zvoove im Kundeneinsatz: Die Erfolgsgeschichte „Zeitpunkt“

Interview mit Yasin Coban von „Zeitpunkt“

Zur Person

Name: Yasin Coban
Position: Niederlassungsleiter
Firma: Zeitpunkt GmbH

Zur Firma

Anzahl interne Mitarbeitende: 6
Externe Mitarbeitende: 80 und 100
Gründungsjahr: 2016
Standorte: 1 Standort
Umsatz der Gruppe: ca. 5 Millionen Euro
Zielmarkt: Fachkräfte für Spedition und Industrie
USP: Regionale Nähe
Website: www.zeitpunkt.de

zvoove: „Herr Coban, warum haben Sie den Managed Payroll Service von zvoove bei Ihnen im Unternehmen eingeführt?“

Yasin Coban: „Ursprünglich hatten wir eine Fachkraft für den Bereich Lohn eingestellt. Die Person hat jedoch im Juni 2022 bei uns gekündigt – dementsprechend waren wir erst einmal aufgeschmissen. Die Zielsetzung war also recht einfach: schnell jemanden finden, der die Arbeit dauerhaft, mit guter Qualität und verlässlich macht. Damit ging der Wunsch einher, uns für die Zukunft unabhängiger von einzelnen Positionen im Unternehmen zu machen. Eher zufällig sind wir in genau dieser Phase im Oktober 2022 auf den Managed Payroll Service von zvoove gestoßen und waren positiv überrascht.“

„Damit ging der Wunsch einher, uns für die Zukunft unabhängiger von einzelnen Positionen im Unternehmen zu machen.“

zvoove: „Zwischen dem Weggang des Mitarbeitenden und der Einführung des Managed Payroll Service lagen sechs Monate. Wer hat in der Zwischenzeit die Lohnabrechnung gemacht?“

Yasin Coban: „Ich selbst habe das übernommen. Das war allerdings meine persönliche Hölle. Unsere Sachbearbeiterin und ich haben uns in das Thema reingefuchst. Für mich als Vertriebler war es eine Qual – die Lohnabrechnung ist einfach nicht meine Welt. Zudem hat es mich circa 80 Prozent meiner Zeit gekostet, da ich kein Lohn-Profi bin. Letztlich führte das zum Stillstand bei meinen eigentlichen Aufgaben, dem Vertrieb und dem Recruiting. Um das mal in Relation zu setzen: Wo wir im Normalfall zehn Einstellungen gehabt hätten, waren es in diesem Zeitraum maximal zwei. Über die unzähligen Überstunden und die Nerven, die es mich und meine Kollegen gekostet hat, möchte ich gar nicht nachdenken.“

zvoove: „Welche Erkenntnisse haben Sie für sich aus dieser Zeit gezogen?“

Yasin Coban: „Die Lohnabrechnung in der Zeitarbeit ist ganz anders, als in anderen Branchen. Man muss sich beispielsweise mit dem iGZ, dem BAP und den ganzen Zuschlägen auskennen. Damit hatte schon unser damaliger Steuerberater Probleme. Das führte auch dazu, dass wir oft bei 100 Mitarbeitenden 20 bis 30 Lohnabrechnungen hatten, die falsch waren. Und wenn dann ein Mitarbeiter in der Situation ist, dass er zwei oder drei Monate hintereinander das falsche Gehalt bekommt, wird es kritisch. Da geht es um Existenzen. Die Bezahlung ist das Wichtigste für die Menschen und wir konnten uns da keine weiteren Fehler leisten.“

„Wir haben seit der Einführung sogar Geld gespart. Anstatt des Steuerberaters bezahlen wir jetzt den Managed Payroll Service und der kostet nur ein Drittel.“

zvoove: „Dann kam es also zur Entscheidung, dass der zvoove Managed Payroll Service eingeführt werden soll. Hat das dafür gesorgt, dass Sie sich wieder voll auf die eigentliche Arbeit konzentrieren konnten?„

Yasin Coban: „Absolut, alle im Team waren sehr glücklich mit der Einführung, weil wir einfach stressfreier arbeiten konnten. Wie gesagt, davor hatten wir eine Fachkraft für das Thema, die den Job Full-Time übernommen hat. Nach den ganzen Eskapaden, als wir im Team den Lohn gemacht haben, sind wir jetzt alle viel ausgeglichener und können uns wieder voll auf die eigene Arbeit konzentrieren.“

zvoove: „Was hat letztlich für zvoove gesprochen?“

Yasin Coban: „Zum einen nutzen wir die Software von zvoove bereits seit Jahren. Noch viel wichtiger war jedoch, dass zvoove Prozesssicherheit bietet. Darüber hinaus hat die Lohnabrechnung jetzt für alle an Schrecken verloren – mit dem Managed Payroll Service könnte quasi jeder bei der Lohnabrechnung helfen. Bis auf ein bisschen Know-how in der Fakturierung ist nichts mehr nötig. Die zvoove Welt übernimmt die Stunden automatisch. Zuvor, als wir noch mit einem externen Steuerberater gearbeitet haben, lief die Lohnabrechnung über die DATEV. Das hat andauernd zu Schwierigkeiten geführt. Uns hat es häufig die Lohnarten und Zeiten zerschossen.“

„Die Wahl fiel schnell auf zvoove, da der Prozess dort reibungslos abläuft und wir direkt einen Ansprechpartner hatten. Der Support ist sehr schnell und wir müssen uns am Ende weniger Gedanken machen, ob alles passt. Das spart Zeit und Nerven.“

zvoove: „Wie lange hat es dann von der Entscheidung bis zur Einführung gedauert?“

Yasin Coban: „Die Wahl fiel schnell auf zvoove, da der Prozess dort reibungslos abläuft und wir direkt einen kompetenten Ansprechpartner hatten. Wir wollten 2022 noch selbstständig abschließen und ab Januar 2023 direkt mit dem Managed Payroll Service von zvoove durchstarten. Der ganze Einführungsprozess, der aus meiner Sicht ziemlich reibungslos gelaufen ist, hat vielleicht zwei Monate gedauert. Insgesamt ist der Support sehr schnell und wir müssen uns am Ende weniger Gedanken machen, ob alles passt. Das spart Zeit und Nerven.“

zvoove: „Was hat die Einführung seither für Ihr Unternehmen gebracht? Monetär, zeitlich oder einfach für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden?“

Yasin Coban: “Ich kann sagen, dass die Kollegen sehr froh waren, als wir das verkündet haben. Jeder wusste, dass es für riesige Entlastung sorgen würde. Auch für mich persönlich hatte der Managed Payroll Service enorme Auswirkungen: Ich weiß nicht, wie lange ich den Job sonst noch gemacht hätte. Das Stresslevel war einfach zu hoch. Jetzt mache ich wieder das, was mir Spaß macht, und gehe in meinem Job auf. Wir haben seit der Einführung sogar Geld gespart. Anstatt des Steuerberaters bezahlen wir jetzt den Managed Payroll Service und der kostet nur ein Drittel. Kurzum: Im Team sind wir 100 Prozent zufrieden mit der Entscheidung für den Managed Payroll Service von zvoove.“