zvoove im Kundeneinsatz: Die Erfolgsgeschichte „Sedona“

Interview mit Julian Slotosch von „Sedona“

Zur Person

Name: Julian Slotosch
Position: Stellvertretender Geschäftsführer
Firma: Sedona GmbH

Zur Firma

Anzahl interne Mitarbeitende: 4
Externe Mitarbeitende: 36
Gründungsjahr: 2020
Standorte: 1 Standort
Umsatz der Gruppe: über 2 Millionen Euro
Zielmarkt: Kurz- und Langzeitüberlassung
USP: Pflegepersonal in den Bereichen Ambulanz, Psychiatrie, Klinik, Intensiv- und Altenpflege
Website: www.sedona.gmbh

zvoove: Herr Slotosch, Sie haben sich kürzlich für den Managed Payroll Service von zvoove entschieden. Welche Zielsetzung hatten Sie dabei und wurde diese erfüllt?

Julian Slotosch: „Die Zielsetzung klingt zunächst einmal sehr simpel. Der Lohn soll ordnungsgemäß bearbeitet und pünktlich überwiesen werden. Das sicherzustellen, ist jedoch gar nicht so leicht. Im Gegenteil: Es ist sehr schwer, einen geeigneten Lohnbuchhalter in der Personaldienstleistungsbranche (PDL) zu finden. Das liegt an den vielen Lohnarten, die es durch die Tarifverträge gibt. Mindestens genauso schwierig ist es, in Potsdam ein geeignetes Steuerbüro für unseren Bereich zu finden. Selbst wenn man – wie wir – den Prozess über eine Software laufen lässt, müssen die Löhne dann permanent über Schnittstellen oder gar manuell in andere Programme wie DATEV übertragen werden, was zu vielen Fehlern führen kann.“

zvoove: Also ging es Ihnen darum, dass die Abwicklung der Lohnperiode reibungslos und fehlerfrei über die Bühne geht. Wer hat denn bei Ihnen intern die Verantwortung für die Lohnabrechnung getragen, bevor Sie die zvoove Managed Payroll Lösung eingeführt haben?

Julian Slotosch: „Das war zuletzt leider ausschließlich ich – was mich pro Monat um die 30 bis 40 Stunden gekostet hat. In der Vergangenheit hatten wir verschiedene Lohnbuchhalter, die allerdings alle mit der PDL und der Digitalisierung nicht umgehen konnten. Sie waren einfach nicht genug im Thema, obwohl ich sogar angeboten hatte, für sie zvoove Schulungen zu bezahlen.“

„In meinen Augen gibt es außer zvoove keinen anderen Anbieter, der in dem Maße darauf spezialisiert ist.“

zvoove: „Dann kam also die Entscheidung, die Arbeit auszulagern?

Julian Slotosch: „Genau. Die Entscheidung wurde letztlich auf Basis einer Produktberatung getroffen. Im Rahmen des Gesprächs mit zvoove haben wir erstmals erkannt, wie umfangreich der Managed Payroll Service eigentlich ist. Da wir die Lohnbuchhaltung an diesem Punkt unbedingt outsourcen wollten, fiel die Entscheidung am Ende dann sehr schnell. In meinen Augen gibt es außer zvoove keinen anderen Anbieter, der in dem Maße darauf spezialisiert ist.“

zvoove: „Wie lief die Einrichtungsphase aus Ihrer Sicht ab?

Julian Slotosch: „Im Einsatz haben wir den Managed Payroll Service jetzt seit Januar. Im Großen und Ganzen ging es von der Entscheidung bis hin zur ersten Lohnabrechnung sehr schnell. Logischerweise gab es anfänglich auch kleinere Probleme. Das ein oder andere Zertifikat hat gefehlt oder Daten konnten nicht richtig an den externen Partner übermittelt werden. Im ersten Moment hinterfragst du deine Entscheidung dann natürlich – mittlerweile hat sich das allerdings deutlich gebessert und der Prozess verläuft makellos.
Einen großen Anteil daran trägt unsere persönliche Ansprechpartnerin zum Managed Payroll Service, Frau Fischer. Sie hat maßgeblich zur Implementierung und Inbetriebnahme beigetragen und mit vollem Engagement und Einsatz sichergestellt, dass alles reibungslos läuft. Dafür sind wir ihr sehr dankbar.“

„Seit der Managed Payroll Service fix zu unseren Abläufen gehört, fallen pro Lohnperiode für mich nur noch sechs bis acht Stunden an Kontrollarbeiten an. Dadurch gewinne ich wieder sehr viel Zeit. Zudem sparen wir uns rund zehn Prozent der Kosten, die wir vorher für den externen Lohnbuchhalter aufbringen mussten.“

zvoove: „Und was für Vorteile haben Sie seitdem durch zvoove?“

Julian Slotosch: „Das wichtigste Ziel wurde erreicht und ich muss mich nicht mehr 40 Stunden im Monat um die Lohnabrechnung kümmern. Seit der Managed Payroll Service fix zu unseren Abläufen gehört, fallen für mich pro Lohnperiode nur noch sechs bis acht Stunden an Kontrollarbeiten an. Dadurch gewinne ich wieder sehr viel Zeit. Zudem sparen wir uns rund zehn Prozent der Kosten, die wir vorher für den externen Lohnbuchhalter aufbringen mussten. Für die internen Mitarbeiter war der Managed Payroll Service sozusagen auch die goldene Lösung, da wir oft genug mit Lohnbüros gearbeitet haben und das mit der Schnittstelle nie zufriedenstellend geklappt hat. Jetzt wird die Lohnabrechnung sehr schnell abgearbeitet und verläuft fehlerfrei. Die neue Schnelligkeit würde ich also auf jeden Fall als einen Erfolg definieren.“