Das Wichtigste zum eAU-Verfahren für Arbeitgeber

AU-Daten ab 2022 digital weiterleiten

Das neue Jahr bringt Erleichterungen für die Bürokratie in der HR-Abteilung: Mit dem elektronischen Meldeverfahren für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) entfällt die massenhafte Sammlung der „gelben Scheine“ krankgeschriebener Mitarbeiter. Bis dato mussten Arbeitnehmer ihre AU-Bescheinigungen in Papierform an Krankenkasse und Arbeitgeber weiterleiten. Nach § 5 EntgFG sind Mitarbeiter dazu verpflichtet, ihrem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer mitzuteilen. Bei einer AU-Dauer über 3 Tagen ist eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen – hier kann der Arbeitgeber abweichende Regelungen festsetzen. Diese Pflicht zur Bescheinigung entfällt durch das eAU-Verfahren nicht. Allerdings ändert sich der Übermittlungsweg.

Umstellung der Krankenkassen

Krankenkassen sind ab dem 1. Januar 2022 dazu verpflichtet, eine Meldung zum elektronischen Abruf der AU-Daten für Arbeitgeber zu erstellen (§ 109 Abs. 1 SGB IV). Wenn Arbeitgeber die AU bei der zuständigen Krankenkasse anfordern, soll diese das eAU-Verfahren einsetzen. Die Meldung muss folgende Daten enthalten:

Namen des Mitarbeiters
Beginn und Ende der AU
Datum der ärztlichen Feststellung der AU
Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
Angabe, ob die AU ggf. aus einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall (bzw. aus deren Folgen) resultiert

Im Falle eines stationären Krankenhausaufenthalts, eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit ist ebenfalls eine Meldung zu erstellen. Die Datenübertragung hat verschlüsselt aus systemgeprüfter Abrechnungssoftware zu erfolgen, um Datenschutz und -sicherheit zu gewährleisten.

Umstellung für Arbeitgeber bis spätestens 1. Juli

Die Deadline für Arbeitgeber endet etwas später als die für Arztpraxen und Krankenkassen. Anstatt wie ursprünglich geplant zum 1. Januar endet die Umstellungsfrist spätestens zum 1. Juli 2022. Ab Juli gilt das elektronische Meldeverfahren. Das heißt: Arbeitgeber können die AU in Zukunft elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse abrufen. Bis einschließlich Ende Juni erhalten Mitarbeiter in ihrer Arztpraxis noch eine AU in Papierform, die sie ihrem Arbeitgeber vorlegen können. Außerdem soll die Papier-AU weiterhin als Beweismittel an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden (für die persönlichen Unterlagen).

Umstellung gut planen

Bis zum 1. Juli ist es zwar noch etwas hin, die Vorbereitungszeit sollte jedoch nicht unterschätzt werden. Arbeitgeber müssen vorab notwendige technische und administrative Voraussetzungen schaffen. In puncto Datenübertragung bspw. gibt es einiges zu beachten: Arbeitgeber müssen ihre Anforderungen an die Krankenkassen in gesichertem und verschlüsseltem Datenaustausch aus systemgeprüften Programmen senden (Grundsätze für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustausches). Hinzu kommt, dass die rechtlichen Vorschriften der Übertragung einzuhalten sind. Arbeitgeber dürfen nur unter bestimmten Umständen auf die elektronische AU-Meldung bei der Krankenkasse zugreifen:

Der betroffene Mitarbeiter muss beim Arbeitgeber beschäftigt sein.
Der Mitarbeiter muss dem Arbeitgeber die abzurufende AU mitgeteilt haben.

Ein elektronischer Abruf bei der Krankenkasse ist nur dann sinnvoll, wenn der Mitarbeiter die AU bereits ärztlich feststellen lassen konnte und der Arzt die AU an die Krankenkasse übermittelt hat. Bei ärztlicher Bescheinigung am 4. Krankheitstag (§ 5 Abs. 1a EntgFG) ist i. d. R. 1 Tag Puffer für die ärztliche Übermittlung der AU an die Krankenkasse einzuplanen. Der Abruf bei der Krankenkasse sollte dann ab dem 5. Kalendertag nach Krankheitsbeginn erfolgen.
Bei fortbestehender Krankheit ist der Abruf entsprechend 1 Tag nach Ablauf der Erstbescheinigung sinnvoll. Sofern kein Entgeltfortzahlungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber besteht (z. B. bei Krankengeld durch einen Sozialversicherungsträger) ist i. d. R. kein elektronischer Abruf erforderlich.

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