Die wichtigsten Instrumente im Personalcontrolling: Benchmarking

Von den Besten lernen

Die Effizienz von Personalprozessen verbessern und Kosten, Zeit und Ressourcen sparen, um sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren: Das ist eine wichtige Herausforderung, vor der Personalabteilungen in Zeiten hohen Wettbewerbsdrucks im Recruiting und demografischer Veränderungen stehen.
Ein Instrument, um die eigenen Strukturen, Abläufe, Produkte oder Technologien zu optimieren, ist das Benchmarking. Ziel des Management- und Controlling-Instruments ist es, von den Besten zu lernen und die besten Praktiken auf das eigene Unternehmen zu übertragen – vorausgesetzt, sie lassen sich unternehmenszielorientiert umsetzen.
Benchmarking, ursprünglich ein Begriff aus dem Vermessungswesen (benchmark = Nivellierzeichen), verweist auf die vergleichende Bewertung und Analyse von Unternehmensprozessen/-praktiken gegenüber einem Referenzwert. Der Vergleich kann entweder innerhalb des eigenen Unternehmens, mit direkten Wettbewerbern aus derselben Branche oder mit branchenfremden Unternehmen erfolgen.
Ein Vergleich mit Benchmarking-Partnern, die sich durch herausragende Leistungen auszeichnen, ermöglicht die Ermittlung von „Best Practices“ und die Aufdeckung eigener Erfolgspotenziale. Wird die unternehmensspezifische Ausgangssituation zu einem bestimmten Zeitpunkt (T) der ermittelten Bestmarke gegenübergestellt, zeigen sich mögliche Abweichungen als Lücke oder Gap zwischen den eigenen Werten und Bestwerten. Ein solcher Vergleich von Leistungsmerkmalen ermöglicht es, eigene Verbesserungspotenziale und Defizite zu erkennen und mit Blick auf die erfolgreichsten Praktiken neue Ideen und Methoden umzusetzen. Ein kontinuierliches Verbesserungsstreben am Vorbild der „Best Practices“ hilft Unternehmen dabei, dem Wettbewerbs-, Innovations- und Veränderungsdruck standzuhalten und den eigenen Fortbestand am Markt zu sichern.

Funktionen des Benchmarkings

Benchmarking erfüllt verschiedene Funktionen, von denen die folgenden zu den prominentesten gehören: Messfunktion: Ursprünglich bezeichnet die Benchmark einen Bezugspunkt zur Markierung von Vermessungen. Auch in der Betriebswirtschaft erfüllt das Benchmarking eine Maßstabsfunktion: Die Benchmark oder Bestmarke setzt einen Maßstab für Unternehmen und zeigt Verbesserungspotenziale auf. Die besten Praktiken und Problemlösungsansätze im eigenen Unternehmen, in der Branche oder branchenübergreifenden Institutionen werden identifiziert und als Benchmark gesetzt. Erkenntnisfunktion: Ein Vergleich mit Benchmarking-Partnern in Bezug auf konkrete Benchmarking-Objekte ermöglicht eine gezielte Positionierung des eigenen Unternehmens. Wurde der Vorsprung der Benchmarking-Partner identifiziert, ist zu überlegen, welche Methoden oder Lösungsansätze in welcher Form auf das eigene Unternehmen übertragbar sind. Können die Praktiken imitiert oder modifiziert umgesetzt werden? Sind sie überhaupt realisierbar? Wie können daraus eigene Lösungen entwickelt werden? Implementierungsfunktion: Mit Blick auf die unternehmenszielbezogenen Benchmarking-Ziele und die vorangegangenen Erkenntnisse können konkrete Maßnahmen für Veränderungen getroffen werden. Die Umsetzung der Maßnahmen wird anhand von Erfolgskontrollen überwacht und bei Bedarf angepasst.

Ziele des Benchmarkings

Das Benchmarking unterstützt die Diagnose von Leistungsabweichungen und Erfolgspotenzialen im eigenen Unternehmen, in dessen Prozessen, Abläufen, Strukturen, Strategen, Dienstleistungen oder Produkten. Sind die eigenen Leistungen im Vergleich mit anderen Benchmarking-Partnern unterdurchschnittlich oder defizitär? Wo bestehen Abweichungen und welche Ursachen können für diese Abweichungen ausgemacht werden?
Im Zuge konkreter Neuimplementierungen, Produkteinführungen oder Reorganisationsmaßnahmen kann ein Benchmarking sinnvoll sein, um Ansatzpunkte für die Ausgestaltung der Maßnahmen zu finden. Weitere Benchmarking-Ziele können beispielsweise sein, Prozesse zu beschleunigen oder zu optimieren, um Kosten zu reduzieren, Qualitätsverbesserungen zu erzielen und für Effizienzsteigerung zu sorgen. Die Überprüfung von Kosten- und Leistungsstrukturen trägt dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern und Optimierungspotenziale aufzudecken.

Internes und externes Benchmarking

Je nach Benchmarking-Partner kann das Benchmarking nochmals unterteilt werden:

Internes Benchmarking: Die Vergleiche werden unternehmensintern vorgenommen, um die internen Best Practices zu ermitteln. Nochmals unterschieden werden kann zwischen unternehmensbezogenen Vergleichen über die verschiedenen Abteilungen hinweg oder konzernbezogenen Vergleichen zwischen verschiedenen Werken. Ziel des internen Benchmarkings ist es, von eigenen Strukturen zu lernen, Leistungspotenziale und Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Veränderungsmaßnahmen abzuleiten. Der Datenzugriff und die Datensammlung ist beim unternehmensinternen Benchmarking vergleichsweise einfach, so dass meist schnelle Ergebnisse erzielt werden können.

Externes Benchmarking: Das externe Benchmarking geht über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus. Es kann nochmals unterteilt werden in

1. wettbewerbsorientiertes Benchmarking: Der Vergleich bezieht sich auf direkte Wettbewerber. Da diese i. d. R. eine ähnliche Wertschöpfungsstruktur aufweisen, ist eine hohe Vergleichbarkeit gewährleistet. Aufgrund der Konkurrenzsituation kann es jedoch sein, dass Benchmarking-Partner Informationen zurückhalten, weil sie den Verlust von Marktanteilen verhindern wollen.
2. branchenbezogenes Benchmarking: Das Benchmarking bezieht sich nicht allein auf direkte Konkurrenten, sondern auf Unternehmen derselben Branche, so dass eine höhere Vergleichsbasis gewährleistet wird. Der Informationsfluss ist i. d. R. offener als mit direkten Wettbewerbern.
3. branchenübergreifendes Benchmarking: Der branchenübergreifende Vergleich bietet eine noch größere Vergleichsbasis und es besteht eine geringere Verschlossenheit im Informationsaustausch. Allerdings können die Strukturen und Prozesse in branchenfremden Unternehmen stärker von den eigenen abweichen, was eine Transformation der Best Practices verkomplizieren kann.

Benchmarking im Personalwesen

Im Personalwesen kann das Benchmarking-Instrument eingesetzt werden, um die Leistungsfähigkeit und Leistungspotenziale von Personal und Personalabteilung zu beurteilen und zu optimieren. Ziele sind zum Beispiel die Steigerung von Erfolgspotenzialen oder eine höhere Wirtschaftlichkeit und Prozesseffizienz, um unnötige administrative Prozesse zu minimieren und mehr Raum für Kernkompetenzen zu schaffen.
Aufwendungen im Personalbereich können mittels Benchmarking transparent gemacht werden, um Kosten gezielt zu reduzieren und die Prozessqualität zu verbessern. Die gesammelten Daten und Kennzahlen zu den personalwirtschaftlichen Prozessen können mit denen der Benchmarking-Partner verglichen werden, um die eigene Organisationsstruktur anhand von Best Practice Beispielen zu optimieren. So kann beispielsweise eine Eliminierung nicht notwendiger oder die Reduktion rein administrativer, nicht-wertschöpfender oder wertvernichtender Tätigkeiten Ineffizienzen minimieren und zu Zeit-, Ressourcen- und Kosteneinsparungen führen.