Grundlagen für ein nachhaltiges Personalmanagement

Erfolge durch Personalmanagement langfristig sichern

Den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg sichern: das ist ein Ziel des nachhaltigen Personalmanagements. Dabei geht es nicht primär darum, Personalkosten zu sparen und Leistungen kurzfristig zu steigern. Ein auf langfristigen Erfolg ausgerichtetes Personalmanagement umfasst verschiedene Dimensionen, die sich eng an den eigenen Unternehmenszielen orientieren. Wer sich produktive Mitarbeiter wünscht, tut gut daran, für das Well-Being der Belegschaft zu sorgen, etwa durch eine persönlichkeits- und potentialfördernde Aufgabenverteilung, ein vertrauensvolles, offenes Betriebsklima mit Feedbackkultur und einer beteiligungsfreundlichen Personalkommunikation. Neben der internen Kommunikation macht sich auch eine gezielte Arbeitgeberkommunikation bezahlt, mit der sich das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber auf dem Bewerbermarkt positioniert. Theoretisch klingt das alles schön und gut. Wie aber lassen sich diese Prozesse im Zuge eines nachhaltigen Personalmanagements verwirklichen?

5 Bausteine für ein stabiles Personalmanagement

Ohne stabile Bausteine steht ein Bauwerk nicht lange. Auch ein am nachhaltigen Unternehmenserfolg ausgerichtetes Personalmanagement setzt auf tragfähige Grundbausteine, die das Unternehmen für Eventualitäten wie Auftragsspitzen oder konjunkturelle Schwankungen rüsten. 

Personalplanung

Ziel der Personalplanung ist es, die kurz-, mittel- und langfristige Deckung der Mitarbeiterkapazitäten sicherzustellen. Das heißt: die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit und am richtigen Einsatzort. Ein nachhaltiges Workforce Management bezweckt, dass Unternehmen auch in Zeiten des Fachkräftemangels, volatiler Märkte und kurzer Innovationszyklen flexibel auf Auslastungsschwankungen reagieren können. Durch die Synchronisation von Auftragsvolumen und Mitarbeiterkapazitäten werden Personalengpässe und mögliche Produktivitätsverluste vermieden. Produktivitätseinbußen lassen sich auch dadurch reduzieren, dass Mitarbeiter Aufgaben übernehmen, die ihren Qualifikationen, persönlichen Neigungen und Fähigkeiten möglichst entsprechen, so dass sie weder über- noch unterfordert sind. Unproduktive Arbeitszeiten, Leerzeiten oder teure Überstunden lassen sich durch eine entsprechende Aufgabenverteilung einschränken. Als Instrumente zur Planung des Personaleinsatzes eignen sich zum Beispiel: 

• Die Personalbestandsermittlung: Sie gibt Auskunft darüber, ob die vorhandenen Mitarbeiterkapazitäten ausreichen oder Defizite bestehen.
• Eine Analyse des Arbeitsanfalls und anschließende Kalkulation des Mitarbeiterbedarfs, zum Beispiel indem wiederkehrende Muster im Arbeitsablauf analysiert und auf die Zukunft projiziert werden (Arbeitsanfall-Forecast). Da es sich hier um Prognosen mit möglichen Zukunftsschwankungen handelt, lassen sich diese mit der Zeit weiter präzisieren.
• Zur Analyse des Ist-Zustands können vorhandene Teamkapazitäten mit dem Arbeitsanfall zum jeweiligen Zeitpunkt verglichen werden, um eine mögliche Über- oder Unterbesetzung zu vermeiden, zum Beispiel, wenn in Zeiten vermehrter Überkapazitäten mehr Urlaube geplant werden.

Personalbeschaffung

Die Beschaffung von Personal kommt z. B. bei personeller Unterdeckung oder Personalerweiterungen zum Einsatz. Das erfolgt beispielsweise über: 

• Die klassische Personalgewinnung mit dem Ziel, die Vakanz mit einem neuen Mitarbeiter zu besetzen. Neben Recruiting-Maßnahmen wie der Stellenausschreibung und dem Bewerbermanagement  kommen hier auch Employer Branding Strategien zum Tragen. In Zeiten der Digitalisierung nutzt ein Teil der Unternehmen Recruiting-Software zur Automatisierung des Bewerbermanagements: Mit Softwarelösungen wie prosoftrecruiting© definieren sie Aufgaben und Workflows in der Software und greifen zentral auf Dokumente und Bewerberprofile zurück. Verschiedene Funktionen wie das Multiposting von Stellenanzeigen zur Reichweitenmaximierung, Bewerbermatching zur Vorqualifizierung von Kandidaten oder CV-Parsing optimieren den Bewerbungsprozess für Personalabteilung und Bewerber.
• Personalleasing bzw. Arbeitnehmerüberlassung oder Zeitarbeit als eine Möglichkeit, Personalkapazitäten kurzfristig anzupassen, ohne neue Mitarbeiter einstellen zu müssen und einen ressourcenintensiven Recruiting-Prozess zu initiieren.

Personalentwicklung

Personalentwicklungsmaßnahmen tragen dazu bei, Mitarbeiter zu qualifizieren und ihnen Entwicklungschancen zu bieten. Der Erhalt und die Verbesserung spezifischer Fähigkeiten sind vor allem in Bereichen wichtig, in denen Wissen schnelllebig ist und Technologien im Rahmen der Digitalisierung immer breitere Möglichkeitshorizonte öffnen. Die Qualifizierung ihrer Arbeitnehmer kann für Unternehmen den Vorteil haben, dass sie sich besser an verändernde Umwelt- und Arbeitsmarktbedingungen anpassen können. Die Entwicklungsmaßnahmen sollten also auch mit Blick auf künftige Bedarfe geplant werden. Eine Analyse des Ist-Zustands ermöglicht es, Personalziele zu definieren und bestenfalls mit Blick auf Zukunftserwartungen zu gestalten. Für Mitarbeiter bieten Personalentwicklungsmaßnahmen die Möglichkeit, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu vertiefen. Solche Entfaltungschancen tragen oft dazu bei, dass die sich mit ihrer Tätigkeit und ihrem Unternehmen besser identifizieren, motivierter und mit einer höheren Zufriedenheit an die Arbeit gehen. Die Planung geeigneter Maßnahmen umfasst z. B.: 

• Eine Ermittlung des Entwicklungs- bzw. Qualifizierungsbedarfs, z. B. anhand eines Abgleichs von Mitarbeiterkompetenzen und Anforderungen.
• In der Maßnahmenplanung werden geeignete Entwicklungsmaßnahmen zunächst grob geplant und mit betroffenen Mitarbeitern besprochen, so dass der Ablauf weitgehend gemeinsam festgelegt werden kann. Zur Implementierung werden dem Mitarbeiter notwendige Mittel und Ressourcen bereitgestellt.
• Mit der Erfolgskontrolle wird geprüft, ob die definierten Ziele erreicht wurden und wie der Lernerfolg aussieht, z. B. über einen Kompetenzvergleich/Test vor und nach der Maßnahme.

Personalkommunikation

Die Personalkommunikation umfasst die interne und externe Kommunikation der Personalaktivitäten. Nach außen wird dadurch beispielsweise ein attraktives Arbeitgeberimage vermittelt, das potentielle Bewerber auf das Unternehmen aufmerksam macht. Nutzbar dafür sind z. B. soziale Medien, Online-Kanäle, Pressekontakte etc. Die Kommunikation der Arbeitgebermarke hat aber ebenso Auswirkungen auf die eigene Belegschaft, die als Unternehmensbotschafter die wichtigsten Arbeitgeberclaims nach außen trägt. Empfinden die Mitarbeiter die Arbeitgeberbotschaften als stimmig und positiv, identifizieren sie sich eher mit dem Unternehmen, was sich wiederum förderlich auf die Motivation und Mitarbeiterbindung auswirken kann. Fluktuationen, teure Neurekrutierungen und Absentismus können so geringgehalten werden. Möglichkeiten der internen Kommunikation sind Mitarbeiterzeitungen, das Intranet, Newsletter, Mitarbeitergespräche oder etwas ausgefallenere Formate wie Business-TV. 

Personalcontrolling

Das Personalcontrolling dient zur Vorbereitung und Unterstützung personalrelevanter Entscheidungen des Personalmanagements sowie der Steuerung und Kontrolle personeller Vorgänge. Für eine eher kurz- bis mittelfristige Perspektive kommen harte Kennzahlen des operativen Controllings zum Tragen, anhand derer sich Kosten-Nutzen-Relationen und Erfolge von Maßnahmen prüfen lassen. Den langfristigen Blickwinkel berücksichtigt vor allem das strategische Personalcontrolling. Die Kennzahlen lassen sich kategorisieren in: 

• Harte, direkt messbare Daten, zum Beispiel zu den Personalkosten.
• Weiche Faktoren wie die Mitarbeiterbindung, Potentiale oder das organisationale Commitment.