zvoove im Kundeneinsatz: Die Erfolgsgeschichte „Wromidt Personal“

Interview mit Nikola Wrobel von der „Wromidt Personal GmbH“

Zur Person

Name: Nikola Wrobel
Position: Geschäftsführerin
Firma: Wromidt Personal GmbH

Zur Firma

Anzahl interne Mitarbeitende: 3
Externe Mitarbeitende: ca. 30
Gründungsjahr: 2023
Standorte: 1
Zielmarkt: Pflege

zvoove: „Hallo Frau Wrobel, Sie haben im September 2023 Ihr Unternehmen gegründet und bauen fast seit Beginn auf zvoove One. Warum sind Sie diesen Schritt gegangen?“

Nikola Wrobel „Ein wichtiger Grund war sicherlich, dass wir schnell gemerkt haben, wie anstrengend die ersten Wochen und Monate im Gründungsprozess sind. Wir hatten alle Hände voll zu tun, um das Unternehmen und die Prozesse überhaupt erst einmal in die Spur zu bringen. Neben der täglichen Arbeit – damit meine ich gerade am Anfang die Akquise von Kunden und das Recruiting von Mitarbeitenden – mussten beispielsweise auch rechtliche Grundlagen gelegt werden. Hinzu kommen dann noch die erste Steuererklärung oder die ersten Gehaltsauszahlungen. All das kostet Zeit und Ressourcen.“

zvoove: „Und trotzdem haben Sie zunächst versucht, der Lage mit Excel-Listen Herr zu werden, richtig?“

Nikola Wrobel: „Genau, wir haben bei sämtlichen Prozessen mit Excel angefangen – ich denke, das machen viele Neu-Unternehmer so. Zunächst lief das auch ganz gut. Ab einem gewissen Punkt sind der Arbeitsaufwand und damit einhergehend die Fehleranfälligkeit jedoch so hoch, dass man umdenken muss. Dann war der Punkt gekommen, an dem Schluss sein musste. Auch, weil das Team mehr und mehr gewachsen ist und es rein zeittechnisch einfach nicht mehr möglich war, so weiterzumachen wie bisher.“

zvoove: „Wie sind Sie in dieser Phase auf zvoove aufmerksam geworden?“

Nikola Wrobel: „Ich selbst war bereits mehrere Jahre in den Branchen aktiv, die wir jetzt auch bei Wromidt bedienen: Zeitarbeit sowie Pflege. Jeder, der in der Personaldienstleistung arbeitet, hat zumindest mal von zvoove gehört – ich kannte die Software aus den Erzählungen einer ehemaligen Kollegin. Mein Bruder, der einige Monate nach der Gründung in das Unternehmen mit eingestiegen ist, und ich wollten uns dann erst einmal genau anschauen, was zvoove One alles kann. Es war uns wichtig, dass wir auf einen Software-Dienstleister setzen, der ideal zu uns passt. Gerade in der Gründungphase wollten wir kostentechnisch kein großes Risiko eingehen.“

zvoove: „Offenbar hat Sie zvoove One überzeugt. Was war der ausschlaggebende Grund?“

Nikola Wrobel: „Als wir gesehen haben, dass wir praktisch jeden Hintergrundprozess über das Tool abbilden können, waren wir ziemlich beeindruckt. Wir kannten ja nur Excel und Handarbeit. zvoove One kann nahezu alles und das auch noch voll automatisiert.“

„Als wir gesehen haben, dass wir praktisch jeden Hintergrundprozess über das Tool abbilden können, waren wir ziemlich beeindruckt.“

zvoove: „Welchen Effekt hatte zvoove One nach der Einführung auf Ihre Arbeit und das Unternehmen?“

Nikola Wrobel: „Die Software unterstützt uns in allen Belangen und schaufelt uns die Zeit frei, die wir für das Kerngeschäft brauchen. Denn: Gerade in der Gründungsphase müssen alle Rädchen ineinandergreifen. Nur wenn das gelingt, kann man erfolgreich werden. Ich würde sogar so weit gehen und sagen, dass es uns ohne zvoove One heute gar nicht mehr geben würde. Einfach, weil wir mittlerweile auf rund 30 Mitarbeitende gewachsen sind. Wenn ich mir den Aufwand vorstelle, alle Hintergrundprozesse weiterhin über Excel zu führen, hätte ich kein Wochenende mehr.“

„Ich würde sogar so weit gehen und sagen, dass es uns ohne zvoove One heute gar nicht mehr geben würde.“

zvoove: „Gibt es konkrete Beispiele, an denen Sie festmachen, dass sich die Investition gelohnt hat?“

Nikola Wrobel: „Ich erinnere mich, wie ich in der Zeit vor zvoove One unseren Mitarbeitenden für die Nachtschicht eine halbe Stunde zu viel bezahlt habe. Für uns als junges Unternehmen, bei dem Kosten ein sehr relevanter Faktor sind, war das natürlich sehr unangenehm. Mit der Software wäre das nicht passiert – die verrechnet sich einfach nicht. Auch beim Thema Rechnungsstellung sind Aufwand und Stress massiv gesunken. Während wir früher erstmal die Rechnung ausgedruckt, unterschrieben und dann zur Post gebracht haben, sind es heute zwei Klicks und das Dokument ist verschickt. Alles läuft digital und vor allem auch ortsunabhängig ab. Das war nämlich der nächste Sorgenpunkt, den ich als Gründerin hatte: Was ist, wenn die Hütte brennt und ich unterwegs, krank oder im Urlaub bin? Mit der Cloud-Lösung kann ich von überall auf meine Prozesse zugreifen. Alles, was ich brauche, ist mein Laptop. Der Fakt, dass man eben nicht mehr an einen Ort gebunden ist, erleichtert das Tagesgeschäft enorm.“

zvoove: „Lässt sich die Entlastung durch zvoove One konkret in Zahlen benennen?“

Nikola Wrobel: „Ja, wenn wir allein das Thema Lohn aufgreifen: Als wir sieben Mitarbeitende hatten, ging für die Abrechnung schon eine Woche drauf. Das hat sich wie eine endlose Schleife angefühlt. Jetzt, mit rund 30 Mitarbeitenden, wäre das wie gesagt unvorstellbar. Mit zvoove One geht die Arbeit nicht nur schneller, sondern auch fokussierter. In etwa liege ich jetzt bei einer Zeitersparnis von 90 Prozent im Vergleich zu vorher.“

„Mit zvoove One geht die Arbeit nicht nur schneller, sondern auch fokussierter. In etwa liege ich jetzt bei einer Zeitersparnis von 90 Prozent im Vergleich zu vorher.“

zvoove: „zvoove One ist zum Herzstück Ihres Unternehmens geworden. Wo soll die gemeinsame Reise noch hingehen?“

Nikola Wrobel: „Als Nächstes werden wir auf jeden Fall noch Recruit bei uns einführen. Dadurch wird auch die Suche nach externen Mitarbeitenden um einiges leichter. Bisher hatten wir häufig die Situation, dass wir entweder Kunden, aber keine Mitarbeitenden hatten, oder andersherum. Die Software wird uns – zusammen mit zvoove One – helfen, weiterzuwachsen und die Gründungsphase komplett hinter uns zu lassen.“