Mitarbeitergespräch: Fragenkatalog und Tipps

Die wichtigsten Themen im Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch läuft in der Regel strukturiert ab. Führungskraft und Mitarbeiter bereiten sich auf das Gespräch vor. Vorab erstellen HR-Verantwortliche einen Fragenkatalog. Dieser beinhaltet meist folgende Themen:

• Zielvereinbarungen
• Arbeitsbedingungen
• Entwicklungsperspektiven
• Konflikte
• Feedback an Führungskräfte

Die Fragen lassen sich nach diesen Bereichen gliedern. Im Vorfeld können die Beteiligten klären, welche Themen sie schwerpunktmäßig besprechen möchten. Ähnlich wichtig wie ein Fragenkatalog ist eine vertrauliche und offene Atmosphäre im Mitarbeitergespräch. Der Mitarbeiter soll sich sicher genug fühlen, um unangenehme Dinge anzusprechen oder Überforderungen einzugestehen. Ohne das nötige Vertrauen steigt das Risiko, dass er sozial erwünscht antwortet. Im Mitarbeitergespräch ist die gemeinsame Erarbeitung von Themen entscheidend. Der Mitarbeiter sollte nicht das Gefühl bekommen, dass das Gespräch der Kontrolle seiner Arbeitsergebnisse dient.

Zielvereinbarungen im Mitarbeitergespräch

Führungskraft und Mitarbeiter legen die Ziele der Arbeitsergebnisse gemeinsam fest. Bei der Zielfestlegung bieten sich die S-M-A-R-T Regeln an: Ziele sollten spezifisch und messbar sein. Recruiter können sich zum Beispiel an wichtigen Kennzahlen wie der Konversionsrate orientieren. Ist der Mitarbeiter an der Zielvereinbarung beteiligt, steigt die Chance der Zielakzeptanz. Er hat nicht das Gefühl, Ziele von oben herab aufgezwungen zu bekommen. Die eigenständige Zielbindung kann die Motivation erhöhen. Ein weiterer Pluspunkt: Mitarbeiter können ihr Aufgabenpensum und ihre Kompetenzen aus erster Hand einschätzen. Dies ermöglicht eine realistische Zielgestaltung. Die konkrete Terminierung von Zielen erleichtert die Aufgabenpriorisierung und wirkt dem Aufschieben wichtiger Deadlines entgegen. Ein HR-Mitarbeiter könnte zum Beispiel anstreben die Frühfluktuation neuer Mitarbeiter bis zum 3. Quartal um x % zu reduzieren.

Folgende Fragen könnten im Mitarbeitergespräch auftauchen:

• Wie schätzen Sie Ihren aktuellen Workload ein?
• Welche Aufgaben übernehmen Sie besonders gern? Was motiviert Sie?
• Worin liegen Ihre Stärken? Wo gibt es evtl. Schwächen?
• Gibt es Aufgaben, die Sie belasten oder die Sie weniger gern erledigen?
• Fühlen Sie sich in bestimmten Bereichen über- oder unterfordert?
• Was haben Sie im vergangenen Jahr Neues gelernt?
• Welche weiteren Ziele würden Sie gern für Zeitraum x festlegen?

Die Arbeitssituation besprechen

Die Arbeitsbedingungen spielen eine wichtige Rolle für die Mitarbeiterzufriedenheit. In einem Mitarbeitergespräch haben Führungskräfte die Möglichkeit, individuell auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer einzugehen. Diese können sehr unterschiedlich sein: Ein Mitarbeiter mit kleinen Kindern benötigt vielleicht mehr Flexibilität in den Nachmittagsstunden oder profitiert von einem Home-Office Tag. Chronisch kranke Kollegen sind auf Rücksicht angewiesen und fühlen sich u. U. besser, wenn ihr Vorgesetzter Bescheid weiß (Achtung: Arbeitgeber sollten nicht direkt nach Krankheiten/Gründe für Fehlzeiten fragen). Das Personalgespräch kann dazu dienen, die Bedürfnisse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinbaren. Dies wirkt sich im besten Fall positiv auf die Fluktuation aus, reduziert das Kündigungsrisiko und erhöht die Arbeitszufriedenheit.

Mitarbeitergespräch: Mögliche Fragen

• Sind Sie zufrieden mit Ihren Aufgaben und Ihrem Aufgabenpensum?
• Haben Sie genug Freiraum für Ihre Arbeit?
• Sind Sie häufiger gestresst? Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um?
• Was können wir im Unternehmen tun, um Stress zu verringern?
• Fühlen Sie sich nach dem Wochenende ausreichend erholt?
• Nehmen Sie Ihre Arbeit/Gedanken an die Arbeit häufiger mit nach Hause?
• Haben Sie ein besonderes Anliegen bzgl. Ihrer Arbeitssituation?
• Wie können wir das Arbeitsumfeld verbessern? Hindert Sie etwas an Ihrer Leistungsentfaltung
• Hat Ihnen Unterstützung gefehlt?

Entwicklungsperspektiven im Mitarbeitergespräch

Kaum ein Arbeitnehmer hat gern das Gefühl mit seiner Arbeit auf der Stelle zu treten. Eine Perspektive für die Zukunft kann motivieren und die Arbeitsproduktivität fördern. Ein Mitarbeitergespräch hilft dabei, die Potenziale eines Arbeitnehmers zu besprechen und Entwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Der Mitarbeiter kann dabei eigene Ziele und Präferenzen einbringen. Gemeinsam können sich Führungskraft und Arbeitnehmer z. B. auf interne oder externe Weiterbildungen einigen. Auch Beförderungsmöglichkeiten oder künftige Vakanzen können thematisiert werden. Im Rahmen der Nachwuchsplanung lassen sich anstehende Lücken antizipieren, so dass sie im Idealfall durch eigene Mitarbeiter nachbesetzt werden können.

Ein spezieller Aspekt der Entwicklungsperspektiven ist die Übertragung von mehr Verantwortung. Ggf. ist ein Mitarbeiter bereit und in der Lage, seine Handlungs- und Entscheidungsräume auszuweiten. Oft geht eine solche Erweiterung mit einer Gehaltserhöhung oder Benefits einher.

Mögliche Fragen für den Fragenkatalog im Mitarbeitergespräch sind:

• Was möchten Sie beruflich (in den kommenden x Jahren) erreichen?
• Welche Weiterbildungen würden Sie interessieren?
• Welche Aufgaben liegen Ihnen besonders und wo sehen Sie Nachholbedarf (z. B. durch Weiterbildungen)?
• Würden Sie Ihren Aufgabenbereich gern erweitern? Und falls ja, um welche Bereiche?
• Gibt es andere Tätigkeiten im Unternehmen, die Sie interessieren würden?
• Gibt es Dinge, die Sie in Zukunft nicht mehr machen möchten?

Konflikte im Mitarbeitergespräch ansprechen

Arbeitsbedingte Konflikte können an verschiedenen Stellen bestehen, etwa mit Kollegen oder aufgrund einer mangelnden Work-Life-Balance mit der Familie. Einige dieser Konflikte sind temporär und lassen sich durch den Mitarbeiter selbst lösen. Andauernde Konflikte sollten u. U. im Mitarbeitergespräch thematisiert werden. Auch verletzte Erwartungen und Enttäuschungen bzgl. der Arbeit finden hier Platz. Wichtig: sachbezogen bleiben, auch wenn Konflikte emotional aufwühlend sein können.

Mögliche Fragen sind z. B.:

• Wie wohl fühlen Sie sich im Team?
• Wie ist die Atmosphäre im Team oder im Unternehmen?
• Gibt es Probleme, die Sie ansprechen möchten?
• Wer könnte Ihnen bei der Konfliktlösung am besten helfen?
• Haben Sie eine Idee, wie sich der Konflikt lösen lässt?

Feedback an die Führungskraft

Das Mitarbeitergespräch bietet die Möglichkeit für ein Feedback zum Führungsverhalten. Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem? Gibt es Verbesserungsbedarf? Lassen sich zum Beispiel Kommunikationswege verkürzen, um eine bessere Erreichbarkeit zu gewährleisten? Werden Aufgaben früh genug angekündigt? Falls nicht, warum? Zielführend ist das Gespräch vor allem dann, wenn der Mitarbeiter offen sprechen kann. Bei (konstruktiver) Kritik sollte er keine negativen Konsequenzen erwarten. Es ist wichtig, Mitarbeitern klar zu machen, dass das Gespräch zur Verbesserung der Zusammenarbeit dient. Sie sollten wissen, dass mögliche Unstimmigkeiten normal sind. Es geht darum, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Konstruktive Kritik kann dazu beitragen.

• Wie zufrieden sind Sie mit unserer Zusammenarbeit?
• Wünschen Sie sich häufiger Feedback?
• Wie empfinden Sie die Kommunikation mit mir als Führungskraft?
• Worin könnte ich meine Führung noch verbessern?