zvoove im Kundeneinsatz: Die Erfolgsgeschichte „7time“

Interview mit Tatjana Vasilj von „7time GmbH – Personaldienstleistungen“

Zur Person

Name: Tatjana Vasilj
Position:  Betriebsleiterin
Firma: 7time GmbH – Personaldienstleistungen

Zur Firma

Anzahl interne Mitarbeitende: 9
Externe Mitarbeitende: 55
Gründungsjahr: 2017
Standorte: 1
Umsatz der Gruppe: ca. 7 Millionen Euro
Zielmarkt: Medical/Care, Automobilbranche, Stadtverkehr München

zvoove: „Hallo Frau Vasilj, Sie setzen seit neun Monaten auf die Softwarelösungen von zvoove. Wie kam es zu dieser Entscheidung?“

Tatjana Vasilj: „Ich bin schon einige Jahre in der Personaldienstleistung tätig – dementsprechend war mir zvoove ein Begriff, bevor ich bei 7time eingestiegen bin. Unser Ziel bei 7time ist es, uns digitaler, effizienter und mit schnelleren Prozessen für die Zukunft aufzustellen. Für mich war klar, dass das beispielsweise bei der Stundenerfassung, im Recruiting und der Lohnabrechnung nur mit einem entsprechenden Softwarepartner möglich sein wird.“

zvoove: „In diesem Zuge haben Sie auch den Managed Payroll Service von zvoove in der Lohnabrechnung der externen Mitarbeitenden implementiert. Warum war Ihnen hier die professionelle Unterstützung so wichtig und wie wurde die Lohnabrechnung bei 7time davor umgesetzt?“

Tatjana Vasilj: „Vorher wurde die Lohnabrechnung noch manuell gestaltet. Ich habe dann direkt den Vorschlag eingebracht, künftig auf professionelle, externe Unterstützung zu setzen. Bevor wir an zvoove herangetreten sind, hat das alles eine Mitarbeiterin übernommen, die nur aus dem Homeoffice gearbeitet hat. An den Abstimmungs- und Kommunikationsprozessen hat sich seit dem Umstieg also nicht viel verändert, die Fehleranfälligkeit ist jedoch deutlich nach unten gegangen und wir sind viel schneller geworden. Der Schritt hat also auf das bereits genannte Ziel – effizienter und schneller zu werden – eingezahlt.“

zvoove: „Was war Ihnen bei der Auswahl des Dienstleisters besonders wichtig?“

Tatjana Vasilj: „Wir haben den Markt natürlich sondiert. Bei zvoove konnten uns besonders Preis und Leistung auf Anhieb überzeugen. Zuletzt war noch die Handhabung im Alltag ein ausschlaggebender Punkt. Auch hier ist der zvoove Managed Payroll Service ein besonders gutes Beispiel: Er ist für uns so leicht und intuitiv zu nutzen, dass wir die frei gewordenen Ressourcen für andere Fokusthemen verwenden können.“

„Der zvoove Managed Payroll Service ist für uns so leicht und intuitiv zu nutzen, dass wir die frei gewordenen Ressourcen für andere Fokusthemen verwenden können.“

zvoove: „Und wie fällt Ihre erste Zwischenbilanz nach den ersten Monaten mit dem zvoove Managed Payroll Service aus?“

Tatjana Vasilj: „Insgesamt ist eine deutliche zeitliche Entlastung festzustellen. Die Stundenerfassung geht mit zvoove ohnehin schnell – das liegt vor allem an der benutzerfreundlichen Software. Um dann die Lohnabrechnung zu machen, bedarf es von unserer Seite nur noch ein wenig Vorarbeit. Den Rest übernehmen die Profis und sind dabei deutlich schneller als wir. Da wir jetzt End-to-End mit einer Lösung arbeiten, muss ich nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen hin- und herwechseln. Alles ist an einem Ort gesammelt abrufbar, übersichtlich und einfach.“

„Da wir jetzt End-to-End mit einer Lösung arbeiten, muss ich nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen hin- und herwechseln. Alles ist an einem Ort gesammelt abrufbar, übersichtlich und einfach.“

zvoove: „Wie verlief denn der Prozess der Einführung bis hin zur ersten Lohnabrechnung mit zvoove?“

Tatjana Vasilj: „Die Umstellung auf zvoove kam im Team sehr gut an. Immerhin haben wir damit deutlich gemacht, wo der Weg von 7time hingeht. Viele der Mitarbeitenden kannten zvoove bereits und hatten daher keine Berührungsängste. Unsere internen Kräfte wurden geschult und das Wissen so im Team aufgeteilt, dass wir uns alle gut unterstützen können. Klar gab es bei der Einführung hier und dort ein paar Herausforderungen – vor allem was die Datenübertragung angeht. Die hatten sich dann aber dank der professionellen Unterstützung schnell erledigt.“

zvoove: „Lassen Sie es uns konkret machen: Was hat Ihnen die Einführung von zvoove Managed Payroll unter dem Strich gebracht?“

Tatjana Vasilj: „Seitdem wir auf zvoove bei der Lohnabrechnung setzen, ist das ganze interne Team entspannter. Das liegt daran, dass gerade zum Monatsende hin sehr viel Stress weggefallen ist. Früher mussten wir für den ganzen Lohnprozess um die fünf Tage vorsehen. Heute sind das maximal zwei, weil zvoove uns durch ihren Managed Payroll Service vieles abnimmt. Und in diesen beiden Tagen ist dann auch wirklich alles mit inkludiert. Aber Zeit ist nur der eine Faktor. Bei der Lohnabrechnung für unsere Mitarbeitenden darf einfach nichts schief gehen, da es ein emotionales Thema ist. Daher ist es besonders positiv, dass die Lohnabrechnung nicht nur im Handumdrehen fertig, sondern auch makellos ist: Dank des zvoove Managed Payroll Service ist die Fehler- und Stornoquote um 80 bis 90 Prozent gesunken.“

„Dank des zvoove Managed Payroll Service ist die Fehler- und Stornoquote um 80 bis 90 Prozent gesunken.“

zvoove: „Was sind die nächsten Schritte für 7time gemeinsam mit zvoove?“

Tatjana Vasilj: „Als Nächstes wollen wir die Lohnabrechnung auch für unsere internen Mitarbeitenden komplett über den zvoove Managed Payroll Service lösen. Das übernimmt aktuell noch unsere interne Mitarbeiterin. Damit soll sie wieder mehr Zeit für Themengebiete haben, die für das tägliche Geschäft mindestens genauso relevant sind. Das digitale Fundament für die Zukunft von 7time ist auf jeden Fall gelegt.“