Arbeitsunfälle elektronisch melden: Fristen & Pflichten 2028

Q: Wann läuft die Übergangsfrist für die postalische Unfallmeldung ab?

Die gesetzliche Übergangsphase endet am 31. Dezember 2027. Bis zu diesem Datum tolerieren die Unfallversicherungsträger Meldungen per Post. Ab dem 1. Januar 2028 ist die elektronische Übermittlung ausnahmslos gesetzliche Pflicht.

Q: Reicht eine Meldung von Arbeitsunfällen per E-Mail oder PDF-Anhang ab 2028 aus?

Nein. Ab 2028 müssen Arbeitsunfälle elektronisch über die von den gesetzlichen Unfallversicherungsträgern bereitgestellten Meldewege übermittelt werden. Dazu gehören beispielsweise das DGUV-Serviceportal oder die digitalen Meldeangebote des jeweils zuständigen Unfallversicherungsträgers, etwa der VBG. Eine einfache E-Mail mit PDF-Anhang erfüllt die Anforderungen der UVAV nicht

Arbeitsunfälle elektronisch melden: Leitfaden, Fristen & Praxis-Schnittstellen für Personaldienstleister

Das Bild ist ein Porträt unseres freien Mitarbeiters in der Redaktion Jörg Geiger.

von Jörg Geiger

Freier Fachjournalist bei zvoove

Der gesetzliche Rahmen: Arbeitsunfälle digital melden

Arbeitsunfälle und Verdachtsfälle auf Berufskrankheiten mussten lange Zeit über papierbasierte Formulare an die zuständigen Unfallversicherungsträger gemeldet werden. Seit Anfang 2024 steht dafür auch ein elektronischer Übermittlungsweg zur Verfügung.

Grundlage ist die novellierte Unfallversicherungs-Anzeigeverordnung (UVAV). Sie schafft die rechtlichen Voraussetzungen für ein digitales Meldeverfahren und leitet den schrittweisen Übergang von papierbasierten zu elektronischen Unfallanzeigen ein.

Durch die digitale Erfassung über das zentrale Serviceportal der gesetzlichen Unfallversicherung oder die digitalen Meldewege des zuständigen Unfallversicherungsträgers, etwa der VBG, gelangen die Daten strukturiert an die zuständigen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen.

Wann muss eine Unfallanzeige erfolgen?

Eine Meldepflicht entsteht, sobald ein Arbeits- oder Wegeunfall zu einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Kalendertagen führt. Der Unfalltag selbst zählt dabei nicht dazu.

Regelfrist: Die Anzeige muss innerhalb von drei Tagen nach Kenntnisnahme durch das Unternehmen erstattet werden.
Ausnahme bei schweren Vorfällen: Tödliche Unfälle, Massenunfälle oder Unfälle mit schwersten Gesundheitsschäden müssen dem Unfallversicherungsträger sofort mitgeteilt werden.

Für wen gilt die Meldepflicht?

Die Pflicht betrifft alle unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung stehenden Personen. Die modernisierte UVAV trägt hierbei auch veränderten Arbeitsrealitäten Rechnung:

Homeoffice & Mobile Office: Unfälle im heimischen Arbeitszimmer oder bei mobilen betrieblichen Tätigkeiten sind präzise als solche im digitalen Formular zu kennzeichnen.
Geringfügig Beschäftigte & Azubis: Auch für Minijobber oder Auszubildende greift die Meldepflicht vollumfänglich und muss im Datensatz explizit angewählt werden.

Wo wird die digitale Meldung eingereicht?

Die Übermittlung erfolgt digital an den jeweils zuständigen Unfallversicherungsträger. Unternehmen nutzen hierfür das Serviceportal der gesetzlichen Unfallversicherung oder das Onlineangebot des zuständigen Unfallversicherungsträgers.

Wie sieht der elektronische Datensatz aus?

Mit der Möglichkeit der Digitalisierung wurden die Pflichtangaben präzisiert. Neben dem Unfallhergang verlangt das System heute standardisiert Angaben zu folgenden Punkten:

Geschlecht: Erweiterung um die Optionen „Divers“ und „Keine Angabe“.
Gewaltereignisse: Es muss dokumentiert werden, ob der Unfall auf körperliche oder psychische Übergriffe zurückzuführen ist.
Status: Die Erfassung, ob es sich um Arbeitnehmerüberlassung handelt.

Welche Ziele will die digitale Unfallmeldung erreichen?

Digitalisierung: Das Meldeverfahren soll komplett digitalisiert werden, sodass bei vollständiger Umsetzung die elektronische Anzeige der einzige Meldeweg wird.
Papierformulare: Mit der Digitalisierung sollen die bisherigen Anzeigeformulare als zwingende Vorgabe des Verordnungsgebers entfallen.
Übergangszeit: Die digitale Meldung ist seit Anfang 2024 möglich, zur Pflicht wird sie erst später, es gibt eine Überganszeit bis 1. Januar 2028.

Digitale Meldung von Arbeitsunfällen in der Personaldienstleistung

Für Persionaldienstleister ist die Unfallmeldung eine besondere organisatorische Herausforderung. Verunfallt ein Zeitarbeitnehmender im Einsatzbetrieb, muss der Personaldienstleister die gesetzliche Meldepflicht erfüllen, obwohl sich der Vorfall außerhalb seines direkten Einflussbereichs ereignet hat. Deshalb ist er auf eine schnelle und vollständige Information durch den Kundenbetrieb angewiesen.

Rechtliche Zuständigkeit für Arbeitsunfälle in der Personaldienstleistung

Rechtlicher Arbeitgeber ist und bleibt der Personaldienstleister. Er ist primär zur Erstattung der Unfallanzeige verpflichtet. Da jedoch der Entleiher für den operativen Arbeitsschutz vor Ort verantwortlich ist, müssen beide Parteien eng kooperieren:

Informationspflicht des Kunden: Der Einsatzbetrieb muss den Personaldienstleister unverzüglich über jeden Unfall informieren.
Gemeinsame Dokumentation: Für die elektronische Übermittlung benötigt der Personaldienstleister exakte Angaben zum Unfallort, zu Zeugen und zum genauen Hergang des Vorfalls im Kundenbetrieb.
Beteiligte Stellen informieren: Je nach betrieblicher Organisation sind die zuständigen Interessenvertretungen sowie die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt einzubeziehen. Der verunglückte Mitarbeitende hat Anspruch auf eine Kopie der Unfallanzeige.

Mit einer modernen Branchenlösung wie zvoove Payroll lassen sich für die Unfallversicherung relevante Daten digital verarbeiten und für Meldeprozesse bereitstellen.

Ereignis / Zustand	Meldepflicht?	Meldefrist	Übermittlungsweg (ab 2028 exklusiv)
Arbeitsunfähigkeit < 3 Tage	Nein (nur interne Dokumentation)	—	—
Arbeitsunfähigkeit > 3 Tage	Ja	Innerhalb von 3 Tagen	Elektronisch (Portal oder HR-Software)
Schwerer Unfall / Massenunfall	Ja	Sofort (unverzügliche Meldung an den Unfallversicherungs-träger)	Elektronisch nachgelagert
Tödlicher Unfall	Ja	Sofort (unverzügliche Meldung an den Unfallversicherungs-träger)	Elektronisch nachgelagert

Darum lohnt sich die rechtzeitige Umstellung

Unternehmen, die bereits vollständig digitale Workflows etabliert haben und nicht bis zum harten Fristende 2028 warten, profitieren mehrfach:

Prozessgeschwindigkeit: Elektronische Meldungen minimieren Rückfragen der Berufsgenossenschaften, da Pflichtfelder durch Systemvalidierungen nicht leer bleiben können.
Datensicherheit: Digitale Prozesse helfen, sensible Daten kontrolliert, nachvollziehbar und medienbruchfrei zu verarbeiten.
Zukunftssicherheit: Strukturierte digitale Daten schaffen perspektivisch die Grundlage für weitergehende Auswertungen im Arbeitsschutz.

Neue Musterformulare für Papiernutzer

Wer Arbeitsunfälle immer noch mit Papierformularen meldet, sollte zumindest die neueste Version der Musterformulare verwenden. Die Formulare wurden im Zuge der Digitalisierungsmöglichkeit ergänzt und enthalten jetzt alle neuen Inhalte, die die Verordnung seit 2024 fordert.

Fazit

Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten können bereits seit 2024 elektronisch gemeldet werden. Noch läuft die gesetzliche Übergangsfrist, doch ab dem 1. Januar 2028 wird die digitale Übermittlung verpflichtend.

Gerade für Personaldienstleister bietet die frühzeitige Umstellung Vorteile: Digitale Prozesse reduzieren Medienbrüche, schaffen einheitliche Abläufe und erleichtern die fristgerechte Übermittlung von Unfallanzeigen an die zuständigen Unfallversicherungsträger.

Häufige Fragen und Antworten zu Arbeitsunfällen in der Personaldienstleistung

Wann läuft die Übergangsfrist für die postalische Unfallmeldung ab?

Die gesetzliche Übergangsphase endet am 31. Dezember 2027. Bis zu diesem Datum tolerieren die Unfallversicherungsträger Meldungen per Post. Ab dem 1. Januar 2028 ist die elektronische Übermittlung ausnahmslos gesetzliche Pflicht.

Wer muss den Unfall eines Zeitarbeitnehmenden digital melden?

Die rechtliche Pflicht zur Erstattung der Unfallanzeige liegt beim Personaldienstleister, da dieser der vertraglich vereinbarte Arbeitgeber ist. Der Einsatzbetrieb (Entleiher) ist jedoch verpflichtet, dem Verleiher den Unfall sofort zu melden und alle notwendigen Angaben zum Unfallhergang bereitzustellen. Der digitale Weg ist ab 2028 Pflicht.

Müssen auch Wegeunfälle elektronisch übermittelt werden?

Ja. Unfälle auf dem direkten Weg von oder zur Arbeitsstätte (Wegeunfälle) unterliegen denselben gesetzlichen Bestimmungen wie Arbeitsunfälle im Betrieb. Führen sie zu einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Tagen, müssen sie ab 2028 digital gemeldet werden.

Reicht eine Meldung von Arbeitsunfällen per E-Mail oder PDF-Anhang ab 2028 aus?

Nein. Ab 2028 müssen Arbeitsunfälle elektronisch über die von den gesetzlichen Unfallversicherungsträgern bereitgestellten Meldewege übermittelt werden. Dazu gehören beispielsweise das DGUV-Serviceportal oder die digitalen Meldeangebote des jeweils zuständigen Unfallversicherungsträgers, etwa der VBG. Eine einfache E-Mail mit PDF-Anhang erfüllt die Anforderungen der UVAV nicht

Was passiert, wenn ein Unfall im Homeoffice passiert?

Auch Unfälle im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten fallen unter den Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung, sofern sie in direktem sachlichem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen. Im digitalen Meldeformular muss in diesem Fall das Feld „Homeoffice-Tätigkeit“ explizit mit „Ja“ ausgewählt werden.