Absage nach Vorstellungsgespräch: So geht es richtig

Auch Absagen gehören zum Tagesgeschäft

In einer idealen Welt schalten Unternehmen eine Jobanzeige und erhalten mehr als eine vielversprechende Bewerbung. Was dann folgt, ist der typische Akt auf dem Recruiting-Drahtseil: Erst einmal wird ausgelotet, welche Kandidaten am besten geeignet sind – und nach einigen Vorstellungsgesprächen stellt sich eine ganz ähnliche Frage noch einmal: Welche Person passt langfristig am besten ins Unternehmen?

Die Entscheidung für eine Bewerberin oder einen Bewerber ist dicht gefolgt von der unpopulären Absage an alle anderen. Ein sehr sensibles Thema, das insbesondere nach dem Vorstellungsgespräch an Emotionalität noch weiter zunimmt. In diesem Beitrag erklären wir, warum Unternehmen sich Absagen auf keinen Fall sparen sollten, was es dabei zu beachten gilt und wie ein passendes Musterschreiben aussehen könnte.

Die richtige Bewerbungsabsage: Persönlich, authentisch, schnell

Um es klar zu sagen: Es gibt kein Gesetz, das Unternehmen die Bewerbungsabsage vorschreibt. Eine Pflicht liegt also nicht vor, trotzdem sollten Unternehmen professionell absagen. Denn genauso wie eine Karriereseite oder die vorangegangene Kommunikation ist auch die Absage nach dem Vorstellungsgespräch Teil des Employer Brandings.

Unternehmen haben ein Image zu pflegen und genau deshalb ist es wichtig, eine Absage schnell und persönlich zu kommunizieren. Denn auch die Bewerbenden haben vorab viel Zeit und Mühe investiert, sich also professionell verhalten. Das sollten Arbeitgebende auch bei Absagen tun.

Damit das klappt, gilt es sieben Faustregeln zu beachten:

1. Keine Floskeln: Eine Absage nach einer Bewerbung nehmen viele Menschen als persönliche Niederlage wahr, die verdaut werden will. Sie sollte deshalb nie eine mit allgemeinen Floskeln gespickte Standard-Absage sein. Besser: Aus dem Schreiben sollte klar hervorgehen, dass es individuell maßgeschneidert wurde.
2. Persönlich halten: In Absagen können Unternehmen festhalten, in welchen Punkten Kandidaten im Gespräch einen positiven Eindruck hinterlassen haben.
3. Einsatz würdigen: Auch auf die aufgebrachte Zeit, den Einsatz oder das Engagement des Bewerbenden kann man wertschätzend eingehen. Wichtig vor allem: Es muss klar sein, dass diese Entscheidung nicht gegen die betreffende Person zu werten ist, sondern für einen anderen qualifizierten Mitbewerbenden.
4. Rechtlicher Stolperstein AGG: Behalten Sie immer auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) im Hinterkopf. Eine Absage darf keinesfalls implizieren, dass zum Beispiel Geschlecht oder Alter ein Grund für die Ablehnung sind.
5. Zügig handeln: Eine Absage muss nicht sofort nach dem Bewerbungsgespräch abgeschickt werden, aber zu viel Zeit sollte nicht vergehen. Am besten bearbeitet man Absagen ähnlich zügig wie neue Bewerbungen.
6. An die Zukunft denken: Manchmal müssen Unternehmen auch vielversprechenden Bewerbenden absagen, zumindest für eine aktuelle Stelle. Aber vielleicht ergibt sich trotzdem eine Möglichkeit zur Zusammenarbeit. Am besten formuliert man das exakt so. Erstens ist das ein tolles Lob und zweitens benötigen Unternehmen ohnehin die Zustimmung der Bewerbenden, sofern Daten länger aufbewahrt werden sollen (ein DSGVO-konformes Beispiel finden Sie unten).
7. Positives Schlusswort: Kleine Formalie zum Schluss nicht vergessen – die Korrespondenz sollte wertschätzend und mit dem nötigen Respekt enden.

Die Bewerbungsabsage: Eine Praxisvorlage

Wenn Sie alle oben aufgeführten Punkte beherzigen, dann könnte ein gelungenes Absageschreiben zum Beispiel so aussehen. Wichtig: Individualisieren nicht vergessen.

Sofern ein ehrliches Interesse an der Person besteht und die Daten für einen späteren Zeitpunkt aufbewahrt werden sollen, sollten sich Unternehmen unbedingt auch rechtlich absichern (DSGVO). Zum Beispiel durch einen Zusatz wie diesen:

Gerne möchten wir Sie für zukünftige Stellen berücksichtigen und Ihre Bewerbungsunterlagen entsprechend aufbewahren. Aufgrund der Tatsache, dass personenbezogene Daten der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegen, benötigen wir für die Datenspeicherung Ihr Einverständnis. Ihre Unterlagen würden bis zum Ende einer verlängerten Aufbewahrungsfrist von [Frist] von uns gespeichert werden. Eine Berichtigung oder Löschung ist jederzeit möglich. Sind Sie mit diesen Bedingungen einverstanden, so bestätigen Sie uns das bitte mit einem Klick auf diesen Link [Bestätigungslink].

In diesen Fällen ist die Absage verpflichtend

Wie gesagt: Grundsätzlich gibt es in Deutschland keine allgemeine gesetzliche Grundlage, die Unternehmen dazu verpflichtet, Kandidaten offiziell abzusagen. Doch es gibt eine wichtige Ausnahme, und zwar bei Bewerbenden, die schwerbehindert oder gleichgestellt sind, also Personen, die den offiziellen Schwerbehinderten-Grad von mindestens 50 Prozent nicht erzielen, aber dennoch wie Schwerbehinderte behandelt werden.

Nach § 164 Abs. 1 Satz 9 SGB IX sind in einem solchen Fall unverzüglich alle beteiligten Personen über die Absage zu informieren – inklusive Benennung der Gründe. Beteiligt sind dabei in der Regel der Bewerbende selbst sowie zusätzlich der Betriebsrat und die Schwerbehindertenvertretung.

Fazit

Unternehmen tragen während des gesamten Bewerbungsprozesses Verantwortung dafür, mit Kandidaten fair (AGG), respektvoll (persönliche Note) und zeitnah (Employer Branding) zu kommunizieren. Das gilt auch – und vor allem – für die Absage nach einem Vorstellungsgespräch. Oft hilft es, sich in die Lage des Kandidaten zu versetzen, um das Anschreiben mit dem nötigen Fingerspitzengefühl zu formulieren. Alles andere vermittelt einen schlechten Eindruck und wirkt sich schlimmstenfalls sogar rufschädigend auf die eigene Marke aus.

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