Zeitarbeitsfirma gründen: Der ultimative Leitfaden

Gründen in der Zeitarbeit: So wird’s ein Erfolg

Wer ein Zeitarbeitsunternehmen gründen will, trifft damit den Nerv der Zeit. Der Bedarf an Personal ist riesig und viele Firmen haben die Vorteile der Zeitarbeit längst erkannt. Als Gründender in der Personaldienstleistung steht man jedoch vor einer komplexen Aufgabe.

Neben allgemeinen finanziellen Herausforderungen und gesetzlichen Vorschriften, denen alle Gründenden gegenüberstehen, gibt es in der Arbeitnehmerüberlassung noch einige ganz spezielle Hürden zu meistern.

Strukturiertes Vorgehen ist hier das A und O. Dazu gehören unter anderem eine ausführliche Marktanalyse, um die Chancen und Risiken des Unternehmens auszuloten, ein detaillierter Businessplan und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Dieser Beitrag behandelt alle To-dos bei der Gründung einer Zeitarbeitsfirma. Für einen praktischen Überblick über die wichtigsten Schritte fordern Sie auch unseren kostenlosen Fahrplan für Existenzgründer:innen in der Zeitarbeit an.

Wie funktioniert Zeitarbeit?

An einem Zeitarbeitsverhältnis sind zwei Unternehmen – die Zeitarbeitsfirma (Verleiher) und das Einsatzunternehmen (Entleiher) – beteiligt. Dazu kommt ein Zeitarbeitnehmender. Dieser ist bei der Zeitarbeitsfirma angestellt. Für einen festgelegten Zeitraum wird er an das Einsatzunternehmen entliehen. Der Arbeitgebende ist also die Zeitarbeitsfirma. Der Arbeitsort befindet sich jedoch beim entleihenden Unternehmen.

So läuft eine Stellenbesetzung in der Zeitarbeit ab

Ein Unternehmen möchte eine Position besetzen und beauftragt damit eine Zeitarbeitsfirma. Diese prüft nun, ob bereits ein passender Mitarbeitender in ihrem Personalpool verfügbar ist und für den Einsatz in der Kundenfirma disponiert werden kann.

Ist das nicht der Fall, veröffentlicht die Zeitarbeitsfirma eine Stellenausschreibung für den Job, den ihr Kunde besetzen möchte. Der Arbeitnehmende bewirbt sich direkt bei der Zeitarbeitsfirma auf die Stelle. Geeignete Kandidaten werden dem Unternehmen vorgeschlagen.

Wenn der Arbeitnehmende eingestellt wird, ist die Zeitarbeitsfirma die offizielle Arbeitgebende. Sie übernimmt damit sämtliche Arbeitgeberverpflichtungen gegenüber dem Arbeitnehmenden – zum Beispiel Gehaltszahlung, Sozialversicherung und Urlaubsgewährung.

Wenn die Einsatzzeit des Arbeitnehmenden im entleihenden Unternehmen endet, sucht die Zeitarbeitsfirma nach einem neuen Einsatzbetrieb. Im Falle, dass zwischen zwei Einsätzen zeitliche Abstände bestehen, wird der Arbeitnehmende trotzdem von der Zeitarbeitsfirma bezahlt.

Zeitarbeitsfirma gründen – lohnt es sich?

Auch wenn eine Antwort auf diese Frage von vielen Faktoren abhängt – etwa der künftigen Entwicklung am Arbeitsmarkt, der gewählten Branche, dem Standort und dem eigenen persönlichen Engagement –, deutet vieles darauf hin, dass die gut vorbereitete Gründung einer Zeitarbeitsfirma rentabel ist.

Das spricht für das Gründen einer Zeitarbeitsfirma:

1. Die Branche der Personaldienstleistung ist im ersten Quartal 2023 um durchschnittlich 9,2 Prozent gegenüber dem Vorjahreszeitraum gewachsen. Im dritten Quartal 2023 hat die Branche trotz schwacher Konjunktur vor allem preisbedingte Umsatzsteigerungen verzeichnet. Zwar hat die im selben Zeitraum geschwächte deutsche Wirtschaft die Nachfrage in der konjunktursensiblen Zeitarbeitsbranche gedämpft. Trotzdem gab es erstmals seit zwei Jahren wieder einen Anstieg der Beschäftigungsaufnahmen von Arbeitslosen in der Zeitarbeit.
2. Immer mehr Unternehmen schätzen die Flexibilität, die ihnen Zeitarbeitsfirmen verschaffen. Sie können die Zahl ihrer Mitarbeitenden an wechselnde Auftragslagen anpassen und zum Beispiel bei kurzfristig erhöhten Arbeitsaufkommen flexibel reagieren. Auch sparen sie Zeit und Kosten, indem sie das Suchen nach geeigneten Fachkräften an die Zeitarbeitsfirma abgeben. Weitere wichtige Vorteile für Unternehmen liegen in den gut kalkulierbaren Personalkosten und einer größeren Auswahl beim Kandidatenpool.

3. Auch viele Arbeitnehmende haben die Vorteile der Personaldienstleistung erkannt: zum Beispiel die sichere Festanstellung. Zeitarbeitnehmende werden häufig unbefristet eingestellt – befristet ist nur ihr jeweiliger Einsatz beim ausleihenden Unternehmen. Oder die Tarifbindung: Es gibt spezielle Tarifverträge für die Zeitarbeitsbranche, die nach Qualifikation und Berufserfahrung gestaffelt sind. Zusätzlich profitieren Zeitarbeitskräfte in manchen Branchen von Zuschlägen. Die Bewerbung in der Personaldienstleistung verläuft für Arbeitnehmende zudem deutlich einfacher, da der Personaldienstleistende einen großen Teil der Arbeit übernimmt. Außerdem bietet die Branche Arbeitnehmenden die Möglichkeit, in verschiedenen Jobs Berufserfahrungen zu sammeln. Sie kann so ein Sprungbrett für die eigene Karriere sein.

4. Der Markt für Zeitarbeitsfirmen ist also da. Zwar kann niemand die langfristige Situation seriös vorhersagen, weil Märkte im ständigen Wandel sind und vielen Einflussfaktoren unterliegen. Für die kommenden Jahre wird allerdings ein Voranschreiten des Bewerbermangels prognostiziert. Diesen kann man für sich nutzen, wenn man sich im Recruiting auf besonders gefragte Qualifikationen fokussiert – zum Beispiel im MINT-Bereich. Zudem ist davon auszugehen, dass Konjunkturschwankungen auch künftig für Bedarf an flexibel einsetzbaren Arbeitskräften sorgen werden.
5. Aus finanzieller Sicht lohnt sich die Gründung als Personaldienstleistender ebenfalls: Hat die eigene Leiharbeitsfirma einmal die Gewinnzone erreicht, können Inhaber:innen mit Verdiensten von über 100.000 Euro rechnen. Damit ist eine Selbstständigkeit in der Zeitarbeit rentabler als ein durchschnittliches Angestelltenverhältnis.

Zeitarbeitsfirma gründen: Voraussetzungen prüfen

Neben der Entscheidung für eine Rechtsform und der Eintragung ins Handelsregister gibt es weitere bürokratische, rechtliche, persönliche und finanzielle Faktoren, die den Erfolg einer Firmengründung in der Personaldienstleistung beeinflussen:

• Fachliche Kompetenz und eine genaue Analyse des Markts bilden auch in der Zeitarbeit die Grundlage für den Erfolg in der Selbstständigkeit. Um alle Geschäftsprozesse in der Personaldienstleistung managen zu können, sollte man als Gründender bereits einige Jahre Branchen- und Berufserfahrung in der Personaldienstleistung gesammelt haben, idealerweise auch in einer leitenden Funktion.
• Das Eröffnen einer Zeitarbeitsfirma ist darüber hinaus mit Kosten verbunden und benötigt genug Startkapital. In den meisten Fällen wird dieses über einen Kredit oder einen Investor bereitgestellt. Als angehender Gründender in der Zeitarbeit sollte man daher über eine gute Bonität (Kreditwürdigkeit) verfügen.
• Persönliche Eigenschaften, um eine Firma zum Erfolg zu führen, sind zudem die eigene Motivation, Belastbarkeit, Engagement, betriebswirtschaftliches Denken und Führungskompetenzen.

Und ganz wichtig: Nur mit der behördlichen Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung darf man in Deutschland legal eine Zeitarbeitsfirma betreiben. Diese muss bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden – und zwar, bevor man Personal an Kunden verleiht.

Zeitarbeitsfirma gründen: Markt und Standort analysieren

Vor dem Eröffnen eines eigenen Unternehmens müssen Existenzgründende den Markt genau analysieren. Nur so können sie sicher sein, dass es für ihre Zeitarbeitsfirma überhaupt einen Bedarf gibt – und, dass sie diesen auch erfüllen können.

Dabei sind eine Standortanalyse und eine realistische Einschätzung der Wettbewerbssituation unabdingbar: Gibt es genug Firmen in der Nähe, die Personaldienstleistungen in Anspruch nehmen könnten? Gibt es bereits Zeitarbeitsfirmen vor Ort? Lassen sich genügend potenzielle Bewerber:innen finden?

Möchte man etwa seine Zeitarbeitsfirma in Rostock etablieren, sollte man sich genau informieren, in welchen Bereichen dort offene Stellen zu finden und welche Personaldienstleistenden dort eventuell schon aktiv sind. Hier ist die Kunst, gegebenenfalls eine Nische zu finden.

Mit einer Spezialisierung können Gründende sich zudem am Markt besser positionieren als mit einem „Bauchladen“ nach dem Motto „für jeden etwas“. Einige Firmen konzentrieren sich dabei auf Hilfskräfte, andere auf Fachkräfte oder Expert:innen. Auch eine Spezialisierung auf bestimmte Branchen oder Mangelberufe kann zum Erfolg führen. In einer Region mit vielen Gesundheitseinrichtungen kann etwa ein Fokus auf medizinisches Personal sinnvoll sein.

Ganz wichtig ist natürlich auch die Frage: Gibt es genügend potenzielle Kandidaten für die Stellenbesetzungen? Die Arbeitsagentur kann eine gute Adresse sein: Dort lässt sich die Zahl der gemeldeten Arbeitslosen einsehen und man erhält einen Überblick über den potenziellen Mitarbeitermarkt.

Weitere Faktoren, die bei der Standortanalyse eine wichtige Rolle spielen:

• Höhe der ortsüblichen Mieten für Geschäftsräume und Nebenkosten
• Etwaige behördliche Auflagen, falls das anvisierte Mietobjekt oder Grundstück nicht in einem reinen Gewerbe- oder Industriegebiet liegt
• Problemlose Verkehrsanbindung
• Glasfaseranschluss für leistungsfähiges Internet

Kosten für das Gründen einer Zeitarbeitsfirma realistisch kalkulieren

Bereits bei der Gründung entstehen einmalige Ausgaben. Neben den Gebühren im Anmeldeprozess müssen liquide Mittel in Höhe von mindestens 10.000 Euro nachgewiesen werden. Diese reichen für ein Startup in der Zeitarbeit jedoch nicht aus. Die Höhe des Startkapitals hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab – unter anderem von der Anzahl der Zeitarbeitnehmenden in der geplanten Firma, dem Standort und der gewählten Rechtsform.

Beim Berechnen des notwendigen Startkapitals kann man Experten zufolge sehr schnell bei einer Summe von 100.000 bis 150.000 Euro landen. Ein wichtiger Faktor, der das vorzuhaltende Budget nach oben treibt, ist, dass die Gehälter der angestellten Zeitarbeitskräfte durch die Zeitarbeitsfirma vorfinanziert werden müssen. Das Geld der Kunden jedoch trifft in der Regel erst nach der Lohnzahlung ein – mit Zahlungszielen, die manchmal 30, 60 oder sogar 90 Tage in der Zukunft liegen. Um in der Zwischenzeit nicht tief in die roten Zahlen zu rutschen, muss daher genug Kapital vorhanden sein beziehungsweise organisiert werden.

Es sind zudem laufende Kosten zu berücksichtigen, die von Mietkosten für Büroflächen über Versicherungen bis hin zur Steuerberatung reichen. Außerdem ist es unbedingt ratsam, eine finanzielle Reserve für unvorhergesehene Ausgaben im Budget einzukalkulieren. Ein gut ausgearbeiteter Finanzplan ist hier unverzichtbar.

Zeitarbeitsfirma gründen: Entscheidung für eine Rechtsform treffen

Zur Gründung einer Zeitarbeitsfirma gehört auch, sich für eine Rechtsform zu entscheiden. Die nachfolgenden Rechtsformen sind für eine Personalvermittlung geeignet: Einzelunternehmen, GbR, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), UG & Co. KG und GmbH & Co. KG. Bei der Wahl ist zu beachten, dass sich die Rechtsformen in Sachen Haftung, Steuern und Kosten unterscheiden.

So gestaltet sich etwa die Gründung eines Einzelunternehmens oder einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) relativ einfach. Sie birgt aber das Risiko, im Falle des Falles mit dem privaten Vermögen zu haften. Diesen Nachteil hat die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) zwar nicht – man benötigt hier aber ein hohes Stammkapital (25.000 Euro), falls man die private Haftung komplett ausschließen möchte.

Die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG) wiederum bietet den Vorteil der Haftungsbeschränkung und kann bereits mit einem Stammkapital von 1 Euro gegründet werden. Sie hat jedoch aufgrund des niedrigen Startkapitals auch einen nicht ganz so guten Ruf wie die GmbH.

Darüber hinaus gibt es die GmbH und UG jeweils auch als Mischformen mit einer sogenannten Kommanditgesellschaft (KG), was sich etwa für die Beteiligung von Investoren lohnen kann.

💡Tipp: Es empfiehlt sich, sich in Sachen „Wahl der Rechtsform“ vorab von einem Experten (Steuerberater oder Rechtsanwalt) beraten zu lassen.

Die gesetzlichen Besonderheiten der Personaldienstleistung kennen

Als Gründender in der Personaldienstleistung ist es unabdingbar, die besonderen gesetzlichen Bestimmungen zu kennen, denen die Branche unterliegt. Die Rechte des Leiharbeitnehmenden und die Pflichten des Verleihenden und des Entleihenden regelt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG).

Zeitarbeitsfirma gründen: Die wichtigsten rechtlichen Bestimmungen in der Zeitarbeit

• Die Erlaubnispflicht für wirtschaftlich tätige Verleiher (Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung).
• Die zeitliche Begrenzung der Überlassung an ein entleihendes Unternehmen (Höchstüberlassungsdauer).
• Die Gleichstellung mit vergleichbaren Stammkräften im Entleiherbetrieb, von der nur zeitlich begrenzt und nur auf tarifvertraglicher Grundlage abgewichen werden kann. Zur Gleichstellung zählt auch Equal Pay: Nach den ersten neun Monaten muss das Gehalt der Zeitarbeitskräfte an das von fest beschäftigen Mitarbeitenden in einer vergleichbaren Anstellung in der Entleihfirma angepasst werden.
• Das Entstehen eines Arbeitsverhältnisses zwischen Entleihfirma und Leiharbeitnehmendem, falls die Zeitarbeitsfirma keine (gültige) Überlassungserlaubnis hat beziehungsweise, falls die Überlassungshöchstdauer überschritten wird.
• Das Vertragsverhältnis eines Zeitarbeitnehmenden muss als Arbeitnehmerüberlassungsvertrag deutlich gemacht werden.
• Das Zeitarbeitsunternehmen ist verpflichtet, für Gehalt und Sozialabgaben seiner Arbeitnehmenden aufzukommen – unabhängig davon, ob diese in einem aktiven Einsatz bei einem Kunden sind oder nicht.
• Entleihende Unternehmen müssen das Start- und Enddatum der Vermittlung der zuständigen Krankenversicherung melden. Die erforderlichen Angaben zu den Arbeitnehmenden werden vom Zeitarbeitsunternehmen erbracht.

Personaldienstleistung gründen: Einen umfassenden Businessplan erstellen

Der Businessplan ist die Grundlage für alle Schritte zum Aufbau eines Unternehmens – ähnlich wie das Fundament eines Hauses. Er dient zum einen der Strukturierung der eigenen Ziele und Wege dorthin und hilft dabei, die Geschäftsidee auf ihre Erfolgschancen am Markt hin zu überprüfen. Zum anderen ist er unentbehrlich für eine geplante Unternehmensfinanzierung und bildet die Basis dafür, potenzielle Geldgebende von der Gründung des eigenen Unternehmens zu überzeugen.

Inhaltlich enthält ein Businessplan alle wichtigen Informationen, die das neu zu gründende Unternehmen betreffen. In Schriftform halten Gründende darin die Unternehmensidee, die Ziele, Maßnahmen und Strategien des geplanten Unternehmens (zum Beispiel im Hinblick auf Marketing und Vertrieb), den relevanten Markt, die erforderlichen Mittel (Kapital) und die Zukunftsvision des Betriebs fest. Der Businessplan sollte einen zeitlichen Horizont von drei bis fünf Jahren abdecken und Aussagen zur Unternehmensentwicklung, zu den Potenzialen sowie zu den Risiken treffen.

Neben einer detaillierten Beschreibung der Geschäftsidee stellen Gründende als Teil des Businessplans auch einen Finanzplan auf. Darin untermauern sie die Zielerreichung ihres Unternehmens mit belegbaren Zahlen. Je schlüssiger und übersichtlicher das Konzept ist und je besser der Nachweis der Chancen des geplanten Zeitarbeitsunternehmens am Markt, desto mehr Aussicht auf Erfolg haben nachfolgende Verhandlungen mit Kapitalgebenden.

💡Tipp: Beim Erarbeiten eines Businessplans und weiteren Fragen im Rahmen der Gründung kann ein:e Gründungsberater:in wertvolle Hilfe leisten. Gründungsberater:innen beziehen eine Vielzahl an Kennzahlen mit ein, die den Erfolg eines Unternehmens bestimmen. Sie können zum Beispiel dabei helfen, den idealen Standort zu finden, ein zum geplanten Unternehmen passendes Marketingkonzept zu erstellen und den Businessplan auszuarbeiten. Solche Beratungsleistungen sind kostenpflichtig. Einige Bundesländer bietet daher einen Zuschuss zu den Beratungskosten an, andere kostenfreie (Erst-)Beratungen für Gründerinnen und Gründer.

Zeitarbeitsfirma gründen: Hier muss das Unternehmen angemeldet werden

Je nach der gewählten Rechtsform muss die eigene Zeitarbeitsfirma ins Handelsregister eingetragen werden. Dieses ist ein öffentliches Verzeichnis, das Auskunft über die wesentlichen wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens gibt. Alle Gesellschaften und Personen, die im juristischen Sinne Kaufleute sind, werden dort aufgeführt.

Auch beim zuständigen Gewerbeamt muss das Unternehmen angemeldet werden. Im Anschluss ist das Finanzamt an der Reihe, um das neue Unternehmen steuerlich zu erfassen. Sobald das Finanzamt alle Unterlagen gesichtet und geprüft hat, erhält man eine Steuernummer zugeschickt, die benötigt wird, um Rechnungen zu stellen.

Nachdem Gründende beim Gewerbeamt ihr Gewerbe angemeldet haben, wird in der Regel außerdem die IHK (Industrie- und Handelskammer) benachrichtigt und setzt sich mit ihnen in Verbindung. Die IHK-Mitgliedschaft ist gesetzlich vorgeschrieben.

Bei der Berufsgenossenschaft VBG (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft) muss das Unternehmen ebenfalls angemeldet werden, damit Unternehmensgründende und ihre Mitarbeitenden versichert sind.

Nicht verpflichtend, aber unbedingt empfehlenswert: Beitritt in den Tarifverband

Weil die Zeitarbeit rechtlich so stark geregelt ist wie fast keine andere und zugleich zu den Branchen mit der höchsten Tarifabdeckung in Deutschland gehört, empfiehlt es sich, dem Tarifverband beizutreten. Der Gesamtverband der Personaldienstleister e.V. (GVP) hat sich Ende 2023 aus den beiden vormals bestehenden Tarifverbänden iGZ und BAP gegründet.

Dort erhalten Personaldienstleister:innen Vertragsvorlagen und Rechtsberatung und sind stimmberechtigt, wenn es um wichtige Änderungen in den Tarifbestimmungen geht. Außerdem weckt eine Mitgliedschaft im Tarifverband Vertrauen, weil sie von Kunden, Mitarbeitenden und Institutionen als Gütesiegel verstanden wird.

Die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung beantragen

Aufgrund der hohen Verantwortung, die mit dem Führen einer Zeitarbeitsfirma einhergeht, hat der Gesetzgeber zum Schutz von Zeitarbeitnehmenden besondere Vorkehrungen getroffen. Deshalb braucht jeder, der eine Zeitarbeitsfirma betreiben möchte, eine amtliche Erlaubnis.

Was ist die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung?

Die Erlaubnis zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung ist Teil des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG). Dieses regelt die Überlassung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern durch ihren Arbeitgeber zur Arbeitsleistung an Dritte. Die Erlaubnis soll sicherstellen, dass Arbeitnehmerüberlassung nur von zuverlässigen Verleihern betrieben wird, die den sozialen Schutz der Arbeitnehmenden gewährleisten.

Um die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung zu erhalten, müssen Gründende unter anderem nachweisen, dass sie ihr Gewerbe voraussichtlich ordnungsgemäß betreiben werden. Zudem dürfen keine Gründe vorliegen, die gegen die Erteilung einer Erlaubnis sprechen – etwa relevante Vorstrafen oder Verstöße gegen bestimmte gesetzliche Vorgaben.

Wie beantragt man die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung?

Angehende Personaldienstleistende müssen einen schriftlichen Antrag auf Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung bei der zuständigen Agentur für Arbeit einreichen und dabei zahlreiche Unterlagen vorlegen. Zuständig ist je nach geplantem Firmensitz eine der drei Agenturen für Arbeit in Kiel, Nürnberg und Düsseldorf.

Für die Bearbeitung von Anträgen auf Erteilung einer Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung fallen Gebühren an. Die Höhe richtet sich nach dem tatsächlichen Verwaltungsaufwand. Die Antragsgebühren betragen zwischen 218 und 2.060 Euro. Für die erstmalige Beantragung einer Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung wird eine Gebühr in Höhe von 377 Euro erhoben (Stand: 12/2023).

Die Erlaubnis wird nach positiver Antragsprüfung durch die Agentur für Arbeit zunächst befristet für ein Jahr erteilt. Spätestens drei Monate vor Ablauf der Gültigkeit muss eine Verlängerung beantragt werden. Wer drei Jahre in Folge zuverlässig und erlaubt Arbeitnehmerüberlassung betrieben hat, kann die unbefristete Erlaubnis beantragen.

Achtung: Wird gegen das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz verstoßen, droht ein Entzug der Überlassungserlaubnis.

Arbeitsprozesse in der Zeitarbeit organisieren heißt: Digitalisieren

Personaldienstleistung ist zu einem großen Teil auch Verwaltungsarbeit: Stellenanzeigen schreiben und veröffentlichen, Personalanfragen sowie Aufträge erfassen und verwalten, Einsatzplanung für das Personal, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Rechnungsstellung…

All dies sind Prozesse, die – jeder für sich – sehr viel Zeit und Gewissenhaftigkeit erfordern.
Es sind zudem Prozesse, die ineinandergreifen und aufeinander aufbauen und die sich hervorragend dazu eignen, sie zu digitalisieren. Auch automatisierte Arbeitsschritte – etwa die Berechnung von Branchenzuschlägen – beschleunigen die Prozesse.

Wer stattdessen mit Excel-Listen & Co. hantiert, verliert sehr viel Zeit. Zeit, die am Anfang einer Gründung sehr viel besser in den Aufbau des eigenen Unternehmens und die Akquise neuer Kunden investiert werden sollte.

Außerdem ist das manuelle Abwickeln der verschiedenen Prozesse auf Papierlisten auch fehleranfälliger. Wenn etwa ein und dieselben Daten für verschiedene Arbeitsschritte immer wieder neu erfasst werden müssen, erhöht sich allein dadurch die Fehlerwahrscheinlichkeit. Hinzu kommt, dass das händische Listenführen sehr schnell sehr unübersichtlich wird. Das kann gerade im Hinblick auf wichtige Fristen in der Zeitarbeit zum Verhängnis werden.

Hier lohnt es sich, in gute Software zu investieren, die speziell auf die Arbeitsprozesse von Personaldienstleister:innen zugeschnitten ist. Im Idealfall digitalisiert man mit Zeitarbeitssoftware die eigenen täglichen Arbeitsprozesse von Beginn an. So wie Danny Raabe, der Anfang 2023 die Raabe Personal GmbH gegründet hat und die für ihn wichtigsten Prozesse mit zvoove zum Laufen gebracht hat.

Setzt man in Sachen Software mittelfristig auf End-to-End-Digitalisierung, profitiert man zusätzlich davon, dass alles aus der Hand eines Anbietenden kommt. Außerdem müssen so bestimmte Datensätze nur einmal angelegt werden und die Informationen werden zentral und transparent zusammengeführt. Eine gute Software für Personaldienstleister:innen erleichtert durch eingebaute Alarmfunktionen übrigens auch das Einhalten wichtiger Fristen – zum Beispiel wenn das maximale Zeitfenster bezüglich Equal Pay oder der Höchstüberlassungsdauer erreicht ist.

💡Tipp : Die Personaldienstleistungs-Software von zvoove vereint alle Prozesse der Zeitarbeit in einer sicheren Lösung. Als Existenzgründender erhalten Sie besonders günstige Konditionen. Ihre Vorteile:

• Sie sparen Zeit, Ressourcen und damit auch Geld.
• Automatisierte Arbeitsschritte reduzieren die Fehlerquote auf ein Minimum.
• Regelmäßige Updates garantieren, dass Sie stets rechtskonform und auf dem neusten Stand arbeiten.

Unternehmen etablieren: Jobkandidaten und Kunden überzeugen

Um Fuß am Markt zu fassen, müssen sich Gründende attraktiv präsentieren und auf ihr neues Unternehmen aufmerksam machen. Passgenaues Marketing sowohl für potenzielle Kunden als auch Bewerbende gehört dazu.

Diese Marketingstrategien können zum Beispiel in der Zeitarbeit eingesetzt werden:

• Online-Marketing: Eine moderne, gut strukturierte Website, Suchmaschinenoptimierung und gezieltes Social-Media-Marketing ermöglichen es Bewerbenden und potenziellen Kunden, Jobs und Dienstleistungen des neuen Unternehmens leicht zu finden und Informationen darüber zu erhalten. Ein einladender Karrierebereich auf der Website informiert über die Vorteile für Mitarbeitende in der Zeitarbeitsfirma, zeigt freie Stellen auf und ermöglicht eine unkomplizierte Kontaktaufnahme. Eine gut gepflegte und aktuell gehaltene professionelle Online-Präsenz stärkt zudem das Vertrauen potenzieller Kunden.
• Content-Marketing: Firmen können durch hochwertige Inhalte – etwa in Form von Blogbeiträgen und Videos – Marktexpertise zeigen und nutzwertige Informationen für potenzielle Kunden bieten.
• Employer Branding: Eine Möglichkeit, um Reputation als attraktive:r Arbeitgeber:in aufzubauen, ist das sogenannte Employer Branding. Dahinter steht der Gedanke, dass Unternehmen über ihre Marke als Arbeitgebende Botschaften über Werte und Unternehmenskultur vermitteln. Zeitarbeitsfirmen können hier zum Beispiel mit persönlicher Betreuung von Mitarbeitenden, einem unbefristeten Vertrag und Bezahlung nach Tarif werben. Die zahlreichen Vorteile für Mitarbeitende in der Zeitarbeit lassen sich in Form eines Nutzenversprechens als Kernbotschaft des Unternehmens an seine (potenziellen) Mitarbeitenden zusammenfassen.
• Direktmarketing: Mit personalisierten E-Mails, Flyern, Anrufen oder Broschüren können Unternehmen potenzielle Kunden auf ihre Dienstleistungen aufmerksam machen.
• Empfehlungsmarketing: Der Vorteil beim Empfehlungsmarketing ist die hohe Glaubwürdigkeit und Authentizität. Wer bereits zufriedene Zeitarbeitnehmende beschäftigt oder erste Kundenaufträge erfolgreich abgewickelt hat, kann die jeweiligen Personen darum bitten, Fürsprechende für das eigene Unternehmen zu sein. Das geht zum Beispiel über ein kurzes Videostatement auf der Firmenwebsite beziehungsweise auf Social Media oder Zitate, die plakativ auf der Website eingebaut werden.

Es dürfte klar sein: Professionelles Marketing erfordert Aufwand. Es ist jedoch ein wichtiger Baustein, wenn es darum geht, sich als eigene Marke zu etablieren und als Zeitarbeitsfirma von Mitbewerbenden abzuheben. Beides wiederum ist essenziell, um Mitarbeitende und Kunden zu gewinnen.

Fazit

Eine Zeitarbeitsfirma zu gründen, lohnt sich – wenn die Voraussetzungen stimmen. Dazu gehören persönliche Eigenschaften, die erfolgreiche Gründende auszeichnen. Unabdingbar sind zudem detaillierte Branchenkenntnisse. Darüber hinaus braucht es einen ausgefeilten Businessplan, genügend Startkapital und eine amtlich erteilte Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung.

💡Tipp: Wer sich bereits in der Gründung befindet und wissen möchte, wie gut er oder sie schon aufgestellt ist, findet es mit unserem interaktiven Test in einer Minute heraus.

Ist die Firma dann am Start, heißt es, die täglichen Arbeitsprozesse möglichst effizient zu organisieren (= digitalisieren) sowie Kunden und Mitarbeitende zu gewinnen, um sich als Unternehmen auf dem Markt einen Namen zu machen.

Dass alle diese Schritte nicht innerhalb von vier Wochen getan sind und hohes Engagement sowie Durchhaltevermögen erfordern, versteht sich von selbst. Davor brauchen Gründende jedoch nicht zurückschrecken: Es hilft, sich auf dem Weg ans Ziel Hilfe von Profis zu holen.

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