Bewerbungsgespräch Teil 1: Ein Leitfaden

Der persönliche Eindruck im Bewerbungsgespräch zählt

Leitfäden und Tipps zum Vorstellungsgespräch gibt es viele, ob online oder in Papierform. Die Stichwortsuche „Leitfaden Bewerbungsgespräch“ liefert bei Google 29.400 Treffer. Kein Wunder: Das Vorstellungsgespräch zählt sowohl für Bewerber als auch den Arbeitgeber zu den Schlüsselelementen im Recruiting-Prozess. 

Der erste persönliche Kontakt zwischen Unternehmen und potentiellem neuen Mitarbeiter liefert face-to-face Informationen, die ein digitaler oder telefonischer Kontakt nicht hergibt. Mimik, Gestik, Körperhaltung oder Gesichtsausdruck sprechen ihre eigene Sprache. Die nonverbale Kommunikation gibt zum Beispiel Hinweise auf die Emotionen, Einstellungen oder gar Persönlichkeitseigenschaften des Gesprächspartners. Auch kann sie Widersprüche zwischen Gesagtem (verbalem Inhalt) und Körperausdruck aufdecken. Prozentual macht die Körpersprache nach der „7-38-55-Prozent-Regel“ des US-amerikanischen Psychologieprofessors Albert Mehrabian 55 % des Gesamteindrucks aus. Die Stimme trägt demnach zu 38 % zur Eindrucksbildung bei und Worte nur zu 7 %. Neben der rationalen Entscheidungsebene bringt der persönliche Eindruck eine zusätzliche Erfahrungs- und Intuitionsbasis mit ein. Persönlich lässt sich viel eher feststellen, ob der Kandidat ins Team passt und welche sozialen Kompetenzen oder Persönlichkeitseigenschaften er neben der fachlichen Qualifikation mitbringt. 

Auch für den Bewerber ist das Vorstellungsgespräch ein wichtiges Entscheidungsinstrument

Über 85 % bewerten das Bewerbungsgespräch als wichtige Entscheidungsgrundlage. Das ergab die „Candidate Experience Studie 2014“ von Meta HR und stellenanzeigen.de, in der 1.379 Personen über ihre Bewerbungserfahrung berichteten. Interessant ist, dass ein Großteil der Bewerber (80 %) ihre Erfahrungen mit Freunden und Bekannten teilen. 25 % nutzen Social Media oder Bewertungsplattform wie kununu, um anderen ihr Bewerbungserlebnis mitzuteilen. Im Rahmen des Employer Branding kann das für ein Unternehmen äußerst positiv sein: Gute Bewerbererfahrungen, die auch noch vielfach geteilt werden, tragen zu einem attraktiven Arbeitgeberimage bei. Die Schattenseite ist, dass sich auch schlechte Beurteilungen in der Employer Reputation niederschlagen. Knapp 30 % der Internetnutzer informieren sich laut einer aktuellen Bitkom-Studie auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen, bevor sie eine Bewerbung abschicken. 76 % von ihnen lassen sich dadurch in ihrer Arbeitgeberwahl beeinflussen. Schlechte Bewertungen erhöhen demnach das Risiko einer geringeren Bewerberquote oder -qualität. Das Vorstellungsgespräch ist für Bewerber und Arbeitgeber eine Chance, ihre positiven Seiten herauszustellen. Für eine positive Candidate Experience ist Wertschätzung das entscheidende Stichwort. Ein Bewerber, der sich trotz möglicher Absage respektiert fühlt, wird das Unternehmen besser in Erinnerung behalten und sich womöglich sogar noch einmal dort bewerben. Doch wie lässt sich Wertschätzung praktisch vermitteln? Und wie sollte ein Bewerbungsgespräch strukturiert sein, um passgenaue Bewerber für einen Job zu liefern?

Wertschätzung im Bewerbungsgespräch gekonnt vermitteln

Wenn man sich in Bewertungsforen wie kununu umschaut, fällt auf, dass die meisten schlechten Bewertungen von Bewerbungsgesprächen auf fehlende Wertschätzung zurückzuführen sind. Bewerber haben das Gefühl, nicht genügend Aufmerksamkeit zu erhalten, weil der Interviewpartner auf seinem Handy herumtippt oder sogar telefoniert. Unterbrechungen im Erzählfluss oder durch Handyklingeln werden als störend oder respektlos empfunden. Eine unangenehme Atmosphäre und schlechte „Bewirtung“ (kalter Kaffee…) stößt einigen Bewerbern übel auf. Bemängelt wird auch der Interviewstil, wenn er zu offen oder zu abgespult ist, wenn zu viele Stressfragen gestellt werden, das Unternehmen sich nicht vorstellt oder nur Fachfragen stellt. Solche Interviews bewerten die User als unprofessionell, unstrukturiert, unvorbereitet oder gar herablassend. Manche fühlen sich durch ein Gespräch mich „Verhörcharakter“ regelrecht gegeißelt. 

Oft hilft eine sorgfältige Vorbereitung dabei, dem Bewerber ein Gefühl von Wertschätzung zu vermitteln. Das fängt schon bei den Rahmenbedingungen an: Von wem wird der Bewerber empfangen? Sind ausreichend Getränke (Kaffee, Wasser, Gläser…) vorhanden? Wie viele Gesprächsteilnehmer mit welchen Funktionen/aus welchen Abteilungen sollen mit dabei sein? Wer führt Protokoll? Wie sieht die Sitzordnung aus? Das Sitzen über Eck oder an einem runden Tisch wirkt zum Beispiel kooperativer als eine Sitzanordnung an gegenüberliegenden Tischen. Auch die Zeitplanung spielt eine Rolle. Gespräche sollten nicht zu eng getaktet werden, um dem Bewerber nicht das Gefühl von Zeitdruck zu vermitteln. Ob sich ein Gespräch aus unvorhersehbaren Gründen in die Länge zieht, lässt sich im Vorhinein nicht beantworten. Ein Zeit-Puffer zwischen den Gesprächen kann deshalb sinnvoll sein. Allerdings spricht nichts dagegen, dem Bewerber einen zeitlichen Rahmen zur Orientierung zu nennen. Auch Fragen nach dem weiteren Ablauf des Bewerbungsprozesses (Anzahl der Vorstellungsrunden…) sollten vorher geklärt werden. Ebenso wie wichtige Gesprächsinhalte, also z. B. Informationen zur Stelle und zum Unternehmen. In der Regel besteht ein Vorstellungsgespräch aus mindestens fünf Phasen. Zum Warmwerden bietet sich ein kurzer Smalltalk an. Darauf folgen die Selbstvorstellung des Unternehmens und des Bewerbers und anschließend eine Zeitspanne für Rückfragen. Von Vorteil ist es, dem Bewerber in der Abschlussphase klare Auskunft über den weiteren Bewerbungsverlauf geben zu können. Das Interview lässt sich je nach Strukturierungsgrad unterschiedlich gestalten: 

• Unstrukturierte/offene Interviews sind inhaltlich weitgehend frei und die Fragen obliegen keiner festen Reihenfolge. Dadurch können sich Themenschwerpunkte oder Fragen freier entwickeln.
• In einem standardisierten Interview werden Gesprächsinhalte meist anhand eines fixen Fragenkatalogs festgelegt. Da jeder Bewerber dieselben Fragen beantwortet, ist bei dieser Interviewform die Vergleichbarkeit zwischen Bewerbern größer.
• Eine spezielle Form des strukturierten Interviews ist das situative Interview, in dem der Interviewer anhand von simulierten Arbeitssituationen überprüft, wie der Bewerber auf bestimmte Situationen reagiert.
• Ebenfalls eine Form des strukturierten Interviews ist das multimodale Interview. Es lässt sich in acht Phasen unterteilen: den Gesprächsbeginn, die Selbstpräsentation des Bewerbers, Fragen zum Beruf/zur Berufswahl, freier Gesprächsteil, biographiebezogene Fragen, Informationen zur Tätigkeit und zum Unternehmen, situatives Interview, Gesprächsabschluss.
• Das halbstandardisierte Interview ist eine Kombination aus offenem und standardisiertem Interview. Der Interviewer bereitet zwar den Gesprächsrahmen und wichtige Gesprächsinhalte vor, kann jedoch in der Reihenfolge und in der Art und Weise der Fragestellung abweichen.
• Stressinterviews sollen die psychische Belastbarkeit des Bewerbers überprüfen. Dazu stellt der Interviewer unangenehme, provozierende Fragen oder versucht den Bewerber durch längere Sprechpausen aus dem Konzept zu bringen. Mit dieser Technik riskiert das Unternehmen allerdings, den Bewerber zu vergraulen, wenn er die Fragen als sehr unangenehm empfindet. Darunter wiederum könnte das Arbeitgeberimage leiden.