Zeitarbeitsfirma gründen: Welche Rechtsform ist die richtige für mich?

Vor- und Nachteile verschiedener Rechtsformen beim Gründen einer Zeitarbeitsfirma

Wer eine Zeitarbeitsfirma gründen möchte, steht vor der Entscheidung, welche Rechtsform er für sein Unternehmen wählen soll. Das deutsche Rechtssystem kennt eine Vielzahl unterschiedlicher Gesellschaftsformen, die zur Auswahl stehen. Gut zu wissen: Die EINE richtige Rechtsform für alle Zeitarbeitsfirmen gibt es dabei nicht. Wie so oft im Leben, kommt es auch hier auf den Einzelfall an.

In diesem Beitrag beschränken wir uns auf einige klassische Rechtsformen, die sich im Rahmen der Gründung einer Zeitarbeitsfirma empfehlen. Seltene „Exoten“ – beispielsweise eine Europäische Aktiengesellschaft (SE) – lassen wir bewusst außen vor.

Wir thematisieren im Folgenden vor allem die Vor- und Nachteile der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) einerseits und die der Personengesellschaften andererseits, da diese aus unserer Sicht für den Aufbau einer Zeitarbeitsfirma beziehungsweise eines Personaldienstleistungsunternehmens am besten geeignet sind.

Die GmbH als Rechtsform: Beliebt bei Gründenden und Investoren

Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft¹ und gilt zugleich als Handelsgesellschaft im Sinn des Handelsgesetzbuchs (HGB). Sie ist die bei Gründenden beliebteste Rechtsform unter den Kapitalgesellschaften. Eine GmbH kann man übrigens, ebenso wie eine GmbH & Co. KG, auch allein gründen. Sie bilden die Ausnahme von der Regel, dass eine Gesellschaft – in Abgrenzung zu einem Einzelunternehmen – grundsätzlich von mindestens zwei Personen gegründet werden muss. Für ihre Gründung reicht eine natürliche Person². Gründet eine Person allein eine GmbH, kann das Verfahren sogar deutlich vereinfacht und günstiger ausgestaltet werden. Tipp: Sobald sich zwei oder mehr Personen zusammenschließen, sollte der Gesellschaftsvertrag wohl ausgewogen gestaltet werden, um etwaigen künftigen Streitigkeiten vorzubeugen.

Wahl der Rechtsform bei Gründung einer Zeitarbeitsfirma: Vorteile der GmbH

• Haftung: Größter Vorteil der GmbH ist, dass die Haftung der Gesellschafter grundsätzlich auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt ist. Der oder die Gesellschafter müssen also nicht befürchten, dass sie – etwa im Falle einer Zahlungsunfähigkeit – persönlich für Verbindlichkeiten der Gesellschaft in Anspruch genommen werden. Eine Ausnahme gilt lediglich bei groben Missbrauchsfällen.
• Beschaffung von Eigenkapital: Aufgrund der beschränkten Haftung der Gesellschaft und dem guten Ruf der Rechtsform gelingt es der GmbH in der Regel etwas leichter, externe Investoren zu finden.
• Geschäftsführer: Geschäftsführer einer GmbH müssen nicht zwingend auch Gesellschafter sein. Damit kann grundsätzlich jede hinreichend qualifizierte Person zum Geschäftsführer bestellt werden. Die Gründenden müssen also nicht dauerhaft selbst die Geschäftsführung übernehmen.
• Steuern: Solange die Gewinne im Unternehmen einbehalten und nicht an die Gesellschafter ausgeschüttet werden, ist die GmbH steuerlich günstiger als eine Personengesellschaft.

Wahl der Rechtsform bei Gründung einer Zeitarbeitsfirma: Nachteile der GmbH

• Gründungskosten und -aufwand: Die Gründung einer GmbH ist mit höheren Kosten und mehr bürokratischem Aufwand als bei Personengesellschaften verbunden. Insbesondere muss ein Stammkapital von 25.000 Euro aufgebracht werden, von dem mindestens die Hälfte bei Gründung eingezahlt sein muss.
• Bilanzierungspflicht: Kapitalgesellschaften wie die GmbH müssen Jahresabschlüsse erstellen und veröffentlichen. Das ist mit zusätzlichem Aufwand und Kosten verbunden.
• Steuern: Soweit Gewinne an die Gesellschafter ausgeschüttet werden, fällt eine Abgeltungs- und Kapitalertragsteuer an. Mit anderen Worten: Die Gewinnausschüttung wird steuerlich teuer.

Übrigens: Wer bei Gründung nicht mindestens 12.500 Euro aufbringen möchte, kann statt der GmbH auch eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG) gründen. Hier genügt theoretisch schon ein Mindeststammkapital von 1 EUR. Im Gegenzug muss die UG ihre Gewinne solange einbehalten, bis sie ein Stammkapital von 25.000 Euro erreicht hat. Dann wird sie „automatisch“ zur GmbH. Zu bedenken ist allerdings, dass die UG im Rechtsverkehr grundsätzlich weniger Vertrauen genießt als eine GmbH. Dies mag dazu führen, dass Vertragspartner, insbesondere die Entleiher, Sicherheiten der Gründenden verlangen, zum Beispiel in Form einer Bürgschaft.

Die Personengesellschaft als Rechtsform (unter anderem GbR, OHG, KG): Einfach in der Gründung und flexibel

Eine Personengesellschaft zeichnet sich dadurch aus, dass zumindest eine natürliche Person die volle Haftung für die gesamten Verpflichtungen des Unternehmens auf sich nimmt. Die einfachste Form ist dabei die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die allerdings nur Kleinstbetrieben offensteht, die nicht mehr als 250.000 Euro Umsatz pro Jahr machen.

Betreibt die Personengesellschaft ein Handelsgewerbe, stellt sie eine offene Handelsgesellschaft (oHG) dar. Es ist auch möglich, die Haftung einzelner Gesellschafter auf die Leistung einer Einlage zu begrenzen. Soweit dies erfolgt, handelt es sich um eine Kommanditgesellschaft (KG).

Wahl der Rechtsform bei Gründung einer Zeitarbeitsfirma: Vorteile einer Personengesellschaft

• Einfache Gründung: Die Gründung einer Personengesellschaft erfordert grundsätzlich keinen bürokratischen Aufwand. Der Aufwand für die Gründung und die dabei entstehenden Kosten sind in der Regel geringer als bei Kapitalgesellschaften. Lediglich die Eintragung in das Handels- oder das neu geschaffene Gesellschaftsregister erfordert ein wenig Papierarbeit.
• Flexibilität: Personengesellschaften sind in der Regel flexibler in der Gestaltung von Verträgen und Entscheidungsstrukturen. Sie ermöglichen den Gesellschaftern regelmäßig eine passgenaue Ausgestaltung ihres Gesellschafterverhältnisses.
• Steuervorteile: Personengesellschaften unterliegen nicht der Körperschaftsteuer. Gewinne werden direkt auf Ebene der Gesellschafter versteuert (Einkommensteuer), was insbesondere vorteilhaft ist, wenn die Gewinne den Gesellschaftern direkt zufließen sollen.

Wahl der Rechtsform bei Gründung einer Zeitarbeitsfirma: Nachteile einer Personengesellschaft

• Haftung: Die persönliche Haftung der Gesellschafter ist nicht beschränkt. Das private Vermögen der Gesellschafter haftet auch für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft.
• Weniger rechtliche Kontrolle: Da die Gründung der Gesellschaft nicht formalisiert ist, können leichter Fehler im Gründungsvorgang gemacht werden.
• Geschäftsführung: Geschäftsführer der Personengesellschaft können nur Gesellschafter sein; die Bestellung von Fremdgeschäftsführern ist ausgeschlossen.
• Erschwerte Finanzierung: Personengesellschaften tun sich in der Regel schwerer, externe Investoren zu finden.

Eine Sonderform der Personengesellschaften bildet die GmbH & Co. KG. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass nur ein Gesellschafter – nämlich die GmbH als juristische Person – für die Verbindlichkeiten des Unternehmens haftet. Da die GmbH ihrerseits grundsätzlich nur mit ihrem Vermögen in die Haftung genommen werden kann, muss keine natürliche Person persönlich haften. Außerdem ist es in der GmbH & Co. KG auch möglich, externe Dritte zu Geschäftsführern zu bestellen. Umgekehrt fallen aber auch viele Vorteile der Personengesellschaft in der GmbH & Co. KG weg. Insbesondere ist der Gründungsaufwand erheblich höher als bei einer „normalen“ Personengesellschaft.

Spielt die Rechtsform eine Rolle beim Antrag auf Erteilung einer Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis?

Neben den administrativen Herausforderungen bei der Gründung der Gesellschaft bedarf es vor der Durchführung der ersten Überlassung eines Zeitarbeitnehmenden an einen Kunden einer Erlaubnis, die bei der die Bundesagentur für Arbeit (BA) als zuständige Erlaubnisbehörde (vgl. §§ 1 f. AÜG) zu beantragen ist. Es ist darauf zu achten, dass die für einen Antrag auf die Erteilung einer Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis vorzulegenden Unterlagen vollständig sind. Die Einzelheiten dazu ergeben sich aus den von der BA bereitgestellten und im Internet abrufbaren Anträgen.

Bei dem Verfahren unterscheidet die BA grundsätzlich nicht danach, welche Gesellschaftsform für die Gründung eines Zeitarbeitsunternehmens gewählt wird. Je nach Gesellschaftsform können sich jedoch die beizubringenden Nachweise/Unterlagen beziehungsweise die zu beantwortenden Fragen in den von der BA herausgegebenen Anträgen ändern.

Fazit

Vor der Gründung eines Zeitarbeitsunternehmens sollte man sich Gedanken darüber machen, welche Rechtsform gewählt wird. Bei der Entscheidung spielen insbesondere gesellschaftsrechtliche und steuerliche Erwägungen eine maßgebliche Rolle.

Die Wahl zwischen einer Kapital- und einer Personengesellschaft hängt von verschiedenen Faktoren, wie der (perspektivischen) Größe des Unternehmens, dem Haftungsrisiko, der Steuerbelastung und individuellen Präferenzen der Gründenden ab. Vor- und Nachteile, die für beziehungsweise gegen eine bestimmte Gesellschaftsform sprechen, sind sorgsam abzuwägen. Wichtig ist, dass eine bewusste Entscheidung getroffen wird.

Ratsam ist in diesem Zusammenhang, sich rechtlichen und steuerlichen Rat einzuholen, um die optimale Unternehmensform für die individuellen Bedürfnisse des beziehungsweise der Gründenden zu bestimmen.

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