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Ob große Transformation oder kleine Veränderung – wer heute im Personalmanagement unterwegs ist, muss vor allem eins sein: vorausschauend. Denn die Arbeitswelt dreht sich immer schneller. Neue Technologien, veränderte Anforderungen, der allgegenwärtige Fachkräftemangel – all das verlangt nach einer soliden und flexiblen Planung. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die richtigen Menschen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Egal, ob Krise oder Wachstumsphase: Unternehmen tun gut daran, ihren Personalbedarf genau zu kennen – und klug zu steuern. Dabei geht es längst nicht mehr nur um den aktuellen Soll-Personalbestand. Sondern auch um Qualifikationen, Potenziale und die Fähigkeit, auf neue Anforderungen schnell zu reagieren.
Der Arbeitsmarkt verschärft die Lage zusätzlich: In vielen Berufen gibt es ein deutliches Ungleichgewicht zwischen angebotenen und nachgefragten Qualifikationen. Gleichzeitig entstehen durch Technologien wie Künstliche Intelligenz und Big Data völlig neue Berufsbilder, während andere langsam verschwinden.
💡 Für die Personalplanung bedeutet das: Unternehmen müssen nicht nur neue Mitarbeitende gewinnen, sondern auch gezielt die Qualifikationen der bestehenden Belegschaft weiterentwickeln.
Hinzu kommt der steigende Bedarf an Anpassungsfähigkeit. Unternehmen müssen immer häufiger auf kurzfristige Schwankungen im Personalbedarf reagieren – sei es durch Auftragsspitzen, saisonale Schwankungen oder plötzlich steigende Anforderungen an bestimmte Kompetenzen. Wer hier schnell und flexibel agiert, hat einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Bevor es an die konkrete Personalplanung geht, etwas Theorie: Je nach Anlass und Charakterisierung des anfallenden Bedarfs lassen sich 6 verschiedene Arten des Personalbedarfs unterscheiden. Dabei geht es nicht nur darum, Lücken im Team zu füllen. Auch die strategische Planung für zukünftige Anforderungen gehört dazu:
Digitalisierung und der Trend zu hybriden Arbeitsmodellen stellen die traditionelle Personalbedarfsplanung zusätzlich auf die Probe: Wie lässt sich der Personalbedarf planen, wenn Mitarbeitende teilweise oder komplett von zu Hause aus arbeiten? Welche Kompetenzen werden durch den verstärkten Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung benötigt?
KI übernimmt repetitive Aufgaben und unterstützt bei komplexeren Prozessen. Das verändert die Anforderungen an die Qualifikationen der Mitarbeitenden. Während einfache Tätigkeiten zunehmend automatisiert werden, steigt der Bedarf an Fachkräften, die Prozesse gestalten und KI-Lösungen integrieren können. Unternehmen müssen daher verstärkt in die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden investieren, um den Wandel erfolgreich zu gestalten.
Homeoffice und flexible Arbeitszeiten sind längst kein Ausnahmefall mehr. Sie stellen die Personalplanung jedoch vor neue Fragen: Wie lassen sich Arbeitszeiten effizient erfassen und steuern? Wie können Teams auch über Distanz hinweg effektiv zusammenarbeiten? Die Lösung liegt oft in einer Kombination aus digitaler Zusammenarbeit und klaren Regelungen für hybride Modelle.
Die traditionellen Personalbedarfsarten (wie Einsatz- und Reservebedarf) bleiben auch in der digitalen Arbeitswelt wichtig, müssen jedoch um neue Faktoren ergänzt werden – etwa um die Planung von Remote-Arbeitsplätzen oder die Qualifizierung im Bereich digitaler Kompetenzen.
Die Personalbedarfsplanung stellt sicher, dass Unternehmen die richtige Anzahl an Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen haben – und zwar genau dann, wenn sie gebraucht werden. Dabei sind drei Schritte entscheidend: die Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs, die Berechnung des fortgeschriebenen Personalbestands und die Ableitung des Netto-Personalbedarfs.
Der Brutto-Personalbedarf legt fest, wie viele Mitarbeitende insgesamt benötigt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen. Dabei geht es um die Sollgröße, die sich aus dem Einsatz- und Reservebedarf zusammensetzt. Hier fließen sowohl der tägliche Bedarf an Arbeitskräften als auch Puffer für Ausfälle mit ein.
Um den Brutto-Personalbedarf zu ermitteln, setzen Unternehmen häufig auf einfache Schätzverfahren durch erfahrene Führungskräfte. Alternativ lassen sich auch betriebswirtschaftliche Kennzahlen nutzen. Das ist dann besonders nützlich, wenn sich ein klarer Zusammenhang zwischen betrieblichen Einflussgrößen und dem Personalbedarf zeigt. Dazu zählen zum Beispiel Ausbringungsmengen, Pro-Kopf-Umsatz oder die Anzahl der Kunden und Kundenaufträge.
Rechenbeispiel: Ein Unternehmen plant die Produktion von 500 Einheiten eines Produkts. Die Produktionszeit pro Einheit beträgt 8 Stunden, die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit pro Arbeitskraft liegt bei 160 Stunden. Um Ausfallzeiten wie Krankheit abzudecken, kalkuliert das Unternehmen mit einem Ausfallzuschlag von 15 %:
Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, die reinen Arbeitsstunden zu kalkulieren und Puffer für Ausfälle einzuplanen. So entsteht ein realistisches Bild des tatsächlichen Personalbedarfs – und vermeidbare Engpässe lassen sich frühzeitig verhindern.
Der fortgeschriebene Personalbestand stellt die Basis für die genaue Planung dar. Er ergibt sich, indem die feststehenden Zugänge zum aktuellen Personalbestand addiert und die voraussichtlichen Abgänge abgezogen werden. Wichtig ist, dass Unternehmen die aktuellen Zahlen im Blick haben und die Gründe für Zu- und Abgänge genau erfassen. Eine monatliche Statistik, die Abgangs- und Zugangsgründe detailliert auflistet, hilft dabei, Trends zu erkennen und präzise Prognosen zu treffen.
Beispiel für die Berechnung:
Diese Berechnung macht deutlich, dass Unternehmen immer einen Schritt vorausdenken müssen, um personelle Engpässe zu vermeiden.
Der Netto-Personalbedarf zeigt auf, ob es in der Planungsperiode zu einer Über- oder Unterdeckung kommt – und damit, ob neue Mitarbeitende eingestellt werden müssen oder Freistellungen anstehen. Zur Ermittlung des Netto-Personalbedarfs sind drei Schritte erforderlich:
Ein Beispiel für eine Personalunterdeckung zeigt, wie der Netto-Personalbedarf berechnet wird: Wenn der Brutto-Personalbedarf bei 60 Mitarbeitenden liegt, der fortgeschriebene Personalbestand jedoch nur 55 Mitarbeitende umfasst, ergibt sich ein positiver Netto-Personalbedarf von 5 Mitarbeitenden. Das bedeutet, dass Unternehmen 5 zusätzliche Mitarbeitende einstellen müssen, um den Bedarf zu decken.
Beispielrechnung:
Brutto-Personalbedarf: 60 Mitarbeitende
Fortgeschriebener Personalbestand: 55 Mitarbeitende
Netto-Personalbedarf: 60 – 55 = +5 Mitarbeitende → Es müssen 5 neue Mitarbeitende eingestellt werden.
Die Ergebnisse dieser Berechnungen bilden die Basis für die Maßnahmenplanung. Dazu gehören:
💡 Die Kombination aus Brutto- und Netto-Personalbedarf ermöglicht es Unternehmen, kurzfristige Engpässe zu überbrücken und langfristig strategisch zu planen. Dabei gilt: Je präziser die Planung, desto besser lassen sich Kosten optimieren und Engpässe vermeiden.
Eine durchdachte Personalbedarfsplanung ist heute mehr denn je ein strategischer Erfolgsfaktor. Wer Brutto- und Nettobedarf klar im Blick hat, bleibt handlungsfähig, auch wenn sich Rahmenbedingungen plötzlich ändern. Ob Digitalisierung, Fachkräftemangel oder flexible Arbeitsmodelle: Unternehmen, die vorausschauend planen, sichern sich nicht nur die passenden Köpfe, sondern auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Der Schlüssel liegt in klaren Prozessen, realistischen Annahmen – und dem Mut, den Wandel aktiv zu gestalten.
Foto: © Adobe Stock / Monster Ztudio / 526631081
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