Die Pflicht zur elektronischen Rechnung kommt

Start für Pflicht zur E-Rechnung ab Januar 2025 geplant

Das neue Wachstumschancengesetz soll Unternehmen steuerlich entlasten, sie von bürokratischen Hürden befreien und die Rahmenbedingungen für Investitionen und Innovationen verbessern. Klingt gut, schließlich rechnet die Bundesregierung ein Entlastungsvolumen von 3,2 Milliarden Euro für deutsche Unternehmen vor.

Ende März wurde das vieldiskutierte Gesetz nach zähem Ringen im Vermittlungsausschuss endlich im Bundesgesetzblatt verkündet. Einer der Eckpunkte stellt aber auch neue Anforderungen an Unternehmen: Die elektronische Rechnung soll ab 1. Januar 2025 zur Pflicht werden. Die neue Regelung deckt nur Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen ab, also sogenannte Business-to-Business-Rechnungen (B2B) im Inland.

Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten, kennen die Anforderungen an elektronische Rechnungen schon länger. Die Pflicht zur E-Rechnung gegenüber Behörden ist bereits Ende 2018 schrittweise in Kraft (§3 ERechV) getreten.

So ist die E-Rechnung definiert

Die elektronische Rechnung, auch als E-Rechnung oder eRechnung bezeichnet, ist einer von zwei Rechnungstypen, die im neuen Gesetz festgelegt sind:

Elektronische Rechnung: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Strukturiert bedeutet in diesem Kontext, dass die Dateien bestimmte durch Industriestandards definierte Datenfelder enthalten, die eine automatische Verarbeitung und den Austausch zwischen verschiedenen Systemen ermöglichen.
Sonstige Rechnung: Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Wichtig: Es gibt also auch eine neue Rechnungsdefinition, bei der man genau lesen muss. Denn für eine echte E-Rechnung reicht es zum Beispiel nicht aus, wenn man eine PDF-Datei per E-Mail versendet, obwohl das streng genommen natürlich auch ein elektronisches Format sowie ein elektronischer Übermittlungsweg sind.

Eine PDF-Rechnung ist lediglich eine digitale Darstellung einer „Papierrechnung“ und erfordert eine manuelle Verarbeitung, während elektronische Rechnungen strukturierte Datenformate und automatisierte Prozesse für eine nahtlose Integration nutzen.

Ausschlaggebend für die gesetzeskonforme E-Rechnung ist das strukturierte Format der Rechnung. Es muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entsprechen.

Das Rechnungsformat kann laut Gesetz auch zwischen Rechnungsausstellenden und Rechnungsempfangenden vereinbart werden, wenn es die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der EU-Norm entspricht oder mit dieser interoperabel (nahtlos integrierbar) ist.

Elektronische Formate für die E-Rechnung

Um europaweit einen einheitlichen technischen Standard für die E-Rechnung zu etablieren, wurde von der EU die Norm CEN 16931 für das Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung entwickelt. Diese Norm legt ein Datenmodell für die Struktur und den Inhalt von elektronischen Rechnungen als Standard fest. Für Deutschland relevant sind dabei vor allem zwei Formate:

X-Rechnung: X-Rechnung ist in Deutschland der bevorzugte Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggeber:innen und setzt die Richtlinie 2014/55/EU hierzulande maßgeblich um. Er wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben und weiterentwickelt.
ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) stammt. Das Datenformat basiert auch auf der Richtlinie 2014/55/EU. Es ist ein hybrides Datenformat, denn es kombiniert in einem lesbaren PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Beim Rechnungsversand werden also PDF-Dateien verschickt, die eine XML-Rechnung für die geforderte elektronische Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten enthalten. Zulässig für E-Rechnungen soll das Format ab Version 2.0.1 sein. Interessantes Detail: Sollten sich der lesbare und der strukturierte Teil der Rechnung unterscheiden, soll der strukturierte Part maßgeblich sein.

Klarstellung bei EDI-Verfahren

Noch ungeklärt ist die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustauschs im Format EDIFACT (EDI-Verfahren). Streng genommen entspricht dies nicht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Jedoch wird das Format in vielen Branchen breit eingesetzt. Daher werde aktuell bereits an einer Lösung gearbeitet, um EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen nutzen zu können. Jedoch kann das technische Anpassungen an bestimmten EDI-Verfahren erforderlich machen.

Ausnahmen von der E-Rechnung bis 2028

Losgehen soll es mit der E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen deutscher Unternehmen ab dem 1. Januar 2025. Doch da das Gesetz mit ordentlich Verzögerung verabschiedet wurde, hat der Gesetzgeber großzügige Fristen für die Ausstellung von E-Rechnungen festgelegt. Die Annahme von E-Rechnungen ist aber auf jeden Fall ab Januar 2025 verpflichtend.

Ende 2026: Für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze dürfen noch Papierrechnungen übermittelt und empfangen werden. Außerdem dürfen in diesem Zeitraum auch elektronische Rechnungen erstellt werden, die nicht den gesetzlich vorgegebenen Formaten entsprechen. Beim Format muss sich der Rechnungsausstellende jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfangenden einholen.
Ende 2027: Die Spielregeln, die bis Ende 2026 gelten, können auch bis Ende 2027 unter bestimmten Voraussetzungen weiter gelten. Rechnungsausstellende dürfen einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro erzielt haben. Unternehmer:innen, bei denen diese Umsatzgrenze überschritten wurde, können ab 2027 ausnahmsweise Rechnungen ausstellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden.
Ab 2028: Ab diesem Zeitpunkt müssen die neuen Regelungen zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland zwingend umgesetzt werden.

Ausnahmen von der Pflicht

Es gibt aber auch Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen, die über die definierten Zeiträume hinausgehen. Betroffen sind Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UstDV, also Rechnungen mit einem Betrag von maximal 250 Euro. Diese können weiterhin in Papierform erstellt werden.

EU-Projekt ViDA

2028 als letzte Frist für die E-Rechnung ist kein zufällig gewählter Zeitpunkt. Hintergrund ist die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age), ein elektronisches Meldesystem, um Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Das soll nach EU-Plänen 2028 starten, wobei Experten mittlerweile von einer Verschiebung des Startzeitpunkts ausgehen.

Fazit

Digitale Rechnungen sind für viele Unternehmen schon jetzt Standard, wenn sie öffentliche Auftraggeber:innen haben. Zeitgemäße Lösungen wie zvoove One für Personaldienstleister oder fortytools by zvoove für Gebäudedienstleister erlauben die elektronische Rechnungserstellung mit X-Rechnung oder ZUGFeRD längst. Damit sind Unternehmen schon fit für die neuen gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung.