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Seit Juli 2023 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, interne Meldestellen – auch Hinweisgebersysteme genannt – einzurichten. Diese gesetzliche Neuerung schützt Mitarbeitende, die Missstände oder Gesetzesverstöße im Unternehmen melden, vor Benachteiligungen. Unternehmen, die dieser Verpflichtung nicht nachkommen, riskieren empfindliche Bußgelder.
📌Das heißt: Wer bis jetzt noch nicht aktiv geworden ist, sollte dringend handeln, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und um damit hohe Bußgelder zu vermeiden.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und setzt die EU-Hinweisgeberrichtlinie von 2019 in deutsches Recht um. Ziel des Gesetzes ist es, Hinweisgebende vor beruflichen Nachteilen zu schützen, wenn sie Gesetzesverstöße oder sonstige Missstände in ihrem Unternehmen melden. Ein solches Gesetz gab es in Deutschland zuvor nicht. Dies führte nicht selten dazu, dass Hinweisgebende, die mit besten Absichten Verstöße gegen geltende Gesetze im eigenen Unternehmen meldeten, entlassen wurden oder sonstige berufliche Nachteile erlitten. Damit soll nun Schluss sein.
Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitenden sind seit dem 2. Juli 2023 verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Für kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt diese Pflicht seit dem 17. Dezember 2023. Insgesamt betrifft das rund 70.000 Unternehmen in Deutschland. Firmen, die dieser Verpflichtung nicht nachkommen, drohen Bußgelder von bis zu 20.000 Euro.
Kleinere Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten sind von der Pflicht ausgenommen, es sei denn, sie gehören zur Finanz- oder Versicherungsbranche. Für Konzerne und Unternehmensgruppen, die aus mehreren Gesellschaften bestehen, gilt die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle grundsätzlich für jede einzelne Gesellschaft, die mehr als 50 Mitarbeitende beschäftigt. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, eine zentrale Meldestelle für die gesamte Gruppe oder den Konzern einzurichten.
Das Hinweisgeberschutzgesetz hat einen breiten Anwendungsbereich. Geschützt sind Hinweisgebende, wenn sie im Rahmen ihrer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit Rechtsverstöße melden. Dies umfasst unter anderem:
Eine interne Meldestelle muss sicherstellen, dass Meldungen vertraulich und sicher bearbeitet werden. Die mit der Abarbeitung betrauten Personen müssen unabhängig und frei von Interessenkonflikten sein, dürfen aber auch andere Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen. Unternehmen haben die Wahl, die Meldestelle selbst zu betreiben oder einen externen Dienstleistenden zu beauftragen – in der Praxis übernehmen häufig spezialisierte Rechtsanwaltskanzleien diese Aufgabe.
Die mit der Aufgabe der Meldestelle betrauten Mitarbeitenden müssen außerdem über die nötigen Fachkenntnisse verfügen und entsprechend geschult sein. Schulungen bieten ebenfalls spezialisierte Rechtsanwaltskanzleien oder der TÜV Rheinland an.
Für die Bearbeitung eingehender Meldungen muss ein Arbeitsprozess festgelegt werden. Eingehende Meldungen müssen dauerhaft dokumentiert werden.
Die Identität des Hinweisgebenden muss streng vertraulich behandelt werden. Sie darf ausschließlich den mit der Bearbeitung betrauten Mitarbeitenden der Meldestelle bekannt werden. Eine Weitergabe an Unbefugte kann zu Bußgeldern von bis zu 500.000 Euro führen.
Die Bearbeitung anonymer Meldungen ist zwar nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis empfehlenswert: Viele Hinweisgebende melden sich aus Sorge vor Benachteiligungen zunächst einmal anonym.
Auf welchem Weg Meldungen entgegengenommen werden, steht den Unternehmen übrigens frei. Praktisch etabliert haben sich digitale Hinweisgebersysteme, die eine vertrauliche und datenschutzkonforme Bearbeitung auch anonymer Meldungen ermöglichen.
Wer nicht die interne Meldestelle nutzen möchte, kann sich an eine staatliche, externe Meldestelle wenden. In den meisten Fällen ist dafür die beim Bundesamt für Justiz eingerichtete Meldestelle zuständig.
Das HinSchG schützt Hinweisgebende, die in gutem Glauben handeln. Jegliche Benachteiligungen von Hinweisgebenden aufgrund einer abgegebenen Meldung – etwa Kündigungen, Abmahnungen, Bedrohungen oder sonstige Nachteile – sind verboten. Wer hingegen absichtlich eine Falschmeldung erstattet, hat keinen Anspruch auf Schutz. Im Gegenteil: Hier drohen gegebenenfalls Schadensersatzansprüche oder arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Gleichzeitig sind auch die Personen, gegen die die Meldung gerichtet ist, geschützt – insbesondere ihre Identität muss weitgehend vertraulich behandelt werden.
Der Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP) bietet seinen Mitgliedern in Kooperation mit der EQS Group eine umfassende Lösung zur Umsetzung des HinSchG an. Diese Partnerschaft stellt sicher, dass Personaldienstleister den komplexen Anforderungen des Gesetzes gerecht werden, ohne dass sie ein eigenes, internes System entwickeln müssen.
Das Angebot des GVP umfasst die Bereitstellung eines Vertrauensanwalts, der als unabhängiger Ansprechpartner für Hinweisgebende fungiert. Dies gewährleistet, dass alle Meldungen professionell und vertraulich bearbeitet werden. Der Vertrauensanwalt sorgt dafür, dass sich Mitarbeitende sicher fühlen, wenn sie Missstände melden, und dass die Bearbeitung ihrer Hinweise unabhängig und ohne Interessenkonflikte erfolgt. Zusätzlich beinhaltet die Lösung ein digitales Hinweisgebersystem inklusive Meldekanal und Case Management.
Die Kosten sind nach Unternehmensgröße gestaffelt, wobei Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitenden 65 Euro pro Monat zahlen. Für größere Unternehmen steigen die Gebühren entsprechend: 80 Euro für Unternehmen mit bis zu 499 Mitarbeitenden und 100 Euro für Unternehmen mit bis zu 999 Mitarbeitenden. Noch größere Unternehmen erhalten ein Angebot auf Nachfrage.
Durch diese Kooperation entlastet der GVP seine Mitglieder erheblich, indem er ihnen eine erprobte Lösung zur Verfügung stellt. Die Auslagerung dieser Aufgabe minimiert das Risiko von Fehlern und spart wertvolle Ressourcen, während gleichzeitig die Compliance im Unternehmen gestärkt wird. Darüber hinaus fördert die Implementierung eines professionellen Hinweisgebersystems das Vertrauen der Mitarbeitenden und trägt zur Schaffung einer transparenten Unternehmenskultur bei.
Fazit: Jetzt handeln und Bußgelder vermeiden
Seit dem Ende der Übergangsfrist im Dezember 2023 ist es für Unternehmen ernst, die bislang noch kein Hinweisgebersystem eingerichtet haben. Diese Frist betrifft vor allem Firmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden, die nun gesetzlich verpflichtet sind, interne Meldestellen zu installieren. Wer bis jetzt noch nicht aktiv geworden ist, sollte dringend handeln, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und damit hohe Bußgelder zu vermeiden. Die Einrichtung eines solchen Systems schützt nicht nur vor Bußgeldern, sondern trägt auch zu Compliance und Transparenz im Unternehmen bei. Nutzen Sie die Chance, ein robustes System zu implementieren, das Ihre Mitarbeitenden schützt und Ihr Unternehmen rechtlich absichert.
Foto: © Adobe Stock / WINDCOLORS / 476909333
Dr. Alexander Bissels ist Partner, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei CMS Hasche Sigle in Köln. Er berät umfassend in sämtlichen Gebieten des Individual- und Kollektivarbeitsrechts, vor allem im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung. Darüber hinaus ist er Autor zahlreicher Publikationen und hält regelmäßig Vorträge zur Arbeitnehmerüberlassung.
Florian Block ist Rechtsanwalt und Partner bei CMS Hasche Sigle in München. Er begleitet Unternehmen verschiedenster Branchen im Bereich des Compliance Managements und verfügt über umfassende Erfahrung in der Aufarbeitung von Compliance-Verstößen. Herr Block schult regelmäßig Vorstände und Geschäftsführer sowie Mitarbeitende von Unternehmen zu allgemeinen Compliance- und anti-korruptionsrechtlichen Fragen.
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