbare Zufriedenheit bei allen Mitarbeitenden
Die Abhängigkeit von einzelnen Schlüsselpositionen im Unternehmen abzubauen, setzen sich viele Entscheidungsträger zum Ziel. Bei der Zeitpunkt GmbH galt dies auch, eine Kündigung im Bereich Lohn sorgte letztlich sogar für eine Zerreißprobe. Kollegen mussten einspringen, die Nerven lagen blank. Mit der Einführung des Managed Payroll Services von zvoove kam dann jedoch der Turnaround. Kapazitäten wurden wieder frei und konnten sinnvoll eingesetzt werden, die Zufriedenheit im Unternehmen ging nach oben und zeitgleich stieg auch die Qualität der Lohnabrechnung. Niederlassungsleiter Yasin Coban ist „100 Prozent zufrieden mit der Entscheidung.“
Personaldienstleister stehen selbst immer wieder vor der Herausforderung, interne Fachkräfte zu finden. Angesichts des angespannten Arbeitsmarktes und der großen Bedeutung der Lohnabrechnung müssen gerade kleinere Unternehmen dauerhaft mit einer Ungewissheit leben. Denn: kündigt ein Mitarbeitender, muss die Schlüsselposition innerhalb kürzester Zeit neubesetzt werden. Gelingt das nicht, können alle Abläufe durcheinandergeraten. Genau das ist bei der Zeitpunkt GmbH passiert. Als im Juni 2022 die Fachkraft im Bereich Lohn wegfiel, musste zum wiederholten Male Niederlassungsleiter Yasin Coban einspringen. Es folgten quälende Monate voller Überstunden und Stress. „Damit ging der Wunsch einher, uns für die Zukunft unabhängiger von einzelnen Positionen im Unternehmen zu machen“, erzählt Coban heute. Wie das funktionieren kann, erfuhr er im Oktober 2022 eher zufällig, als er bei einer Messe auf den Managed Payroll Service aufmerksam wurde.
Nachdem Yasin Coban, der eigentlich für den Vertrieb und das Recruiting zuständig ist, zum Interims-Lohnbuchhalter wurde, floss circa 80 Prozent seiner Arbeitszeit in die Abrechnung. Entsprechend kam es zum Stillstand in seinen ursprünglichen Zuständigkeitsbereichen und das führte zu Unzufriedenheit bezüglich der Prozesse. Mit Einführung des Managed Payroll Service von zvoove konnte genau hier wieder Sicherheit geboten werden. Verlässliche Partner, die auf der bereits etablierten zvoove Welt ohne Probleme aufsetzen konnten, übernehmen nun den Großteil der Lohnabrechnung. „Bis auf ein bisschen Know-how in der Fakturierung ist nichts mehr nötig“, fasst Coban zusammen und ergänzt: „Alle im Team waren sehr glücklich mit der Einführung, weil wir einfach stressfreier arbeiten konnten. Nach den ganzen Eskapaden, als wir im Team den Lohn gemacht haben, sind wir jetzt alle viel ausgeglichener und können uns wieder voll auf die eigene Arbeit konzentrieren.“
Innerhalb von knapp zwei Monaten wurde die Lösung von zvoove in die bestehenden Abläufe integriert und entfaltete nach dem Jahreswechsel sofort die erhoffte Wirkung. Yasin Coban: „Insgesamt ist der Support sehr schnell und wir müssen uns am Ende weniger Gedanken machen, ob alles passt. Das spart Zeit und Nerven.“
Die Zeitpunkt GmbH ist ihrem Ziel, durch den Managed Payroll Service von zvoove unabhängiger zu werden, ein Stück nähergekommen. Sowohl Yasin Coban als auch seine Sachbearbeiterin, die ihn sechs Monate lang bei der Lohnabrechnung unterstützt hatte, können sich wieder auf ihre eigentlichen Stärken besinnen. Nerven werden geschont, die Effizienz wurde gesteigert und Prozesssicherheit konnte gewährleistet werden – all das war es, was sich das gesamte Team gewünscht hatte. Das Plus an Verlässlichkeit bekommen seither auch die externen Mitarbeitenden zu spüren. „Die Lohnabrechnung in der Zeitarbeit ist ganz anders als in anderen Branchen. Damit hatte unser damaliger Steuerberater Probleme. Das führte auch dazu, dass wir oft bei 100 Mitarbeitenden 20 bis 30 Lohnabrechnungen hatten, die falsch waren“, so Coban. Er ergänzt: „Und wenn dann ein Mitarbeiter in der Situation ist, dass er zwei oder drei Monate hintereinander das falsche Gehalt bekommt, wird es kritisch. Da geht es um Existenzen. Die Bezahlung ist das Wichtigste für die Menschen und wir konnten uns da keine weiteren Fehler leisten.“
Mit der Einführung des Managed Payroll Services konnte also wieder Ruhe in das Unternehmen gebracht werden – zu einem überschaubaren Preis, wie Yasin Coban sagt. Die Zeitpunkt GmbH spart mit dem neuen Workflow sogar deutlich Geld. Nur ein Drittel der Kosten – so der Niederlassungsleiter – fallen derzeit im Vergleich zur Arbeit mit dem Steuerbüro an.
„Wir haben seit der Einführung sogar Geld gespart. Anstatt des Steuerberaters bezahlen wir jetzt den Managed Payroll Service und der kostet nur ein Drittel.“
„Es ist schön zu sehen, wie sich die Lage der Zeitpunkt GmbH von der ersten Begegnung mit Herrn Coban bis heute geändert hat. Man spürt im Kontakt zu den Mitarbeitenden, dass mit dem zvoove Managed Payroll Service Entspannung und sogar richtige Freude aufkam!“
Sie möchten erfahren, wie auch Sie Ihr Unternehmen mit zvoove digitalisieren? Kein Problem: Wir beraten Sie gern.
Weitere Referenzen
