ℹ️ Hinweis: Dieser Beitrag liefert einen Überblick über Einflussfaktoren, Arten sowie qualitative und quantitative Aspekte des Personalbedarfs. Eine aktuelle Anleitung zur Berechnung mit Formeln und Beispielen – inklusive Bruttopersonalbedarf und Nettopersonalbedarf – finden Sie hier: Bruttopersonalbedarf und Nettopersonalbedarf richtig planen.
Die Bestimmung des Personalbedarfs ist eine zentrale Aufgabe im Personalmanagement: Unternehmen müssen wissen, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen sie benötigen, um ihre Ziele zu erreichen. In diesem Beitrag liegt der Schwerpunkt auf den Einflussfaktoren, die den Personalbedarf bestimmen, sowie auf den wichtigsten Bedarfsarten.
Zentrale Treiber für Schwankungen im Personalbedarf
Abhängig ist der Personalbedarf von internen und externen Einflussfaktoren. Unterscheiden lassen sich insbesondere folgende Treiber:
Saisonale Schwankungen
In vielen Branchen – etwa im Tourismus oder in der Landwirtschaft – verändert sich der Personalbedarf je nach Jahreszeit erheblich. Hohe Nachfragephasen im Sommer oder zu Feiertagen führen zu Zusatzbedarf, während in schwächeren Monaten der Bedarf deutlich sinkt. Unternehmen müssen diese regelmäßig wiederkehrenden Muster in ihre Personalplanung einbeziehen, um Unter- oder Überkapazitäten zu vermeiden.
Konjunkturelle Schwankungen
Die gesamtwirtschaftliche Lage wirkt sich direkt auf den Personalbedarf aus. In Wachstumsphasen steigt der Neubedarf, weil Unternehmen zusätzliche Kapazitäten benötigen. In Rezessionsphasen kann dagegen ein Minderbedarf entstehen, wenn Aufträge zurückgehen. Schwankungen zwingen Unternehmen dazu, Personalplanung flexibel zu gestalten und kurzfristig reagieren zu können.
Demografischer Wandel
Der demografische Wandel verändert die Zusammensetzung der Erwerbsbevölkerung. Zum einen sinkt die Zahl der jüngeren Arbeitskräfte, während gleichzeitig immer mehr Beschäftigte das Rentenalter erreichen. Dadurch steigt der Ersatzbedarf, weil viele Mitarbeitende altersbedingt ausscheiden.
Gleichzeitig verschärft sich der Wettbewerb um Fachkräfte: In vielen Branchen sind offene Stellen kaum noch zu besetzen. Unternehmen müssen ihre Personalplanung daher stärker auf Qualifikationsentwicklung und Mitarbeiterbindung ausrichten.
Hinzu kommt, dass der Anteil älterer Mitarbeitender wächst. Dies stellt Anforderungen an eine altersgerechte Arbeitsorganisation und beeinflusst, wie viele und welche Qualifikationen im Unternehmen langfristig gesichert werden müssen.
Technologische Entwicklungen
Digitalisierung, Automatisierung und neue IT-Systeme verändern die Anforderungen an Qualifikationen. Manche Tätigkeiten entfallen oder werden effizienter erledigt, wodurch Minderbedarf entsteht. Gleichzeitig steigt der Bedarf an neuen Kompetenzen, z. B. im Bereich KI, Datenanalyse oder IT-Sicherheit. Personalplanung muss diesen strukturellen Wandel berücksichtigen und gezielt Weiterbildungsmaßnahmen einbeziehen.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Gesetze wie Arbeitszeitregelungen, Mindestlohnbestimmungen oder tarifvertragliche Vereinbarungen legen fest, wie viele Mitarbeitende für bestimmte Aufgaben oder Schichten eingeplant werden müssen. Auch neue gesetzliche Vorgaben – etwa zur Arbeitszeiterfassung oder zum Fachkräfteeinwanderungsgesetz – können den Bedarf kurzfristig beeinflussen und die Personalplanung komplexer machen.
Unternehmensinterne Veränderungen
Auch innerbetriebliche Veränderungen haben Einfluss: Unternehmenszusammenschlüsse, neue Produktionsprogramme oder organisatorische Umstrukturierungen verändern die Arbeitsmengen. Dadurch kann kurzfristig zusätzlicher Bedarf entstehen, oder bestehende Kapazitäten müssen neu verteilt werden. Diese Faktoren sind häufig planbar und lassen sich in die strategische Personalbedarfsplanung integrieren.
Arten des Personalbedarfs
Der Personalbedarf eines Unternehmens lässt sich nach unterschiedlichen Bedarfsarten unterscheiden in: Einsatzbedarf, Reservebedarf, Ersatzbedarf, Neubedarf, Zusatzbedarf, Minderbedarf, Qualifikationsbedarf und Freistellungsbedarf.
Eine Methode der quantitativen Personalbedarfsermittlung ist der Soll-Ist-Vergleich mittels Brutto- und Nettopersonalbedarf.
Neben dem quantitativen Bedarf spielt insbesondere der qualitative Personalbedarf eine große Rolle. Zu dessen Ermittlung können folgende Instrumente genutzt werden:
- Anforderungsprofile
- Stellenbeschreibungen
- Organisationsplan
- Stellenpläne
- Stellenbesetzungspläne
